Декретный отпуск

[Диляра]

Сотрудница собирается в декретный отпуск. Что делать? Не разу не сталкивалась? Пособие начисляется из соц страха? В какие сроки нужно отразить все в отчетности?

[Стаська]

"Налоговый учет для бухгалтера", 2006, N 10

ПОСОБИЯ ПРИ УХОДЕ В ДЕКРЕТ

Учет на раннем сроке беременности

Одно из пособий, на которое может рассчитывать работница, собирающаяся в скором будущем стать мамой, - это единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинском учреждении в ранние сроки беременности (до 12 недель). Его размер в соответствии со ст. 10 Закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ (далее - Закон N 81-ФЗ) составляет на сегодняшний день 300 руб., и выплачивается оно за счет средств Фонда социального страхования РФ (далее - ФСС).
Чтобы получить данное пособие, сотрудница должна принести из женской консультации или иного медучреждения, в котором она встала на учет, справку. На основании этого документа организация выплатит пособие, а затем возместит его за счет ФСС, о чем сказано в п. 16 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утв. Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 883 (далее - Положение)). В п. 17 этого же Положения говорится о сроках выплаты данного пособия. Оно выплачивается в зависимости от того, когда работница представила вышеуказанную справку из женской консультации. Если она представлена вместе с документами, на основании которых начисляется пособие по беременности и родам, то 300 руб. выплачиваются одновременно с названным пособием. Если же справку работница принесла позже, то деньги следует выдать в течение 10 дней после представления этого документа.
На сумму этого пособия, а также других пособий, связанных с материнством, начислять ЕСН с пенсионными страховыми взносами не нужно, так как данная выплата относится к государственному пособию, выплачиваемому в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 238 НК РФ). То же самое касается и удержания НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Не нужно начислять и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (случаи, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, перечислены в п. 2 Перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).
В налоговом учете эта сумма, естественно, не отражается, так как никаких расходов фирма не несет (выплаты ей компенсирует отделение ФСС). А в бухгалтерском учете данную выплату следует отражать по дебету счета 69 в корреспонденции со счетом 70. Иначе говоря, организация этой проводкой уменьшит сумму ЕСН в части, зачисляемой в Фонд социального страхования. Данный порядок предусмотрен п. 2 ст. 243 Налогового кодекса, в котором сказано, что сумму налога, подлежащую уплате в ФСС, следует уменьшить на сумму произведенных налогоплательщиком самостоятельно расходов на цели государственного социального страхования, предусмотренных законодательством РФ.
Аналогично следует учитывать и остальные полагающиеся будущей маме пособия, если они возмещаются за счет ФСС. О них речь пойдет ниже.

Пособие по беременности и родам

Следующее пособие - основное, которое выплачивается за время отпуска по беременности и родам, продолжительностью 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов. При многоплодной беременности отпуск продлевается: вместо 70 дней до и после родов предоставляются 84 дня (ст. 255 ТК РФ и ст. 8 Закона N 81-ФЗ). Чтобы получить этот отпуск и, как следствие, положенные по закону выплаты, работница должна написать соответствующее заявление и представить в бухгалтерию листок нетрудоспособности, который выдается врачом с 30 недель беременности (п. 8.1 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной Постановлением ФСС РФ от 19.10.1994 N 21). С 28 недель листок нетрудоспособности выдается женщинам, ожидающим рождение двойни.
Срок выплаты данного пособия прописан в п. 11 Положения. Там сказано, что пособие по беременности и родам выплачивается не позднее 10 дней со дня представления всех необходимых документов. На практике организации нередко выплачивают указанные суммы после выхода сотрудницы из отпуска, что является нарушением. При этом пособие должно выплачиваться единовременно, то есть без разбивки на весь период отпуска по беременности и родам, о чем сказано в п. 114 Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию (утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.1984 N 13-6).
Так же как и предыдущее пособие, оно выплачивается за счет средств ФСС. При этом обращаем ваше внимание на то, что фонд возмещает пособие начиная с первого дня отпуска. То есть порядок, применяемый к пособиям по временной нетрудоспособности, при котором первые два дня болезни ФСС не компенсирует, на пособия по беременности и родам не распространяется. Данный вывод подтвержден и в Письме ФСС РФ от 23.01.2003 N 02-18/07-541.
Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется независимо от числа дней, фактически использованных женщиной до родов. Иначе говоря, если работница до родов использовала не 70 дней, а, например, 65 дней, то после родов она может находиться в отпуске 75 дней вместо 70.

Пример 1. Бухгалтеру ООО "Крафт" Юлии Докучаевой предоставлен отпуск по беременности и родам со 2 июня 2006 г. 4 августа она родила одного ребенка.
До рождения ребенка Докучаева фактически использовала 63 дня. 140 календарных дней с момента ухода в декретный отпуск истекают 19 октября 2006 г. Таким образом, отпуск по беременности и родам предоставляется со 2 июня по 19 октября 2006 г.

