Дефектный акт (ведомость)

[Helena]

Подскажите, на какие виды ремонтных работ (кроме строительных) нужны дефектные ведомости (акты) и в каких случаях их должна выписывать организация которая делала ремонт, а в каких организация которой делали ремонт.

[Катрин]

При возможном споре с налоговой инспекцией компании помогут документы, которые подтвердят, что на самом деле был ремонт, а не реконструкция.
Один из таких документов - дефектная ведомость. Ремонт - это устранение неисправностей. Поэтому в первую очередь эти неисправности необходимо выявить и зафиксировать их наличие документально в дефектной ведомости (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.08.1999 N 1965/99). Унифицированной формы такого документа нет, поэтому организации могут составить ведомость в произвольной форме. Заключение о недостатках помещения, которые необходимо устранить, может дать и сторонний эксперт. Это будет дополнительным доказательством того, что работы были ремонтом (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 N Ф04-6994/2005(15567-А46-33)).
На стадии планирования подспорьем для компаний служит перечень работ, которые относятся к ремонту (Положения N 279 и N 312).
Еще один документ, свидетельствующий о проведении именно ремонтных работ, - заключение экспертизы специализированной фирмы. Оно может подтвердить, что уже проведенные работы являются ремонтом, а не реконструкцией (Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 19.05.2005 N А55-14520/04-22).


Вопрос: Строительная фирма арендует офис. Как документально оформить затраты на ремонт такого офиса - актом по форме N КС-14 или по форме N ОС-3?

Ответ: Ни тем ни другим.
Форма N КС-14 используется для оформления приемки и ввода в эксплуатацию построенных, а не отремонтированных объектов (см. Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а). Акт по форме N ОС-3 используется для оформления и учета приема-сдачи собственных, а не арендованных основных средств.
Если же речь идет о ремонте арендованных основных средств (если ремонтные работы производились собственными силами), следует оформить дефектную ведомость и акт выполненных ремонтных работ. Форма такого акта не унифицирована: акт должен содержать реквизиты, необходимые для первичного документа, в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Если ремонтные работы осуществлялись подрядчиками, то они должны предоставить фирме-арендатору акты о приемке выполненных работ (форма N КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).

Перед началом ремонта необходимо оформить организационно-распорядительные документы, подтверждающие необходимость проведения ремонтных работ:
- приказ руководителя организации о проведении осмотра производственных зданий, сооружений, оборудования;
- приказ о создании комиссии, производящей данный осмотр;
- акт комиссии о проведенном осмотре с указанием обнаруженных дефектов, мер по их устранению и сроков выполнения (акт может быть оформлен в форме дефектной ведомости).

[Helena]

Это все про строительство (я же в вопросе написала "не строительные"), а наш главный бухгалтер требует, чтобы я подкладывала дефектные акты к каждому ремонту оборудования, причем они должны быть выписаны как нашей стороной, так и сторонней организацией осуществляющей ремонт. Я сней не согласна, но документально подтвердить свою позицию не могу.

[Катрин]

нет, там 3 части, они из разных источников и только один вопрос про стороительство.

В ПБУ 6/01 нет вообще ни каких дефектных актов

Что касается, что дефектный акт должен быть ставлен и стороной которая осуществляет ремонт, то если честно, то думаю, что каждая организация сама нормирует свой документооборот и если у них не предусмотрено данных актов, то вы вряд ли сможите их заставить

[TOku]

Подскажи пожалуйста.
Мы - строительная фирма. Осуществили работы на объекте. Затем были подписаны акты сдачи-приемки. Работы завершены. Сейчас организация, на объекте которой мы работали, просят чтобы мы сделали Дефектную ведомоть.
В нашей практике не было токого ниразу.
Кто должен делать эту ведомость? Мы или они?

[dmitri]

Сообщение от TOku

Подскажи пожалуйста.
Мы - строительная фирма. Осуществили работы на объекте. Затем были подписаны акты сдачи-приемки. Работы завершены. Сейчас организация, на объекте которой мы работали, просят чтобы мы сделали Дефектную ведомоть.
В нашей практике не было токого ниразу.
Кто должен делать эту ведомость? Мы или они?

Мое мнение, что они. Это же они вам работы заказали, сами свои дефекты и выявляли.

[dmitri]

Сообщение от Helena

Это все про строительство (я же в вопросе написала "не строительные"), а наш главный бухгалтер требует, чтобы я подкладывала дефектные акты к каждому ремонту оборудования, причем они должны быть выписаны как нашей стороной, так и сторонней организацией осуществляющей ремонт. Я сней не согласна, но документально подтвердить свою позицию не могу.

Дефектная ведомость служит документом, подтверждающим наличие всяких дефектов, неисправностей и т.д. и является оправдательным документом на обоснование произведенных расходов. Мы делаем дефектные ведомости и на строительный ремонт и на ремонт оборудования и на его переоснаску и даже при замене картрижджев, тонеров и т.д. Тоесть если в каком то станке перегорела лампочка или покрасили его заново мы даже на такие мелочи делаем дефектную ведомость. Другое дело что форма ее ни как не утверждена, но должна содержать в себе всю нужную информацию.

