Авансовые отчеты

[Павел_1984]

Добрый день!!! Помогите, пожалуйста, разобраться: Интересует разрешение спорных вопросов по теме: Авансовые отчеты по командировкам и ГСМ, возмещение собственных средств:
1) Можно ли предоставлять АО в бухгалтерию + чеки по ГСМ за два - три месяца сразу одним АО + один путевой лист? Если такая возможность есть, то почему? Выдержки с законов желательно или каких то практик, разъяснений. Трачу свои личные средства, под отчет ничего не беру.
2) Так же прошу разъяснить максимальные сроки отчетности по АО командировок, если происходят траты, то только из личных средств, под отчет так же ничего не беру.
ЛНА в компании по этой теме нет.
3) Если сотрудники бухгалтерии требуют к авансовому отчету служебную записку, то она должна быть подписана только непосредственным руководителем?
Ситуация: К учету нужно принять чек товарный (оригинал забыл на заправке, есть только товарный чек) кто должен подписать служебку? бухгалтер, глав бух фин директор?

[Среда]

1. Предоставлять конечно можно, но путевое лист не один, а на каждую поездку свой. (точнее один день - один путевой лист).
2. Спустя 3 дня по возвращении из командировки надо отчитаться. Предоставляете все документы и пишете заявление на возмещение Вам израсходованных средств.
3. Ну это уже ваши внутренние дела... Не понятно оригинал чего и какой тогда товарный чек.

[Павел_1984]

1. А есть какие то разъяснения в законе или еще где то что можно? Как обосновать?
2. По второму вопросу ясно.
3. Бухгалтерия требует оригинал чека с QR кодом, а я его забыл взять. Мне на заправке выдали только товарный чек как копию.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Павел_1984

1. А есть какие то разъяснения в законе или еще где то что можно? Как обосновать?

Порядок заполнения путевых листов регулируется приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152.

Ранее, до 1 марта 2019 года, путевой лист можно было оформлять на один день или на срок, не превышающий месяц. В новой редакции приказа упоминание срока в 1 месяц исключено. То есть срок действия путевого листа не регламентирован. При этом оговорено, что путевой лист нужно оформлять так:
-до начала выполнения рейса, если длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня);
-до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.
Таким образом, новые правила обязывают оформлять путевой лист на рабочий день либо на время выполнения рейса (если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня).

[Павел_1984]

С путевыми листами понятно. А как быть насчет авансового отчета? Можно ли его сдавать например за два-три месяца АО по ГСМ?

[Инфо-Бухгалтер]

Сообщение от Павел_1984

А как быть насчет авансового отчета? Можно ли его сдавать например за два-три месяца АО по ГСМ?

Общий принцип - чем чаще составляете отчетную документацию, тем, хотя и хлопотнее, но зато спокойнее для всевозможных проверок!

Сообщение от Среда

точнее один день - один путевой лист

А как быть дальнобойщикам, везущим овощи из Краснодарского края в Архангельск? За один день им явно не управиться.

[Инфо-Бухгалтер]

.

[Таинственная Незнакомка]

Не думаю, что в вашем "Положении о подоточетных лицах" допустим такой разброс.
Авансовый отчет - это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег, выданные подотчетным лицам. У вас же средства не выдавались, вы тратите свои, у вас получается возмещение денежных средств. Если в случае с выданным авансом вам надо было отчитаться в течении трех дней после срока, на который он выдан, то в случае с возмещением возмещение выплачивается по решению руководителя по визе, которую он одобрил на служебке. Эти возмещения предприятию "опасны", бухгалтеры их не особо любят.
Почему?! Рассмотрим конкретно ваш случай с ГСМ, путевой составляется на каждый день или на рейс (если он длится больше 1 дня). Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Сдавая путевые оооооочень задним числом все записи в журналах организации летят в топку. Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Первичные чеки должны быть такими, чтоб комар носа не подточил). Далее, этот ГСМ бухгалтеру после приема надо списывать. Придется изучать маршрут, выявлять производственность характера поездок. Списанный гси попадает в расходы (если он обоснован) и соответственно в декларацию по прибыли. Еще одна причина почему не стоит долго затягивать . Налоговый период по прибыли год, и если ваши расходы не успеют войти в годовую декларацию, то тогда остается только их принять за счет прибыли, а это уже в идеале согласовывается с учредителем. Никому не нужен такой бардак.
Поэтому перерасход если и возникает надо позаботиться о его погашении довольно быстро, не тянуть по несколько месяцев (если это не командировка в Магадан). Ну и все это индивидуально...

[Среда]

Сообщение от Павел_1984

А как быть насчет авансового отчета?

ознакомиться с положением об авансовых отчётах, действующих на предприятии

Сообщение от Павел_1984

Можно ли его сдавать например за два-три месяца АО

все документы относятся к тому периодку, к которому относятся фактически. Как по-вышему бухгалтерия должна учитывать ваши чеки трехмесячной давности?


