Как хранить бухгалтерские документы

[SonNata]

Любая фирма должна Вам предоставить Чек ККМ и квитанцию к ПКО. Так что я бы проводила через подотчет. Ну и естественно не более 100 000руб. по одному договору.

[Zyaka]

Девчата, скажите, пожалуйста, образовательное учреждение, договоры заключаем со слушателями, оплачивают авансом, за месяц вперед. В конце месяца распечатала ОСВ,карточку счета и обороты 62 счета. К чему их подложить? Вроде никаких документов боьше по ним нет (счета не выставляем, даем квитанцию с реквизитами). спасибо! :smile:

[Zyaka]

еще вопросик . авансы учитываем на сч. 62.02. В конце сентября надо делать проводку 62.02 - 62.01, а потом через реализацию услуг 62.01. - 90?

[Nellusv]

javascript:insertnick('SonNata');Спасибо, за ответ.А подотчет давать своему диретору?или представителю той фирмы с которой мы расплачиваемся?

[Zyaka]

Скажите, пожалуйста, как к авансовому отчету чеки прикрепляете? их правильно клеить на лист и нумеровать, и соответственно кол-во документов это, например, 1 - чек ККМ, 2-Товарный чек, кол-во листов - это 1 (имеется ввиду тот лист, на который все это приклеено). Или ничего клеить не надо, нумерую, и степлером цепляю. Тогда кол-во документов документов, например, 2, на 2-х листах (лист- это каждый документ)? не знаю, как правильно сделать.
и еще, материалы, приобретенные подотчетником сразу отношу на 10 сч. (10-71), как М-4 в таких случаях печатать? внешнюю печ форму добавлять?
Спасибо!

[Картонка]

Товарный чек - док №1
Кассовый - №2
и т.д.
Приклеить хотя бы товарный, а к нему можно кассовый степлером. Вверху листа (на который клеим) написать "Приложение к авансовому отчёту №", внизу Лист №. Получится:2 дока на 1 листе (в этом примере). Лист - это лист, а не док.

[Картонка]

Подотчёт (авансовый отчёт) сдавать в Вашу бухгалтерию.

[Zyaka]

Картонка, Спасибо Вам!

[Takaya]

подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить предоплатные счета (мы на УСН дох-расх)? я видела, что на основной системе их подшивают к платежкам, а у нас нужно ли их вообще хранить?

[Innoch]

Сообщение от Takaya

подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить предоплатные счета (мы на УСН дох-расх)? я видела, что на основной системе их подшивают к платежкам, а у нас нужно ли их вообще хранить?

Когда-то был спор на этот счет на форуме.
Одни говорили, что после оплаты счет - бесполезная бумажка и хранить ее нет смысла, а вторые говорили, что хранят счета на всякий случай.

Так что, решать вам... хранить их или не хранить. А уж где - дело десятое и не столь принципиальное, наверное.

[Innoch]

Takaya, вот, почитайте тему... правда страниц многовато придется осилить...

http://glavbyh.ru/showthread.php?t=22964

[Avstriec]

Здравствуйте. Скажите пожалуйста, у меня фирма ООО на УСН, хотелось бы узнать, - какие документы подшивать. (п\п, товарные накладные, счета)?

[Zyaka]

Сшивала все время на четыре прокола, нитками, обложку делала из картонных скоросшивателей.
Теперь думаю, а можно брошюратором?
А как вы сшиваете?

[Andy75]

Сообщение от Zyaka

Здравствуйте! я начинающий бух, фирма маленькая. поделитесь опытом, может дадите ссылку, где есть информация как хранить доки, что с чем подшивать и т.д.
еще, как храните, например, по материалам документы(м-4, м-11 и т.д)? в одну папку, или все отдельно по формам?
Отчетность налоговая и бух, лучше в одну папку за год? или все-таки по каждому налогу папку?
хочу сразу чтоб все было в порядке, а не знаю как удобнее!

Список документации предприятия, применяющего ОСНО


1. Учредительные документы и регистрационные документы.
1.1. Учредительные документы.
1.1.1. Учредительный договор (решение об учреждении),
1.1.2. Устав,
1.1.3. Изменения в учредительные документы.
1.2. Регистрационные документы.
1.2.1. Свидетельство о регистрации,
1.2.2. Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе,
1.2.3. Информационные письма о постановке на учет в фондах (пенсионном, медицинском, социального страхования, центре квотирования),
1.2.4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.

2. Договоры.

2.1. Реестр всех договоров.
2.2. Договоры поставки (комиссии).
2.2.1. Дополнительные соглашения,
2.2.2. Протоколы,
2.2.3. Акты сверки задолженности,
2.2.4. Реквизиты контрагентов.
2.3. Договоры займа.
К договорам займа необходимы акты о возврате займа.
2.4. Трудовые договоры.
3. Отчетность.
См. отдельное приложение
4. Обязательные документы.