[Innoch]

Подскажите пожалуйста!

ИП отремонтировал нам автомобиль УРАЛ. Выставил только счет-фактуру, счет и акт выполненных работ.

Нужна ли в таком случае дефектная ведомость? (аудиторы говорят, что нужна)

И если нужна, может у кого-нибудь есть бланк такой ведомости? (что-то не могу найти)

[dmitri]

Сообщение от Innoch

Подскажите пожалуйста!

ИП отремонтировал нам автомобиль УРАЛ. Выставил только счет-фактуру, счет и акт выполненных работ.

Нужна ли в таком случае дефектная ведомость? (аудиторы говорят, что нужна)

И если нужна, может у кого-нибудь есть бланк такой ведомости? (что-то не могу найти)

Могу выслать свой образец, куда?

[Innoch]

dmitri, спасибо! Напишу Вам в лс свой адрес эл.почты.
Или можно через "Расширенный режим" нажать на "Управление вложениями" и добавить файл.


То есть, в нашем случае нужен этот документ, верно? Чтобы подтвердить то, что машина действительно была сломана?

[dmitri]

Сообщение от Innoch

dmitri, спасибо! Напишу Вам в лс свой адрес эл.почты.
Или можно через "Расширенный режим" нажать на "Управление вложениями" и добавить файл.


То есть, в нашем случае нужен этот документ, верно? Чтобы подтвердить то, что машина действительно была сломана?

А чьими материалами чинили машину, вашими или сторонней организации?

[Innoch]

Сообщение от dmitri

А чьими материалами чинили машину, вашими или сторонней организации?

Честно говоря, я не в курсе (уточню).

Если предположить, что ИП сам где-то приобретал материалы и чинил своими средствами, нужно ли в таком случае оформлять дефектный акт?

Или только если мы снабжали ИП запчастями, а он уже производил ремонт - то только тогда этот акт необходим?

[dmitri]

Сообщение от Innoch

Честно говоря, я не в курсе (уточню).

Если предположить, что ИП сам где-то приобретал материалы и чинил своими средствами, нужно ли в таком случае оформлять дефектный акт?

Или только если мы снабжали ИП запчастями, а он уже производил ремонт - то только тогда этот акт необходим?

Если ИП ( или вы своими силами) вашими запчастями чиним то дефектовка нужна и прикладывается к акту на списание запчастей, а если свои запчасти он ставил дефектовка вам думаю не нужна? что вы ей подтверждаете? но уточните конечно этот вопрос, я с таким не сталкивался.

[Sofia]

а для организации осуществляющей ремонт дефектные ведомости необходимы или желательны?

[dmitri]

Сообщение от Sofia

а для организации осуществляющей ремонт дефектные ведомости необходимы или желательны?

Зависит от того чьими материалами они это делают своими или заказчика. Вообщем чьи материалы тот дефектовку и делает.

[Sofia]

мы оказываем услуги ремонта. у нас есть приходные ордеры и треб-накладные на использованные материалы. в каком нормативном акте сказано, что мы должны делать дефектную ведомость?

[dmitri]

Сообщение от Sofia

мы оказываем услуги ремонта. у нас есть приходные ордеры и треб-накладные на использованные материалы. в каком нормативном акте сказано, что мы должны делать дефектную ведомость?

Приходные ордера и требования указывают на поступление материлов и их перемешение и только, а списанные в расход материалы должны быть обоснованны в т.ч. и дефектной ведомостью, ни в каком нормативном акте это не сказано, это сказано в гл. 25 НК РФ что - все расходы должны быть обоснованны!

[Sofia]

Вы имеете ввиду документально подтверждены?
Значит можно сделать акт на списание материалов?

[dmitri]

Сообщение от Sofia

Вы имеете ввиду документально подтверждены?
Значит можно сделать акт на списание материалов?

И документально подтверждены тоже. Акт на списание не можно, а нужно делать, а если материалы пошли на ремонт, то должные еще и дефектную ведомость к нему подложить, потому как в акте на списание специалист развернуто не пояснит для чего производился ремонт. Вот пример в акте на списание списывается краска на покраску оборудования, составляется акт допустим: Краска синяя 48 кг. цена, сумма, причина списания ( покраска оборудования), а в дефектной ведомости еще сказано - коррозия сверлильного станка, отшелушивание краски, площадь покаски такая то (вообщем все разжеванно расписали) и коммисия там какая то с МОЛ расписалась.

[Sofia]

В дефектной ведомости не нужно указывать стоимость израходованных деталей?
Мне принесли эти дефектные ведомости с указанием замененных деталей с ценой. Цены в них выше чем я должна списать.