Теперь что касается порядка исчисления пособия по беременности и родам. Данное пособие рассчитывается исходя из рабочих дней, приходящихся на период декретного отпуска (п. 8 Положения). Но прежде чем рассчитать это пособие, необходимо определить средний заработок работницы.
Если сотрудница за последние 12 месяцев проработала не менее трех из них, то сумма пособия рассчитывается исходя из среднего заработка по месту работы за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска по беременности и родам (ст. 8 Закона N 81-ФЗ). При расчете среднего заработка бухгалтеру следует руководствоваться теми же правилами, что установлены при расчете обычных отпускных и больничных, то есть Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Положение о расчете среднего заработка).
Однако если при расчете больничных пособий во внимание берется непрерывный трудовой стаж работника, то при расчете пособия по беременности и родам этот стаж не учитывается. Хотя некоторое время организации не могли понять, учитывать непрерывный трудовой стаж при определении суммы пособия или нет. Вопросы тогда возникли в связи с выходом в свет Федерального закона от 22.12.2005 N 180-ФЗ (далее - Закон N 180-ФЗ). В ч. 1 ст. 2 этого Закона говорилось, что пособие по беременности и родам рассчитывается с учетом непрерывного трудового стажа. Более того, подобная норма была закреплена законодательно и гораздо раньше - в ст. 8 Закона N 81-ФЗ. Между тем ФСС РФ в начале этого года выпустил Письмо, в котором разъяснил, что в 2006 г. пособие исчисляется независимо от того, какой непрерывный трудовой стаж наработала сотрудница, собирающаяся в декретный отпуск (Письмо от 23.01.2006 N 02-18/07-541).
Тем не менее трудовой стаж в некоторых случаях может существенно повлиять на размер выплат, причем далеко не лучшим образом. Часть 3 ст. 3 Закона N 180-ФЗ гласит, что если сотрудница в течение последних 12 месяцев фактически проработала менее трех месяцев, сумма пособия не может превышать за месяц 1 МРОТ. Иначе говоря, женщины, недавно начавшие свою трудовую деятельность и уже собирающиеся в декретный отпуск, к сожалению, могут рассчитывать не больше чем на 1100 руб. в месяц (это сумма МРОТ, установленная с 1 мая 2006 г.).
Здесь стоит обратить внимание на одно заблуждение, встречающееся среди специалистов. Некоторые думают, что эти три месяца должны быть отработаны женщиной обязательно на последнем месте работы. Однако из формулировки Закона N 180-ФЗ это вовсе не следует, там говорится лишь о фактически отработанных трех месяцах без упоминания о том, что они должны быть отработаны непосредственно у последнего работодателя. Кстати, данный вывод подтверждают и чиновники ФСС РФ, о чем свидетельствует, например, Письмо от 25.02.2004 N 02-18/07-1202.
Таким образом, если в вашей компании сотрудница отработала, допустим, два месяца, но до этого она работала в других местах (о чем свидетельствуют записи в ее трудовой книжке), то за счет фонда вы имеете полное право выплатить ей пособие, исходя из ее среднего заработка.
Правда, прежде чем выплачивать будущей маме пособие, обратите внимание на полученную среднемесячную сумму заработка. Дело в том, что законодатель установил ограничения в части пособия по беременности и родам. В 2006 г. сумма пособия, возмещаемая за счет фонда, не может превышать 15 000 руб. в месяц (ч. 1 ст. 3 Закона N 180-ФЗ). Иначе говоря, если величина среднемесячного заработка больше этой суммы, то за счет ФСС можно будет выплачивать пособие именно в этом размере, а не больше. Хотя компания вправе доплачивать сотруднице пособие до фактического заработка, но о налоговых последствиях этого мы расскажем чуть ниже.

Пример 2. Старший менеджер отдела продаж ООО "Сосна" Елена Кравцова в сентябре 2006 г. представила в бухгалтерию листок нетрудоспособности, согласно которому ей с 21 сентября 2006 г. должен быть предоставлен отпуск по беременности и родам на срок 140 дней.
В данной компании Кравцова работает с 21 марта 2003 г., то есть в этой компании Кравцова проработала полных 12 месяцев. Ее должностной оклад за эти 12 месяцев составлял 20 000 руб. Предположим, что иных выплат за этот период не производилось и весь расчетный период был отработан сотрудницей полностью.
Чтобы рассчитать сумму среднедневного заработка, необходимо определить количество рабочих дней, приходящихся на расчетный период (12 месяцев). Расчетный период приходится на срок с 1 сентября 2005 г. по 31 августа 2006 г. Количество рабочих дней, приходящихся на этот период, составляет 248 дней (по календарю 5-дневной рабочей недели). В соответствии с п. 8 Положения о расчете среднего заработка средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.
Таким образом, среднедневной заработок Кравцовой за последние 12 месяцев перед началом отпуска по беременности и родам составит 967,74 руб. (20 000 x 12 мес. / 248 дн.).
Однако при расчете пособия, выдаваемого за счет ФСС, необходимо определить размер дневного пособия в месяцах, на которые приходится период отпуска по беременности и родам. Итак, в сентябре, ноябре и декабре 2006 г. количество рабочих дней составляет 21 день, следовательно, дневное пособие за эти месяцы составляет 714,29 руб. (15 000 руб. / 21 дн.). В октябре 22 рабочих дня, поэтому в этот месяц дневное пособие равно 681,18 руб. (15 000 руб. / 22 дн.). В январе 2007 г. всего 17 рабочих дней, соответственно, сумма дневного пособия составляет 882,35 руб. (15 000 руб. / 17 дн.). В феврале 19 рабочих дней, сумма дневного пособия составит 789,47 руб. (15 000 руб. / 19 дн.).
Как видим, сумма дневного пособия за период с сентября 2006 г. по февраль 2007 г. ниже 967,74 руб., то есть среднедневного заработка, рассчитанного исходя из средней заработной платы Кравцовой за последние 12 месяцев. Поэтому за счет ФСС организация может возместить пособие в сумме 65 128,95 руб. (714,29 руб. x 21 дн. / 7 дн. + 681,18 руб. x 22 дн. + 714,29 руб. x 21 дн. x 2 мес. + 882,35 руб. x 17 дн. + 789,47 руб. x 19 дн. / 5 дн.).
В бухгалтерском учете начисление и выплата пособия будут отражаться следующим образом:
в сентябре 2006 г.:
Дебет 69 Кредит 70 - 65 128,95 руб. - отражено начисление пособия по беременности и родам за счет соцстраха;
Дебет 70 Кредит 50 - 65 128,95 руб. - выплачено пособие из кассы.

