Расходы на мобильную связь

[DESKRIS13]

Здравствуйте!
У меня ИП 15% УСН, подскажите как правильно отнести расходы на мобильную связь?
Номер, которым я пользуюсь оформлен не на меня - необходимо переоформить на меня или нет?
Достаточно чеков, при пополнении счета или ещё документы?
Подскажите пожалуйста!

[Рысьkо]

Сообщение от DESKRIS13

оформлен не на меня - необходимо переоформить на меня или нет?

в налоговой мне сказали, что должен быть оформлен на ИП.
кроме чеков еще нужна расшифровка звонков помесячно, чтобы подтвердить, что вы действительно звоните по работе

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Рысьkо

еще нужна расшифровка звонков помесячно, чтобы подтвердить, что вы действительно звоните по работе

это точно... детальные отчеты оператора с детализацией звонков и расшифровка звонков

[DESKRIS13]

т.е. мне необходимо будет напротив каждого номера, которому я звонил указал, что это за клиент, фирма и т.д.? т.е. , если я буду обзванивать сотню фирм , предлагая усвлуги, мне необходимо будет описывать каждый номер?
А как быть в случае, если у меня безлимитка? так же необходима детализаци звонков? и как принимать их к расходам, если часть номеров - это работа, а остальные к ней не относяться? высчитывать по пропорции часть, которая приходиться на работу?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от DESKRIS13

т.е. мне необходимо будет напротив каждого номера, которому я звонил указал, что это за клиент, фирма и т.д.? т.е. , если я буду обзванивать сотню фирм , предлагая усвлуги, мне необходимо будет описывать каждый номер?
А как быть в случае, если у меня безлимитка? так же необходима детализаци звонков? и как принимать их к расходам, если часть номеров - это работа, а остальные к ней не относяться? высчитывать по пропорции часть, которая приходиться на работу?

Если это для Вас трудоемко, то просто не учитывайте затраты на сотовую связь в расходах

[DESKRIS13]

для меня это не трудоёмко, просто я хочу узнать как правильно это оформлять, в том числе как поступать в разных ситуациях.
До текущего момента я не принимал затраты на моб связь к расходам, т.к. они были незначительны, сейчас ситуация меняется

[Рысьkо]

Сообщение от DESKRIS13

и как принимать их к расходам, если часть номеров - это работа, а остальные к ней не относяться?

А отдельно завести телефон чисто для работы не вариант?

[DESKRIS13]

Сообщение от Рысьkо

А отдельно завести телефон чисто для работы не вариант?

вариант, но мало ли, всякое бывает. Вдруг у меня будет один два звонка не по работе.
Я не понимаю как налоговая будет это все проверять. Позвоню я по своим делам в фирму ООО "ЗВОНОК" , а отоброжу, что звонил по работе, как меня проверят?
Соответственно как налоговая будет проверять - так я и буду отчитываться.

[Рысьkо]

Сообщение от DESKRIS13

а отоброжу, что звонил по работе, как меня проверят?

раз, два можно если осторожно. а вот уже три, пять, десять раз-это уже систематические звонки не по работе и тут уже могут возникнуть вопросы.
Сама я на такую проверку звонков не попадала, но что то сильно сомневаюсь, что проверяющие будут всех сидеть и обзванивать, спрашивая о чём вы с ними говорили.
Просто эту распечатку нужно иметь, чтобы лишних вопросов ни у кого не возникало

[Таинственная Незнакомка]

она проверит только ведение этого детализированного отчета

[Таинственная Незнакомка]

я три раза попадала на такую проверку, потом плюнула и оформляю расходы теперь подобного вида за счет прибыли)))

[DESKRIS13]

т.е. из Вашего опыта, я понимаю , что существенно проще не относит к расходам, меньше будет головной боли по проверке?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от DESKRIS13

т.е. из Вашего опыта, я понимаю , что существенно проще не относит к расходам, меньше будет головной боли по проверке?

не могу вам этого указывать, финансовые состояния предприятий разные, и количество и квалификационный уровень проверяющих тоже

[Рысьkо]

Таинственная Незнакомка, у вас не правильно были оформлены эти расходы или что? почему надоело?

[Таинственная Незнакомка]

да директор треплется *вырезано цензурой* сутками (и с курами... и с баранами), а мне потом сидеть рисовать эти детальные отчеты?...тем более у меня федеральный бюджет, проверяющих море... это приказ по предприятию, договор с оператором, детализированная расшифровка исходящих и входящих звонков и смс, и самая бредятое это рисование детального отчета на основании расшифровки данной оператором... еще и ночные смски у него поперли, это знаете сложновато доказывать... проще убрать на издержки производства на неучитываемые расходы...

