Персональные данные работников

[Среда]

Сообщение от Вес`на

При этом срок давности привлечения к ответственности остался прежним - 3 месяца со дня совершения правонарушения

т.е. если работник уволился 4 месяца назад, а копия паспорта лежит в его деле - то срок давности уже истёк?

[Вес`на]

Сообщение от Dolly

А может в договоре с работником прописывать, что его ПД будут храниться 75 лет???

я стесняюсь спросить зачем вам копия его паспорта 75 лет?

[Dolly]

Сообщение от Вес`на

я стесняюсь спросить зачем вам копия его паспорта 75 лет?

Не уследишь за всеми ними-когда уничтожать... Приходят-уходят, их много.
Ну может написать не про 75 лет...Года три например...после его увольнения

[Вес`на]

Сообщение от Среда

т.е. если работник уволился 4 месяца назад, а копия паспорта лежит в его деле - то срок давности уже истёк?

т.е. если трудовой договор расторгнут, то цель обработки персональных данных достигнута и персональные данные должны быть уничтожены. К тому-же копии паспорта не относятся в архивным документам по личному составу.

Развернуть для просмотра

Возвращать ли работнику "входящие" справки
и копии личных документов

Что касается справок, когда-то принесенных увольняющимся работником, то отдавать их работнику не нужно. Ведь чаще всего они адресованы именно вашей организации. А если и нет, то еще могут понадобиться вам. Например, справка о сумме заработка, выданная фирмой, где сотрудник работал до трудоустройства к вам, нужна для подтверждения правильности расчета пособий. А, скажем, справки 2-НДФЛ на супруга (супругу) работника, которые он приносил для получения удвоенного детского вычета, подтвердят правильность расчета НДФЛ <26>. Так что храните их по меньшей мере еще 4 года после окончания того, в котором они использовались вами в последний раз (или даже 6 лет - если речь идет о документах, необходимых для начисления страховых взносов) <27>.
Иногда работники просят вернуть при увольнении копии личных документов, которые они приносили при трудоустройстве или позднее. Скажем, копии паспорта, СНИЛС, свидетельства о присвоении ИНН, дипломов. У вас нет обязанности ни возвращать эти копии, ни хранить. К документам по личному составу эти бумаги, конечно, не относятся <28>. Так что решайте сами. В общем-то, если сведения из этих документов есть в личной карточке работника, копии вы можете ему вернуть. Но на практике организации зачастую перестраховываются и оставляют эти копии у себя.
...................
<26> Письмо Минфина России от 12.10.2012 N 03-04-05/8-1195.
<27> Подпункт 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
<28> Пункт 3 ст. 3 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ.

[свернуть]

[Среда]

Это понятно, я про срок исковой давности спрашивала.
3 месяца со дня совершения преступления.
Вот они когда начинаются и заканчиваются?

[Вес`на]

Кстати, я тут вычитала, что копия страницы документа с фото относится к хранению биометрических данных. И если согласия на их хранение вам сотрудник не давал, то штрафанут за милую душу и за это

[Dolly]

...чем дальше в лес.....((((

[Среда]

Да по ходу только личные карточки можно. А с остального просто данные переписывать и всё.

[Arhimed.]

ну вот сегодня как раз на эту тему пришла....
типа рекламной рассылки что-ли... для того что б на журналы подписывались

статья из pro-персонал
https://e.mail.ru/message/15124427000000000741/

цитирую, может у кого не откроется

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов
30 ноября 2017

Обычная практика кадровиков – хранить копии документов сотрудника в личном деле – теперь может закончиться для компании штрафом 50 000 руб.

Обычная практика кадровиков – хранить копии документов сотрудника в личном деле – теперь может закончиться для компании штрафом 50 000 руб.

Кадровика обвинят в том, что он собирает лишние персональные данные. По общему правилу копировать документы и подшивать в личное дело не нужно.

Копируйте документы, только если это необходимо, чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации: пособия, путевки и пр. В некоторых случаях копию должен предоставить сам сотрудник. Например, справку о рождении ребенка, чтобы получить единовременное пособие.

Рискуете заплатить штраф, если храните копии документов без цели. Одна компания копировала паспорта сотрудников при трудоустройстве. Это стало причиной штрафа Роскомнадзора. В суде не сработал довод о том, что закон не запрещает хранить копии документов сотрудников в личном деле (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили. Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан. Вы можете установить его самостоятельно.

[Louisa]

Сообщение от Arhimed.

Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили.

ага, нормально, а если через год ФСС припрется с проверкой? Я им сейчас то на возмещение вагон бумажек ношу, при проверке думаю уж точно копии подтверждающих доков запросят

[Arhimed.]

почиткал вскользь наискосок указанное постановление ФАС

постановление ФАС (может это не аббревиатура, а команда для злой сабаки?)

Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013

г. Краснодар
11 марта 2014 г. Дело N А53-10287/2013

Резолютивная часть постановления объявлена 4 марта 2014 г.
Постановление изготовлено в полном объеме 11 марта 2014 г.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в составе председательствующего Прокофьевой Т.В., судей Воловик Л.Н. и Трифоновой Л.А., при участии в судебном заседании от заинтересованного лица - Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области (ИНН 6164224201, ОГРН 1046164019440) -Романова А.Г. (доверенность от 03.03.2014), в отсутствие заявителя - общества с ограниченной ответственностью Коллекторское агентство "ЛазЕр" (ИНН 6154560469, ОГРН 1096154001900), надлежаще извещенного о времени и месте судебного заседания, в том числе путем размещения информации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", и заявившего ходатайство о рассмотрении дела в его отсутствие, рассмотрев кассационную жалобу общества с ограниченной ответственностью Коллекторское агентство "ЛазЕр" на решение Арбитражного суда Ростовской области от 30.07.2013 (судья Паутова Л.Н.) и постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 (судьи Соловьева М.В., Смотрова Н.Н., Филимонова С.С.) по делу N А53-10287/2013, установил следующее.
ООО Коллекторское агентство "ЛазЕр" (далее - общество) обратилось в Арбитражный суд Ростовской области с заявлением о признании недействительным предписания Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области (далее - общество) от 13.03.2013 N П 61-0021 и взыскании судебных расходов.
Решением суда от 30.07.2013, оставленным без изменения постановлением суда апелляционной инстанции от 28.10.2013, в удовлетворении требований о признании недействительным предписания от 13.03.2013 N П 61-0021 отказано.
Судебные акты мотивированы тем, что в целях обработки персональных данных работников, принимаемых на работу в общество, является избыточным хранение копий паспортов, содержащих сведения о серии и номере паспорта, годе и месте рождения работника.
В кассационной жалобе общество просит отменить решение суда от 30.07.2013 и постановление суда апелляционной инстанции от 28.10.2013. Податель жалобы указывает, что действующее законодательство не содержит критериев избыточности обрабатываемых персональных данных. Копия паспорта необходима для обеспечения точности персональных данных в документах и на случай длительного отсутствия работника. Кроме того, работодатель обязан продублировать данные паспортов, законом не запрещается хранить продублированные данные на бумажном носителе. Перечень документов, подлежащих хранению, не является исчерпывающим. У общества имеется письменное согласие работников на обработку их персональных данных и хранение всех копий документов, содержащих персональные данные. Общество осуществляет обработку персональных данных в целях осуществления собственной деятельности. Оспариваемое предписание нарушает права общества на беспрепятственное осуществление деятельности.
В отзыве на кассационную жалобу управление считает обжалуемые судебные акты законными и обоснованными и просит кассационную жалобу оставить без удовлетворения.
Представитель управления в судебном заседании просил судебные акты оставить без изменения, а кассационную жалобу - без удовлетворения.
Изучив материалы дела, доводы кассационной жалобы, отзыва, выслушав представителя управления, Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа считает, что жалоба не подлежит удовлетворению.
Как видно из материалов дела, в ходе проведения плановой выездной проверки общества по вопросам соблюдения требований в области обработки персональных данных управление установило следующие нарушения:
- обработка персональных данных, избыточных по отношения к заявленным целям их обработки (часть 5 статьи 5 Федерального закона от 27.06.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных)),
- в личных делах работников общества хранятся документы (копии страниц паспортов), содержащие персональные данные, превышающие объем обрабатываемых персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации.
Управление составило акт от 13.03.2013 N А61-08/0081 и выдало обществу предписание от 13.03.2013 N П-61-0021 о необходимости в срок до 15.04.2013 устранить выявленные нарушения.
В порядке статей 197 и 198 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации общество обратилось с заявлением в арбитражный суд.
Суды установили все фактические обстоятельства по делу, в совокупности оценили представленные в дело доказательства и доводы участвующих в деле лиц, правильно применили нормы права и приняли законные и обоснованные судебные акты исходя из следующего.
В соответствии с частью 5 статьи 5 Закона о персональных данных содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Целью данного Закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну (статья 2 Закона о персональных данных).
При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами (пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации).
Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает конкретный перечень сведений, относящихся к персональным данным работника. Также отсутствует и список данных, которые работодатель должен собрать и обработать в отношении отдельно взятого работника. Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет лишь общие принципы. В частности, в силу требований трудового законодательства (стать 65 Трудового кодекса Российской Федерации) при приеме на работу работодатель получает персональные данные работника:
- о трудовом стаже работника (содержится в трудовой книжке работника);
- о регистрации в органах Пенсионного фонда Российской Федерации (подтверждается "пенсионным" свидетельством);
- о состоянии работника на воинском учете - для военнообязанных и подлежащих воинскому учету (содержится в документах воинского учета);
- об образовании, квалификации (подтверждаются соответствующими документами);
- о возрасте, месте жительства, семейных обязанностях (содержатся в паспорте, документе, удостоверяющем личность).
Помимо этого, работодатель получает и иные сведения, подлежащие занесению в личную карточку работника (форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Согласно статьям 65, 67 Трудового кодекса Российской Федерации паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, предоставляет работодателю лицо, поступающее на работу, лишь при заключении трудового договора.
Согласно Положению о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 828, паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации, который выдается в паспортно-визовом подразделении органов внутренних дел при непосредственном обращении гражданина.
Перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве".
Судебные инстанции, руководствуясь положениями указанных нормативных актов, сделали правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Хранение копии паспорта на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работников, действующим законодательством не установлено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Управление при проведении проверки пришло к обоснованному выводу о том, что общество производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона о персональных данных. Заявитель не представил доказательства того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.
Суды учли, что на момент рассмотрения дела в суде общество устранило выявленное нарушение и представило управлению документы, подтверждающие уничтожение копий страниц паспортов работников.
Доводы кассационной жалобы общества не основаны на нормах права, направлены на переоценку доказательств, которые судебные инстанции оценили с соблюдением норм главы 7 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, и в силу статей 286 и 287 Кодекса подлежат отклонению.
При таких обстоятельствах кассационная жалоба удовлетворению не подлежит.
Согласно требованиям статей 102 и 110 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации судебные расходы обоснованно отнесены на общество, и его требования в этой части не удовлетворены. Уплаченная по кассационной жалобе государственная пошлина также относится на общество и возврату не подлежит.
Руководствуясь статьями 274, 286 - 289 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа
ПОСТАНОВИЛ:
решение Арбитражного суда Ростовской области от 30.07.2013 и постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 по делу N А53-10287/2013 оставить без изменения, а кассационную жалобу - без удовлетворения. Постановление вступает в законную силу со дня его принятия.