4.1. Учетная политика. (ПБУ 1/98, НК РФ)
Должна содержать два раздела: для бухгалтерского учета (ПБУ 1/98)и налогового учета (НК РФ). Утверждается руководителем для новых предприятий в течение первого отчетного периода, для существующих в конце предыдущего года (вступает в силу с 01 января).
4.2. Кассовый план.
Кассовый план предназначен для предоставления возможности предприятию расходовать наличную выручку на определенные цели. Может отсутствовать при указании вышесказанного в расчете лимита остатка.
4.3. Расчет лимита остатка кассы.
Согласуется с банком 1 раз в квартал или 1 раз в год. Может быть разным для каждого расчетного счета. Несоблюдение лимита влечет штраф в размере превышения лимита. Не установление лимита означает лимит, равный нулю рублей.
4.4. Чековая книжка.
4.5. Инвентаризация.
Согласно ФЗ-129 предприятие обязано проводить инвентаризацию своих активов и обязательств. Инвентаризация может быть плановой (периодичность устанавливается в учетной политике) или внеплановой:
o при смене материально-ответственных лиц,
o для контроля,
o при налоговой проверке.
5. Авансовые отчеты.
В приказе на выдачу денег под отчет необходимо отразить:
o Список лиц,
o Срок предоставления отчета о расходе денег (обычно 3 месяца),
o Виды расходов, на которые могут выдаваться деньги.
Авансовые отчеты имеют сквозную нумерацию.
До предоставления отчета о предыдущей полученной сумме, новая сумма сотруднику не выдается.
В авансовом отчете необходимо указать следующие реквизиты:
o Сумма остатка (перерасхода) с предыдущего отчета,
o Цель расхода,
o Суммы, выданные под отчет с указанием даты выдачи,
o Сумма остатка денег по отчету,
o Бухгалтерские проводки (как правило, Д44-К71)
o На оборотной стороне перечень и суммы подтверждающих документов.
Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом и бухгалтером и утвержден Руководителем организации.


6. Касса.

Касса состоит из следующих разделов (папок):
o Отчет кассира (центральной кассы),
o Журналы кассиров – операционистов.
o Кассовая книга организации,
o Акты на возврат товаров,
o Акты по ревизии кассы (могут находиться в папке инвентаризация),
o Журнал хранения чеков ККМ и слипов пластиковых карт.


7. Банк.

По каждому банковскому счету заводится отдельная папка.
В папку подшиваются документы:
o Выписки со счета,
o Платежные поручения,
o Мемориальные ордера,
o Квитанции к приходным кассовым ордерам,
o Счета на предоплату,
o Акты сверки с банком о состоянии счета на конец года,
o Копии других документов.
Папки заводятся, как правило, на год, а при большом объеме по мере заполнения. Акты сверки с банком подшиваются в конце папки.
Выписки подшиваются по хронологии со следующими документами:
7.1. Платежное поручение, к нему подшивается:
o счет на предоплату,
o если оплата производилась на основании других документов, то к платежному поручению подшиваются копии расходных накладных, счетов-фактур или договоров.
7.2. Мемориальный ордер, который выдается банком при списании средств за услуги банка
7.3. Квитанция к приходному кассовому ордеру, который организация выписывает при получении денег с расчетного счета в банке по чековой книжке. В этом случае банк может не давать своих документов.
Свои платежные поручения подшиваются к выписке в том порядке, в котором они в нем указаны (по мере увеличения суммы) или по нумерации, платежные поручения контрагентов – по порядку, указанному в выписке.
Сначала можно подшивать расходные банковские документы, а потом – приходные, или наоборот, но соблюдая этот порядок постоянно.
В случае отсутствия, документов, подтверждающих выписку или платеж, рекомендуем приклеивать желтые бумажки для последующего самоконтроля.


8. Реализация.

Подшиваются документы в хронологическом порядке, передаваемые покупателям:
o Накладные на товарно-материальные ценности,
o Акты на оказанные услуги (в случае их оказания).
Накладная на передачу товара должна быть по форме Торг-12 с заполнением всех реквизитов.
К накладной необходимо подкалывать доверенность от покупателя по форме М-2 на своего представителя, забиравшего товар. От доверенности отрезается корешок, на котором ставится печать организации, и он возвращается представителю покупателя.
Доверенность действительна в течение срока, указанного в ней. Как правило, это 10 дней (нормам, установленным в СССР). Доверенность может быть выдана и на больший срок.
Может быть получена генеральная доверенность от покупателя на имя транспортной компании, от которой в накладной расписывается экспедитор. В этом случае рекомендуем:
o указание в этой доверенности имени экспедиторов,
o либо доверенности от транспортной компании на своих экспедиторов,
o либо штамп транспортной компании в накладной.
В случае реализации товаров физическим лицам товарные накладные покупателям могут не выписываться, а физическому лицу выдается кассовый чек ККМ и товарный чек на реализованный ему товар. В папку подшивается накладная по форме Торг-12 за весь день по товару проданному физическим лицам.
Для контроля за движением товара в магазине розничной торговли рекомендуем составлять товарный отчет по форме Торг-29.
Товарный отчет предназначен для документального учета движения товарных запасов в торговых предприятиях. Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее – Методические рекомендации).
При этом в пункте 2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.
В акте на оказанные услуги необходимо указывать должности и фамилии лиц, подписавших акт с обеих сторон, его дату и стоимость оказанных услуг. Кроме того, актом необходимо подтвердить качество и полноту услуг в соответствие с договором (соглашением)



9. Приход.