Павел_1984, Вам бы еще к вышесказанному ознакомиться с законодательством в плане что такое Главный Бухгалтер организации. Из него Вы узнаете, что распоряжения ГБ обязательны для всех работников организации.

Сообщение от Павел_1984

3. Бухгалтерия требует оригинал чека с QR кодом, а я его забыл взять. Мне на заправке выдали только товарный чек как копию.

Товарный - написанный от руки? Без кассового? Бухгалтер прав. Она не может подтвердить расходы без надлежаще оформленного документа.

[Павел_1984]

Вообщем: Расскажу какая ситуация у нас сейчас с АО и путевыми листами за авто. По требованию бухгалтерии мы сейчас делаем один АО и один путевой лист раз в месяц и то и то. Получается так: взял автомобиль в начале месяца из гаража, поехал и в конце месяца поставил и поездки и чеки свои все написал и приложил к авансовому отчету. Езжу только по Москве и МО, командировок нет. Вот у меня ключевой вопрос: Я например езжу не много и хочу делать АО и путевой лист раз в два три месяца. Я это могу делать? Если да то какие основания для этого (закон или какие письма налоговиков может есть) и если нет то тоже какие?

[Таинственная Незнакомка]

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ.
Не поленитесь, изучите письмо Минтранса от 04.04.19 № Д3-514-ПГ и приказ Минтранса РФ от 18.09.08 № 152 в новой редакции.

[Среда]

Сообщение от Павел_1984

Я это могу делать?

нет
Вы, как работник организации, обязаны исполнять требования бухгалтерии.
Бухгалтерия требует у Вас всё в соответствии с законами РФ и внутренними нормативными актами организации.
Более того, даже один за месяц путевой лист - это нарушения. Авансовый отчёт может быть один за месяц. А один путевой лист может содержать только поездки одного дня.
Все нормы закона Вам выше привели.

[Lem@n]

Среда, ТН, как считаете, кассовый чек со всеми реквизитами без товарного чека достаточен в целях расходов?

[Среда]

Сообщение от Lem@n

кассовый чек со всеми реквизитами без товарного чека достаточен в целях расходов?

да, если в нём расписан товар (как в супермаркетах например) - цена, количество, сумма...

[Таинственная Незнакомка]

Согласна, если в чеке есть полная информация, то товарный чек может заменять кассовый чек.

[Среда]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

то товарный чек может заменять кассовый чек.

наоборот! Кассовый является в т.ч. и товарным.

[Таинственная Незнакомка]

а ну да

[Lem@n]

Не могу найти, где-то читала, что кроме всех прочих реквизитов для расходов д.б.указан продавец и его подпись. А это можно сделать только в товарном чеке.
Т.е. просто чек подтвердит только оплату для подотчетника, а вот для включения в расходы нужен еще и товарный чек.

[Таинственная Незнакомка]

Было такое да, тогда в чеке не пробивалось наименование товара и прочие реквизиты, включая фио продавца... С введением онлайн чеков ситуация поменялась. Теперь споры идут, чтоб в товарах, которые приобретаются для нужд юрлиц пробивали в чеке наименование и инн организации.

[КЕЕ]

Вот что нашла.
Но это касается только товарного чека,если нет или утерян кассовый и продавец не обязан ККт был применять.

При этом оформление товарного чека не заменяет выдачу (направление) кассового чека покупателю, если продавец обязан применять онлайн-ККТ при расчете за товар.За неприменение онлайн-ККТ продавцу грозит ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде штрафа . Если продавец не обязан применять онлайн-ККТ, то оформление одного товарного чека не будет нарушением.

В ситуации, когда продавец не оформлял кассовый чек или кассовый чек был утерян, перед покупателем встает вопрос, можно ли товарным чеком подтвердить расходы. Контролирующие органы отвечают на него утвердительно. Дело в том, что выдача покупателю товарного чека подтверждает заключение договора розничной купли-продажи и оплату товара (ст. 493 ГК РФ). Другими словами, товарный чек является одним из первичных документов, которым покупатель может подтвердить оплату товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (см. письма Минфина России от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028). Отметим, что товарный чек должен содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов, приведенные в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

п.2. ст. 9 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

А по товарным чекам вот:

Товарный чек выдается в двух случаях:

При отсутствии у продавца кассового аппарата.

По запросу покупателя в качестве расшифровки перечня приобретенных товаров.

Таким образом, товарный чек необходим в целях защиты прав потребителей и (или) является оправдательным документом, который используется совместно с кассовым чеком ККМ (или вместо кассового чека ККМ) в целях подтверждения обоснованности произведенных расходов при расчетах с работником предприятия, совершившего покупку товара.