компенсация за бензин сотруднику

[vsv-boss]

Сообщение от Alexeyka

у нас все разъезды в пределах города

А я как раз и говорю, про порядок оформления разъездного характера, если это не попадает под нормы под названием - командировка. В пределах города сотрудник должен оформлять маршрутный лист. Кстати, это и касается поездок с использованием общественного транспорта и позволяет компенсировать сотруднику затраты на билеты. К маршрутному листу прикладывается авансовый отчёт с билетами за этот день. И всех дел.

[Таинственная Незнакомка]

вдогонку... на досуге почитать!

Брызгалин А.В., Головкин А.Н. и др. Учетная политика предприятия для целей налогообложения на 2011 год. - "Налоги и финансовое право", 2010 г.

Раздел V. По материалам семинаров, проведенных Группой компаний "Налоги и финансовое право"

Проблемы содержания автотранспорта в организации

3. Использование чужого транспорта

3.1. Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника

Иногда организации в целях экономии не приобретают автотранспорт в собственность. В то же время организации нужно, чтобы работник совершал служебные поездки. Если у работника имеется личный автомобиль, то при использовании его в служебных целях организация выплачивает работнику соответствующую компенсацию.
Возмещение работодателем расходов при использовании личных автомобилей работников в интересах работодателя предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса РФ, согласно которой работнику выплачивается износ (амортизация) личного автомобиля, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением с работником, выраженным в письменной форме.
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. При этом она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется. Также стоит отметить, что компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.
В бухгалтерском учете затраты на возмещение (выплату компенсации) работникам при использовании личных автомобилей в служебных целях признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в суммах, подлежащих выплате работникам, в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.
В налоговом учете согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Норма п. 38 ст. 270 НК РФ запрещает учитывать для целей исчисления налога на прибыль сверхнормативные расходы на выплату компенсации.
Размер выплаты компенсации установлен Постановлением Правительства от 08.02.2002 г. N 92 и составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см. - 1500 руб. в месяц; для мотоциклов - 600 руб.
Как указывалось выше, в размере компенсации учтены все расходы на содержание автомобиля, в том числе на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт. Поэтому если организация помимо компенсации оплачивает работнику и стоимость бензина, то эти расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Аналогичную точку зрения высказало УФНС России по г. Москве в Письме от 20.09.2005 г. N 20-12/66690.
Для документального подтверждения расходов на выплату компенсации работник должен представить копию технического паспорта личного автомобиля. Подтверждение производственного характера поездок может быть отмечено в путевых листах (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), хотя, по нашему мнению, ведение путевых листов в данном случае совсем не обязательно: достаточно приказом руководителя подтвердить то, что данный работник использует личный транспорт в служебных целях, за что ему должна выплачиваться компенсация в определенном размере.
Учитывая, что для целей налогообложения прибыли учитывается только размер компенсации, установленный Постановлением Правительства от 08.02.2002 г. N 92, а п. 38 ст. 270 не позволяет учитывать все расходы свыше норматива, то при исчислении налога на прибыль у организации не возникает особых проблем.
Вопросы появляются при обложении компенсации НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, связанных с использованием личных грузовых автомобилей в интересах организации, не подлежат налогообложению НДФЛ. Организации, как правило, выплачивают работникам компенсации в больших размерах, чем содержащиеся в Постановлении Правительства от 08.02.2002 г. N 92, что соответствует реальным расходам работника на содержание автомобиля.
По мнению Минфина РФ (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87), поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит норм, в пределах которых компенсации работникам за использование личного транспорта не облагаются НДФЛ, в этих целях следует применять нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. При этом сами выплаты могут производиться в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Компенсация в размере, превышающем установленный для целей налогообложения прибыли, облагается НДФЛ.
С нашей точки зрения, позиция Минфина РФ не имеет нормативного обоснования. Размер компенсации согласно ст. 188 ТК РФ определяется сторонами (работодатель и работник) в договоре. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 разработано только для целей применения подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Соответственно, его нормы не могут распространять свое действие на исчисление НДФЛ.
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указал, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные Постановлением Правительства РФ N 92, установлены для целей налогообложения прибыли и не могут применяться для целей обложения НДФЛ. Поэтому компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, установленном трудовым договором.
Аналогичные выводы были сделаны и в Постановлениях ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06, ФАС ЗСО от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), ФАС УО от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2, ФАС ПО от 19.08.2008 N А06-6865/07, ФАС СЗО от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210.
Минфин РФ изменил свою позицию в конце 2009 года. В последних Письмах (от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 и от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98) финансовое ведомство уже разъясняет, что освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом Минфин РФ отметил, что:
должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Еще один вопрос возникает у бухгалтеров при выплате компенсации за использование личного автомобиля работника: следует ли исчислять страховые взносы с компенсации?
Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг. Также объектом обложения являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.
В случае использования личного автомобиля работника в служебных целях работник является застрахованным лицом.
Между тем, в соответствии с подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами. Исключение составляют лишь:
- выплаты в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов;
- выплаты в иностранной валюте взамен суточных, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплаты в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.
Компенсация за использование личного автомобиля работника в качестве исключения не поименована. Учитывая, что перечень компенсационных выплат является открытым, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного в договоре организацией и ее работником.
Аналогичная позиция была изложена в Письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

