Как организован сбор документов в вашей организации

[Alenissimo]

Сходим с ума в бухгалтерии. Вопрос следующий. В конце квартала нужно собрать все документы (акты,сч-фактуры) закрытие по которым будет в данном периоде. Мы начинаем просматривать "зависшие" выданные авансы и у инициаторов(прорабов, начальников участков,руководителей строительства объектов) этих проплаченных сумм спрашиваем будет ли закрытие в этом квартале или нет. Если да, то просим закрывающие документы. Но с приходом некоторых новых личностей пошла такая тема, "почему мы должны вам собирать документы? Вы бухгалтерия, вот звоните и собирайте." Можетя чего-то не понимаю.Но в обязанности бухгалтера не входит, обзванивание поставщиков товаров и услуг, субподрядчиков с целью спросить будет ли закрытие в этом квартале,на какой стадии находится выполнение работ и т.д.и если будет, то дайте нам документы????? В моем понимании, инициатор проплаченного аванса должен принять выполненные работы и оказанные услуги и подписать акт выполненных работ или не подписать его, если услуги,работы оказаны не в полном объеме.По-скольку акты должен подписывать директор, то инициатор должен написать служебку с просьбой подписать акт и написать, что работы полностью выполнены, притензий к поставщику нет. А уже после этого акт должен попасть в бухгалтерию для отражения его в учете. Т.е. в обязанности бухгалтерии входит проверка на правильность составления документов и сборка их в части уведомления сотрудников о том, что вот по таким-таким организациям нужно узнать будут ли закрывающие документы.И это к стати бухгалтерия может видеть проплаченные авансы, а может быть такое, что авансирования не было, от куда мы можем знать, что где-то какие-то работы провелись. Так вот, как в вашей организации происходит документооборот?

[ML2209]

Рыба гниёт с головы, пока директор не разъяснит работникам, что собирать доки их обязанность-будет бардак, мы делали реестр каждому под роспись, и сотр так же под роспись сдавал всё бухгалтерии, если не сдавал- штраф, либо задержка премии до тех пор пока....

[Alenissimo]

Сообщение от ML2209

Рыба гниёт с головы, пока директор не разъяснит работникам, что собирать доки их обязанность-будет бардак, мы делали реестр каждому под росись, и сотр так же под роспись сдавал всё бухгалтерии, если не сдавал- штраф, либо задержка премии до тех пор пока....

Мы готовы делать хоть какие угодно реестры и т.п., но у в нашей организации разногласие между генеральным директором(поддерживает бухгалтерию в этом вопросе) и заместителем ген.директора который является учредителем в то же время,и который считает, что они не должны собирать документы,по этому не возможно прийти к консенсусу.Те кому покровительствует заместитель ген.директора, просто воротят нос и упорно не хотят собирать документы,а отчетность сдавать ведь нам. Мы в шоке!

[ML2209]

Сообщение от Alenissimo

и заместителем ген.директора который является учредителем в то же время,

1.Скажите ему, что бухгалтер- это не за@ычка в каждой бочке.
2.Пусть берет чела, который будет этим заниматься
3.Установите контрольную дату (до 10 числа след месяца) до которой документы принимаются, до 15 числа принимаются только со служебкой, а после 15 никак не принимаются.

[Alenissimo]

Сообщение от ML2209

1.Скажите ему, что бухгалтер- это не за@ычка в каждой бочке.
2.Пусть берет чела, который будет этим заниматься
3.Установите контрольную дату (до 10 числа след месяца) до которой документы принимаются, до 15 числа принимаются только со служебкой, а после 15 никак не принимаются.

Эээээх, будем ждать нового гл.бухгалтера, может хоть она нас защитит. Предыдущий главбух, к стати, на этой почве уволилась, из-за этих вот разногласий.

