Что такое список сотрудников?

[Ариста]

Очень нужна ваша помощь!
В 2009 году перечисляли ЕСН и ОПС.
Подскажите какой список сотрудников нужно отправлять в налоговую?
Есть ли утвержденная форма? Этот список нужно отправлять в конце года или каждый месяц? А в пенсионный фонд тоже нужен список?

спасибо.

[SonNata]

о каком списке вообще идет речь? Вы должны сдать декларации. И персонифицированный учет в ПФ.

[Ариста]

декларации сданы....Я не знаю как правильно этот список называется, в нем указывается ФИО сотрудника и ск-ко начислено каждому....

[SonNata]

9.2. ОТЧЕТНОСТЬ В ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РФ
ДЛЯ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА

Все страхователи должны ежегодно отчитываться перед Пенсионным фондом РФ в целях персонифицированного учета застрахованных лиц (ст. 11, абз. 2 ч. 2 ст. 15 Закона N 27-ФЗ). Это касается и тех страхователей, которые платят пенсионные взносы за своих работников, и тех, кто платит их за себя.
Для этого страхователи подают в Пенсионный фонд РФ сведения о каждом застрахованном лице по определенной форме. Какие это формы, как их заполнять, а также сроки их представления мы рассмотрим в данном разделе.

9.2.1. ЕСЛИ ПЕНСИОННЫЕ ВЗНОСЫ ЗА ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
УПЛАЧИВАЕТ СТРАХОВАТЕЛЬ

В таких случаях страхователи по каждому работнику подают в Пенсионный фонд РФ сведения о начисленных и уплаченных взносах на ОПС, а также о страховом стаже. Срок подачи сведений - до 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 27 Инструкции N 318). Сведения направляются в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ, где вы состоите на учете.
При этом информация об уплаченных взносах представляется согласно данным бухгалтерского учета, а о страховом стаже физических лиц - на основании документов кадрового учета (п. 1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, абз. 2, 3 п. 27 Инструкции N 318).

Примечание
За нарушение сроков представления сведений, а также за подачу недостоверных данных страхователи несут ответственность согласно ч. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ. Подробнее этот вопрос рассмотрен в разд. 9.2.3 "Ответственность".

Обращаем ваше внимание, что согласно ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, страхователь обязан предоставить каждому застрахованному лицу копию сведений, направленных в орган ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета.
Сделать это надо одновременно с подачей сведений в ПФР. В случае если работник увольняется либо прекращается действие гражданско-правового договора, эти сведения должны быть выданы ему в день увольнения (прекращения действия договора). Подтверждением такой передачи является подпись застрахованного лица о получении. Если же сотрудник выходит на пенсию, то сведения персонифицированного учета предоставляются ему в течение 10 дней со дня подачи заявления о выходе на пенсию. Такой порядок установлен п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

9.2.1.1. СОСТАВ ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ СВЕДЕНИЙ

Сведения на застрахованных лиц нужно представлять по специальным формам, которые утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
Так, все страхователи в обязательном порядке заполняют (п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 27 Инструкции N 318, п. п. 7, 32, 43 Инструкции N 192п):
1) форму СЗВ-4-2 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица".
Форма СЗВ-4-2 - списочная и включает информацию о страховом стаже и начисленных взносах по всем застрахованным лицам;
2) форму АДВ-11 "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование".
В данной форме отражаются суммы начисленных и фактически уплаченных пенсионных взносов за год по всем работникам, а также указывается задолженность по уплате взносов на конец и начало года;
3) форму АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР".
Помимо указанных форм на отдельных работников нужно дополнительно заполнить форму СЗВ-4-1 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица". Перечислим ситуации, когда она заполняется (абз. 2 п. 43 Инструкции N 192п).
Ситуация 1. У работника в течение года были периоды работы, которые влияют на досрочное назначение трудовой пенсии.
К ним относятся периоды работы:
- в особых территориальных условиях (районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, зоны отчуждения);
- с вредными и тяжелыми условиями труда.
Конкретный перечень таких периодов дан в Приложении 1 к Инструкции N 192п: "Территориальные условия", "Особые условия труда", "Выслуга лет: основание (для форм СЗВ-1, СЗВ-3)", "Условия для досрочного назначения трудовой пенсии: основание (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)".
Ситуация 2. У работника в течение года были периоды, которые влияют на исчисление трудового стажа.
Эти периоды указаны в следующих классификаторах (Приложение 1 к Инструкции N 192п):
- "Исчисляемый трудовой стаж: основание (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Исчисление страхового стажа: основание (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)";
- "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)".

Например, к таким периодам относятся отпуск по уходу за ребенком и отпуск по беременности и родам (классификатор "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)").

Порядок заполнения всех указанных форм подробно рассмотрен в п. п. 32, 43, 48 Инструкции N 192п.

Примечание
Образец заполнения документов для представления индивидуальных сведений в ТО ПФР приведен в приложении 2 к данной главе.