Председательствующий Т.В. Прокофьева

Судьи Л.Н. Воловик
Л.А. Трифонова

[свернуть]

отметился абздец

Судебные инстанции, руководствуясь положениями указанных нормативных актов, сделали правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Хранение копии паспорта на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работников, действующим законодательством не установлено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Управление при проведении проверки пришло к обоснованному выводу о том, что общество производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона о персональных данных. Заявитель не представил доказательства того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

ну вот вам и доказательства для наложки о реквизитах человека, и сличение его баз в ИФНС и ПФР, и прочая-прочая для чего нам бывает необходимо данные о человеке
не говоря уже о хранении в течении 75-ти лет....
и бронированный сейф не поможет!

познакомился с человеком, пожали друг дружке руки - пусть начинает работать, а тебе больше ничего не нужно! - нЕчего людей с ума сводить какими-то бумажками! зарплату можно и "так" перечислить ! "на деревню дедушке... Константин-Макарычу"

[Louisa]

а вот как думаете как часто может приходить с проверкой Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций ? Им делать нечего, как по организациям шастать?

[Arhimed.]

Сообщение от Louisa

ага, нормально, а если через год ФСС припрется с проверкой?

- если через год ФСС припрётся и НЕ БУДЕТ - то штраф
- если через год Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области (ИНН 6164224201, ОГРН 1046164019440) припрётся и БУДЕТ - то ... штраф


всё тоже самое как с пресловутыми решётками на окнах
для ментоф - должны быть - сохранность
для пожарных - низя - в случае пожара должны иметь возможность выпрыгнуть

[Arhimed.]

Сообщение от Louisa Им делать нечего, как по организациям шастать? а чего же им собственно ещё делать, как не лазить? в принципе, они для этого и "собрались"

[Вес`на]

Сообщение от Louisa

Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций ?

и что они у тебя проверяют? Ты же вроде строитель?

[Louisa]

Сообщение от Вес`на

и что они у тебя проверяют? Ты же вроде строитель?

дык вот я о чем и говорю, на каком основании они вообще могут прийти с проверкой?

[Вес`на]

Трудно сказать. А что они тебе предъявили? Какой документ?

[Arhimed.]

Сообщение от Вес`на

и что они у тебя проверяют? Ты же вроде строитель?

Сообщение от Louisa

дык вот я о чем и говорю, на каком основании они вообще могут прийти с проверкой?

сразу скажу что не в курсе кто чего проверяет, и тем более в строительной сфере
но...
=давайте рассуждать логически= (с)

вот хотя бы тот же порядок работы с перс. данными, пусть в строительной сфере, пусть в с/х, пусть в здравоохранении...
этот порядок (правильно он ведётся на предприятии или нет) его КТО (какая организация ) проверяет ?

[Louisa]

Сообщение от Вес`на

Трудно сказать. А что они тебе предъявили? Какой документ?

у меня их не было тьфу-тьфуэто я взяла из постановления ФАС из поста Архимеда, там это управление выписало предписание в ходе выездной проверки, вот и спрашиваю на кой фих они должны приходить с проверкой? Если не они, то кто может прийти ко мне и искать храню ли я копии паспортов?

[Arhimed.]

Сообщение от Louisa вот и спрашиваю на кой фих они должны приходить с проверкой? ответ в твоём же предложении Сообщение от Louisa это управление выписало предписание в ходе выездной проверки, Сообщение от Louisa Если не они, то кто может прийти ко мне и искать храню ли я копии паспортов? как понял я (возможно и ошибаюсь) то как раз упомянутое ведомство как раз и создано для поиска ксерокопий паспортов