Подскажите максимальный срок,на который могут выдаваться деньги под отчет

[Лапульчик]

Здравствуйте,ситуация такова:в начале августа 2008 гендиру было выдано под отчет 130 тыс,от отчитался почти на 40 тыс,и отчетность 2008 г.
сдана с учетом того,что гендир должен 90 тыс,если вернуть деньги в 2008 году,то надо сдавать уточненку.а если вернуть их в январе 2009 года,то это можно трактовать как материальная выгода сотрудника с Удержанием НДФЛ ,помогите как быть.Приказ к учетной политике я допишу.Есть ли документ,который четко прописывает сроки-как долго подотчетник может держать у себя деньги?

[Youlia]

Надо смотреть срок, на который эти суммы выдаются. Этот срок нормативно нигде не установлен, он утверждается приказом руководителя, при этом он должен быть в пределах разумного срока, конечно) Согласно порядку ведения кассовых операций, работник должен представить авансовый отчет в теч. трех дней по истечение срока, на который эти суммы выданы.

Мнение налог. органов заключается в том, что организация как бы бесплатно кредитует своего директора, выдавая ему сумму под отчет на такой длительный срок.

[kalina]

Сообщение от Лапульчик

Есть ли документ,который четко прописывает сроки-как долго подотчетник может держать у себя деньги?

есть.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
(утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40)
(с изменениями от 26 февраля 1996 г.)

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Только наказаний на нарушение этого положения нет.
Комментарии по этому вопросу:

Деньги, выданные на хознужды или для расчетов с контрагентами, следует вернуть не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы. Этот срок устанавливается приказом (распоряжением) руководителя. Если такого приказа в организации нет, то, по мнению ФНС (Письмо от 24.01.2005 N 04-1-02/704), можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Как правило, этот срок на практике не соблюдается. Поэтому возникает вопрос: чем грозит предприятию или работнику нарушение однодневного, трехдневного (при служебных поездках) либо иного установленного приказом руководителя срока возврата в кассу денежных средств?
В принципе, ничем, хотя налоговики при проверке квалифицируют такие денежные средства как доход и начисляют НДФЛ и ЕСН. Однако обращение предприятия в суд практически гарантирует отмену такого решения ИФНС. Подтвердим сказанное примерами из арбитражной практики.

Постановление ФАС ДВО от 05.12.2008 N Ф03-4944/2008

В подотчете у директора на протяжении длительного периода числились денежные средства в размере почти 15 млн руб. В конце года (31 декабря) эта сумма была списана из подотчета директора и перенесена на счет учета предоставленных работникам займов. Спустя четыре месяца директор сложил с себя полномочия и уволился, оставшись должником по договору займа.
Для предприятия по результатам проверки это обернулось начислением НДФЛ, пеней и штрафа на общую сумму свыше 2,6 млн руб. Однако суд освободил организацию от уплаты произведенных налоговиками доначислений. Арбитры указали, что несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет из кассы не означает, что предприятием допущены нарушения положений гл. 23 НК РФ, влекущие начисление недоимки по НДФЛ, соответствующих пеней и налоговых санкций.
Постановление ФАС СЗО от 07.11.2008 N А66-4549/2007

То обстоятельство, что заместитель директора организации не полностью отчиталась по полученным денежным средствам, не свидетельствует о том, что спорная сумма осталась в ее личном распоряжении и является доходом, подлежащим налогообложению. Инспекция таких доказательств не представила. Кроме того, если указанное лицо не полностью отчиталось по полученным денежным средствам, предприятие имеет право на взыскание данной суммы.

Постановление ФАС ЗСО от 18.02.2008 N Ф04-914/2008(515-А67-25)

В расходных кассовых ордерах по спорным денежным суммам, выданным физическим лицам, отражено основание выдачи денежных средств в подотчет, следовательно, деньги выдавались работникам с целью удовлетворения хозяйственных расходов организации, а указанные сотрудники в установленном порядке должны были представить отчеты об израсходованных суммах либо возвратить их в кассу.
Налоговым органом не доказано, что в связи с непредставлением физическими лицами авансовых отчетов в установленный срок денежные суммы стали фактически их доходом, что на спорные суммы приобретен товар не для предприятия. Не представлено также доказательств, свидетельствующих о том, что выданные физическим лицам - работникам предприятия денежные средства - это выплаты и (или) иные вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, что считается определяющим для возникновения объекта обложения ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Постановление ФАС УО от 20.02.2008 N Ф09-516/08-С2

Суд признал правомерным неначисление ЕСН на подотчетные суммы, несмотря на отсутствие авансовых отчетов, поскольку инспекторы не доказали, что данные средства остались в распоряжении работника. (Определением ВАС РФ от 09.06.2008 N 7332/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ.)
Аналогичная позиция представлена также в Постановлении ФАС ВВО от 12.11.2008 N А43-3598/2008-6-65 и многих других судебных актах.
Полагаем, что из всего проанализированного нами выше следует один единственный вывод: смелым налогоплательщикам удается добиться отмены решений инспекций в самых разных ситуациях. Однако рассчитывать на помощь судей можно лишь в том случае, если организация не преследовала цель уклониться от налогообложения.

Т.Ю. Кошкина,
редактор журнала "Строительство:
бухгалтерский учет и налогообложение"

"Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2009 г.