9.2.1.2. КАК ФОРМИРОВАТЬ СВЕДЕНИЯ
ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ В ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РФ

Сведения о застрахованных лицах для персонифицированного учета вы можете подавать по выбору (п. п. 6, 13, 14 Инструкции N 192п):
- в бумажном виде;
- в электронном виде по каналам связи (если электронное представление заверено электронной подписью). Порядок электронного обмена документами между страхователями и территориальными отделениями ПФР определен Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р "О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования".
Если вы подаете документы в бумажном варианте, вам нужно сгруппировать их в комплекты (пачки). Так определено п. 6 Инструкции N 192п.
Каждая пачка должна содержать документы только одного наименования. Причем в нее надо включать не более 200 документов. Для формы СЗВ-4-2 пачка должна быть представлена не более чем на 200 застрахованных лиц (п. п. 6, 10 Инструкции N 192п).

Например, если вы передаете в Пенсионный фонд РФ формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, то их нужно сгруппировать по отдельным пачкам.
А если сведения по форме СЗВ-4-1 вы подаете, в частности, на 350 физических лиц, то в этом случае также надо сформировать два комплекта.

В отдельные пачки также формируются сведения по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (п. 11 Инструкции N 192п):
- по застрахованным лицам, выходящим на пенсию;
- подаваемые на различные категории застрахованных лиц;
- содержащие корректирующие сведения;
- содержащие отменяющие сведения.
Кроме того, сведения по форме СЗВ-4-2 представляются в отдельных пачках по работникам, работающим в различных территориальных условиях.
Все сведения должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (п. 33 Инструкции N 318, п. 9 Инструкции N 192п). Право подписывать такие документы руководитель может передать другому лицу, оформив для этого приказ (иной распорядительный документ) или соответствующую доверенность (Решение Верховного Суда РФ от 22.07.2008 N ГКПИ08-1497).
Как мы указывали выше, все передаваемые документы должны сопровождаться описью по форме АДВ-6-1. Причем эта опись составляется отдельно на каждую пачку документов (п. 7 Инструкции N 192п).

Например, организация "Альфа" сформировала четыре пачки документов. На каждую из них нужно составить опись по форме АДВ-6-1.

Опись подписывается исполнителем, заверяется подписью руководителя (доверенного лица) и печатью организации. Когда сведения представляет страхователь, который не является юридическим лицом, опись заверяется его личной подписью (п. 8 Инструкции N 192п).
Зачастую территориальные органы Пенсионного фонда РФ помимо описей требуют от страхователей составлять еще пояснительную записку к представляемым сведениям. Формы пояснительной записки, предложенные Отделением ПФР по г. Москве и Московской области, вы можете посмотреть в справочном материале "Информация о пояснительных записках, представляемых в территориальные органы ПФР, подведомственные Отделению ПФР по г. Москве и Московской области (по состоянию на 07.05.2008)". Так, согласно этим формам в записке нужно указать суммы взносов по каждой пачке сведений, а также итоговые суммы взносов по всем работникам.
Отметим, что вы не обязаны представлять такую пояснительную записку и тем более не должны соблюдать ее форму, которую рекомендуют органы Пенсионного фонда РФ. Ведь ни Закон N 27-ФЗ, ни Инструкция N 318, ни Инструкция N 192п таких правил не устанавливают.
Однако если ваше территориальное отделение ПФР пояснительную записку требует и спорить с сотрудниками Фонда вы не хотите, то ее лучше все же приложить к сведениям. Форму записки рекомендуем уточнить непосредственно в вашем территориальном отделении.
Бывает, что территориальное отделение Пенсионного фонда РФ находит ошибки в представленных документах. В таком случае оно возвращает документы страхователю. Дело в том, что Фонд не вправе вносить в лицевые счета данные документов, которые оформлены с нарушениями. В таких случаях в течение двух недель после уведомления об ошибках вы должны представить в Пенсионный фонд РФ уточненные сведения (п. п. 34, 36 Инструкции N 318).

[Ариста]

SonaNata, большое спасибо за исчерпывающий ответ
Можно Вас попросить сбросить ссылку программы и инструкцию по её заполнению, если я не очень наглею
заранее большое спасибо!!!!

[SonNata]

Программу вроде бы где-то на сайте предлагали. У меня 1С ЗиК, я оттуда делаю выгрузку. Инструкцию вложить не могу она очень большая. Поищите в инете
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 июля 2006 г. N 192п

О ФОРМАХ ДОКУМЕНТОВ
ИНДИВИДУАЛЬНОГО (ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО) УЧЕТА
В СИСТЕМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ПЕНСИОННОГО СТРАХОВАНИЯ
И ИНСТРУКЦИИ ПО ИХ ЗАПОЛНЕНИЮ

(в ред. Постановлений Правления ПФ РФ от 28.07.2008 N 224п,
от 23.07.2009 N 161п)

[Ариста]

SoNata, большое Вам спасибо
очень помогли!!!
теперь буду дальше дерзать