В вышеприведенном примере сотрудница, собирающаяся в декретный отпуск, проработала на последнем месте работы более 12 месяцев. А как быть, если стаж работы на последнем месте составляет менее 12 месяцев? В этом случае при расчете среднего заработка следует учитывать фактически начисленную заработную плату за фактически отработанное время.

Пример 3. Изменим условия примера 2 и предположим, что Елена Кравцова устроилась в ООО "Сосна" 6 апреля 2006 г. Усложним задачу и представим, что сначала ее оклад составлял 12 000 руб., а с 1 июля 2006 г. сумму оклада ей повысили до 17 000 руб.
Расчетный период для исчисления пособия по беременности и родам приходится на апрель - август 2006 г. Апрель был отработан не полностью, следовательно, заработная плата за этот месяц составила 10 200 руб. (12 000 руб. / 20 дн. x 17 дн.). Количество рабочих дней, приходящихся на расчетный период, составляет 104 дня (17 + 21 + 22 + 21 + 23).
Таким образом, средний дневной заработок Кравцовой составит 655,77 руб. ((10 200 руб. + 12 000 руб. x 2 мес. + 17 000 руб. x 2 мес.) / 104 дн.). Поскольку полученная сумма не превышает суммы дневного пособия, исчисленного исходя из установленного законодательством лимита в 15 000 руб. за месяц, то вся сумма пособия в размере 60 986,61 руб. (655,77 руб. x 93 дн.) выплачивается сотруднице за счет средств ФСС.
В бухгалтерском учете начисление и выплата пособия будет отражаться следующим образом:
в сентябре 2006 г.:
Дебет 69 Кредит 70
- 60 986,61 руб. - отражено начисление пособия по беременности и родам за счет соцстраха;
Дебет 70 Кредит 50
- 60 986,61 руб. - выплачено пособие из кассы.

Как видим, сумма выходит немаленькая, поэтому вероятна ситуация, когда суммы ЕСН в части, подлежащей зачислению в ФСС, не хватит на погашение пособия. В этом случае фонд обязан выделить организации недостающие средства, о чем сказано в п. 2.5 Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования (утв. Постановлением ФСС РФ от 09.03.2003 N 22).

Доплата до фактического заработка

Нередко организации принимают решение выплачивать сотрудницам доплату до фактического заработка, иначе говоря, ту часть пособия, что ФСС компенсировать не будет, соглашаются производить за счет своих средств. В этом случае неизбежно возникает вопрос: можно ли данные расходы учитывать при расчете налоговой базы по налогу на прибыль? Налоговым кодексом прямо такие расходы не упомянуты. Но сказано, что к расходам на оплату труда, в частности, относятся расходы на доплату до фактического заработка в случае временной утраты нетрудоспособности, установленную законодательством РФ (пп. 15 ст. 255 НК РФ). Несмотря на то что отпуск по беременности и родам к нетрудоспособности отнести нельзя, чиновники разрешают уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль именно на основании данной нормы Кодекса (Письма Минфина России от 16.02.2005 N 03-05-02-04/26, от 04.07.2005 N 03-03-04/1/49). Естественно, при условии, что соответствующая норма содержится в трудовом либо коллективном договоре. В бухгалтерском учете начисление этой доплаты отразится по дебету "затратного" счета в корреспонденции со счетом 70.
Вместе с тем обращаем ваше внимание на то, что такая доплата считается доходом сотрудницы, облагаемым НДФЛ. Льгота на эту доплату не распространяется, так как в соответствии с п. 1 ст. 217 Налогового кодекса не подлежат налогообложению только государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством. Статья 255 Трудового кодекса предусматривает оплату отпуска по беременности и родам в размере, возмещаемом ФСС; соответственно, все, что выше, уже не будет считаться государственным пособием, выплачиваемым в соответствии с трудовым законодательством. Такого же мнения придерживается и Минфин России в Письме от 16.02.2005 N 03-05-02-04/26.
В этом же Письме чиновники разъясняют, что доплата пособия до фактического заработка должна облагаться ЕСН, если эти расходы отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль. Мы с ними согласны, так как данная доплата производится по условиям трудового договора и уменьшает налогооблагаемую прибыль. При этом к суммам, не подлежащим налогообложению в соответствии со ст. 238 Налогового кодекса, ее отнести нельзя, так как выше было сказано, что трудовым законодательством данная выплата не предусмотрена.
Поскольку ЕСН рассматриваемая доплата облагается, соответственно, с нее нужно исчислить и пенсионные страховые взносы (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

Пособие при рождении ребенка...

