Авансовый, получено из кассы - 0, можно ли?

[disappointed]

Если я как руководитель совершаю обоснованные приобритения материалов и оборудования для организации, могу ли я на свои деньги совершать их, после чего делать авансовый отчёт, гду указываю что выдано мне 0, потрачено Х, и выдан перерасход = Х.

Потому что вся эта канитель с остатками на кассе начинает изрядно напрягать. А затраты у нас идут постоянно, то есть наличные фактически не сдаются в банк, всё уходит на материалы и прочее.

Вообще есть ли простая схема ведения таких операций. Чтобы не делать кучу авансовых сверяясь с датами на товарниках и с остатками на кассе?

[Innoch]

disappointed, да, можно так делать, мы так часто делаем.
Я имею ввиду, что сначала за свой счет покупаем, потом получаем деньги и возвращаем их.

Сообщение от disappointed

Вообще есть ли простая схема ведения таких операций. Чтобы не делать кучу авансовых сверяясь с датами на товарниках и с остатками на кассе?

Так кучу авансовых вас никто и не заставляет делать. Вы делаете выбор сами: либо каждый день штамповать их, либо один раз в месяц делать авансовый, или так, как вам удобно. Можете просто копить чеки, и после одним авансовым их провести.

[disappointed]

То есть указать что выдано из кассы - 0 это нормально верно?
А как быть с лимитом кассы? Выдавать деньги без предыдущего отчёта?

[Азиза]

Сообщение от disappointed

Выдавать деньги без предыдущего отчёта?

Нет, выдавать без предыдущего отчета нельзя.
У меня таже ситуация - вышла из отпуска, а мне кучу чеков на стол. Все разными датами. Половина прошлым кварталом, часть этим.
Innoch, я так понимаю, их можно все этим кварталом одним авансовым провести, как ты и говорила выше

Сообщение от Innoch

Можете просто копить чеки, и после одним авансовым их провести.

Тогда покупки прошлого квартала будут расходом этого кваратала? Верно?
Innoch, а не подскажешь тогда, какая максимальная давность чека может быть, что бы его провести авансовым? Т.е. вот они мне принесли чеки двухнедельной давности, могу я их провести? А если принесут прошлогодние (под отчет этому человеку деньги не выдавались, да и не видно, по чеку, кому он дан)?

[ФеникСа]

Сообщение от Азиза

Нет, выдавать без предыдущего отчета нельзя.
У меня таже ситуация - вышла из отпуска, а мне кучу чеков на стол. Все разными датами. Половина прошлым кварталом, часть этим.
Innoch, я так понимаю, их можно все этим кварталом одним авансовым провести, как ты и говорила выше

Тогда покупки прошлого квартала будут расходом этого кваратала? Верно?
Innoch, а не подскажешь тогда, какая максимальная давность чека может быть, что бы его провести авансовым? Т.е. вот они мне принесли чеки двухнедельной давности, могу я их провести? А если принесут прошлогодние (под отчет этому человеку деньги не выдавались, да и не видно, по чеку, кому он дан)?

В данном сообщении я не заметила указания (ссылки), что речь идет про расходы при УСН.

[Innoch]

Сообщение от disappointed

То есть указать что выдано из кассы - 0 это нормально верно?

Да, это нормально.
У вас просто в авансовом отчете будет заполнена графа "перерасход".

Потом, когда у вас будет следующий авансовый отчет, у вас будет написано:
перерасход - столько-то (сумма с предыдущего авансового)
затем непосредственно сумма по этому авансовому
и остаток или же снова перерасход

То есть, ваша задолженность по предыдущему авансовому будет суммироваться с задолженностью по следующему. В промежутке между авансовыми вы можете получить сумму в кассу на хознужды, тогда у вас сумма перерасхода будет меньше или отсутствовать вовсе. В общем, не знаю, понятно ли объясняю

Сообщение от disappointed

А как быть с лимитом кассы? Выдавать деньги без предыдущего отчёта?

Немного не поняла вопрос...
Лимит кассы - это та сумма, которая может находиться у вас в кассе.
Как она влияет на отчет?

Деньги, которые выдаются на хоз.нужды - они не лежат у вас в кассе. Точнее, фактически они могут там лежать, но в программе у вас они будут висеть на 71 счете, как в кармане у подотчетного лица.

Поэтому я не понимаю причем тут лимит кассы.. Напишите пожалуйста подробнее, что вы имеете ввиду.

Сообщение от Азиза

У меня таже ситуация - вышла из отпуска, а мне кучу чеков на стол. Все разными датами. Половина прошлым кварталом, часть этим. Innoch, я так понимаю, их можно все этим кварталом одним авансовым провести, как ты и говорила выше

В твоем случае - да. Ну или, если есть возможность - можно провести задним числом. Разделить эту большую кучу чеков на несколько маленьких куч, и сделать несколько авансовых разными датами.

Но! Какой датой ты сделаешь авансовый отчет, тем числом ты должна будешь сделать поступление материалов, поэтому задним числом придется и списание делать, и т.п.

Гораздо проще сделать сегодняшним числом, оформить сразу все чеки.