Подшиваются документы в хронологическом порядке, передаваемые покупателям:
o Накладные на товарно-материальные ценности,
o Акты на оказанные услуги (в случае их оказания).
Накладная на передачу товара должна быть по форме Торг-12 с заполнением всех реквизитов.
К накладной необходимо подкалывать доверенность от покупателя по форме М-2 на своего представителя, забиравшего товар. От доверенности отрезается корешок, на котором ставится печать организации, и он возвращается представителю покупателя.
Доверенность действительна в течение срока, указанного в ней. Как правило, это 10 дней (нормам, установленным в СССР). Доверенность может быть выдана и на больший срок.
Может быть получена генеральная доверенность от покупателя на имя транспортной компании, от которой в накладной расписывается экспедитор. В этом случае рекомендуем:
o указание в этой доверенности имени экспедиторов,
o либо доверенности от транспортной компании на своих экспедиторов,
o либо штамп транспортной компании в накладной.
В случае реализации товаров физическим лицам товарные накладные покупателям могут не выписываться, а физическому лицу выдается кассовый чек ККМ и товарный чек на реализованный ему товар. В папку подшивается накладная по форме Торг-12 за весь день по товару проданному физическим лицам.
Для контроля за движением товара в магазине розничной торговли рекомендуем составлять товарный отчет по форме Торг-29.
Товарный отчет предназначен для документального учета движения товарных запасов в торговых предприятиях. Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее – Методические рекомендации).
При этом в пункте 2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.
В акте на оказанные услуги необходимо указывать должности и фамилии лиц, подписавших акт с обеих сторон, его дату и стоимость оказанных услуг. Кроме того, актом необходимо подтвердить качество и полноту услуг в соответствие с договором (соглашением)



13. Основные Фонды.

Папка состоит из следующих разделов:
o Акты приемки (ОС-1) – формируются в момент оприходования,
o Инвентарные карточки (ОС-6) – формируются в момент оприходования,
o Акты на списание (ОС-4)- В момент списания,
o Ведомости начисления амортизации.
14. Материалы.
Под материалами понимаются материалы, используемые в производстве и канцтовары.
В папку подшиваются:
o Приходный ордер (М-11) с копией документа, полученного от поставщика, если его оригинал подшит в папку «Приход»
o Акт на списание материалов. Форма акта на списание устанавливается организацией самостоятельно и указывается в Учетной политике.


17. Зарплата.

Платежные ведомости подшиваются в папку «Касса» к расходным ордерам.
Здесь хранятся:
o Расчетные ведомости,
o Больничные листы.
Справки-расчеты отпуска могут храниться здесь, но лучше с приказами на отпуск.


18. Кадры.


На каждого сотрудника:
o заводится карточка Т-2 (желательно с фотографией),
o Заявления на предоставление стандартных налоговых вычетов по подоходному налогу.


19. Приказы.

Желательно приказы разделить на:
o Кадровые,
o Прочие.
Копии приказов по инвентаризации могут находиться в соответствующей папке.
В прочих приказах необходимо иметь приказ на выдачу денег подотчет.
Кадровые приказы могут находиться в папке кадры у каждого сотрудника отдельно, но лучше в общей папке, а в папке «Кадры» – их копии. Кадровые приказы могут быть следующих видов, по которым утверждены унифицированные формы:
o Прием, перемещение и увольнение сотрудников,
o Введение нового штатного расписания,
o Приказ на отпуск,
o Приказ на командировку, рабочее задание на командировку,
o Положение о премировании.

[SibylVane]

Сообщение от Andy75

3. Отчетность.
См. отдельное приложение

А где приложение?

[В.Ш.]

Подскажите, ООО- УСН в этом году так же надо хранить документы как и на ОСНО? Журнал приказов один на все или производственные отдельно от кадров? У них же разная нумерация?

[Youlia]

Сообщение от В.Ш.

Подскажите, ООО- УСН в этом году так же надо хранить документы как и на ОСНО? Журнал приказов один на все или производственные отдельно от кадров? У них же разная нумерация?

Система налогообложения на порядок хранения документации не влияет, на ведение журналов приказов тоже. Порядок нумерации и ведения журналов в организации устанавливается самостоятельно, ничем это не регламентировано.