Следующее пособие выплачивается единовременно при рождении ребенка. Его размер составляет на сегодняшний день 8000 руб. (до 1 января 2006 г. выплачивалось 6000 руб.). Если женщина родит двойню, то сумма пособия увеличится ровно вдвое и т.д.
При этом данное пособие, в отличие от двух предыдущих, может получить как мать, так и отец ребенка либо лицо, его заменяющее (ст. 11 Закона N 81-ФЗ). Назначение и выплата проводятся на основании заявления о назначении этого пособия и справки о рождении ребенка, выданной органами ЗАГСа. Если оба родителя работают, то тому родителю, который хочет получить пособие, дополнительно к вышеназванным документам необходимо представить справку с места работы другого родителя о том, что такое пособие ему не назначалось (п. 22 Положения). В противном случае организация может не выдать пособие, а если выдаст, то отделение фонда эту сумму компенсировать не будет.
Это пособие, как и предыдущие, должно быть выплачено за счет средств ФСС, при этом работодатель обязан выдать его не позднее 10 дней со дня представления всех необходимых документов. Причем законодателем установлено ограничение по сроку. Согласно ст. 17.2 Закона N 81-ФЗ данное пособие назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня рождения ребенка.
Обращаем внимание на один нюанс, который может иметь существенное значение при начислении пособия. Как правило, с начала каждого года законодатель увеличивает размер пособия. В связи с чем возникает вопрос: в каком размере следует назначать пособие, если ребенок родился в конце одного года, а за пособием сотрудница обратилась лишь в будущем году, когда размер выплаты увеличился по сравнению с прошлым годом, годом рождения ребенка? Чиновники разъясняют, что в этом случае следует ориентироваться на год рождения ребенка (Письмо ФСС РФ от 17.01.2005 N 02-18/07-263 со ссылкой на Письмо ФСС РФ от 23.02.2001 N 02-18/05-1406). Таким образом, позднее обращение сотрудницы за пособием не поможет увеличить сумму выплаты.
Данная выплата также относится к государственному пособию, которое выплачивают в соответствии с законодательством РФ. В связи с чем обязанности по исчислению ЕСН (а также пенсионных страховых взносов) и удержанию НДФЛ у работодателя не возникает (пп. 1 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). С суммы этого пособия не нужно начислять и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

...и по уходу за ребенком

Новорожденный ребенок требует особого внимания и ухода, в связи с чем законодателями предусмотрен отпуск по уходу за ребенком до трех лет (ст. 256 ТК РФ). В этот отпуск сотрудница имеет право уйти сразу же после окончания отпуска по беременности и родам. При этом на время отпуска (правда, до момента, когда ребенку исполнилось полтора года) ей полагается пособие в виде ежемесячных выплат в размере 700 руб. (ст. 15 Закона N 81-ФЗ), причем независимо от числа детей, за которыми осуществляется уход. Выплата этого пособия производится в сроки, установленные для выплаты заработной платы.
При предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет выплачивается по частям пропорционально количеству календарных дней в месяце, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком. Данная норма содержится в п. 28 Положения.
Таким образом, если отпуск по уходу за ребенком начался не с 1-го числа месяца, то за первый месяц такого отпуска следует выплатить не 700 руб., а расчетную сумму, определяемую так, как показано в примере 4.

Пример 4. У инженера ОАО "Завод металлоконструкций" Ольги Единеевой отпуск по беременности и родам закончился 13 сентября 2006 г. С 14 сентября она уходит в другой отпуск - по уходу за ребенком до полутора лет. С октября ей будет ежемесячно выплачиваться по 700 руб.
За сентябрь же сумма пособия будет рассчитываться исходя из календарных дней в месяце, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком. Об этом сказано в п. 28 Положения. Таким образом, сентябрьская сумма пособия, выплачиваемая за счет средств ФСС, составит 397 руб. (700 руб. / 30 дн. x 17 дн.).

Для получения пособия необходимо представить в бухгалтерию следующие документы: заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет, заявление о назначении пособия, копию свидетельства о рождении ребенка.
Указанный отпуск и пособие может получить не только мать ребенка, но и отец, бабушка, дедушка или любой другой член семьи (ст. 256 ТК РФ), если мать решила выйти на работу. В этом случае необходимо также представить справку с места работы матери ребенка о том, что она не использует указанный отпуск и не получает соответствующего ежемесячного пособия (п. 33 Положения).
Отдельно обращаем внимание на то, что право на данное пособие сохраняется за матерью и при выходе ее на работу на неполный рабочий день либо при работе на дому (ст. 13 Закона N 81-ФЗ). Если же сотрудница вышла на полный рабочий день, то право на получение ежемесячных выплат у нее теряется.

