Принципы организации эффективного аутсорсинга

[dim3740]

А может бухгалтер…. программист?
Я уже сравнивал бухгалтера и с писателем, и с историком, и даже, музыкантом, и вот пришел черед сравнить его работу и с программистом, точнее, 1С-овцем.
Откуда такие крамольные сопоставления? А все оттуда же: ложного понимания, что 1С – это «бухгалтерская программа», что все, что в ней делается должен хорошо понимать и контролировать бухгалтер. А как же иначе? Козел отпущения должен же быть, «в случае чего…».
Вот и приходится «нашему брату» (или сестре), надевать ярмо и программиста, и системного администратора, и специалиста по криптозащите и т.п. Ладно бы, если программа была бы отлажена, обновлялась, все все умели в ней делать… А то ведь, зачастую, трудятся бедолаги на древней старушке 1С 7. которая и дымится, и выдает черт знает что… Ну, и бухгалтер не спит и не ест, мечтая об новом «1С-мерседесе». Мечта- мечтой, но, одновременно, и страшно и боязно, потому что новая программа – это и накладно финансово, и требует обучения, внедрения, и даже рисков непонимания и сопротивления новым трудозатратам остальных работников. Так что же делать?
В первую очередь, попробуйте понять – а точно ли руководство поддерживает ваши инициативы по внедрению новой программы? Не на словах ли это только? А в мыслях иное, дескать, «ну раз бухгалтер говорит, что нужно – значит нужно. Это «его программа», его ипархия, я в ней ничего не понимаю – придется раскошеливаться». У меня есть опыт, когда мой один руководитель, имея 1С 7.7. ни в какую не хочет ее менять. Его кредо такое: «Главное – заработать деньги. Программа – это ремесло, только способствующая бизнесу, т.е. вспомогательное средство к умению быть предприимчивым бизнесменом. Если она выполняет задачи по продажам, то я ее не буду менять. Если бухгалтера что-то в ней неустраивает, то надо менять только ту составлящую программы, которая нужна именно ему для работы и составления отчетов». И убедительно показывает, что программа только на 20-30 процентов «чисто бухгалтерская», а в остальном – управленческая, функционал которой его устраивает. Понятно, что тут имеются ввиду обновления СФ, УПД, справочники банков, и конечно, сама отчетность. На таком предприятии целесообразно создать 2 базы – управленческую и бухгалтерскую, и только последнюю поддерживаться в актуальном состоянии, т.е. обновлять.
Во-вторых, не берите себе лишней работы. Вы что- директор по развитию? Разве, вам, как бкхгалтеру, надо думать, о том, с какими трудностями сталикаются работники при работе с 1С? Это их проблемы, точнее вашего руководства. Отграничьте четко свой участок работы, свои документы, свои задачи…. Создайте алгоритм движения документов в электронном виде, в бумажном, обмена. К примеру, я никогда не работаю со счетами, так зачем мне ими обмениваться? Нельзя объять необъятное, особенно если не все хотят вам помогать, или хотя бы добросовестно выполнять свои обязанности. А иначе, вы будете чистить вирусы, обучать вводу документов, показывать, где кнопка «Энтер»….. Вам это надо?
В третьих, забыть слова «контролировать», «бояться», «не верить» и т.п. За все отвечает руководитель. Это его обязанность организовывать бухгалтерский учет, какая информация как и где двигается, и где она достоверна, а где нет. Я бы включал в служебные обязанности пункт, что выгруженная мне информация из управленческой базы в мою бухгалтерскую, обладает всем свойствами достоверных первичных документов, и за нее отвечаю не я, а лицо, ее записавшую в базу данных.
В четвертых, есть множество программных средств сравнения и проверки достоверности информации находящейся в разных информационных пространствах. Хотя бы тот же принцип иерархичности данных. Т.е. к примеру: «Если итоги двух и более таблиц одинаковы, то вероятность того, что таблицы отличаются уменьшается». Есть и другие способы…

[Среда]

О чём сей пост? Что сказать то хотели?
Не понятно...

[dim3740]