────────────────────────────────────────────────── ──────────────────────
*(1) Определением от 14.04.2008 N 4850/08 ВАС РФ отказал налоговой инспекции в передаче данного дела в свой Президиум для пересмотра в порядке надзора.
*(2) Определением ВАС РФ от 31.01.2008 N 665/08 отказано в передаче данного постановления в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
*(3) Письмо ЦБР от 04.10.1993 N 18.

[Лапульчик]

Спасибо,огромное,что есть такие люди как Вы,которые новичкам в бухгалтерии могут подсказать.С Наступающим!

[Youlia]

Спасибо) И Вас с наступающим!

[Nadjusha]

Скажите пожалуйста, есть приказ, в котором указано, что деньги выдаются на срок 180 дней....
После этого срока, неизрасходованную сумму, как я понимаю, нужно сдать в банк.....а можно как-то обойтись без сдачи в банк?
Может примитивно конечно, но можно например чтоб такой сотрудник (в моем случае директор), сдал неизрасходованную сумму в кассу, эту сумму выдать другому работнику, а на следующий день обратно выдать из кассу в подотчет директору???? можно так или неТ? Прокатит такая операция??

[Youlia]

Nadjusha, условно говоря, можно Но тут надо понимать, для чего выдается эта сумма другому работнику... По крайней мере, этот другой работник уж точно должен быть в курсе, что на него эту сумму повесили

[Nadjusha]

Youlia, не ну предположим директор вернет в кассу, я на день на себя их проведу по кассе, а на следующий день верну обратно в кассу и выдам директору.....
просто при проверке кассовой дисциплины банком, ну или налоговой такую операцию не посчитают фиктивной?
Я думаю на многих предприятиях у работников остаются деньги, уже после срока на который выдается подотчет, неужели все сразу в банк бегут? Тоже наверное как-то выкручиваются, только как?!

[Youlia]

По существу - да, такая операция фиктивная. Если Вы хотите соблюсти порядок работы с кассой, то таким возвратом эта цель условно достигается. Но налоговики при проверке этим вопросом могут заинтересоваться глубже, а именно: при таком длительном невозврате средств из подотчета происходит бесплатное заимствование средств физлицу. Бесплатных денег в коммерческой организации, как известно, не бывает, а это значит, что физлицо экономит на процентах. Ведь если бы физлицо брал такие же средства в банке на такой же срок, он бы уплатил на них процент по ставке банка, кот. зачастую составляет выше ставки ЦБ. Ну а раз он их не уплатил - у него возникает материальная выгода, а следовательно - повод для налогообложения.

[Nadjusha]

Youlia, А что срок выдачи подотчетных сумм в 180 дней это считается большой срок?
Как тогда поступить?? Либо сдавать в кассу, как я выше писала, либо сдавать в банк?
а на какой срок у вас на предприятии подотчетные суммы выдаются?

[Youlia]

Nadjusha, а зачем такой срок? Пол года? Какая необходимость в таком сроке?

[Nadjusha]

Youlia, ну я обычно перевожу директору 10 тысяч подотчета, ну или 20 тысяч и и он отчитывается каждый месяц, я провожу авансовые.....обычно укладывался и тратил всю сумму в полгода, и отчитывался вовремя, а сейчас у него 4000 тысячи осталось, и 180 дней уже прошло....я не знаю куда эту сумму деть...

[Youlia]

А почему он ее просто вернуть не хочет, раз не знает, что с ней делать?

[Nadjusha]

Youlia, дак не то чтоб не знает, он дальше потратит эти деньги на нужды фирмы ведь...
Я запаниковала потому, что срок выдачи подотчета прошел, 3 дня на то чтоб он отчитался полностью заканчиваются седня....у него висят 4 тыщи неизрасходованные.....лимита кассы у нас нет чтоб в кассе оставить, а какой смысл сдавать в банк, если завтра директору подотчет может снова потребоваться??? Он много что закупает для производства.....детальки там всякие.....вот потому и спрашиваю как быть....

[Youlia]

Тогда поступайте согласно первоначально предложенному Вами варианту...

[Nadjusha]

Youlia, еще один вопросик возник.....
Вот директор возвращает неизрасходованную подотчетную сумму в кассу, например 1 февраля, выдаю этим же числом мне подотчет, а что делать, если у меня тоже висит неизрасходованная подотчетная сумма????Это же тоже нарушение? Нельзя выдавать деньги если у сотра, уже есть деньги в подотчете..... Потом например 9 февраля я возвращаю точно такую же сумму в кассу и выдаю ему в подотчет.....
В любом случае на глаза нарушения.....какое тогда из нарушений менее наказуемо??? Если я выдаю в подотчет работнику у которого уже есть деньги на подотчете??? Или же если у директора будет превышен срок, на который выдаются подотчетные суммы на нашем преприятии?? Как все же поступить?

[Youlia]

Сообщение от Nadjusha

Нельзя выдавать деньги если у сотра, уже есть деньги в подотчете.....

Это почему? Что-то я не слышала о таком нарушении...

[NadyaBuh]

Сообщение от Youlia

Это почему? Что-то я не слышала о таком нарушении...

в порядке ведения кассовых операций это есть:"Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу"

[mamska]

И у меня вопрос.Я каждое утро приходником делаю возврат подотчетных средств,а вечером расходником списываю в подотчет.Так можно ? Или нет смысла переводить бумагу.?

[NadyaBuh]

Сообщение от mamska

И у меня вопрос.Я каждое утро приходником делаю возврат подотчетных средств,а вечером расходником списываю в подотчет.Так можно ? Или нет смысла переводить бумагу.?

а зачем вы так делаете?