Есть ли ограничения по выдаче наличных под отчет?

[angel_]

Действительно, тема актуальна во многих фирмах. Вот пока мы с вами обсуждали эту тему, дир. мой занимался шопингом и опять принес кучу чеков (при этом зная-лимит кассы 0). С человеком разговаривать бесполезно, дороже своему здоровью, я уже думаю, а может правда (ну уж если такие ситуации происходят), ежемесячно делать беспроцентный займ (хоть на любую сумму)????? Что на это скажут профессионалы??????????

[Innoch]

Сообщение от angel_

Действительно, тема актуальна во многих фирмах. Вот пока мы с вами обсуждали эту тему, дир. мой занимался шопингом и опять принес кучу чеков (при этом зная-лимит кассы 0).

Я не пойму, чем вас не устраивает вариант такой: ну принес он вам чеки допустим 14 марта. Получите 15 марта в банке деньги сколько нужно, отдайте их на подотчет, и 15 марта проведите все чеки.

Почему вам этот вариант не нравится? Ведь при таком раскладе не будет видно, что у Иванова перерасход, наоборот все будет идеально. Принес на 5000 рублей чеков, получил 5000 рублей, остаток 0, перерасход 0.

[angel_]

Innoch . а как вы тогда прокомментируете вот это:

Могу сказать как такое дело описывает наш юрист
Фирма фактически для своих целей воспользовалась привлеченными средствами.
т.е. речь идет об инвестициях, а ваш сотрудник фактически дал беспроцентный займ Вашей конторе.
У вас вследствие этого возникает материальная выгода с экономии на процентах.
С этой "виртуальной" материаной выгоды, в зависимости в режима НО вы должны будете начислить налог на прибыль. А также НДФЛ и перечислить в бюжет.
Может стоит более подробно раскрыть эту тему и всем об этом потереть!?...

советую ознакомиться со статьями 250 НК и 40 НК

..........чеки они могут предъявить и в конце месяца........

[Innoch]

angel_, так это когда перерасход идет или когда человек более месяца не возвращает денежные средства.

А так, не понимаю...

[Nadia]

Покупая какие либо товары, материалы, услуги за наличный расчет сотрудник должен сдать в бухгалтерию следующие документы:
Вариант 1. Товарный чек (копия чека) + чек.
Вариант 2. С/ф, ТОРГ-12 (акты выполненных работ), ПКО, чек.

Вариант 1. Выдается предприятиями или ИП, которые работают на ЕНВД.
Вариант 2. С/Ф, ТОРГ-12 (акт выполненных работ), ПКО, чек выдается предприятими работающими на ОСНО, либо на УСНО.

[Nadia]

"Московский бухгалтер", 2006, N 21

Вопрос: Сколько может "висеть" достаточно крупная сумма в подотчете без представления расходных документов и существуют ли за это какие-то санкции?
Т.Окошникова, бухгалтер

Ответ: Сотрудники, получившие наличные деньги из кассы фирмы под отчет, обязаны отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если работник был в командировке, то после возвращения он предъявляет в бухгалтерию отчет по израсходованным суммам и производит окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег разрешается только после полного возврата сотрудником ранее полученного им аванса (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Центробанка от 22 сентября 1993 г. N 40). Деньги выдаются на основании приказа директора. Сроком представления отчета по израсходованным средствам может быть неделя, месяц, квартал. К административной ответственности за несоблюдение порядка могут привлекаться руководители предприятий, главные бухгалтеры и кассиры. Нарушения влекут наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

М.Селиванова
Юрист
Подписано в печать
03.11.2006

[Nadia]

"Зарплата", 2007, N 8

КАК ИЗБЕЖАТЬ "ПОДОТЧЕТНЫХ" ПРОБЛЕМ

При оформлении расчетов с подотчетными лицами возникает множество вопросов. В этой статье мы расскажем, нужно ли начислять НДФЛ и ЕСН в ситуации, когда срок сдачи авансового отчета подошел к концу, а документов нет, насколько необходим кассовый чек для подтверждения расходов подотчетника, а также рассмотрим другие вопросы.

