Персональные данные работников

[Dolly]

Всем добрый день!
Народ, подскажите пожалуйста, кто как хранит персональные данные сотрудника?
Тут кадровичка вычитала, что чуть ли не копию паспорта нельзя хранить на предприятии....Ну бред...
И все ли берут с работников согласие на обработку персональных данных???

[Среда]

Сообщение от Dolly

И все ли берут с работников согласие на обработку персональных данных?

За всех не скажу, но делать это надо.

Сообщение от Dolly

Тут кадровичка вычитала

пруф в студию

[Вес`на]

Сообщение от Dolly

кадровичка вычитала, что чуть ли не копию паспорта нельзя хранить на предприятии....Ну бред...

а что это такое "чуть ли не копия"?

[Arhimed.]

Сообщение от Вес`на

что это такое "чуть ли не копия"?

это значит что, вроде как, откопировали, но на копию это не похоже!

[Arhimed.]

а что если мордой лица окунули в ксерокс и откопировали

это считается перс данными?
в данном конкреном случае нужно требовать разрешение на обработку....

[Вес`на]

Сообщение от Arhimed.

это значит что, вроде как, откопировали, но на копию это не похоже!

тогда кадровичка права. Нахрена такое хранить?

[Dolly]

Сообщение от Вес`на

тогда кадровичка права. Нахрена такое хранить?

Нет, в смысле копия нормальная. Хранить типа ее нельзя.
Это получается чел уволился и фсе? Удалять все копии его документов?
А если налоговая очухается спустя месяцев 8-9 после сдачи скажем 2-НДФЛ ??? Типа не соответствует. И попросят предоставить копию паспорта? В этом году такое было...
И собственно чем отличается копия паспорта от введенных паспортных данных в трудовой договор? Их же нужно хранить...Запуталась в общем...

[Arhimed.]

Сообщение от Вес`на

кадровичка права. Нахрена такое хранить?

а что если человек по-другому не ксерится?
тогда чего делать?

[Вес`на]

Тогда не флудить в профтеме

[Среда]

Сообщение от Dolly

Это получается чел уволился и фсе? Удалять все копии его документов?

Это "кадровичка" так сказала?
Ну я вас огорчу: 75 лет хранятся кадровые документы.

Сообщение от Dolly

Хранить типа ее нельзя.

Давайте не будем обсуждать то, что кто-то прочитал на заборе.

Сообщение от Среда

пруф в студию

статья, источник... откуда такое родилось?

[Dolly]

Сообщение от Среда

Это "кадровичка" так сказала?
Ну я вас огорчу: 75 лет хранятся кадровые документы.



Давайте не будем обсуждать то, что кто-то прочитал на заборе.

статья, источник... откуда такое родилось?

Вот, и я о том же. 75 лет его паспортные данные (в том или ином виде) будут храниться в организации.
Дык если бы я знала статью...Никто же не парится. Если у кого какие-то вопросы и сомнения-все идут в бухгалтерию. И мы тут должны все всем разжевать...
Единственное, что нашла:
"Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иное даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13)."

[AlexVX]

В бухгалтерии должен быть металлический шкаф, где вы будете хранить личные дела, трудовые книжки и т.п. Кроме этого должны быть некоторые документы - приказ об ответственном за обработку персональных данных, порядок их хранения и согласия сотрудников на обработку.

[Среда]

Сообщение от Dolly

Дык если бы я знала статью...Никто же не парится. Если у кого какие-то вопросы и сомнения-все идут в бухгалтерию. И мы тут должны все всем разжевать...

Если у вас есть отдела кадров, то это их забота.

[Вес`на]

Сообщение от Dolly

Нет, в смысле копия нормальная. Хранить типа ее нельзя.

нельзя без письменного согласия сотрудника на обработку его персональных данных

Развернуть для просмотра

Можно ли при приеме на работу запрашивать у работника загранпаспорт, если его работа требует командирования за рубеж?
Копия паспорта относится к персональным данным.
В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников:
- паспортные данные работника;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы (в том числе автобиография, сведения о семейном положении работника, перемене фамилии, наличии детей и иждивенцев);
- иные документы, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством Российской Федерации должны быть предъявлены работником при заключении трудового договора (Приказ ФФОМС от 19.08.2008 N 180 (ред. от 23.03.2009) "Об утверждении Положения о защите персональных данных работников Федерального фонда обязательного медицинского страхования").
Согласно статье 6 Закона "О персональных данных" обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона "О персональных данных" обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Таким образом, хранение паспортных данных подпадает под обработку персональных данных, а следовательно, требует согласия субъекта персональных данных на обработку его данных.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований трудового законодательства (статья 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен самостоятельно разработать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты.
Кроме того, пунктом 10 ст. 86 ТК РФ предусмотрено, что работодатели и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
При хранении паспортных данных следует помнить, что в соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
Таким образом, требуется согласие на обработку персональных данных в случае сообщения этих данных третьей стороне, в том числе для оформления командировки или доверенностей.
Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников, в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта.
Паспортные данные подпадают под действие законодательства "О персональных данных". Следовательно, для целей обработки персональных данных работодатель должен получить согласие сотрудника. Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле, поскольку в законодательстве отсутствует запрет на хранение данных работника при наличии согласия на обработку персональных данных.

[свернуть]

[Dolly]

Ясно. Все можно, только должно быть согласие.
Большущее спасибо!!!)))

[Вес`на]

Сообщение от Dolly

Все можно, только должно быть согласие.