Компенсационные выплаты

Помимо 700 руб. в месяц за счет средств фонда сотрудница имеет право на ежемесячные платежи в размере 50 руб., которые работодатель будет выплачивать из своих средств (без компенсации из ФСС). Причем эти суммы организация должна выплачивать за весь период отпуска по уходу за ребенком, то есть если работница решила побыть в отпуске до тех пор, пока ребенку не исполнилось три года, то до этого момента она имеет право получать по 50 руб. в месяц.
Обязанность работодателя по выплате такой суммы закреплена Указом Президента РФ от 30.05.1994 N 1110. Порядок ее назначения и выплаты определен Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 1206 (п. 11). Согласно п. 20 данного Порядка источником финансирования являются средства предприятия, направляемые на оплату труда. Причем весной 2003 г. данная норма была признана Определением Верховного Суда РФ от 06.05.2003 N КАС 03-165 недействительной, но затем суд восстановил ее (Определение Президиума Верховного Суда РФ от 24.12.2003 N 56пв-03).
Таким образом, в настоящее время расходы, связанные с ежемесячными компенсационными выплатами, организация вправе включить в состав расходов на оплату труда в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса как расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные законодательством РФ. Кстати, Минфин России против этого ничего не имеет, о чем свидетельствует одно из его недавних Писем (от 16.05.2006 N 03-03-04/1/451).
В бухгалтерском учете эти суммы, соответственно, будут относиться в дебет "затратных" счетов, а не на дебет 69-го счета, как все предыдущие пособия.
Для назначения компенсационной выплаты следует представить по месту работы заявление, к которому должна быть приложена копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Решение о назначении компенсационной выплаты должно быть принято организацией-работодателем в течение 10 дней со дня поступления документов. Выплата осуществляется в сроки, установленные для получения ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком, то есть в сроки для выдачи заработной платы.
Относятся ли данные выплаты к государственным компенсациям, выплачиваемым в соответствии с законодательством РФ? От ответа на данный вопрос зависит наличие либо отсутствие обязанности работодателя по начислению ЕСН (с пенсионными страховыми взносами) и удержанию НДФЛ.
По сути, раз эта выплата определена Указом Президента РФ, то можно сказать, что она утверждена на законодательном уровне. Ведь организация не принимает решение добровольно выплачивать эти суммы. А значит, льгота по ЕСН и НДФЛ на нее распространяется. Данный вывод в отношении ЕСН (а следовательно, и пенсионных страховых взносов) подтвержден и столичными налоговиками в Письме УМНС России по г. Москве от 08.08.2003 N 28-11/43520. В другом Письме столичных налоговиков - от 13.03.2006 N 21-11/19687 - выражена такая же позиция, уже в отношении не только ЕСН, но и налога на доходы физических лиц.
Однако на практике некоторые налоговики придерживаются иного мнения, о чем свидетельствует наличие арбитражной практики. Вместе с тем суды их в этом не поддерживают и выносят решения в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.10.2005 N А42-3391/05-23, ФАС Уральского округа от 28.06.2004 N Ф09-2541/04-АК, ФАС Московского округа от 28.02.2005 N КА-А41/923-05).

Второй декрет не выгоден

Бывает, что сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, приносит в бухгалтерию листок нетрудоспособности, на основании которого ей должен быть предоставлен еще один отпуск по беременности и родам. При этом женщина, как правило, ожидает получить те же деньги, что она получала и при уходе в первый декретный отпуск. Однако сложившаяся на сегодняшний день практика такова, что повторный уход в отпуск законодателем не поощряется.
Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 3 Закона N 180-ФЗ пособие по беременности и родам не может превышать размера одного МРОТ, если сотрудница в течение последних 12 месяцев перед наступлением декретного отпуска проработала фактически менее трех месяцев. Таким образом, если на начало второго отпуска по беременности и родам срок работы за последние 12 месяцев составил меньше трех месяцев (что часто и бывает), то сумма пособия будет выплачиваться ей из расчета 1100 руб. в месяц - эта сумма МРОТ установлена с 1 мая 2006 г.
Однако некоторые бухгалтеры о данной, так скажем, несправедливой норме забывают (а может, не знают). В результате при исчислении декретных выплат они используют порядок, установленный п. 5 Положения о расчете среднего заработка. Там сказано, что если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период времени, равный расчетному.
Такие действия приведут к тому, что организация не сможет компенсировать за счет средств фонда значительную часть расходов на выплату пособия по беременности и родам. Сумму свыше 1100 руб. в месяц отделение фонда компенсировать не будет. Дело в том, что приоритетной является норма, определенная в Законе, а не в Положении, установленном Постановлением Правительства. Более того, по этому вопросу существует арбитражная практика, сложившаяся, к сожалению, не в пользу женщин (например, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.03.2005 N А49-11535/04-780А/8).
При получении пособия по беременности и родам женщина теряет право на получение пособия по уходу за ребенком в сумме 700 руб. в месяц. Это следует из п. 31 Положения, в котором сказано, что, если в период нахождения женщины в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет наступает отпуск по беременности и родам, женщина имеет право выбора одного из двух выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков видов пособий. Естественно, выгоднее выбрать то пособие, которое больше - это пособие по беременности и родам, которое к тому же выплачивается сразу в полной сумме за весь период отпуска, а не ежемесячно, как пособие по беременности и родам.
Таким образом, права женщины, уходящей в отпуск по беременности и родам в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком, ущемлены законодателем в плане ее материального поддержания. Но выход из этой ситуации существует. Зная, что в скором будущем женщине предстоит уйти в декрет, ей необходимо выйти на работу, а отпуск по уходу за ребенком пусть возьмет отец ребенка или любой другой член семьи. Благо, это разрешено законодательством, о чем мы говорили выше. При этом необходимо все рассчитать таким образом, чтобы к моменту наступления повторного отпуска по беременности и родам (с 30 недель беременности) срок работы сотрудницы составил больше трех месяцев. В таком случае за счет средств ФСС пособие будет выплачено исходя из среднего заработка, определяемого в соответствии с Положением о расчете среднего заработка.

