Жду Росфиннадзор!!!!

[Дарт Вейдер]

Надо будет им предоставить Положение об оплате труда? Что еще?

[Таинственная Незнакомка]

О! Коллективный договор, Положение об оплате труда, Положение о премировании, материальной помощи. Ведомости, табели, лицевые счета сотров, налоговые регистры..

В общем смотреть будут на предмет:
Соответствие системы оплаты труда учреждения законодательству РФ,
Проверка установления должностных окладов, надбавок и доплат к ним,
Проверка отнесения расходов на соответствующие подстатьи КОСГУ,
Проверка правильности определения и применения среднего заработка,
Другие вопросы, входящие в программу проверки расходов на оплату труда (ошибки в первичке, исправления, депонирование, % удержания по алиментам и т.д.)

[Таинственная Незнакомка]

Dark Crow, после проверки зарплатного участка, приступай к проверке подотчетников.

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных лиц. Указанные вопросы в обязательном порядке включаются в программу проверки финансово-хозяйственной деятельности, проводимой как различными контрольными органами, так и учредителем учреждения. Кроме того, они могут быть и предметом самостоятельной проверки.

Соблюдение порядка документального оформления расчетов с подотчетными лицами

Наличие письменного заявления получателя. Согласно п. 105 Инструкции N 174н и п. 4.4 Положения ЦБР N 373-П денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.
Письменное заявление на выдачу денежных средств в подотчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также его подпись и дату (п. 4.4 Положение ЦБР N 373-П). Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.
Согласно п. 4.4 Положение ЦБР N 373-П и п. 214 Инструкции N 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.
Кроме того, при проверке данного вопроса ревизорами обращается внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.

Соблюдение требований к оформлению авансовых отчетов. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по ф. 0504049, приведенной в приложении 4 к Приказу Минфина РФ N 173н. В соответствии с требованиями приложения 5 к указанному приказу подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по данному отчету осуществляются в срок, установленный руководителем учреждения.
Заметим, что на практике довольно распространены случаи отсутствия подписи подотчетного лица на авансовом отчете, а также незаполнения обязательных его реквизитов как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии учреждения.

[Таинственная Незнакомка]

Наличие фактов возмещения произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов. В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете N 402-ФЗ, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете N 129-ФЗ и п. 7 Инструкции N 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровка.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 161 ГК РФ сделки, заключаемые между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами, должны совершаться в простой письменной форме путем составления документов, выражающих их содержание и подписанных лицом или лицами, совершающими сделки, или должным образом уполномоченными ими лицами (ч. 1 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, использование денежных средств при отсутствии подтверждающих документов может быть квалифицировано контрольными органами в качестве неправомерного использования денежных средств.


Соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами. В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом. Введение правил осуществления расчетов в РФ отнесено к компетенции ЦБ РФ.
Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Соблюдение порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью "Исправленному верить" ("Исправлено") и датой внесения исправлений


Соблюдение порядка оформления служебных командировок. При проверке данного вопроса ревизоры обращают внимание на наличие и надлежащее оформление следующих документов:
- служебного задания и отчета о его исполнении (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- командировочных удостоверений (за исключением случаев направления работников за пределы территории РФ) (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (п. 1, 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки);
- журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (п. 3, 4 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки);
- приказа (распоряжения) руководителя учреждения о назначении работника организации, ответственного за ведение вышеуказанных журналов, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки).

С 01.01.2015 года знаешь, что командировочные удостоверения не нужны, но в твой проверяемый период все должно быть чики-пики.

[Таинственная Незнакомка]

