Компенсация физическому лицу-иностранцу

[Shelen]

Добрый день!
Помогите советом, пожалуйста, если кто сталкивался с такой ситуацией: я работаю в отеле, и недавно одному из наших гостей повредили чемодан. Дело было ночью, гости договорились с ночным дежурным, что им выплатят компенсацию в 100 евро за повреждённый чемодан. Никаких фотографий сделано не было, акта не составлено. Всё на словах. И эти гости уже уехали в свою родную страну. Теперь нужно им возместить этот ущерб, а как это сделать? На мой взгляд, можно взять деньги под отчёт, переслать им ден.переводом и потом отчитаться за эти деньги как "подарок гостям", ну что-то типа такого. А гости хотели бы получить деньги по безналу, на свой счёт...
Что и как сделать лучше в такой ситуации?
Спасибо!

[Log_in]

вы компенсируете по собственной инициативе, или такое прописано в ваших обязательствах?
акт конечно зря не составили.

[Shelen]

Получается, что это наша инициатива: пятизвездочный отель, делается всё, лишь бы гости были довольны.

[Log_in]

Раз вы все равно это делаете, почему не обозначить ваши обязательства, прописать процедуру компенсации и действовать в соответствии с ней? Тогда можно было бы не заморачиваться с такими моментами и просто перечислять компенсацию ущерба.

[Shelen]

Теперь так и сделаем, всё пропишем и научим персонал, что делать в таких ситуациях. Но что сделать в уже сложившейся ситуации? Директор задним числом "положение о выплате компенсаций" не подпишет, так что это будет какой-то исключительный случай.

[Log_in]

Я бы наверное все-таки составил акт, выплатитл за счет прибыли с удержанием НДФЛ.

[Shelen]

Акт составить можно, правда, пока скан.копию, оригинал пока по почте дойдёт... Платить явно будем из прибыли. Возможно ли будет закрыть эту сумму авансовым отчётом? А вот с подоходным...удержать 35%, и подать данные в налоговую? А как потом это разъяснить иностранцам?
Извините, что заваливаю вопросами, я впервые оказалась в такой ситуации.

[Log_in]

Т.к. сумму вы все таки решили компенсировать, то правильнее было бы начислить доход с учетом того, что вы будете удерживать НДФЛ, т.е. чтобы чистыми получилось 100 евро. Оплатить можете конечно же посредством подотчетника.

[Shelen]

Спасибо за помощь! Теперь буду думать, как это всё оформить документально.