Подотчетные средства

[Victory]

Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста. Пришла на новое место работы, а у них в декабре 2007 выдавались деньги на двух сотрудников под отчет. Висит больше 200 тыс. руб. Авансового отчета нет, и денег тоже нет. Как малой кровью решить эту проблему?

[Innoch]

Victory, ну... можно искать чеки по магазинам и таким образом закрыть эти 200 тысяч.

[Victory]

А закрывать нужно прошлыми датами или можно текущими? Там ведь срок выдачи под отчет получается ого-го какой!

[Innoch]

Victory, а тут все зависит от того, какие даты будут стоять в чеках. Ведь если в чеке будет стоять, например, апрель 2008 года, вы не можете его провести в ноябре 2007 года, сами понимаете.
Так что, если найдете чеки за декабрь-январь-февраль - можно будет сделать авансовый отчет, скажем, февралем 2008 года. Ну а если от апреля - проводите авансовый отчет в апреле и все.

И еще момент: у вас есть приказ для подотчетных лиц? В приказе должно быть отражено: на какой срок выдаются подотчетные деньги. Можете отразить там, что деньги выдаются сроком на три месяца, например, или на четыре, тогда у вас вообще не будет проблемы. Найдете чеки, проведете отчет, по срокам все будет нормально.

[Victory]

Спасибо большое! И еще один глупый вопрос, если я найду чеки за прошлые месяцы и проведу авансовые отчеты задним числом, нужно ли мне будет переделывать какие-нибудь отчеты? Или это не изменит моей налоговой или бухгалтерской отчетности?

[Innoch]

Сообщение от Victory

И еще один глупый вопрос, если я найду чеки за прошлые месяцы и проведу авансовые отчеты задним числом, нужно ли мне будет переделывать какие-нибудь отчеты? Или это не изменит моей налоговой или бухгалтерской отчетности?

а какая у вас система налогообложения? Если УСН 6%, например, то переделывать отчеты не нужно будет. Только закрытие месяца перепроведете.

[angel_]

Innoch, Часто упоминается (на форуме), что подотчетники должны отчитаться в сроки регламентированные приказом по предприятию. А еще где должно быть это зафиксировано? Я просто это к тому, что сроки отчета можно и «год» поставить……..немного не понимаю….

[Innoch]

Решаем подотчетные проблемы
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия" /

Д. Аборин, ведущий эксперт компании ПРАВОВЕСТ

Мы уже говорили об ошибках, которые могут допустить бухгалтеры при расчете с подотчетниками. Однако нюансов у этой, казалось бы, на первый взгляд, несложной операции гораздо больше. Что подтверждают и письма налоговых служб.

Выдаем суточные

ФНС разработала методические указания для внутреннего пользования по проверке НДФЛ (письмо от 11 мая 2005 г. № ГИ-14-04/ 187дсп). При ревизии подотчетных суточных налоговая служба по-прежнему самым решительным образом рекомендует включать в доход сотрудников суммы, выдаваемые сверх норм. А что считать нормой? При выяснении отношений с инспектором бухгалтерам следует помнить о революционных постановлениях ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2005 г. № 14324/04. Согласно им, фирмы могут устанавливать нормы суточных внутренними документами.

О сроках

Перечень лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель фирмы. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается неустановленным. То есть работник должен вернуть деньги в этот же день. Такое мнение высказало налоговое ведомство (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

В то же время в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденого решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, указано другое правило. Сотрудники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и рассчитаться.

Таким образом, в распоряжении у подотчетного лица есть как минимум три дня. Требование инспекторов рассчитаться по подотчетным суммам день в день сложно назвать правомерным.

А что же будет, если работник задержится с отчетом на несколько дней или даже месяцев? Для инспекторов это означает, что деньги остались в распоряжении работника. То есть он получил доход, который облагается ЕСН и НДФЛ.