3.2. Аренда автомобиля у физического лица

Организация может заключить также договор аренды транспортного средства с собственником автомобиля.
Учет затрат по аренде автомобиля отражается в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности, как правило, в последний день месяца в сумме, установленной договором аренды.
В налоговом учете арендная плата будет уменьшать налогооблагаемую прибыль как прочие расходы на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В таком случае компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не выплачивается. Это справедливо даже тогда, когда организация заключает договор аренды с собственным работником.
Документально расходы подтверждаются договором аренды, заключенным в письменной форме. В нем лучше указать основные параметры автомобиля: марку автомобиля, год выпуска, цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер, пробег, техническое состояние машины по результатам осмотра и т.д. Вместе с автомобилем передается технический паспорт, талон техосмотра, свидетельство о регистрации транспорта.
В таком случае организация как арендатор несет все виды расходов по эксплуатации, страхованию и ремонту автомобиля и вправе учитывать их для целей налогообложения прибыли в полном размере при условии, что они отвечают критериям ст. 252 НК РФ. Однако стоит отметить, что плату за прохождение автомобилем технического осмотра должен вносить собственник автотранспортного средства, то есть арендодатель. Работнику или другому физическому лицу оплачивается только размер арендной платы, который полностью облагается НДФЛ.
В отношении обложения арендной платы страховыми взносами хотелось бы отметить следующее.
Исходя из положений п. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объект обложения страховыми взносами не возникает, если выплаты и иные вознаграждения производятся в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав). Исключение составляют договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
К договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества.
Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом к объектам аренды согласно ст. 607 ГК РФ относятся, в частности, транспортные средства.
Таким образом, арендная плата, установленная в договоре аренды организацией и физическим лицом, не является объектом обложения страховыми взносами согласно ч. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ.
Данный подход подтверждается разъяснениями Минздравсоцразвития России (Письмо от 12.03.2010 N 550-19).

Вятчинова Т.И.,
ведущий специалист по экономическим вопросам
второй категории Группы компаний "Налоги и финансовое право"

[vsv-boss]

Сообщение от Alexeyka

ох чувствую, ещё не раз придется

Это типа угроза? Так на ваши проблемы тут всегда найдётся парочка, а то и более грамотно-смелых форумчан...

[vsv-boss]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Также стоит отметить, что компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.

Согласен.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Поэтому если организация помимо компенсации оплачивает работнику и стоимость бензина, то эти расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Согласен.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Подтверждение производственного характера поездок может быть отмечено в путевых листах (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), хотя, по нашему мнению, ведение путевых листов в данном случае совсем не обязательно: достаточно приказом руководителя подтвердить то, что данный работник использует личный транспорт в служебных целях, за что ему должна выплачиваться компенсация в определенном размере.

