Хранение документов

[Елена Троф]

Добрый день.
Скажите сроки хранения бух. документов каковы?
ПОМОГИТЕ ПОЖАЛУЙСТА

[Лариса Анатольевна]

Все зависит от вида документов. Кадровые, например, документы по начислению заработной платы - не менее 75 лет!

[Елена Троф]

Это понятно, а где можно взять инструкцию?

[kalina]

Извините, не ту ссылку дала.

[kalina]

О сроке хранения бухгалтерских документов
Работа бухгалтера всегда сопровождается появлением разных бумаг. И с каждым годом этот архив увеличивается и будет увеличиваться. Как разобраться в массиве бухгалтерских документов, скапливающихся годами? Стоит ли хранить все документы подряд, или уничтожать без разбора?

В соответствии со ст. 120 Налогового кодекса РФ, грубое нарушение организацией правил учета доходов (или) расходов и (или) объектов налогообложения, влечет наложение штрафа от 5 до 15 тыс. руб. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров... Следовательно, для того, чтобы не попасть под ст. 120 НК РФ, нужно на всякий случай хранить всю бухгалтерскую документацию за все прошедшие годы? Не совсем так. Существуют сроки, в течение которых предприятие обязано хранить бухгалтерские документы. Различные законы устанавливают их вполне однозначно.

На сегодняшний день время хранения бухгалтерских документов регулирует несколько законов и подзаконных актов:

• Налоговый кодекс РФ (часть 1);

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

• Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ от 16.08.03г. № 03-33/пс;

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.00г.

В части 1 ст. 23 НК РФ сказано, что в обязанность налогоплательщиков входит обеспечение в течение четырех лет сохранности данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

В то же время, статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» требует хранить первичные документы, регистры и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

На что же ориентироваться? Разъяснение по этому вопросу было дано в Письме Управления МНС по г. Москве от 09.01.01г. № 03-12/426. В нем указано, что эти законы регулируют разные правовые отношения. Налоговый кодекс говорит о хранении бухгалтерских документов для целей налогообложения, а Федеральный закон «О бухгалтерском учете» – для целей бухгалтерского учета.

Перечень типовых управленческих документов устанавливает сроки хранения для всех документов, образующихся в процессе работы бухгалтера (глава 4 п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов). Но и здесь есть свои нюансы и подводные камни.

Временные сроки хранения (1 год, 5 лет, 10 лет) используют все фирмы.

А документы постоянного срока хранения они должны держать у себя не менее десяти лет. Затем могут делать с ними все, что хотят, например, уничтожить.

Те документации, срок хранения которых – 75 лет (лицевые счета работников либо заменяющие их документы), при ликвидации фирмы должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

При работе с Перечнем нужно особое внимание обращать на графу 4 «Примечание». Комментарии, приведенные в ней, могут влиять на изменение срока хранения документа. Так, например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии) и в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» – означает изменение и конкретизацию срока хранения документа.

Срок хранения документа отсчитывается от года, следующего за годом его создания.

Любая организация может иметь свой перечень документов (номенклатуру) со своими сроками хранения, но они не должны быть меньше сроков, указанных в Перечне типовых управленческих документов.

Напоминаем, что в соответствии с п. 3 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Маргарита Кузнецова,

юрист «Объединения «Регистрация»

http://www.buh.ru/document-751

А здесь уже в виде таблицы, конкретно:
http://www.kodeks.ru/noframe/com-buh-pom?d&nd=845700816&nh=0

[Innoch]

А я уже поднимала подобную тему на форуме...
http://glavbyh.ru/showthread.php?p=14668#post14668

[svetochka395]

ищу второй день ответ на элементарный, наверно, вопрос: Каков срок хранения внутренней документации(например, накладные на перемещение товара, или внутренняя отчетность). У меня есть предположение, что документы подобного характера имеют ценность 2-3 месяца максимум. Ведь они же не предоставляются в налоговые органы? Тогда зачем их хранить 5 лет? Скажите, верно ли мое предположение?

[Гавр]

Добрый день.
Бух.документы должны храниться 5 лет.
Помогите, пжст, уточнить: сейчас 2013 год, т.е. я должен хранить весь год документы с 2008 по 2012 год или с 2009 по 2012?
спасибо

[MarinaAnna]

Гавр, 5 полных лет
2008
2009
2010
2011
2012
Вот закончится 2013 год, документы, которые недлительного срока хранения можете уничтожить, т.е. можете уничтожить составив акт за 2008 год.

[Гавр]

Спасибо большое!