Мы все знали, но... боялись сказать.
Прошла (или еще идет?) проверка у одного моего клиента. Полный "зоопарк" - ОБЭП, налоговая, СК, уголовное дело, отпечатки пальцев, прОтокол...... Лучше бы не было таких, но... опыт полезен и "промывает мозги".
Что рассказать? В целом, подтверждаются мои некоторые выводы в этом разделе. Да и подобное уже было у меня в лихих 90-х... Но вот основное:
1. Вероятность "привлечь" обычного бухгалтер минимальна. Следаки сами говорят, что у них всегда основные "действующие лица" уже имеются "в разработке", и просто "их дела лежат до часа Х" - это или указание сверху, или недобор налогов, или "бытовое" событие в жизни лица, но влекущее раскрутку его и предпринимательской деятельности. Иными словами, когда уж они "приходят", они сразу знают "что - почем" и к кому идти с обыском, с кого-чего взять и т.п.
Таким образом, рядовой, наемный бух, или аутсортер, не имеющий "ничего на лапу", может пострадать только при: а) заказ сверху -ВСЕХ наказать для примера! б) "Основные лица" решают выставить буха" паравозиком", свалить на него вину...
2. Заранее нет смысла печатать большинство документов внетренного характера - учетная политика, акты на списание, договора между своими организациями.. Да, выемка есть, но потом налоговая дает время на предоставление недостающих доков. И, если есть печати ( что уже не факт), то доки делаются.
3. Отсутствующие доки типа "Услуги связи" периодического характера, вообще никто не запрашивал. Проверяющщим было ясно, что эти документы, без проблем, организация может снова запросить у поставщиков, или о них есть информация в "электронных кабинетах поставщика".
4. Главное - ищут "большой куш" , и этого вполне достаточно для последующего "торга". Ведь проверяющие также лавируют между трудоемкостью доказывания нарушений, количеством привлекаемых своих работников, временем и т.п. и суммой. Организация может отстаивать свои "спорные вопросы" в суде. И той, и дрйгой стороне, это делать неохота. Поэтому только грубые нарушения надо не допускать, а на мелочи можно забить.... Как правило, налоговики хоть и напишут в акте множество нарушений, но взыскивать за них не будут. В итоге - выкатывают штраф и начинается торг. Ну, прям как на рынке....
5. Опасно вот что: после проверки и закрытия одного дела информация "сливается к смежникам". Т.е. могут быть новые проверки по уже выявленным фактам. В итоге - проверка (цепочка проверок) может тянуться годами.
На этом закончу свою грустную повесть.... Конечно, это не общий случай, могут быть и иные обстоятельства, но в принципе, действия и требования проверяющих были логичными с т.з. трудоемкости сбора доказательств. Разве вы поступили бы не также на их месте? Соответственно, ищите "логичность" и своей работе. Да прибудет с нами сила...)))

[Вес`на]

dim3740, с точки зрения проверок

Сообщение от dim3740

Поэтому только грубые нарушения надо не допускать, а на мелочи можно забить

Развернуть для просмотра

мне тут мои гаврики товарные чеки притащили для авансовых отчетов. Что-то стрельнуло мне пробить эти чеки ИПешников на налог.ру. Оказалось, что половина чеков ( добавлю, на реально закупленные материалы на рынке, а не просто левацкие чеки для снятия налика) от ИПешников прекратившишь свою деятельность в разные сроки от 2015 до 2018г. Так что делать с этими чеками? Не принимать к учету или проверяющим эти чеки параллельно?

[свернуть]

[dim3740]

Опять - двадцать пять...
Задан вопрос начинающим ИП-эшником: «Нужно ли ИП вести бухгалтерский учет?». Выдохнем, и, в который уже раз, попытаемся дать ответ.
Почему – «попытаемся»? Потому, что «какой вопрос – такой и ответ», и надо понять, что хочет знать ИП…. По опыту, скажу, что в 90 % случаев, под таким вопросом следует понимать следующее: «Нужно ли осваивать бухучет\нанимать бухгалтера\покупать 1С Бухгалтерия/сдавать отчетность?». Ну, про налоги, как правило, вопросов нет, ибо это «кровные денежки», и они обсчитаны-посчитаны еще до момента открытия ИП и выбора системы налогообложения.
Под «нужно» также фривольно понимается «наличие обязанности». Если все это так, то ответ очевиден – «не обязан». Но, как только начинаешь уточнять, идет речь именно о «бухгалтерском учете», или о неком ином – встречаешь недоумение. Ибо, те самые 90 % ИП отождествляют понятия «бухгалтерия» и «учет». Что, мягко говоря, совсем не одно и тоже…
Начинаешь объяснять: «Бухгалтерский учет – это, упрощенно говоря, общепризнанная система учета, понятная всем профессионалам и проверящим органам, и в связи с этим направленная на анализ и проверку деятельности организации». Образно говоря, есть английский язык, и если вы ведете некую деятельность на русском, то, чтобы вас проверили и поняли, надо все документы перевести на «инглишь». А иначе – вас не примут в «клуб по интересам», не дадут некое «разрешение», наложат санкции и т.п. Так и тут – хочешь получить кредит, дивиденды, достоверную отчетность и т.п. – веди бухгалтерию по всем ее правилам – метод «двойной записи», дебет- кредит, долги, авансы, начисления и расчеты…
Но вы можете остановиться на своем «русском языке»….. Разработать таблички в экселе, отслеживать, сколько товаров прибыло, убыло, кто кому должен. Никто не захочет изучать ваш «местный диалект», но вам это и не нужно. Главное, что вы его понимаете. Это допускается…. Так многие и делают. Т.е. они тоже ведут «учет», но не называют его «бухгалтерским». Что выбрать - решать вам.
Напоследок отмечу, что есть участки учета, которые все же нельзя произвольно исключить из системы учета. Все зависит от видов деятельности, ее масштабов. Советую тогда обратиться за консультацией к профессионалам.

P.S.Вот родилось: «Если получил не тот ответ – задай вопрос иначе. Если отвечаешь, но вопрос задают снова – попробуй ответить иными словами».