Проверка инспекции труда.

[Джессика]

Девочки, напишите, пожалуйста, кто как группирует кадровые документы. Что с чем должно быть сложено, чтобы удобно все находить было. Никак не соображу на этот счет.

[Среда]

У меня есть папка с приказами и папка с заявлениями
На каждого сотрудника по папке, где все его копии, личная карточка, договор и книжка и пр.
Остальные документы так же в соответствующих папках, например: графики отпусков, табели и т.п.
Проблем с нахождением чего-либо пока не встречала )

[Джессика]

Приказ о приеме на работу надо держать в личном деле или вместе со всеми приказами?

[Среда]

Джессика, как надо - не знаю. У меня приказы - в приказах. Неужели кого-то будет волновать в какой папке у меня что хранится?

[ольга307]

мы в личное дело копию делали

[Джессика]

Наверно, правильно. надо копии делать.
Волновать- то не будет. У нас выездная проверка. Проверяющие будут в основном офисе, а мы работаем в дополнительном. Поэтому придется все документы везти на машине в головной. И надо сложить все так, чтобы было понятно. С каждой бумажкой не набегаешься. Отсюда и вопросы.

[Среда]

Сообщение от Джессика

У нас выездная проверка.

удачи вам )))

[Джессика]

Спасибо. Еще готовлюсь только к ней. Будет в ноябре.
Сейчас начну проводить аудит личных дел.

[Entry]

Джессика, все очень индивидуально и как принято в Организации исторически по каким-то причинам.
Выкладываю несколько файлов на тему, которые были составлены по ходу работы.
В т.ч статья, прочла ее давно, но она мне очень понравилась. До сих пор храню и передаю дальше.
Документы для ОК - вручается сотрудникам для предоставления документов при приеме на работу.
Обложка ТК - на Трудовые книжки одевается.
Опись ОК - в личном деле лежит и в ней ставим галочки, что есть и чего нет.
Состав документов кадровой службы - что вообще должно быть в идеале, но уже по ситуации решаете сами.

[Entry]

И еще Таблица для проверки наличия документов, если надо проверить что-то в Кадрах или личном деле.
Содержание уже под себя можно откорректировать т.к где-то более полный список, где-то сокращенный требуется.
Удобно, что можно фильтровать и сортировать .

[Svet48]

Сообщение от Джессика

Меня тоже это интересует. У нас пока нет журналов приказов. Главбух говорит, что это макулатура. А проверяльщики по головке не погладят.

У нас зырили, но повторю, это был 2011 год

[Среда]

Сообщение от Svet48

У нас зырили

Сообщение от Йожык

Что там надо, просто перечислять дату, номер приказа и о чем он?

Сообщение от Джессика

Главбух говорит, что это макулатура.

вот я с ней согласна. Но тут вспоминается анекдот, когда один бух.говорит другому "это вы рассуждаете с позиции здравого смысла, а не налогового кодекса".
Где можно посмотреть какие-то требования обо всём этом и меру ответственность? есть какой-то закон для кадровиков? И ПБУ для бухов - чтоб там было про учет и хранение приказов?

[Entry]

Йожык, ПБУ и НК для Кадровика - это Трудовой Кодекс РФ. Который очень тоненький . Читается на раз и два. А потом идут Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" итд итп.
Но, опять же № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" дал нам неограниченную свободу творчества.
Обязательные остались пожалуй:
- Приходный кассовый ордер (КО-1);
- Расходный кассовый ордер (КО-2);
- Кассовая книга (КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5);
- Расчетно-платежная ведомость (Т-49);
- Платежная ведомость (Т-53);
- Транспортная накладная.

[Среда]

Entry, ну так и я о том же. Разве есть где-то указявка о крайней необходимости журнала учета приказов и ответственности за его отсутствие?

[Entry]

Йожык, это уже дебри Методических указаний и отраслевая специфика. Надо как-то предметно смотреть, но должна быть золотая середина какая-то. И когда Акт пишут, они же указывают то и то на основании того-то к устранению. Т.е это исправимо и не криминал.
А так смотреть про все эти журналы:
Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Потом есть такой документ - Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

[Среда]

Сообщение от Entry

Т.е это исправимо и не криминал.

Ну так я правильно понимаю, что можно не вести эти журналы? (что-то нет желания)

[Entry]

Йожык, лучше вести т.к скажут устранить недочет и если не устранишь найдут статью для наказания . Опять же, это если вас проверяют регулярно. А так из ПО выгрузили список приказов и вот вам Журнал.
Посмотрите еще это Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11. Там ссылки на методички по архивному делу. Это клубок еще тот .

[Среда]

Сообщение от Entry

найдут статью для наказания

так она есть или нет?

Сообщение от Entry

это если вас проверяют

пока Бог миловал

Сообщение от Entry

А так из ПО выгрузили

там только кадровые... т.е. меньше половины от всех.

Сообщение от Entry

методички по архивному делу.

возможно этот журнал нужен, если приказы отправляются в архив, тогда это хоть понятно

[Entry]

Йожык, на счет ответственности сейчас затрудняюсь.
Надо почитать прессу .
Когда-то вела эти талмуды от руки на производстве, правда кроме меня они никого почему-то не интересовали .
Сейчас для небольших компаний это излишество и роскошь.
И вы же знаете, что у нас так могут повернуть, что если не исполняете никому не известное Постановление советских Комиссаров от 1917г в части архивного дела, то и кадрового учета у вас нет, а значит грубое нарушение прав и свобод работников итд итп .

[Среда]

Сообщение от Entry

И вы же знаете, что у нас так могут повернуть,

при таком раскладе - нет смысла заморачиваться ))) Надо будет - повернут.