Правила игры

Для операций с подотчетными лицами установлены особые правила. Они сформулированы в Порядке ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). Рассмотрим их.
Правило первое. Чтобы избежать претензий проверяющих, утвердите приказом руководителя перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. Именно они будут брать деньги под отчет из кассы фирмы.
В приказе также необходимо оговорить сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Дело в том, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если такой срок не установить, налоговики могут посчитать, что подотчетные лица должны отчитаться по полученным авансам в тот же день. Такое мнение отражено в указанном выше Письме ФНС России. Однако данная позиция идет вразрез с положениями Порядка ведения кассовых операций, поэтому назвать ее правомерной сложно. Даже если не устанавливать сроки для подотчетников вообще, административной ответственности не последует. В данном случае фирму могут оштрафовать в соответствии с нормами Налогового кодекса. Об этом мы расскажем ниже.
Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет, и о сроках представления авансовых отчетов смотрите на с. 65.

Образец приказа об утверждении списка сотрудников

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Мираж" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 88 ¦
¦ об утверждении списка сотрудников, ¦
¦ имеющих право получать под отчет наличные денежные средства, ¦
¦ и о сроках представления авансовых отчетов ¦
¦ ¦
¦г. Москва 28 декабря 2006 г.¦
¦ ¦
¦ 1. В связи с необходимостью производить расходы через¦
¦сотрудников приказываю утвердить нижеследующий список лиц,¦
¦имеющих право получать денежные средства под отчет, на 2007 г.: ¦
¦ ¦
¦--------------------------------T------------------------------¬¦
¦¦ Ф.И.О ¦ Должность ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Михайлов А.Л. ¦Инженер-экспедито𠦦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Прохоров З.А. ¦Кладовщик ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Исаков А.Ш. ¦Водитель ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Вишневская М.Д. ¦Офис-менедже𠦦
¦L-------------------------------+-------------------------------¦
¦ ¦
¦ 2. Наличные денежные средства выдаются под отчет сроком¦
¦не более чем на один месяц. ¦
¦ 3. Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет об¦
¦использовании полученных сумм и вернуть неиспользованный остаток¦
¦не позднее последнего рабочего дня календарного месяца. ¦
¦ ¦
¦ Абрамов ¦
¦Генеральный директор ------- В.И. Абрамов¦
L-----------------------------------------------------------------

Правило второе. Деньги под отчет выдаются только тем сотрудникам, которые закрыли предыдущие авансы. Административная ответственность за нарушение этого правила не предусмотрена. Подтверждает это арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2005 по делу N А56-33543/04).
Правило третье. Сотрудники не могут передавать подотчетные деньги друг другу. Однако за нарушение этого правила административная ответственность также не предусмотрена. Но инспекторы могут привлечь фирму к налоговой ответственности. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 05.10.2004 по делу N А55-1517/04-29 рассмотрена ситуация, когда один работник организации взял деньги под отчет и передал их часть другим сотрудникам предприятия. Те, в свою очередь, приобрели необходимые для организации товары и отчитались о потраченных суммах. Инспекторы обнаружили, что работник, который первоначально брал деньги под отчет, не отчитался полностью, и доначислили ЕСН и НДФЛ. В ходе судебного разбирательства арбитры выяснили, что вся полученная под отчет сумма в итоге была потрачена на нужды компании. Слушание закончилось в пользу фирмы, платить НДФЛ и ЕСН, а также пени и штрафы ей не пришлось. Тем не менее не стоит нарушать указанное выше правило во избежание споров с контролерами.

Срок прошел - отчета нет

Допустим, подотчетник запоздал с отчетом. В этом случае налоговики нередко считают, что компания фактически выдала работнику беспроцентный заем. Понять, какими будут последствия, несложно.

Нужно ли начислять НДФЛ?