Декретные при спецрежиме

Как было сказано выше, источником выплаты пособия является ФСС, при этом организации уменьшают на эти выплаты сумму ЕСН в части, подлежащей зачислению в ФСС. А что делать организациям, не уплачивающим ЕСН, таким как "упрощенцы" или "вмененщики"? Ведь им, получается, уменьшать нечего.
Означает ли это, что женщины, трудящиеся в организациях, применяющих специальный режим налогообложения, при уходе в декретный отпуск ничего не получат? Нет, не означает. Порядок обеспечения пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях на специальном режиме налогообложения, установлен Федеральным законом от 31.12.2002 N 190-ФЗ. Согласно ст. 2 данного Закона иные пособия (имеются в виду выплаты, кроме пособия по временной нетрудоспособности) выплачиваются за счет средств Фонда социального страхования в соответствии с федеральными законами. То есть организации, применяющие специальные режимы налогообложения, должны выплатить сотруднице пособия, связанные с материнством, а отделение фонда впоследствии возместит им произведенные расходы.
Для этого необходимы документы, перечисленные в п. 3.3 Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования (утв. Постановлением ФСС РФ от 09.03.2003 N 22). Это письменное заявление, расчетная ведомость по форме 4-ФСС РФ или отчет по форме 4а-ФСС РФ (для тех, кто уплачивает добровольные страховые взносы), копии платежных поручений, подтверждающих уплату за соответствующий период единого налога и, наконец, заверенные надлежащим образом копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию. После получения этих документов отделение фонда проводит камеральную проверку, после чего (в случае отсутствия каких-либо претензий к документам) в двухнедельный срок по решению руководителя отделения фонда или его заместителя производится выделение необходимой суммы денежных средств.
Кстати, полученные из ФСС средства доходом "упрощенца" не являются, так как их поступление не связано с реализацией товаров, работ или услуг, внереализационными доходами эти поступления также не назовешь. Поэтому облагать их единым налогом не нужно. Официально об этом заявили и чиновники, например, в Письме ФНС России от 15.06.2005 N ГИ-6-22/488@.

Претензии от ФСС и ИФНС

Прежде чем выплачивать пособие, обратите внимание на представленные сотрудницей документы. Дело в том, что если эти документы будут оформлены с нарушениями, то у вас могут возникнуть проблемы с отделением ФСС при возмещении понесенных расходов. Как показывает практика, сотрудники фонда очень внимательно относятся к проверке документов, и малейшее нарушение (пусть и формальное) может явиться причиной для отказа в зачете (п. 18 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 N 101). Примерный перечень нарушений прописан в п. 58 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (утв. Постановлением ФСС РФ от 17.03.2004 N 24). К ним относится, в частности, отсутствие указания на место работы. Отдельно в этом же пункте сказано, что листок нетрудоспособности должен иметь разборчивые записи врача, четкие печати, название или штампы лечебно-профилактического учреждения.
Однако, если сотрудница принесла, например, дефектный листок нетрудоспособности, это еще не означает, что вы не сможете выдать ей за счет ФСС пособие по беременности и родам. Дело в том, что возможность внесения исправлений в листок нетрудоспособности официально закреплена в упомянутом выше п. 58 Методических указаний. Там сказано, что исправления обязательно должны быть закреплены печатью лечебно-профилактического учреждения.
Но претензии работников отделений ФСС не ограничиваются только оформлением документов. Как показывает практика, проблемы с компенсацией пособий будут возникать и в том случае, если незадолго до выхода сотрудницы в отпуск по беременности и родам ее перевели на более высокооплачиваемую должность, в итоге сумма пособия была больше, нежели та, что была бы рассчитана исходя из старого оклада. К таким обстоятельствам сотрудники фонда относятся более чем подозрительно и нередко отказывают в зачете данных выплат, мотивируя это тем, что действия работодателя были направлены на неправомерное возмещение сумм пособий за счет средств ФСС.
А что же по этому поводу говорит нам арбитражная практика?

Судебно-арбитражная практика. Суд рассматривал ситуацию, при которой предпринимателю было отказано в возмещении за счет средств ФСС пособия по беременности и родам на том основании, что сотрудница, занимавшая должность продавца, за три месяца перед уходом в отпуск по беременности и родам была переведена на должность бухгалтера. При этом оклад вырос в несколько раз, что сказалось и на сумме декретного пособия, возмещаемого за счет средств ФСС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2005 N А26-554/2005-24). Суд при рассмотрении данного спора решил, что предприниматель искусственно создал ситуацию, при которой сумма пособия была необоснованно завышена. Не в пользу предпринимателя сыграл тот факт, что он не смог представить суду доказательства фактического исполнения работницей обязанностей бухгалтера.