[Рысьkо]

а ну тогда понятно, на крупном предприятии сложновато вести эту мелочь, а на мелком вполне реально, если еще телефон чисто служебный будет

[Таинственная Незнакомка]

на крупном легче кому нить поручить ведение таких журналов (например самим же менеджерам), только с диром всегда промашка будет, его секретную инфу не хочется светить, а сам он в жисть не сядет за рисование... вот как то так!!!

[DESKRIS13]

Коллеги, подскажите, где можно детально почитать как это делать? Примеры может какие-нибудь есть.
Я конечно поищю в интернете, но хотелось бы по максимуму отсейять ложную информацию.

[Таинственная Незнакомка]

попробуем собрать все в кучу

Подтверждаем расходы документально

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми подтверждаются расходы на оплату услуг сотовой связи. Напомним, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для деятельности, направленной на получение дохода. Документально подтвержденными считаются расходы, оформленные документами, составленными в соответствии с законодательством РФ.

Итак, чтобы признать расходы на оплату услуг сотовой связи, организация должна иметь в наличии:

- договоры с операторами на оказание услуг сотовой связи, в которых оговорены все существенные условия;
- счета операторов сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды. Причем такие счета должны содержать детализацию общей суммы платежа. То есть в них оператор сотовой связи указывает номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дату и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Такая позиция неоднократно высказывалась Минфином России (см. письма от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15);
- приказы по организации, утверждающие списки работников (должностей), которым в силу их должностных обязанностей необходима сотовая связь. В приказах отражаются номера мобильных телефонов и SIM-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками. В подобном приказе организация может также установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков);
- должностные инструкции работников. В них должно быть зафиксировано, что для выполнения трудовых обязанностей сотрудникам необходима сотовая связь. Если в организации в силу каких-либо причин отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечить работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре;
- специальные ведомости передачи сотрудникам мобильных телефонов, находящихся в собственности организации, либо иные аналогичные документы;
- специальные ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией, или другие подобные документы;
- иные документы, подтверждающие служебный характер отношений с абонентом. Например, письменное распоряжение руководителя (служебное задание) о необходимости изучить уровень цен на какой-либо товар в данном регионе и письменный отчет работника-исполнителя о его результатах, отчет сотрудника в произвольной форме о звонках со служебного мобильного телефона с указанием абонентов, с которыми велись переговоры, и цели данных разговоров, приказ руководителя организации о проведении маркетингового исследования рынка сбыта (предложений поставщиков) с использованием сотовой связи и отчет о его результатах.

Переговоры в нерабочее время

Многие работники ведут переговоры в выходные и праздничные дни или во время отпуска. Расходы на подобные переговоры организация сможет учесть в целях исчисления налога на прибыль, если подтвердит, что сотрудники пользовались услугами сотовой связи в служебных целях (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь факт совершения звонков в период отпуска или в другое нерабочее время не означает их непроизводственного характера. В частности, в письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 отмечается, что в случае телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли. Под временем отдыха понимаются в том числе официальные выходные и праздничные дни, а также период отпуска. Расходы можно подтвердить:

- утвержденным руководителем организации списком сотрудников (перечнем должностей), которым в силу исполняемых ими должностных обязанностей необходима сотовая связь;
- договором с оператором на оказание услуг сотовой связи;
- детализированными счетами оператора связи.

Кроме того, размер расходов на оплату услуг мобильной связи должен быть экономически оправдан. Критерием обоснованности в этом случае является необходимость для работника в соответствии с обязанностями, установленными в его должностной инструкции, использовать сотовый телефон в служебных целях. Если у сотрудников ненормированный рабочий день, этот факт скорее всего отражен в трудовом или коллективном договоре. Тогда данный документ также будет служить дополнительным подтверждением произведенных расходов. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем фирма вправе закрепить и в другом локальном документе, например в соглашении, правилах внутреннего трудового распорядка, приказе или распоряжении руководителя (ст. 101 ТК РФ). Во внутренних документах организации целесообразно указать, что сотрудник имеет право пользоваться служебным сотовым телефоном в производственных целях круглосуточно.

[Таинственная Незнакомка]

......................

Документы, подтверждающие расходы на связь



Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связь (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350):
1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;
2) договор с оператором на оказание услуг связи;
3) счета оператора связи.


Нужны ли детализированные счета - мнения разделились



Аргументы "за"
Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь (Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 N 16-15/066760@). Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связь (Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 по делу N А29-2210/2007).
Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита - рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Аргументы "против"
В Налоговом кодексе не сказано, что для подтверждения расходов на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.
Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишеством (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 N КА-А40/6056-10). Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.
Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735). Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую Законом (Статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи").

Выбор - за вами
Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.
К примеру, такие:
- чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суды (Постановления ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08). Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время - повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное - цель разговора (его служебный характер) (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Совет
Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связью (Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07). Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь;

- если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразными (Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 по делу N А56-46376/2005). Но есть и решения других судов, которые не видят ничего "непроизводственного" в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагентов (Постановление ФАС МО от 30.12.2008 N КА-А40/12225-08).