Налоговики напомнят о том, что вы должны рассчитать НДФЛ с материальной выгоды. Сразу отметим, что такая позиция не имеет под собой законных оснований. Дело в том, что деньги выдавались работнику именно под отчет, а не в долг, а положений о том, что с просроченных авансов у подотчетника возникает материальная выгода в Налоговом кодексе, как известно, нет. Налоговые работники и сами чувствуют непрочность такой позиции, иначе чем объяснить Письмо налоговиков из Санкт-Петербурга о том, что инспекция вправе начислить НДФЛ, если "установлены факты длительного нахождения средств организации у подотчетных лиц и имеется согласие организации признать такие отношения заемными". В случае несогласия компании налоговики рекомендуют обращаться в суд (Письмо УМНС России по г. Санкт-Петербургу от 28.06.2000 N 05-07/10352). В своем Письме контролеры не пояснили, какой период они сочтут длительным. Однако, чтобы избежать походов в суд, следует утвердить сроки для подотчетов, например несколько месяцев. Тогда у инспекторов не будет оснований полагать, что работник неоправданно долго держит у себя деньги фирмы.
Возникает вопрос: обязана ли компания удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, если у подотчетного лица отсутствуют первичные документы к авансовому отчету, которые подтверждают расходование средств? По этому вопросу было судебное разбирательство. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 11.04.2006 по делу N А55-13742/2005-30 арбитры указали, что непредставление первичных документов не свидетельствует о получении дохода работником. Слушание закончилось в пользу организации.

Вопросы по начислению ЕСН

Инспекторы требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование на подотчетные суммы, по которым работник не отчитался. Свидетельство тому - Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 15.08.2006 N 21-11/72184@. В не возвращенных к моменту проверки подотчетных суммах налоговики увидели "признаки "серых" схем ухода от налогообложения".
Если контролеры предъявят вам подобную претензию, соглашаться и платить единый социальный налог не стоит. Дело в том, что объектом обложения ЕСН являются выплаты в пользу граждан в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). То же самое правило действует и в отношении взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ). В нашем случае работник получил деньги в интересах и на благо компании. Ведь именно для нее предполагается закупка, например, канцелярских товаров. Как видите, оснований для начисления единого социального налога и взносов на обязательное пенсионное страхование нет. Согласны с этим и судьи. Об этом свидетельствует Постановление ФАС Уральского округа от 19.08.2004 по делу N Ф09-3354/04-АК. А в Постановлении ФАС Центрального округа от 08.01.2004 по делу N А54-2875/03-С21 арбитры отметили, что подотчетные суммы не являются доходом работника до тех пор, пока есть возможность обратного получения денежных средств. Соответственно, выдача денежных средств под отчет работникам предприятия не относится к объекту обложения единым социальным налогом, а является задолженностью работника перед организацией.
Что касается задолженности подотчетника перед компанией, ее можно погасить, удержав нужную сумму из его зарплаты. Сделать это позволяет ст. 137 ТК РФ. Однако нельзя удержать единовременно больше 20% зарплаты. Так сказано в ст. 138 ТК РФ. Если же работник уволился, не рассчитавшись с фирмой, вернуть деньги можно, подав иск в суд в течение срока исковой давности - трех лет. Пока фирма не получила деньги, долг подотчетника будет числиться в составе дебиторской задолженности.

[Gray]

Nadia, а как быть в обратной ситуации, когда деньги под отчет не выдаются и фирма фактически пользуется д/с сотрудника некоторое время!?
как обстоят здесь дела в отношении внерезационного дохода фирмы.

[Nadia]

По этому вопросу вот эта тема http://www.glavbyh.ru/showthread.php?t=5944

[angel_]

Товарищи!!!!! Давайте подытожим: из выше изложенного я поняла, что деньги выданные под отчет сотруднику -не должны превышать 3-х дней и на свои деньги он тоже не должен ничего покупать. Что из этого следует: во многих небольших ООО сплошь и рядом сотрудники покупают хоз.нужды и канцтовары за свои деньги, а только потом с ними организация рассчитывается, что бы не было проблем с налоговой получается надо постоянно оформлять беспроцентные займы на 50 руб., 20 руб. и т.д. – так???????????? Тогда в этом случае будет все правильно???????? Принес сотрудник чек, быстренько оформляем договор беспроцентного займа, приходуем деньги в кассу, выдаем подотчет строго до копеечки и делаем авансовый отчет. В кассу деньги поступили- сразу выдали- сразу принес чек- авансовый отчет. Если это прокатит в налоговой, то я бы по такой схеме работала. Что скажите профиссионалы?????????