дык ить не совсем

Развернуть для просмотра

УТЕЧКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОДОРОЖАЛА

(Комментарий к Закону от 07.02.2017 N 13-ФЗ)

С 1 июля выросли административные штрафы за нарушения при работе с персональными данными граждан. Так, теперь для организаций верхняя планка штрафа - 75 тыс. руб. против прошлых 10 тыс. руб., а для руководителей - 20 тыс. руб. вместо 1 тыс. руб.

Поскольку с персональными данными (ПД) имеют дело почти все организации и предприниматели (в частности, если есть работники или клиенты-физлица), то и под штраф может попасть любая фирма или ИП, которые не соблюдают установленные Законом требования. В частности, если они:
- обрабатывают избыточные ПД по отношению к целям их обработки или не уничтожают документы с ПД после достижения целей обработки <1>. Так, в одном случае компанию оштрафовали за то, что она хранила копии паспортов сотрудников в их личных делах. А в другом случае основанием для штрафа послужило то, что фирма-исполнитель продолжала хранить переданные заказчиком ПД должников после того, как закончила работу по взысканию с них задолженности;
- обрабатывают ПД работников без их письменного согласия, когда оно требуется (в частности, не заручившись согласием, вывешивают фото на доске почета или на сайте, передают ПД банку для целей перечисления зарплаты, или охранному предприятию для оформления пропуска для прохода на территорию работодателя, или заказчику в заявке на участие в тендере для подтверждения кадровых ресурсов) <2>.

Справка
Персональные данные - это любая информация о гражданине (Ф.И.О., паспортные данные, сведения о зарплате и т.д.), а любые действия с ней (в том числе сбор, хранение) - это обработка персональных данных, на которую в ряде случаев требуется его согласие <3>. Так, в частности, передача данных без согласия лица будет неправомерной, если она не требуется для исполнения (заключения) договора с ним и не предусмотрена законом, а разглашенных сведений достаточно для однозначной идентификации лица <4>.

Чтобы пресечь рост числа нарушений законодательства в области ПД, власти повысили штрафы за них, а также дифференцировали их в зависимости от вида нарушения. И теперь штрафы взимаются в следующих размерах.

Правонарушение
Размер штрафа, тыс. руб.
для организаций
для ИП
для должностных лиц
Обработка ПД в случаях, не предусмотренных законодательством, либо несовместимая с целями сбора ПД <5>
30 - 50
-
5 - 10
Обработка ПД без письменного согласия гражданина либо с нарушением требований к составу сведений, включаемых в такое согласие <6>
15 - 75
-
10 - 20
Неопубликование документа, определяющего политику в отношении обработки ПД, или сведений о реализуемых требованиях к защите ПД <7>
15 - 30
5 - 10
3 - 6
Непредоставление гражданину информации, касающейся обработки его ПД <8>
20 - 40
10 - 15
4 - 6
Невыполнение в срок требования гражданина или уполномоченного органа об уточнении ПД, их блокировании или уничтожении, если ПД неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные либо не нужны для заявленной цели обработки <9>
25 - 45
10 - 20
4 - 10
Необеспечение сохранности ПД при их неавтоматизированной обработке, повлекшее неправомерный или случайный доступ к ним, их уничтожение, изменение, копирование, распространение и т.п. <10>
25 - 50
10 - 20
4 - 10

* * *

Обратите внимание, что отныне протоколы по таким делам составляют (а затем передают материалы в суд) органы Роскомнадзора, а не прокуроры <11>. При этом срок давности привлечения к ответственности остался прежним - 3 месяца со дня совершения правонарушения <12>. Соответственно, за пределами этого срока суд уже не вправе выносить постановление об административном правонарушении.
--------------------------------
<1> Части 5, 7 ст. 5, ч. 4 ст. 21 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ); Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 N А53-13327/2013; 15 ААС от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013.
<2> Статья 88 ТК РФ; ч. 1 ст. 8 Закона N 152-ФЗ; Письма Роструда от 13.05.2011 N 1302-6-1; Минэкономразвития России от 02.10.2015 N ОГ-Д28-12951.
<3> Пункты 1, 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ; Письма Роскомнадзора от 20.01.2017 N 08АП-6054, от 07.02.2014 N 08КМ-3681.
<4> Пункт 1 ст. 3, ч. 1 ст. 6, ст. 7 Закона N 152-ФЗ; Постановление 9 ААС от 08.06.2016 N 09АП-20280/2016.
<5> Часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
<6> Часть 2 ст. 13.11 КоАП РФ.
<7> Часть 3 ст. 13.11 КоАП РФ.
<8> Часть 4 ст. 13.11 КоАП РФ.
<9> Часть 5 ст. 13.11 КоАП РФ.
<10> Часть 6 ст. 13.11 КоАП РФ.
<11> Пункт 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ.
<12> Часть 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ.

Н.А. Мацепуро
Старший юрист
Подписано в печать
21.07.2017

[свернуть]

[Вес`на]

Сообщение от Вес`на

- обрабатывают избыточные ПД по отношению к целям их обработки или не уничтожают документы с ПД после достижения целей обработки <1>

.........

5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

могу ошибаться, но считаю, что в случае увольнения сотрудника хранить копию его паспорта нельзя

[Зануда отмороженный]

Сообщение от Вес`на

.........



могу ошибаться, но считаю, что в случае увольнения сотрудника хранить копию его паспорта нельзя

ты сдала отчет за 1 квартал. он уволился. пришел ответ - не верно указан паспорт...

[Dolly]

Сообщение от Добрый зануда

ты сдала отчет за 1 квартал. он уволился. пришел ответ - не верно указан паспорт...

Присоединяюсь к вопросу...
А может в договоре с работником прописывать, что его ПД будут храниться 75 лет???

[Вес`на]

Я про 75 лет