Путевые листы

[Svetulik83]

чеки на ГСМ директор готов принять при условии если они не превышают норму, рассчитанную исходя из пройденного расстояния. А как определить слишком большая экономия или нет, в каких пределах можно считать что экономия не большая? Спасибо.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Svetulik83

чеки на ГСМ директор готов принять при условии если они не превышают норму, рассчитанную исходя из пройденного расстояния. А как определить слишком большая экономия или нет, в каких пределах можно считать что экономия не большая? Спасибо.

В соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению для учета ГСМ предназначен счет 10-3 "Топливо". При этом следует помнить, что в момент выдачи топлива водителю (заправки в бак автомобиля) стоимость ГСМ со счета 10-3 в себестоимость товаров, работ, услуг (в дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44) не списывается, движение отражается только на субсчетах внутри счета 10-3 "Топливо". Причем в данном случае не важно, имеется у предприятия собственный склад ГСМ или производится заправка на АЗС по талонам, картам либо за наличный расчет. Как правило, для учета топлива используются следующие субсчета:
- 10-3-1 "Топливо на складах";
- 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств";
- 10-3-3 "Топливо по талонам".
Внутри каждого из них организуется обособленный учет по видам ГСМ и материально ответственным лицам.
Стоимость полученного водителями топлива отражается по дебету счета 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" и числится за ними (находится под отчетом у водителей) до момента представления, проверки и обработки путевого листа. Если нарушений в нем не выявлено, стоимость топлива списывается в затраты производства проводкой: Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств".
Какую сумму можно списать на затраты этой проводкой - стоимость фактически израсходованного топлива или расхода по норме? Очевидно, что возможны три варианта ответа на поставленный вопрос:
1) списываем по факту;
2) списываем по норме;
3) все зависит от конкретной ситуации.
Полагаем, что каждый из читателей ответил на данный вопрос правильно, и тем не менее (для начинающих бухгалтеров) дадим краткие пояснения. Списание ГСМ по факту (сколько выдали водителю, столько и включили в затраты) чревато негативными последствиями: отсутствие контроля со стороны предприятия некоторые водители могут использовать в корыстных целях, необоснованный перерасход топлива приведет к завышению расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Списание ГСМ по норме при наличии отклонений по сравнению с фактическим расходом также приведет к отрицательным результатам: если фактический расход меньше нормативного, то затраты организации будут завышены, в противном случае в учете (по дебету счета 10-3-2) за водителем будет числиться остаток топлива, который фактически в баке автомобиля отсутствует. Напомним, что наличие остатка неизрасходованного топлива, залитого в баки автомобилей, может быть проконтролировано путем снятия остатков с оформлением соответствующего акта.
Остается третий вариант ответа - "все зависит от конкретной ситуации". Именно он и является правильным. Дело в том, что случаи значительного перерасхода или экономии топлива по сравнению с нормативным расходом должны расследоваться. В таких случаях комиссия (специалисты с инженерным и экономическим (финансовым) образованием):
- проверяет правильность исчисления нормативного и фактического расхода топлива (исключает вероятность счетной ошибки);
- проводит контрольные замеры, выясняет причины перерасхода;
- составляет акт с указанием результатов расследования и предложений руководству предприятия.
Если причиной перерасхода является техническое состояние автомобиля (наличие конструктивных дефектов, поломка отдельных узлов и деталей), то оформленный комиссией акт позволит списать стоимость ГСМ, исходя из фактического расхода (понятно, что автомобиль должен быть поставлен на ремонт). Если перерасход произошел по вине водителя, то руководитель предприятия на основании предложений комиссии может привлечь работника к материальной ответственности (взыскать стоимость ГСМ из заработной платы). В этом случае в расходы включают стоимость топлива по норме, сумма сверхнормативного расхода списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей "с последующим отнесением на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Конечно, работодатель вправе снизить размер взыскиваемой с водителя суммы (например, с учетом его материального состояния) либо полностью освободить работника от материальной ответственности (даже при наличии вины). В этом случае стоимость сверхнормативного топлива не учитывается при расчете налога на прибыль и списывается в состав прочих расходов проводкой: Дебет 91-2 Кредит 94.

[Таинственная Незнакомка]

Несколько слов об экономии ГСМ

По мнению автора, насторожить организацию должен не только перерасход ГСМ, но и случаи значительной экономии. Понятно, что причинами экономии могут быть:
- неправильно установленная норма расхода (не та марка, модель автомобиля и т.п.);
- счетная ошибка при определении нормативного или фактического расхода;
- искажение исходных данных для расчета (завышение фактического пробега, массы перевезенного груза, указание в путевом листе на работу с прицепом при фактическом его не использовании и т.д.).
Любая из этих причин может привести к тому, что видимая экономия обернется фактическим перерасходом ГСМ. Кроме того, в последнем из названных случаев (искажение сведений в путевом листе) может быть завышена сумма начисленной заработной платы, например, водителям-сдельщикам. Или другой случай: на некоторых предприятиях действует система премирования водителей в процентах от суммы полученной экономии топлива. Таким образом, выплачивая премию за липовую экономию, организация завысит свои расходы, в том числе для целей налогообложения прибыли.

[Елена74]

Скажите, пожалуйста, если в путевом листе грузового автомобиля, который делает междугородние перевозки, на обратной стороне нет отметок мест прибытия/убытия, - в этом случае я не принимаю в расход ГСМ в налоговом учете. На что еще влиет отсутствие этих отметок?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Елена74

Скажите, пожалуйста, если в путевом листе грузового автомобиля, который делает междугородние перевозки, на обратной стороне нет отметок мест прибытия/убытия, - в этом случае я не принимаю в расход ГСМ в налоговом учете. На что еще влиет отсутствие этих отметок?