[Youlia]

Сообщение от Alenissimo

Предыдущий главбух, к стати, на этой почве уволилась, из-за этих вот разногласий

Ну и зря. Документы собирать никто не любит, все норовят спихнуть это на бухгалтерию, так что вашему бывшему главбуху с таким подходом придется сталкиваться еще много раз в жизни. Ну а что касается вашего зама, то если он перераспределит оплату в пользу бухгалтерии, с менеджеров сняв эту нагрузку(ведь раньше, как я понимаю, эта нагрузка была на менеджерах), тем самым уменьшив менеджерам премии, то почему бы не заняться этим бухгалтерии))

[Veselenochka]

Сообщение от Youlia

то если он перераспределит оплату в пользу бухгалтерии, с менеджеров сняв эту нагрузку(ведь раньше, как я понимаю, эта нагрузка была на менеджерах), тем самым уменьшив менеджерам премии, то почему бы не заняться этим бухгалтерии))

аха, Юль, ты шутишь наверное

у нас тоже такой же бардак с документами. ниче не помогает - если начальству плевать, то заставить никого невозможно.

[Youlia]

а чо это вдруг начальству плевать-то стало? раньше же нормально все было вроде?

[Veselenochka]

да всегда так было

[Youlia]

Так у Alenissimo так было не всегда:

Сообщение от Alenissimo

Но с приходом некоторых новых личностей пошла такая тема

[Alenissimo]

Сообщение от Veselenochka

аха, Юль, ты шутишь наверное

надеюсь тоже))))
Никакие премии не сделают так, что бы бухгалтерия вошла в астрал и узнала какие объекты, услуги оказаны и закрыты в данном периоде, а какие в будущих.

[Youlia]

Сообщение от Alenissimo

Никакие премии не сделают так, что бы бухгалтерия вошла в астрал и узнала какие объекты, услуги оказаны и закрыты в данном периоде, а какие в будущих.

ну на самом деле не надо для этого выходить в астрал)) достаточно знать свою работу, например, если есть незакрытые авансы или аналогичные доки в прошлом, то очевидно, что они должны быть и в этом квартале

[Alenissimo]

Сообщение от Youlia

Так у Alenissimo так было не всегда:

Не всегда, но раньше и зам.ген.директора-учредитель, была только учредитель и сидела себе дома чай попивала, теперь обстоятельства изменились и она решила быть замом.

[ML2209]

Вам нужно начиная с последнего рабочего дня месяца созваниваться с гл.бухгалтерами Ваших контрагентов и сверяться, не обазательно пересылать акты сверок, просто по телефону, я думаю многие пойдут на Вам на встречу, если будут знать ситуацию......

[ЛРК]

Я раз в 2 недели дебиторку просматриваю, инициаторов платежей вызваниваю, спрашиваю, работы выполнены ли, материалы получили ли... А дальше - по ситуации.
У нас просто на всех накладных, на всех актах помимо "официально" ответственного лица ставит подпись тот, кто непосредственно это все заказывал. На счетах - то же самое. Соответственно, с него и будет спрос.

[Алиса Томск]

Сообщение от Alenissimo

Сходим с ума в бухгалтерии. Вопрос следующий. В конце квартала нужно собрать все документы (акты,сч-фактуры) закрытие по которым будет в данном периоде. Мы начинаем просматривать "зависшие" выданные авансы и у инициаторов(прорабов, начальников участков,руководителей строительства объектов) этих проплаченных сумм спрашиваем будет ли закрытие в этом квартале или нет. Если да, то просим закрывающие документы. Но с приходом некоторых новых личностей пошла такая тема, "почему мы должны вам собирать документы? Вы бухгалтерия, вот звоните и собирайте." Можетя чего-то не понимаю.Но в обязанности бухгалтера не входит, обзванивание поставщиков товаров и услуг, субподрядчиков с целью спросить будет ли закрытие в этом квартале,на какой стадии находится выполнение работ и т.д.и если будет, то дайте нам документы????? В моем понимании, инициатор проплаченного аванса должен принять выполненные работы и оказанные услуги и подписать акт выполненных работ или не подписать его, если услуги,работы оказаны не в полном объеме.По-скольку акты должен подписывать директор, то инициатор должен написать служебку с просьбой подписать акт и написать, что работы полностью выполнены, притензий к поставщику нет. А уже после этого акт должен попасть в бухгалтерию для отражения его в учете. Т.е. в обязанности бухгалтерии входит проверка на правильность составления документов и сборка их в части уведомления сотрудников о том, что вот по таким-таким организациям нужно узнать будут ли закрывающие документы.И это к стати бухгалтерия может видеть проплаченные авансы, а может быть такое, что авансирования не было, от куда мы можем знать, что где-то какие-то работы провелись. Так вот, как в вашей организации происходит документооборот?