[Innoch]

Сообщение от angel_

что бы не было проблем с налоговой получается надо постоянно оформлять беспроцентные займы на 50 руб., 20 руб. и т.д. – так????????????

А с беспроцентного займа разве не удерживается сумма материальной выгоды? Или если в трехдневный срок все это оформить - то, тогда ничего не платится?

[Nadia]

angel_, 1. Деньги могут выдаваться сотруднику под отчет либо на один день, либо необходимо установить срок выдачи денежных средств в подотчет приказом руководителя. В течение трех дней должны отчитаться сотрудники, приехавшие из командировки.



2. По вопросу займов. У Вас работает расчетный счет? Вы деньги снимаете когда -нибудь на хозяйственные нужды?
Займ оформляют в том случае, если в день покупки чего-либо неоткуда взять деньги. Что я имею ввиду. Составляя и собирая кассу каждый бухгалтер должен сопоставлять кассовые денежные потоки организации.
Вы должны посматривать:
1. Снимались ли с расчетного счета денежные средства ( поступала ли какая либо выручка в кассу).
2. Куда распределились денежные средства ( выданы в подотчет, выданы займы, выдана заработная плата, сдано в банк и др).
3.Есть ли на данный день у других сотрудников денежные средства в подотчете (счет 71), не истек ли срок возврата этих денежных средств.
4. Если никаких источников поступления денежных средств нет, то тогда оформляется займ.
Займ необходимый договор в деятельности организаций, но если Вы снимаете деньги с расчетного счета на хоз.нужды, или у вас выручка постоянно в кассе имеется, или деньги в подотчет выданы сотрудникам, а они их не возвращают. Все это делают займы не эффективными и не обоснованными.

[Nadia]

Innoch, Материальная выгода возникает только тогда, когда организация выдает беспроцентный займ своим сотрудникам.

[Innoch]

Сообщение от Nadia

Innoch, Материальная выгода возникает только тогда, когда организация выдает беспроцентный займ своим сотрудникам.

Nadia, так я об этом и говорю. Перед моим сообщением angel_ написала о выдаче беспроцентных займов сотрудникам.

[Djull]

Сообщение от angel_

из выше изложенного я поняла, что деньги выданные под отчет сотруднику -не должны превышать 3-х дней

не соглашусь. Ведь есть приказ "Кассовая дисциплина", где я прописываю сотрудников, кому ООО может выдавать деньги под отчет и в этом же приказе прописываю количество дней, в течении которого подотчетник должен отчитаться!!!

Сообщение от angel_

что бы не было проблем с налоговой получается надо постоянно оформлять беспроцентные займы

а здесь получается что да!!! тому свидетельство:
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н). Это выдержка из инструкции к Плану счетов.

[Djull]

Уважаемые Профи!!! Что скажите???

[Djull]

Прочитала все ветки, которые приводят модераторы в своих сообщениях!!! И ТЕМ НЕ МЕНЕЕ один говорит, ДА деньги можно по а/о выдать позже, другой говорит НЕТ, оформлять договор беспроц займа!!! Если уж модераторы спорят, что делать нам????

[Nadia]

Думать, думать и думать и принимать решение.

[Djull]

а Ваше мнение, на сколько я поняла это все таки договор беспроцентного займа???

[Djull]

Nadia, позвонила в банк, поделилась проблемой. А именно: сотрудник в мае 2007 г. потратил сывои деньги на лицензию. Квитанция выявилась только на днях. Могу ли я сегодня снять с р/счета деньги на хоз. нужды, оприходовать в кассу и выдать их сразу же сотруднику, т.е. вернуть его же израсходованную сумму. Сказали что нет!!!! Делайте займ задним числом!!! Т.к этот сотрудник вроде как и не подотчн=етник вовсе, денег то вы ему не выдали не копейки заранее!!! ВОТ ТАК ВОТ!!!!!!!!!!!