Прозд сотрудников общественным транспортом

[Анн@]

Российский бухгалтер.
http://www.rosbuh.ru
Налоговый учет компенсаций сотрудникам с разъездным характером работы: комментарий к письму Министерства финансов РФ от 19.04.2007 № 03-03-06/1/250

15.06.2007
И.В. Демичева
Налоговый консультант

Работа некоторых сотрудников фирмы может носить разъездной характер. Например, если в штатном расписании предусмотрены должности курьеров, экспедиторов, мастеров, работающих по вызову, и другие подобные должности для работы вне офиса. Как правило, фирмы компенсируют рабочим их «разъездные» траты. В опубликованном письме Минфин разъяснил, как эти расходы влияют на «прибыльный» налог. Кроме того, в комментарии мы расскажем о налогообложении таких выплат «зарплатными» налогами.

1 «Разъездная» компенсация
В прошлом году «разъездные» выплаты сотрудникам, которые постоянно работают «в пути», получили официальный статус компенсаций. Это стало возможным благодаря новой статье 168.1 Трудового кодекса. По ней работодатель должен возмещать ряд затрат, связанных со служебными поездками сотрудника. Например расходы по проезду, найму жилья, дополнительные расходы по проживанию вне постоянного местожительства (суточные, полевое довольствие) и другие затраты, которые произведены «с разрешения или ведома работодателя».

Правда, чтобы это новое положение «работало» и давало фирмам соответствующие налоговые «плюсы», нужно правильно оформить всю необходимую документацию. Трудовой кодекс предписывает установить размеры и порядок оплаты «разъездных» трат в трудовых или коллективных договорах, а также внутренних распорядительных документах компании. Кроме того, фирма должна утвердить перечень работ, профессий или должностей, которые связаны со служебными поездками. И, наконец, указать в должностных инструкциях соответствующих работников, что их работа носит разъездной характер.

При выполнении этих условий компания может заметно сэкономить на налогах. Рассмотрим подробнее, какие выгоды несет фирмам новый статус «разъездной» компенсации.

2 Экономия: «прибыльная»...
До того как была установлена обязанность компании компенсировать вышеперечисленные траты, она могла возместить работнику только расходы на проезд. Либо установить фиксированную надбавку за разъездной характер работы. И только эти расходы можно было учесть при расчете «прибыльного» налога. То есть оплату жилья и питания при длительной поездке, как и другие необходимые издержки, фирма могла возместить работнику только за свой счет. Ведь Трудовой кодекс не позволял считать подобные служебные разъезды командировками.

Не относятся такие поездки к командировкам и сейчас. Однако ситуация с затратами на них теперь совершенно иная. Поскольку «разъездная» компенсация установлена законодательством, ее можно включить в затраты на оплату труда. То есть учесть в налоговых расходах по статье 255 Налогового кодекса. Причем именно в том «составе», который указан в Трудовом кодексе. Включая оплату по найму жилья, суточные и прочие расходы, которые были согласованы с работодателем. Главное, чтобы они были подтверждены документами. Так, на стоимость проезда могут указать билеты, на стоимость проживания — счета гостиниц и т. д. Для обоснования выдачи суточных лучше всего составить приказ, в котором указать длительность поездки в днях. Нелишним будет и служебное задание, где обозначены место и цель поездки. Выполнив эти несложные формальности, фирма полностью застрахует себя от разногласий с инспекторами при расчете налога на прибыль.

3 ...и «зарплатная»
Компенсационный статус «разъездных» выплат поможет работодателям сэкономить и на «зарплатных» налогах. В пункте 1 статьи 238 Налогового кодекса прямо указано, что законодательно установленные компенсации, в том числе связанные с выполнением трудовых обязанностей, не облагают соцналогом. Заметим, что ранее налоговые работники требовали начислять его на выплаты «разъезжающим» сотрудникам. Теперь же делать этого не придется. Что подтвердили и финансисты в письме от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130.

Правда, и здесь важно правильно «подстраховать» документально расходы на служебные поездки. Ведь упомянутое положение кодекса освобождает такие выплаты от соцналога в пределах норм, которые установит фирма. Сделать это можно в тех же трудовых, коллективных договорах или распорядительных документах фирмы. При этом сумму суточных фирма может установить в фиксированном размере, а по расходам на проезд и проживание предусмотреть компенсацию согласно «первичке» по таким издержкам.

Что касается налога на доходы «разъезжающих» работников, то до упомянутой поправки в Трудовой кодекс фирма была вправе не облагать лишь стоимость проезда. Остальные расходы можно было лишь приплюсовать к зарплате и удержать с них налог на доходы в обычном порядке. Теперь все издержки, перечисленные в статье 168.1 Трудового кодекса, освобождены от этого налога по статье 217 Налогового кодекса как компенсации. Но опять же в пределах норм, которые установит фирма. Как указано выше, это можно сделать в договорах с сотрудниками и «локальных нормативных актах» (письмо Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252*).