Срок хранение документов

[Lady Anna]

Поделитесь опытом, сколько лет вы храните первичную документацию и сколько лет храните отчетность?

[Louisa]

......................

[Ольга Александровна]

Мы все храним с 96 года. Бывает случаи, что очень пригодны те документы оказываются

[Lady Anna]

Сообщение от Ольга Александровна

Мы все храним с 96 года. Бывает случаи, что очень пригодны те документы оказываются

даже не могу представить, что может произойти, что могут понадобиться документы, например, 2000 года. Что у Вас были за ситуации?

[Ольга Александровна]

Сообщение от Lady Anna

даже не могу представить, что может произойти, что могут понадобиться документы, например, 2000 года. Что у Вас были за ситуации?

Да, да, когда бывшие сотрудники начинают выходить на пенсию, эти документы очень нужны.
Во многих организациях создают специальный архив. В нашей организации помещения большие. Поэтому есть где хранить. Да и место документы не много занимают, всего лишь две большие коробки.

[ЮлТэ]

а смысл? это какое же нужно помещение?

[Lady Anna]

Сообщение от ЮлТэ

а смысл? это какое же нужно помещение?

да вот у меня тоже вопрос этот возникает, с одной стороны жалко жечь всё, вдруг понадобится, но хранить реально негде, столько места занимает

[Аланда]

Сообщение от Lady Anna

могут понадобиться документы, например, 2000 года.

Это ,скорее всего,кадровые документы,зарплатные.Многие при выходе на пенсию обращаются за справками для расчета пенсии по наиболее выгодному варианту.ИМХО

[Louisa]

ну допустим кадровые хранятся 75 лет, отчетность по-моему тоже все время, а вот первичка? Недавно достала накладные Торг-12 за 2007,2008г., хотела уничтожить, да вот что-то рука не поднялась, мало-ли тоже хочу услышать кто сколько хранит документы

[Наташа)]

Сообщение от Lady Anna

сколько лет вы храните первичную документацию и сколько лет храните отчетность?

положено 5 лет, кадровую документацию до 75 лет, но храню все с 2007 года, до этого был пожар и сгорела вся документация с 1999 года. Если бы не пожар, хранила бы все и дальше

[ГЛБ]

п.8 статья 23 НК РФ говорит:
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

а новый закон о БУ говорит
Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

[Наташа)]

ГЛБ, есть еще и нормы в бухгалтерском учете.

Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

*1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
*2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

[Наташа)]

ГЛБ, я написала свой пост до редактирования Вами своего

[ГЛБ]

Сообщение от Наташа)

Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Наташа), этот закон уже не действующий, хотя в новом законе норма осталась таже

[Наташа)]

Сообщение от ГЛБ

этот закон уже не действующий

ошиблась, конечно, закон 402-ФЗ

[Lady Anna]

но я так понимаю, у многих рука не поднимается уничтожать документы и многие хранят хранят их более 5 лет?
а что будет, если хранить документы только 3 года? Всё равно же вроде налоговая может проверять документы только за последние 3 года.
Если у кого-то в этом году будет выездная, им же проверят только 2010,2011 и 2012 годы, другие года же не могут проверить? Так?

[Наташа)]

Сообщение от Lady Anna

а что будет, если хранить документы только 3 года? Всё равно же вроде налоговая может проверять документы только за последние 3 года.

Lady Anna, Вы читали наши посты выше? В НК предусмотрены сроки хранения первичной документации. В соответствии с подпунктами 3 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других материалов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов.
В Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 указано, что Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Что приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

Сообщение от Lady Anna

Если у кого-то в этом году будет выездная, им же проверят только 2010,2011 и 2012 годы, другие года же не могут проверить? Так?

Т. к. данные налоговой отчетности формируются на основаниии первичной документации и бухгалтерской отчетности, могут запросить и их. Так что хранить 5 лет придется.

Lady Anna, а у вас возникла проблема с хранением? негде хранить? или есть только отчетность за последние 3 года, а остальное уже куда-то делось?

Сообщение от Lady Anna

но я так понимаю, у многих рука не поднимается уничтожать документы и многие хранят хранят их более 5 лет?

Если бы не было помещения для хранения, давно бы выкинула. Вот когда это помещение "закончится", тогда буду уничтожать

[Lady Anna]

Сообщение от Наташа)

Lady Anna, а у вас возникла проблема с хранением? негде хранить? или есть только отчетность за последние 3 года, а остальное уже куда-то делось?

нашей фирме исполнилось 3 года, поэтому пока все храню, конечно. Просто на будущее спрашиваю.
Но места для хранения и правда мало, то, что есть уже едва вмещается. И вот думаю, закончится 2013 год, так ли страшно будет выкинуть 2010 год в начале 2014?
То, что по сотрудникам документы нужно хранить 75 лет, это понятно.
Меня волнуют накладные, счета-фактуры, это львиная доля моей первички. И будут в 2014 году, эти накладные и счета-фактуры за 2010 стоять мертвым грузом, кому они все равно нужны?

[Lady Anna]

А вообще побудило меня завести эту тему то, что у моего знакомого буха директор сказал выкинуть все документы за 2009 год, потому что нет места для ненужной бумаги. И как-то я задалась вопросом, а можно ли? Но она сказала, что их фирме уже около 15 лет и они всегда хранят первичку 3 года, а отчётность 5 лет. Проблем у них не было. За это время у них было 3 выездные проверки, никто не требовал у них лишних документов за "старые" года, которые не попадают под проверку.
Ну, это просто единичный опыт одного главного бухгалтера, вот мне и стало интересно, а как долго другие хранят первичку

[Делис Архив]

вообще, если подходить к сроку хранения документов с законодательной стороны, то сроки хранения определяются на основании перечней документов, как типовых, так и отраслевых. Иногда, в зависимости от типа документов, этот срок хранения может быть откорректирован смежным законодательством (например: Налоговый кодекс РФ, ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О бухгалтерском учете». ФЗ «О кредитных историях» и др.). При этом срок хранения корректируется в большую сторону. Например, срок хранения первички по НК - 4 года, а по Перечню - 5 лет. В итоге храним не 4, а 5 лет.
Есть автоматизированный сервис по определению сроков хранения по Перечням
http://www.archiv.ru/useful_information/calculators/sroki_hraneniya_dokumentov/
Только стоит обратить внимание, что документы в перечне систематизированы по виду (договор, приказ, акт, счет-фактура и т.д.), а не по типу деятельности.