Подарки сотрудникам: можно ли списать в расходы?

[Alice]

Доброе время суток!
Помогите не специалисту, пожалуйста.
У нас ООО на общем режиме, руководство решило в связи с юбилеем сделать подарки сотрудникам - купили два велосипеда. Объясните, каким образом мне эти велосипеды в расход поставить? И возможно ли это вообще

Заранее большое спасибо

[sous]

Сообщение от Alice

в связи с юбилеем

думаю что только за счет прибыли, потому как юбилей связан только с физ.лицом а не с результатами работы

[Alice]

Подскажите, а каким образом это оформляется? Я не профессиональный бухгалтер и с такими вещами сталкиваюсь впервые

[Sergej]

оч интересный вопрос

[osovch]

Alice, Напоминаю, что со стоимости подарка превышающей 4000 рублей, вы обязаны удержать с сотрудника НДФЛ, и соответственно, отчитаться в налоговой по итогам года.

[Diamaria]

За достижение высоких производственных показателей нескольким работникам организации приказом руководителя присвоено звание "Гордость фирмы" и вручены ценные подарки. Как отразить в учете организации приобретение ценных подарков и передачу их указанным работникам (на примере поощрения одного из работников ноутбуком), если такие формы поощрения не предусмотрены коллективным и трудовыми договорами?
Ноутбук приобретен организацией по его рыночной цене, равной 35 990 руб. (в том числе НДС 5490 руб.).

Трудовые отношения
Право работодателя поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, например ценными подарками, закреплено в ч. 1 ст. 191 Трудового кодекса РФ. При этом в данном случае возможность такого поощрения не предусмотрена коллективным и трудовыми договорами.
Бухгалтерский учет
Приобретенный ноутбук до его передачи работнику организация может учесть в составе материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). МПЗ принимаются к учету по фактической себестоимости, которая в данном случае равна цене приобретения ноутбука без учета НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Фактическая себестоимость подарка может быть отражена на счете 41 "Товары" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Сумма предъявленного НДС отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции с кредитом счета 60 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Поскольку награждение ценными подарками за добросовестное исполнение трудовых обязанностей направлено на стимулирование работников с целью улучшения производственных показателей, то произведенные организацией расходы, связанные с таким награждением, по нашему мнению, могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности в качестве управленческих расходов (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Для оформления и учета поощрений за успехи в работе применяется приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма N Т-11, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), в котором указывается мотив поощрения и вид поощрения (в данном случае - ценный подарок). Названный приказ объявляется работнику под расписку.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Для целей гл. 21 Налогового кодекса РФ передача ноутбука работнику рассматривается как безвозмездная передача (поскольку у работника не возникает встречного обязательства) и облагается НДС; налоговая база в данном случае равна цене приобретения ноутбука (без учета НДС) (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ).
Предъявленную продавцом ноутбука сумму НДС организация может принять к вычету на основании счета-фактуры поставщика (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Налог на прибыль организаций
В общем случае на основании абз. 1 и п. 25 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда учитываются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах (в том числе поощрительные начисления), предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами.
При этом расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, если они поименованы в ст. 270 НК РФ.
Поскольку в рассматриваемой ситуации коллективный и трудовые договоры не предусматривают возможности награждения (поощрения) работников ценными подарками, то затраты организации на приобретение таких подарков не могут быть учтены в составе расходов в налоговом учете в соответствии с п. 21 ст. 270 НК РФ (см. по данному вопросу Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/468).
Что касается начисленной организацией суммы НДС, то она не признается в налоговом учете в составе расходов на основании п. 19 ст. 270 НК РФ.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Стоимость ценного подарка (с учетом НДС) является доходом работника и включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).
В соответствии с абз. 2 п. 28 ст. 217 НК РФ не учитывается в составе доходов стоимость подарков, полученных работником от организации, в пределах 4000 руб. за налоговый период. При этом данная норма не содержит ограничений по основаниям получения подарков. Следовательно, налоговая база по НДФЛ у работника может быть уменьшена на 4000 руб.
Исчисление НДФЛ производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сумма подлежащего удержанию НДФЛ в данном случае составляет 4159 руб. ((35 990 руб. - 4000 руб.) x 13%). Удержание у работника начисленной суммы НДФЛ производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых ею работнику (например, при выплате заработной платы) <*>.
ЕСН и страховые взносы
Поскольку стоимость ценного подарка не учитывается для целей налогообложения прибыли, то организация в данном случае не начисляет ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ) и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Как сказано выше, награждение ценными подарками не предусмотрено коллективным или трудовыми договорами, т.е. не является элементом оплаты труда работников. Исходя из этого, организация может не начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на стоимость ценного подарка, руководствуясь разъяснениями Минфина России, приведенными в Письме от 26.05.2004 N 04-04-04/59.
Применение ПБУ 18/02
В периоде, когда сумма расходов на награждение (поощрение) работников формирует бухгалтерскую прибыль (убыток), у организации вследствие непризнания данных расходов для целей налогообложения прибыли возникает постоянная разница, которой соответствует постоянное налоговое обязательство (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Обозначения субсчетов, используемые в таблице проводок
К балансовому счету 68 "Расчеты по налогам и сборам":
68-1 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость";
68-2 "Расчеты по налогу на прибыль".

--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ Бухгалтерские записи при приобретении ноутбука ¦
+-------------------------T------T------T-------T----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Принят к учету ноутбук по¦ ¦ ¦ ¦ Отгрузочные ¦
¦фактической себестоимости¦ ¦ ¦ ¦ документы ¦
¦(35 990 - 4590) ¦ 41 ¦ 60 ¦ 30 500¦ поставщика ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражена предъявленная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сумма НДС ¦ 19 ¦ 60 ¦ 5 490¦ Счет-фактура ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Принята к вычету сумма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦НДС ¦ 68-1 ¦ 19 ¦ 5 490¦ Счет-фактура ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Произведена оплата ¦ ¦ ¦ ¦Выписка банка по¦
¦ноутбука поставщику ¦ 60 ¦ 51 ¦ 35 990¦расчетному счету¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ Бухгалтерские записи на дату поощрения работника ¦
+-------------------------T------T------T-------T----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приказ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (распоряжение) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ о поощрении ¦
¦Списана фактическая ¦ ¦ ¦ ¦ работника, ¦
¦себестоимость подарка ¦ 26 ¦ 41 ¦ 30 500¦ Накладная ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Начислен НДС при передаче¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подарка (30 500 x 18%) ¦ 26 ¦ 68-1 ¦ 5 490¦ Счет-фактура ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражено постоянное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦налоговое обязательство ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦((30 500 + 5490) x 24%) ¦ 99 ¦ 68-2 ¦ 8 638¦ справка-расчет ¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------

--------------------------------
<*> Отметим, что удерживаемая сумма НДФЛ не может превышать 50% суммы выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).
В данной схеме не приводятся бухгалтерские записи по начислению работнику заработной платы и удержанию исчисленного НДФЛ.

Е.В.Фещенко
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.09.2007