Согласен, что путёвки - это излишество при компенсации.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Вопросы появляются при обложении компенсации НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, связанных с использованием личных грузовых автомобилей в интересах организации, не подлежат налогообложению НДФЛ. Организации, как правило, выплачивают работникам компенсации в больших размерах, чем содержащиеся в Постановлении Правительства от 08.02.2002 г. N 92, что соответствует реальным расходам работника на содержание автомобиля.
По мнению Минфина РФ (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87), поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит норм, в пределах которых компенсации работникам за использование личного транспорта не облагаются НДФЛ, в этих целях следует применять нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. При этом сами выплаты могут производиться в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Компенсация в размере, превышающем установленный для целей налогообложения прибыли, облагается НДФЛ

Не согласен с этим не только я, но и суды и МинФин тоже уже поправляет ФНС в этом вопросе. (читайте Разгулина свежего)

[Таинственная Незнакомка]

читала, но предпочитаю не создавать вообще спорных ситуаций...
а спорность ситуации в том, что фирме топикстартера придется доказывать, что выплаты, которые он хочет допиком к ТД оформить, носят именно компенсационный характер...

[ГЛБ]

Я делала так: сотр пишет заявление на выплату ежемесячной компенсации за использование личного имущества с интересах работодателя, составляю доп.согл.к ТД, где прописываю сумму компенсации, которую определяю бух.справкой-расчетом амортизации авто и др.расходов (примерно прикидываю, сколько за затрачивается на бензин), сотр приносит мне доки подтверждающие, что авто принадлежит ему на праве собственности, я снимаю с них копии и прилагаю к бух.справке - расчету, далее приказ дира на выплату компенсации такому то сотру, в должностной инструкции прописано, что работа носит разъездной характер ( в каждом доке делала ссылку на нормативку)....сумма компенсации получалась приличная...ничем не облагала....так же делала на использование личного ПК сотра и телефона (всё Apple)...тоже сумма хорошая получалась..

[Alexeyka]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

фирме топикстартера придется доказывать, что выплаты, которые он хочет допиком к ТД оформить, носят именно компенсационный характер...

это почему?

[vsv-boss]

Сообщение от Alexeyka

это почему?

Почему вам придётся доказывать? Так потому что в суде интересы общественные для судьи выше интересов частных и ст. 65 АПК обязывает все стороны доказывать обстоятельства дела самостоятельно и обязательно.
А налоргам чё? Написали Акт по результатам проверки, вынесли Решение и всех дел, а вам это оспариват...
Так то!

[Таинственная Незнакомка]

Alexeyka, пост ГЛБ очень информативный...100 баллов...

[vsv-boss]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Alexeyka, пост ГЛБ очень информативный...100 баллов...

Мдяяяяя-ааа! Всё коротко и безапелляционно.
А мы тут понимаешь развели дискуссию...

[Gurtava]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

3.2. Аренда автомобиля у физического лица

терь помогайте мнеее) у нас два дира хотят компенсировать затраты со своих машин, что бы там по всем чекам израсходованным им возвращали деньги... мы на осно... т.е. компенсация в 1200 маловата... т.е. правильно ли йа мыслю: 1) мы делаем договор аренды авто ихних с экипажем, ставим символическую арендную плату, с которой ток бум платить ндфл как агенты в конце года = 13%; 2) они должны будут заполнять пут листы... на основании чего йа списываю весь бензин и возвращаю деньги... тааак??? вопрос: можно ли заключать подобные договора с дирами и можно ли использовать в данном случае путевой лист разработанный организацией??? и обязана ли обязательно назначить плату за вождение авто, если в трудовом договоре и так прописано разъездной характер работы???????

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Gurtava

терь помогайте мнеее) у нас два дира хотят компенсировать затраты со своих машин, что бы там по всем чекам израсходованным им возвращали деньги... мы на осно... т.е. компенсация в 1200 маловата... т.е. правильно ли йа мыслю: 1) мы делаем договор аренды авто ихних с экипажем, ставим символическую арендную плату, с которой ток бум платить ндфл как агенты в конце года = 13%;

ежемесячно начисляете арендную плату, ежемесячно выплачиваете и ежемесячно удерживаете и перечисляете НДФЛ, и в конце года-начале следующего отчитываетесь по форме 2-НДФЛ... арендную плату можете ставить не символическую....

Сообщение от Gurtava

2) они должны будут заполнять пут листы... на основании чего йа списываю весь бензин и возвращаю деньги... тааак???

списывают гсм по фактическому расходу... если фактический расход превышает нормированый, тогда сверхнормативный гсм списываете за счет прибыли...

Сообщение от Gurtava

вопрос: можно ли заключать подобные договора с дирами и можно ли использовать в данном случае путевой лист разработанный организацией???