Судебно-арбитражная практика. Однако месяцем раньше суд этого же округа вынес прямо противоположное решение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.08.2005 N А21-7469/04-С1). Там он указал, что повышение оклада сотруднице незадолго до ухода ее в декретный отпуск не является нарушением законодательства, к тому же оклад был установлен в соответствии со штатным расписанием организации.

Судебно-арбитражная практика. В другом деле претензии к организации возникли уже не со стороны сотрудников ФСС, а со стороны налоговиков. Последние начислили фирме ЕСН, пени и штрафные санкции на том основании, что сотрудница получила необоснованно повышенное пособие по беременности и родам. Речь шла о пособии, выплаченном сотруднице, которая была принята на работу на четвертом месяце беременности на должность менеджера по рекламе, при этом оклад ей был установлен в несколько раз больше, чем оклад других сотрудников, в том числе директора. Налоговики сочли, что сумма пособия является выплатой, начисленной в пользу физического лица, и, следовательно, включается в налоговую базу по ЕСН. А арбитражные судьи их в этом поддержали (Постановление ФАС Уральского округа от 28.07.2005 N Ф09-3175/05-С2).

А.З.Исанова
Ведущий консультант
по налогам и сборам
ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Подписано в печать
27.09.2006

[Диляра]

На расчетном счету нет денег для выплаты декретных. С наличностью не работаем Можно ли оформить договор займа с одним из сотрудников и воспользоваться деньгами для выплпты беременной сотруднице. И можно ли не класть их на расчетный счет, а сразу отдать сотруднице. Что грозит если я в течении 10 дней не расчитаюсь с ней.

[UliЯ]

У сотрудници первому ребёнку уже есть 3 года.Сейчас она находится в детрекном отпуске по уходу за вторым ребёнком (1,5 месяцев).Подскажите пожалуйста что мы ей обязаны выплачивать ежемесячно?Слышала что сейчас пологается 40% ежемесячной з/п.Права ли я?

[NJENNEL]

Сообщение от UliЯ

У сотрудници первому ребёнку уже есть 3 года.Сейчас она находится в детрекном отпуске по уходу за вторым ребёнком (1,5 месяцев).Подскажите пожалуйста что мы ей обязаны выплачивать ежемесячно?Слышала что сейчас пологается 40% ежемесячной з/п.Права ли я?

Да, вы правы.... 40%. На второго ребенка минималка 3255 р. и максимум 6000 р.

[UliЯ]

спасибо огромное

[Angell]

Следующее пособие выплачивается единовременно при рождении ребенка. Его размер составляет на сегодняшний день 8000 руб. (до 1 января 2006 г. выплачивалось 6000 руб.). Если женщина родит двойню, то сумма пособия увеличится ровно вдвое и т.д.
При этом данное пособие, в отличие от двух предыдущих, может получить как мать, так и отец ребенка либо лицо, его заменяющее (ст. 11 Закона N 81-ФЗ). Назначение и выплата проводятся на основании заявления о назначении этого пособия и справки о рождении ребенка, выданной органами ЗАГСа. Если оба родителя работают, то тому родителю, который хочет получить пособие, дополнительно к вышеназванным документам необходимо представить справку с места работы другого родителя о том, что такое пособие ему не назначалось (п. 22 Положения). В противном случае организация может не выдать пособие, а если выдаст, то отделение фонда эту сумму компенсировать не будет.
Это пособие, как и предыдущие, должно быть выплачено за счет средств ФСС, при этом работодатель обязан выдать его не позднее 10 дней со дня представления всех необходимых документов. Причем законодателем установлено ограничение по сроку. Согласно ст. 17.2 Закона N 81-ФЗ данное пособие назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня рождения ребенка.
Обращаем внимание на один нюанс, который может иметь существенное значение при начислении пособия. Как правило, с начала каждого года законодатель увеличивает размер пособия. В связи с чем возникает вопрос: в каком размере следует назначать пособие, если ребенок родился в конце одного года, а за пособием сотрудница обратилась лишь в будущем году, когда размер выплаты увеличился по сравнению с прошлым годом, годом рождения ребенка? Чиновники разъясняют, что в этом случае следует ориентироваться на год рождения ребенка (Письмо ФСС РФ от 17.01.2005 N 02-18/07-263 со ссылкой на Письмо ФСС РФ от 23.02.2001 N 02-18/05-1406). Таким образом, позднее обращение сотрудницы за пособием не поможет увеличить сумму выплаты.
Данная выплата также относится к государственному пособию, которое выплачивают в соответствии с законодательством РФ. В связи с чем обязанности по исчислению ЕСН (а также пенсионных страховых взносов) и удержанию НДФЛ у работодателя не возникает (пп. 1 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). С суммы этого пособия не нужно начислять и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

Ко мне обратился сотрудник, его жена не работает, после того как я соберу все документы с него, какие проводки я должна сделать и каким образом получить деньги с ФСС, и как долго они их выплачивают???
Спасибо

[Бухгалтерша]

Angell, сейчас уже не 8000, а больше. Сумма индексируется несколько раз в году.

[Angell]

Сообщение от Бухгалтерша

Angell, сейчас уже не 8000, а больше. Сумма индексируется несколько раз в году.