Елена, дорисуйте сами...путевой должен быть заполнен по правилам...Очень часто водилы не заморачиваются по этому поводу, а все проблемы потом возникают у бухов....

[Mira121]

Подскажите пожалуйста, если наша организация арендовала автомобиль у другой организации и мы оплачиваем ГСМ, то чья печать долна быть на путевом листе арендатора или арендодателя?

[Таинственная Незнакомка]

того кто оплачивает ГСМ

[Елена 73]

Подскажите пожалуйста. На фирме есть транспорт, который развозит сотрудников на работу и с работы. Проверяя путевые листы часто сталкиваюсь со следующими ситуациями (рабочий день с 09.00 до 18.00):
1. Время начала работы по графику стоит с 09.00, и фактическое время начала работы 09.00. А в печати медосмотра стоит время 07.20. Допускается ли такое?
2. Или же чаще всего стоит время по графику 09.00, а по факту они так и пишут 07.20. Как и в печати медосмотра. Что можно сделать в таком случае чтобы не начислять сотруднику ЗП за сверхурочное время?

[Елена 73]

Прикладываю образец

[Гвинерва]

Здравствуйте!!!
У нас транспортная компания. Но своих машин на предприятии нет все они наемные (не арендованные).
ГСМ списывается реестром на списание на определенных водителей этот реестр прикладывается к Требованию-накладной (водители соответственно в штате предприятия не числятся) ГСМ списывается не по нормам, а сколько эти водители хотят взять (литров), в счет оплаты рейса. Стоимость литра высчитывается так ( стоимость бензовоза с НДС = 63189,89 - НДС 9639,14 = 53550,75; эту сумму без НДС 53550,75 / на кол-во литров 4206 = 12,732 вот это и есть стоимость литра по которой у нас списывается ГСМ). Путевые листы соответственно не заполняются. Правильно ли это????
Еще на предприятии весит два аккумулятора, принцип списания тот же. (стоимость с НДС 12000 - НДС 1830,51 = 10169,49; эту сумму без НДС 10169,49 / на кол-во 2 = 5084,75 вот это и есть стоимость одного аккумулятора по которой его спишут в счет оплаты рейса). Таким же типовы реестром, который приложат к Требованию -наклодной. Без всяких других докуменций. Подскажите мне пожалуйста.

[Таинственная Незнакомка]

Гвинерва, почитайте порядок учета транспортных средств, наемных, арендованных, собственных... Учет должен вестись грамотный...

на будущее: аккумуляторы просто ТАК не списываются...их нужно специально утилизировать

[Гвинерва]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Гвинерва, почитайте порядок учета транспортных средств, наемных, арендованных, собственных... Учет должен вестись грамотный...

Новые аккумуляторы списываются на 20- ку, по реестру. Это в счет оплаты рейса, стоимость аккумуляторов (новых) без учета НДС предпринимателю. Допустим рейс стоит 8000,00 - (аккум) 5000,00 = 3000,00 мы ему оплатим по расчетному счету.
По такому же принципу списывается и ДТ.

[Эффектная мадам]

Можно ли в одном путевом листе указывать две заправки? И как это оформить!

[Таинственная Незнакомка]

можно... пишете суммарное количество литров и все

[Эффектная мадам]

Даже если это количество превышает объем бака.

А Экономию обязательно писать? На прошлой работе писала расход и по норме и фактический один и тот же. Это разрешено?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Эффектная мадам

Даже если это количество превышает объем бака.

А куда ваш водила бензин наливал? в канистры и на заднее сидение?

Сообщение от Эффектная мадам

А Экономию обязательно писать? На прошлой работе писала расход и по норме и фактический один и тот же. Это разрешено?

если у Вас по расчетам норма совпадала с фактом , тогда нет проблем!

[Эффектная мадам]

Директор ездил на Украину и по этому заправлялся 2 раза. Это не проводилось как командировка. Заправляется он по карточке.

[Таинственная Незнакомка]

нет проблем.... даты заправок сохранены, время в них разнесено...стало быть проблем не будет, если в путевом заполнен маршрут следования....по этим данным можно сопоставить, что ГСМ заправлялся с учетом литража бензобака

[Эффектная мадам]

А если списание бензина проходит под "черным флагом", и водитель на пишет ни километраж, ни остаток бензина как тогда правильно все оформить. Так получается потому что заправляется две машины, а оформлена только одна. Вторую и не будут оформлять.

Я заполняю так:
Выдано: 37,95 литров
Остаток при выезде: 1 литр
При возвращении: (выдано+при выезде остаток-расход по норме)
Фактический и по норме один и тот же ставлю: (48 км*11л/100 км)
Ни экономию ни перерасход я не указываю.

Это верно? По другому не получается.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Эффектная мадам

А если списание бензина проходит под "черным флагом", и водитель на пишет ни километраж, ни остаток бензина как тогда правильно все оформить. Так получается потому что заправляется две машины, а оформлена только одна. Вторую и не будут оформлять.

Вы какого ответа ждете? Могу похвалить: нарушаете и продолжайте нарушать! Авось налоговая и не увидит при проверке...

Сообщение от Эффектная мадам

Я заполняю так:
Выдано: 37,95 литров
Остаток при выезде: 1 литр
При возвращении: (выдано+при выезде остаток-расход по норме)
Фактический и по норме один и тот же ставлю: (48 км*11л/100 км)
Ни экономию ни перерасход я не указываю.
Это верно? По другому не получается.

выдано+ остаток при выезде -расход фактический= остаток при возвращении... норма расчитывается по формуле...можете подводить расчет по норме под факт, это несложно, так как поправочных коэффициентов море...