Покупка проездной карты на общественный транспорт для сотрудника

[Джулия83]

Уважаемые коллеги, подскажите, пожалуйста, какова процедура компенсации расходов на проезд на общественном транспорте для сотрудника. Достаточно ли в качестве оправдательного документа справки о стоимости проезда и проездных билетов, которую выдают в метрополитене?какие налоговые последствия будут у нас в связи с этим?и достаточно ли издать приказ по организации с перечнем лиц, которым компенсируем проезд?Заранее спасибо!

[tenn]

При доставке работников до места работы и обратно объекта налогообложения по НДФЛ не возникает, если работники не могут добираться общественным транспортом до работы по причине, например, отсутствия рейсов общественного транспорта (Письма Минфина России от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434 (п. 3), от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435 (п. 3)).
В иных случаях стоимость доставки работников является доходом последних в натуральной форме и облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247 (п. 2), от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435 (п. 3), Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 N А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, ФАС Уральского округа от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2).
При этом работодателю следует вести персонифицированный учет сотрудников, пользующихся услугой по доставке, и рассчитывать стоимость доставки, включаемую в налоговую базу каждого сотрудника (Письма Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110, N 03-05-01-04/128).
Также существует мнение, что доставка работников до места работы независимо от способа (самостоятельно или с привлечением транспортной организации) и обстоятельств такой доставки (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график движения общественного транспорта) не подлежит обложению НДФЛ, поскольку обусловлена производственной необходимостью. В данном случае такие расходы производятся не в интересах работника, а в интересах работодателя, так как упорядочивается процесс своевременного общего прихода работников на работу и ухода, что позволяет оптимизировать рабочее время. Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 18.02.2008 N А21-3559/2007 пришел к выводу, что расходы организации на оплату проезда работников либо их доставку транспортом предприятия вызваны местом расположения общества, спецификой его деятельности, а следовательно, производственной необходимостью (см. также Постановления ФАС Центрального округа от 16.09.2008 N А68-7091/07-273/13, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.08.2008 N А19-17965/07-20-Ф02-4147/08).

...выбирай, но осторожно, как говорится.

[tenn]

Я бы компенсацию расходов на проезд "на работу-с-работы" - облагал НДФЛ, при условии наличия возможности добираться на общественном транспорте.
При отсутствии таковой возможности - не облагал, и уж тем более не облагал бы разъезды по производственной необходимости...
А сама процедура как при компенсации по авансовому отчету...сдали справку и проездной билет - получили деньги. Максимально приказами и списками подкрепил бы.