сейчас 8840,58
а с 01.01.09 - 9592,03
меня интересует сам процес восстановления денег, просто я с этим еще не сталкивалась

[Бухгалтерша]

Angell, у меня фирма на ОСНО. Я делала так. Деньги у меня на счете были на тот момент.
1. Я выплатила на тот момент 8000 руб.
2. Далее заполнила 4-ФСС промежуточную, т.к. у меня выплата была в октябре. Т.е я подавала на 01.11.2007
3. Составляла письмо, с таким текстом" Просим вернуть образовавшую за ФСС задолженность по ЕСН на 01.11.2007" с указанием реквизитов моей организации ( ИНН, КПП, р/сч, банк)
4. Через неделю мне задолженность перечислили на р\сч.

Если денег нет на счете, то у вас выплата будет после того , как ФСС вам возместит пособие.

[Angell]

А справки собранные сотрудником я прикладываю к заявлению или они остаються у меня?
и какие проводки я должна сделать при начислении и выплате?

[Малюска]

Пособие вставшим в ранние сроки (с 01 07 2008 г.) 331,52 руб., пособие на рождение: 8840,58 руб., минимальный размер по уходу до 1,5 лет за первым ребенком 1657,61 руб., за вторым и последующими детьми - 3315,22 рубля, но не меннее 40 % з/п. А вообще позвоните в ФСС, они вам все разъяснят!!!

[Бухгалтерша]

Angell, справки с заявлениями у меня лежат и в паке зарплата

[Малюска]

Для получени возмещения выплат из ФСС необходимо собрать КУЧУ документов, а ПЕРЕЧЕНЬ Вам обязаны дать в ФСС

[синица]

Сообщение от Angell

и какие проводки я должна сделать при начислении и выплате?

Есть два варианта:

1. Дт-69.1 Кт-50.1 Выплата сотруднику из кассы пособия, если пособие не "прокручивалось" через начисление з/пл, т.е. не отражено в расчетном листке.

2. Дт-69.1 Кт-70 Начислено пособие (крутанулось через з/пл.)
Дт-70 Кт-50.1 Выплачено пособие вместе с з/пл.

Смотрите сами как Вам удобно. Лично я пользуюсь 2-ым вариантом, т.к. при формировании отчета ЕСН сразу отражается эта сумма и нет необходимости корректировать отчет вручную. (работаю в 1С:ЗиК).

[Angell]

у меня 1С-8-базовая
я сделала по второму варианту
только не проводками, а документами, начисление з/п и отражение в учете (Д и К ставила в речную)
при этом в декларации по ФСС эта сумма никак не отразилась...
А конечно могу ее ввести в ручную и не париться, но хотелось бы сделать как положено... Или базовая версия этого не предусматривает???

[синица]

Сообщение от Angell

у меня 1С-8-базовая

Никогда не работала. Не знаю...

[Lady J]

Срок выплаты данного пособия прописан в п. 11 Положения. Там сказано, что пособие по беременности и родам выплачивается не позднее 10 дней со дня представления всех необходимых документов. На практике организации нередко выплачивают указанные суммы после выхода сотрудницы из отпуска, что является нарушением.

Значит если сотрудница предоставила больничный от 17 декабря, то я должна ей не позднее 27 уже выдать всю сумму пособия по беременности (ну и плюс за раннюю постановку на учет)?
И еще подскажите пожалуйста, если выдаем всю сумму пособия из своих денег (т.е. без перечисления от ФСС на р/сч), то действия как при обычном больничном? Никакие документы в ФСС подавать не надо? Просто указать эту сумму в очередном расчете и не платить взносы пока они не превысят по начислению пособие?

[синица]

Сообщение от Lady J

Значит если сотрудница предоставила больничный от 17 декабря, то я должна ей не позднее 27 уже выдать всю сумму пособия по беременности (ну и плюс за раннюю постановку на учет)?

В идеале - да.
Однако если придерживаться не этого постановления (№865, п.13), а закона 255-ФЗ, то в ст.15 п.1 говорится "Статья 15. Сроки назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам
1. Работодатель назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами. Выплата пособий осуществляется работодателем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы."
тут может быть и раньше 27-го декабря, и позже..

Сообщение от Lady J

действия как при обычном больничном?

да, как при простом б/л

Сообщение от Lady J

Никакие документы в ФСС подавать не надо?

В момент выплаты пособия я ничего не предоставляю в ФСС. Только при подаче расчета за период я подаю заявление с просьбой перечислить на р/сч орг-ции сумму расходов на ФСС, т.е ту разницу превышения суммы по выплаченным пособиям над начисленными взносами за конкретный месяц (бланк заявления дает ФСС). Вот тогда уж они могут потребовать все "беременные" документы для рассмотрения вашего заявления.

Сообщение от Lady J

пока они не превысят по начислению пособие

не поняла.....

[Lady J]

Ну, у меня просто были только короткие больничные листы, не превышавшие начисления за месяц. Наверно, задаю глупый вопрос, уж извините. К примеру, я выплачиваю пособие в рамере скажем 30тыс руб. а в фонд обычно перечисляю 5тыс. Значит я могу не писать никаких заявлений, а просто отразить эти 30 тыс. в расчете за период и не платить взносы пока начисления (5+5+5... в декабре, январе, феврале и т.д.) не превысят 30тыс., которые мне должен возместить ФСС? Т.е. пока по счету 69 сальдо не станет снова кредитовым.