почему нет??? главное чтоб все необходимые реквизиты были задействованы...

Сообщение от Gurtava

и обязана ли обязательно назначить плату за вождение авто, если в трудовом договоре и так прописано разъездной характер работы???????

нинаю как думаете, коллеги?

[Gurtava]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

списывают гсм по фактическому расходу... если фактический расход превышает нормированый, тогда сверхнормативный гсм списываете за счет прибыли...

как эт???

Сообщение от Таинственная Незнакомка

ежемесячно начисляете арендную плату

а можн в конце срока действия договорааа??? сразу всю сумму

[Таинственная Незнакомка]

Gurtava, сроки внесения арендной платы определяются арендатором и арендодателем самостоятельно. Обычно арендная плата вносится арендатором ежемесячно, ежеквартально либо, что бывает гораздо реже, один раз в год. Участники договора могут предусмотреть любой иной порядок внесения арендной платы.

ГСМ списывается по фактическому расходу, но не свыше нормы... допустим фактически израсходовано 25л., а по норме допустимо 23л., присанные 23л уменьшают налогооблагаемую базу, а 2л нет....

[Анdрей]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

а по норме допустимо 23л

Где эти нормы прописанны? Если авто в аренде, то оно получается как в собственности и бензин можно списывать согласно данным автомобиля и показаниям спидометра. Надо оформлять путев листы и чеки что б были и изди сколько хошь, только по рабочим маршрутам.

Насчет зар.платы директорам в качестве водителя можно назначить доплату, но так же придется удерживать НДФЛ и налоги с ФОТ, но это не обязательно. Если вопрос в доплате диру если она ему официально нужна, то тогда можно. Если согласно правильности договора, то не обязательно.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Анdрей

Где эти нормы прописанны? Если авто в аренде, то оно получается как в собственности и бензин можно списывать согласно данным автомобиля и показаниям спидометра. Надо оформлять путев листы и чеки что б были и изди сколько хошь, только по рабочим маршрутам.

нормы утверждаются приказом по предприятию, высчитываются либо экспериментальным путем либо на основании Распоряжения Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р, которое несет рекомендательный характер.... в остальном все верно-езди скока хошь

[Alexeyka]

Сообщение от Анdрей

Где эти нормы прописанны? Если авто в аренде, то оно получается как в собственности и бензин можно списывать согласно данным автомобиля и показаниям спидометра.

нормы как бы есть.
"Нормы расхода топлив и смазочных материалов в автомобильном транспорте"

эти нормы являются обязательными для автотранспортных предприятий, для всех остальных служат как ценовой ориентир, применение норм не является обязательным. Приказом директора могут устанавливаться собственные нормы расхода ГСМ.

а вообче, как оказалось, есть такая замечательная весчь
О.И. Соснаускене, Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

[Alexeyka]

Сообщение от ГЛБ

Я делала так: сотр пишет заявление на выплату ежемесячной компенсации за использование личного имущества с интересах работодателя, составляю доп.согл.к ТД, где прописываю сумму компенсации, которую определяю бух.справкой-расчетом амортизации авто и др.расходов (примерно прикидываю, сколько за затрачивается на бензин), сотр приносит мне доки подтверждающие, что авто принадлежит ему на праве собственности, я снимаю с них копии и прилагаю к бух.справке - расчету, далее приказ дира на выплату компенсации такому то сотру, в должностной инструкции прописано, что работа носит разъездной характер ( в каждом доке делала ссылку на нормативку)....сумма компенсации получалась приличная...ничем не облагала....так же делала на использование личного ПК сотра и телефона (всё Apple)...тоже сумма хорошая получалась..

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Alexeyka, пост ГЛБ очень информативный...100 баллов...

пост ГЛБ, конечно, весьма интересен, но абсолютно бесполезен и не устраивает по следующей простой причине: нет ни одной ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми делается так или эдак.

[ГЛБ]

Alexeyka, А Вы хотите чтоб я ужо Вам усё готовенькое написала?

[Alexeyka]

Сообщение от ГЛБ

Alexeyka, А Вы хотите чтоб я ужо Вам усё готовенькое написала?

ну раз уж выяснилось, что каждый бухгалтер по своему смотрит на рассматриваемый вопрос, то желательно свои слова подкреплять ссылками на законы/положения и прочее