Мнение же судей по данному вопросу неоднозначно. Одни считают, что выдача денежных средств под отчет работникам организации не относится к объекту обложения ЕСН, а является задолженностью работника перед предприятием (постановление ФАС Центрального округа от 8 января 2004 г. по делу № А54-2875/03-С21, Уральского округа от 19 августа 2004 г. по делу № Ф09-3354/04-АК). Иначе решил ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление

от 18 января 2005 г. по делу № А74-1931/ 04-К2-Ф02-5672/04-С1). Здесь судьи указали, что несвоевременный возврат подотчетных сумм приводит к возникновению объекта по ЕСН. Правда, такую точку зрения арбитры никак не аргументировали.

И если ситуация не столь однозначна с ЕСН, то в случае с НДФЛ у инспекторов не возникает и тени сомнения, поскольку этим налогом облагаются абсолютно любые выплаты в пользу физических лиц.

Указанные налоги скорее всего придется уплатить с сумм задолженности, перешедшей на следующий календарный год, поскольку налоговый период будет закрыт (ст. 216, 240 НК РФ).

Для безответственных

В другом письме налоговая служба уделила внимание проверкам фактов передачи подотчетных сумм третьим лицам. Также инспекторы рассмотрели вопрос выдачи наличных денежных средств подотчетникам, которые полностью не отчитались по ранее полученным суммам (письмо УФНС по г. Москве от 5 апреля 2005 г. № 21-08/22742). Запрет на совершение таких действий установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Чем же это может грозить работодателю?

Передача выданных под отчет сумм другому лицу не приводит к возникновению объектов налогообложения по ЕСН или НДФЛ при условии, что по этим суммам отчитается само подотчетное лицо (постановление ФАС Поволжского округа от 5 октября 2004 г. по делу № А55-1517/04-29). Административной же ответственности за такое нарушение нет.

Случай выдачи новых подотчетных сумм при отсутствии отчета по старым также рассматривался в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. по делу № А56-33543/04). По мнению судей, и за это нарушение фирме расплачиваться не придется.

Понятие «недобросовестность»

Не секрет, что под видом подотчета может быть предоставлен заем. Кроме того, часто фирмы маскируют превышение остатка денежной наличности в кассе, выдавая деньги под отчет. Этим они избегают нарушения пунктов 6, 7 Порядка ведения кассовых операций. Причем доказать, что подотчет выдан именно с таким умыслом, практически невозможно. Однако с учетом последних тенденций в судебной практике доказательства проверяющим могут и не понадобиться. Разобраться в ситуации им поможет понятие «недобросовестность».

На сегодняшний день законодательного определения недобросовестности нет. В то же время судебные и налоговые структуры все активнее пользуются этим понятием при проведении проверок. Ежегодный рост числа арбитражных дел по этому вопросу составляет в среднем 50 процентов. Также есть письма, в которых изложены возможные признаки недобросовестности (письмо ВАС РФ от 11 ноября 2004 г. № С5-7/уз-1355, УФНС по г. Москве от 4 марта 2005 г. № 09-15/13517).

Использование подотчета для сокрытия займа или для соблюдения кассовой дисциплины явно носит признаки недобросовестности, но в то же время внешне рамки закона соблюдены. Поэтому если подобные операции не носят регулярного характера, то скорее всего проблем у фирмы не возникнет. Но если инспектору покажется, что такой подотчет выдается слишком часто, то организация может быть признана недобросовестным плательщиком (например, постановление Президиума ВАС РФ от 7 июня 2005 г. № 924/05).

Нет платежных документов

По-прежнему одним из популярнейших нарушений, выявляемых инспекторами при проверках подотчетных сумм, является отсутствие платежных документов. И, несмотря на то что товарно-материальные ценности уже лежат на складе, суммы, израсходованные на их приобретение, включаются в доход работников.

Вместе с тем судебная практика по данной теме говорит следующее. Если по приобретенным ТМЦ отсутствует документ, подтверждающий оплату, но факт их оприходования фирмой доказан, то полученные работником под отчет суммы не включаются в его доход (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июня 2005 г. по делу № Ф08-2438/2005-989А, Уральского округа от 6 июня 2005 г. по делу № Ф09-2366/05-С2).