Правильность использования средств на командировки и служебные разъезды

Правильность использования средств на командировки и служебные разъезды

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны - данные отношения регулируются Гражданским кодексом. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, а также работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).
Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие виды расходов (ст. 168 ТК РФ).
1. Расходы на проезд. В соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Напомним, что п. 19 Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" предусмотрено, что в тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы в служебной командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы на проезд, не могут быть представлены, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости (например, при проезде железнодорожным транспортом - по стоимости проезда в плацкартном вагоне). Однако поскольку указанная инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), а также Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, возмещение стоимости проезда при отсутствии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, будет являться нарушением. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих (п. 22 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих").
Одним из самых распространенных нарушений, связанных с возмещением расходов на проезд, является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены. Например, при приобретении проездных документов, в частности, на железнодорожный транспорт, работник вместе с проездным документом нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки не возмещаются. Напомним, что командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.
Нарушения при возмещении расходов на проезд с превышением допустимых норм, как правило, возникают при оплате стоимости проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории "СВ" федеральным государственным гражданским служащим, замещающим главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы, при отсутствии разрешения руководителя учреждения. Таким образом, при возмещении расходов на проезд сотрудников в командировки следует учитывать действующие нормы их возмещения. Например, федеральным государственным гражданским служащим расходы на проезд возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих". Работникам, не являющимся федеральными государственными служащими, но работающим в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на проезд возмещаются в размерах, утвержденных пп. "в" п. 1 Постановления N 729.
Вместе с тем следует отметить, что по решению руководителя бюджетного учреждения (не относящегося к федеральным государственным гражданским служащим) в соответствии с п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения, но только при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств. В случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься вышестоящим руководителем. Необходимо отметить, что для федеральных государственных гражданских служащих предусмотрен аналогичный порядок.
Заметим, что ограничения по оплате в пределах указанных норм не распространяются на случаи оплаты стоимости проезда за счет средств от приносящей доход деятельности и в пределах норм, установленных учреждением самостоятельно.
2. Расходы по найму жилого помещения. В соответствии с п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Для федеральных государственных гражданских служащих отсутствует суммовое ограничение расходов по найму жилого помещения. Данные расходы возмещаются им по фактической сумме, подтвержденной соответствующими документами, но со следующими ограничениями:
- гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", - не более стоимости двухкомнатного номера;
- остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Необходимо отметить, что гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", возмещается стоимость именно двухкомнатного, а не двухместного номера. Информацию о количестве мест, оплаченных работником, большинство гостиниц указывают в счете за проживание. Ревизоры могут получить такую информацию в ходе встречной проверки.
Работникам учреждений, не являющимся федеральными государственными служащими, расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. в сутки (п. 1 Постановления N 729). В случае превышения данной суммы, как и в случае проезда к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств от приносящей доход деятельности.
Кроме того, п. 1 Постановления N 729 предусмотрены случаи возмещения стоимости проживания при отсутствии документов, подтверждающих расходы, из расчета 12 руб. в сутки. Однако следует иметь в виду, что производить указанные выплаты нельзя в случае отсутствия документов на проживание за время вынужденной остановки работника в пути. Напомним, что согласно п. 13 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При выплате суточных также встречаются различные нарушения, например, их выплата в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных.
Кроме того, нередки случаи, когда командированному работнику в месте командировки предоставляется бесплатное помещение, а иногда и питание. Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае командированному работнику не должны возмещаться суточные. Данное мнение ничем не обосновано, так как в соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Заметим, что исключением из данного правила являются случаи направления работника в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. В данном случае суточные не выплачиваются. Так, например, если работник выехал в командировку 11 июня и 11 июня возвращается из командировки, то суточные ему выплачиваться не должны.
Напомним, что вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия "разъездная работа". Тем не менее разъездной следует считать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или из одного населенного пункта в другой. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.
Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:
- предоставления работнику служебного автотранспорта;
- предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
- компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
- аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.
В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для работников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

[Таинственная Незнакомка]

Если нет положения о командировках, напиши, выложу...

Итак идем дальше.
Проверка использования средств на хозяйственные расходы

Осуществление каких-либо мелких хозяйственных расходов (приобретение канцелярских или хозяйственных товаров, различных товарно-материальных ценностей и т. д.) через подотчетных лиц является довольно-таки распространенным случаем. В указанных случаях подотчетное лицо может действовать как на основании доверенности, так и без нее.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ), то есть она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя.
Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения с приложением печати учреждения. Как правило, доверенность материальному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. До недавнего времени форма доверенности и порядок ее заполнения были утверждены Инструкцией Минфина РФ от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности". Однако Приказом Минфина РФ от 17.01.2012 N 5н "О признании недействующими на территории Российской Федерации нормативных правовых актов Министерства финансов СССР и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Российской Федерации" указанная инструкция признана недействующей. Теперь при оформлении доверенностей учреждениям следует руководствоваться нормами гл. 10 ГК РФ.
Согласно ч. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
В случае, когда подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи.
Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация должна осуществлять по характеру своей деятельности (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.