Пропишите подробно обязанности в должностных инструкциях.Издайте затем приказ по предприятию с графиком предоставления документов по отделам с ответственными лицами.Еще лучше-разработайте регламентный документ о документообороте.В идеале он должен быть априори и разработать должен главбух.

[ЛРК]

Сообщение от Алиса Томск

регламентный документ о документообороте

если в компании бардак, никакие регламенты и приказы не спасут.

[AlexVX]

И приказ я делал, и по-человечески просил. В какой-то момент я остервенел и сказал, что если на мои просьбы и прямые указания плюют, то и я буду вести себя так же. То есть, если сотрудник принес мне с задержкой месяц бумагу, то я и справку ему (или что другое потребуется) буду делать месяц. Причем заранее я этого не объявлял, а сразу же применил. Народ в шоке, шушукается.

[Youlia]

Сообщение от AlexVX

В какой-то момент я остервенел

представила эту картину))

[Алиса Томск]

Сообщение от Alenissimo

Сходим с ума в бухгалтерии. Вопрос следующий. В конце квартала нужно собрать все документы (акты,сч-фактуры) закрытие по которым будет в данном периоде. Мы начинаем просматривать "зависшие" выданные авансы и у инициаторов(прорабов, начальников участков,руководителей строительства объектов) этих проплаченных сумм спрашиваем будет ли закрытие в этом квартале или нет. Если да, то просим закрывающие документы. Но с приходом некоторых новых личностей пошла такая тема, "почему мы должны вам собирать документы? Вы бухгалтерия, вот звоните и собирайте." Можетя чего-то не понимаю.Но в обязанности бухгалтера не входит, обзванивание поставщиков товаров и услуг, субподрядчиков с целью спросить будет ли закрытие в этом квартале,на какой стадии находится выполнение работ и т.д.и если будет, то дайте нам документы????? В моем понимании, инициатор проплаченного аванса должен принять выполненные работы и оказанные услуги и подписать акт выполненных работ или не подписать его, если услуги,работы оказаны не в полном объеме.По-скольку акты должен подписывать директор, то инициатор должен написать служебку с просьбой подписать акт и написать, что работы полностью выполнены, притензий к поставщику нет. А уже после этого акт должен попасть в бухгалтерию для отражения его в учете. Т.е. в обязанности бухгалтерии входит проверка на правильность составления документов и сборка их в части уведомления сотрудников о том, что вот по таким-таким организациям нужно узнать будут ли закрывающие документы.И это к стати бухгалтерия может видеть проплаченные авансы, а может быть такое, что авансирования не было, от куда мы можем знать, что где-то какие-то работы провелись. Так вот, как в вашей организации происходит документооборот?

Пропишите подробно обязанности в должностных инструкциях.Издайте затем приказ по предприятию с графиком предоставления документов по отделам с ответственными лицами.Разработайте форму отчета,периодичностьЕще лучше-разработайте регламентный документ о документообороте.В идеале он должен быть априори и разработать должен главбух.Кем бы не был зам,отвечает за все гендиректор,если конечно,он у вас там не свадебный генерал.Надо пробивать таким путем,говорильня ни к чему не приведет.Девчонки,как я вас понимаю,сама воюю с менеджерами нещадно,на шее они умеют сидеть и деньги чуть ли ни наравне с нами получать! отправляю ссылку,см.во вложенном файле