В последнем случае инспекторы пытались доказать, что фирма не имела права принять деньги от подотчетника по приходно-кассовому ордеру, в котором были указаны не все реквизиты. По мнению проверяющих, такой документ нельзя назвать первичным. Однако судьи встали на сторону фирмы. Наличие даты и печати на приходнике они посчитали достаточным для подтверждения факта оплаты.

внимание

Если организация попадет в такую ситуацию, то аргументами против уплаты НДФЛ и ЕСН может служить следующий факт: деньги не переходят в собственность работника, а числятся за ним в качестве задолженности. Работодатель может потребовать ее вернуть в любой момент или удержать из заработка.

[Victory]

Сообщение от Innoch

а какая у вас система налогообложения?..

У нас общая система налогообложения.

[Innoch]

angel_, я привела статью выше. То есть, как я понимаю, если приказа нет, который отражает количество дней\месяцев, то вернуть подотчетные деньги нужно в тот же день. В приказе наверное действительно можно и год отразить. Только в этом случае будет спорная ситуация в плане материальной выгоды с этой суммы и т.п. Я думаю, оптимальный вариант - на три месяца приказ делать.

[Innoch]

Victory, вот если ОСНО, честно говоря, я затрудняюсь ответить, в каких из отчетов суммы по авансовому отчету фигурируют. Может быть другие форумчане подскажут вам!

[Аланда]

Сообщение от Victory

если я найду чеки за прошлые месяцы и проведу авансовые отчеты задним числом, нужно ли мне будет переделывать какие-нибудь отчеты

Если вы проведете по авансовым отчетам покупку чего-либо ,вы должны это и оприходовать,т.е. канцтовары,материал-приходуете на склад.Изменится сумма по остаткам МПЗ на складе,изменится сумма долга по сч.71 расчетов с подотчетниками.Если вы спишете то,что купили в производство или в расходы на продажу,изменится себестоимость продукции или косвенные расходы при торговле.
Про НДС не говорю,поскольку неизвестно,по каким документам будете приходовать купленные МПЗ,с выделенным НДС или нет,т.е. сможете принять к вычету уплаченный НДС или нет,что возможно повлечет за собой и корректировку НДС к уплате в бюджет.
Вот такие мои соображения .

[Victory]

Спасибо за помощь! Буду рада еще каким-нибудь советам!

[Фенек]

Вот из личного опыта. Может пригодиться кому. Тоже столкнулась с ситуацией, когда деньги выданы, а отчетов нет. Издание приказа - пункт первый. Срочно решить вопрос с А/отчетами - пункт второй. Лучше в пределах квартала, а не задним числом, т.к. придется переделывать отчетность.

ПРИКАЗ
В целях улучшения бухгалтерского учета и контроля,

Приказываю:

1. Установить следующие сроки предоставления отчетности подотчетными лицами:
- по хозяйственным расходам - не позднее месяца с момента осуществления расхода;
- по командировочным расходам – в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командиров-ки.
2. Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам на срок не бо-лее 1 года и должны расходоваться строго по назначению. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее вы-данному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запре-щается.

3. Выдачу наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров осуществлять в пределах 30000 рублей нижеперечисленным сотрудни-кам:
-
-
-
4. Расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному лицу и включаются в затраты в размере фактически произведенных расходов при условии подтверждения документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Порядок подтверждения первичных документов, оформленных на иностранном языке: построчный перевод должен быть выполнен на отдельном листе, утвержден директором ООО "Т" и приложен к первичному документу.

5. В исключительных случаях (отсутствие наличных денежных средств в кассе организации, либо других случаях) сотрудники, перечисленные в п.2 настоящего Приказа и в отдельных распоряжениях к настоящему приказу, могут использовать на хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров в интересах организации личные денежные средства.

6. Основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем организации.


Возможно нужно внести какие-то изменения в приказ. Если кто-то увидит серьезный изъян - не стесняйтесь, пишите.

[angel_]

Фенек, Спасибочки, я например возьму этот приказ на заметку, и скорее всего воспользуюсь им в ближайшее время. Только опять.........

2. Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам на срок не бо-лее 1 года

не дает мне покоя..........что на это говорят налоговики???????