[Таинственная Незнакомка]

Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета

В соответствии с п. 212 Инструкции N 157н расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам отражаются на счете 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. При проверке данного вопроса проверяющие обращают внимание на следующее.
Соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам. В соответствии с п. 106 Инструкции N 174н, п. 86 Инструкции N 162н, п. 109 Инструкции N 183н списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 0 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" (0 401 10 273 - для казенных учреждений) с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".
Напомним, что если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, оно подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах такого периода (ст. 314 ГК РФ). Отсчет срока исковой давности по таким обязательствам начинается по окончании срока их исполнения (ст. 200 ГК РФ).
Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. По общему правилу срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Следовательно, если указанный срок истек, то учреждению будет отказано в удовлетворении иска. Напомним, что течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).
Согласно п. 339 Инструкции N 157н на счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" учитываются задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной ко взысканию и списания с балансового учета учреждения для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должников.
При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.


Инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Согласно п. 1.3 указанных методических указаний инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: - правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.


Соблюдение порядка удержания из заработной платы. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из заработной платы. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из заработной платы работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В соответствии с указанной нормой удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Необходимо отметить, что в первом, втором и третьем случаях решение об удержании из заработной платы работника может быть принято учреждением не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Кроме того, согласно Письму Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 необходимо получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы.

[Dark Crow]

Таинственная Незнакомка, огромное спасибо. С автотранспортом разбираться посадил водителя и завхоза. Обнаружил косяки в расчете гсм, офигеть в 2012 году целый квартал не бьется у одного водителя, куда бухгалтерия смотрела не знаю., потом водитель уволился и больше косяков не было. Исправляем. Приказы на нормы все есть, табеля решили не дергать, все таки по ним оплата происходит, переписали до фига путевок. Следующее: в 2012 году списали шины с пробегом 3000 км (при допустимых 45000 км). Что делать?! СОС!!! Причем списали и не утилизировали, боюсь, что их просто спи..свистнули. Остапльное по шинам нормально, водители рисуют журналы, и даже не возмущаются. Я ожидал сопротивления, если честно.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Dark Crow

в 2012 году списали шины с пробегом 3000 км (при допустимых 45000 км). Что делать?!.

Напишите в журнале, что остаточная высота протектора шин на конец 3000 км достигла 1,5 мм, а это недопустимо. На утилизацию забейте, после драки как говорится...

[Dark Crow]

Спасибо, так и сделаю.

По зарплате у нас все нормально, главбух похоже разбиралась здесь поболее. Положений много, приказов и распоряжений. На первый взгляд нормально. Погляжу позднее, когда время будет...

По командировкам у меня ни одного положения, вышли что у тебя есть. Наверняка пригодится.

[Таинственная Незнакомка]

Лови, может не только тебе пригодится.

[Dark Crow]

Тебе много людей спасибо скажут, я уверен.

[Dark Crow]

По кассе все исправил, кстати.
Инвентаризацию доделал за все годы.
Устал как собака.
Директрисса в шоке от стольких недочетов в работе.
Девушка-кассир собирается увольняться, обиделась на меня, когда спросил как возник перелимит в кассе. Представляешь, не разговаривает. Нафига мне такие сотрудники в своем отделе.

[Таинственная Незнакомка]

Dark Crow, не кипятись, ты расстроен. Пусть все идет как идет. Ты мне вот что скажи, у вас есть отдел закупок? Кто занимается оформлением договорами?

[Dark Crow]

Я сейчас плохо соображаю. Договор приносят те, кто заинтересован, потом замдиректора ставит визу, бухгалтерия после этого оплачивает. А что?!

Ой , зря я в бюджет работать пошел...

[Таинственная Незнакомка]

Может тебе поспать сходить?! Спроси у зам.дира как он аукционы проводит и проводит ли вообще?! Раз у вас КФО 2 имеется, спроси по Положение по 223-фз. Ок?

[Dark Crow]

Это что шифровка такая?! Типа все в сад?

[Таинственная Незнакомка]

Dark Crow, это оооооочень важный участок при проверках. Очень серьезный. Там самые огромные штрафные санкции. Не буду пока тебя пугать... Ха! Пока сам не попросишь. А ты может и не попросишь раз это не твой участок.

[Dark Crow]

Поспать не помешает хотя бы пару часов. Боюсь у нас тут край непуганных ворон.

[Марко]

Dark Crow, держись, зато опыт в бюджете приобретаешь колоссальный.