Сообщение от Азиза

Innoch, а не подскажешь тогда, какая максимальная давность чека может быть, что бы его провести авансовым? Т.е. вот они мне принесли чеки двухнедельной давности, могу я их провести?

Конечно, можешь. Если не ошибаюсь, полгода срок давности чеков.

Единственный момент - если производишь оплату билетов подотчетному лицу, то он билеты сдать должен в течение 3-х дней после прилета.

Сообщение от Азиза

А если принесут прошлогодние (под отчет этому человеку деньги не выдавались, да и не видно, по чеку, кому он дан)?

Прошлогодние уже нельзя принимать к учету, подотчетнику можно мягко намекнуть, что он немного опоздал

[ASN]

Если человек просит вас показать документ. В котором сказано, что прошлогодние чеки не могут быть приняты к учету.Что я могу ему ответить. Если он не понимает по хорошему и грозит судом

[disappointed]

Ну, давайте проще.

Положим я покупаю на 55 тысяч материалы. На кассе лимит скажем 20т.р. Я делаю авансовый отчёт, где указываю что выдано 0, сумма отчёта 55т.р.
Выдан перерасход - {что тут писать? я не смогу получить все 55 т.к. по идее не может быть наличных более чем 20}
Или частями забирать? То есть будет постоянно висеть долг передо мной?

Возникают постоянно запарки с тем что я трачу больше чем приход в кассу. И воткнуть выдачу перерасхода порой некуда, а даты на товарниках и чеках загоняют в ещё более узкие рамки.

[Азиза]

disappointed, лимит остатка кассы - это та сумма, которая может остаться в кассе на конец дня. И не зависит от той сумммы, которая может быть в кассе в течении дня.

[Азиза]

Innoch, спасибо за подробный ответ. Только я еще не совсем все поняла...

Сообщение от Innoch

Но! Какой датой ты сделаешь авансовый отчет, тем числом ты должна будешь сделать поступление материалов, поэтому задним числом придется и списание делать, и т.п.

Вот он принес чек прошлой недели. Мне надо его провести и вернуть ему деньги. Это будет один авансовый отчет или два?

[Innoch]

Сообщение от disappointed

Ну, давайте проще. Положим я покупаю на 55 тысяч материалы. На кассе лимит скажем 20т.р. Я делаю авансовый отчёт, где указываю что выдано 0, сумма отчёта 55т.р. Выдан перерасход - {что тут писать? я не смогу получить все 55 т.к. по идее не может быть наличных более чем 20} Или частями забирать? То есть будет постоянно висеть долг передо мной? Возникают постоянно запарки с тем что я трачу больше чем приход в кассу. И воткнуть выдачу перерасхода порой некуда, а даты на товарниках и чеках загоняют в ещё более узкие рамки.

Давайте проще!
Вы почему-то проводите аналогию между авансовым отчетом и лимитом кассы.
Хотя лимит кассы никак не касается авансового отчета! Я уже писала об этом выше, но все же повторюсь.
Лимит кассы у вас вообще может быть равен нулю. Но это не значит, что авансовые отчеты нельзя делать.

Лимит кассы - это сумма, которая может находиться непосредственно в вашей кассе.

Подотчетные деньги - это сумма, которая может находиться у подотчетного лица.

Это две разных кучи денег, скажем так.

Вот смотрите, на примере:
Поступление наличных из банка - например, 35 тысяч рублей.
Выдача подотчетному лицу - 35 тысяч рублей.
Если происходит такое движение, то в кассе фактически 0 рублей. Эти 35 тысяч, которые вы выдали подотчетному лицу - они у него в кармане.
Лимит кассы при этом может быть любым, абсолютно любым.

Важно учесть лимит кассы только в том случае, чтобы на конец дня остаток в кассе не превышал сумму лимита.

То есть, если вы получили сумму 35 тысяч рублей из банка, а лимит кассы у вас 20000 рублей, то полученную сумму вы должны выдать по расходнику подотчетному лицу, тогда в кассе у вас ничего не будет висеть, и лимит вы превышать не будете.

Понимаете о чем я?

Вы изначально ошибаетесь вот в этой фразе:

Сообщение от disappointed

я не смогу получить все 55 т.к. по идее не может быть наличных более чем 20}

Наличных получать вы можете много, гораздо больше чем сумма 20 тысяч рублей.

Вы формируете кассовую книгу? Вот в ней наглядно все видно.

Посмотрите, если вы получили, скажем, 100 тысяч рублей наличными - делаете приходный кассовый ордер.
Далее делаем расходный кассовый ордер - выдано Иванову П.В. в подотчет на общехозяйственный расходы - 80 тысяч рублей.

Когда вы сделаете этот приходник и этот расходник, у вас получится, что остаток в кассе равен 20 тысячам (100 полученных тысяч минус 80 тысяч выданы подотчетному лицу). Это как раз лимит вашей кассы - эта сумма может лежать у вас спокойно, на "черный" день, так скажем.

Тем временем, у подотчетного лица "в кармане" 80 тысяч рублей.
Вот на 55 тысяч он сделал авансовый отчет, и у него еще и остаток имеется
(80-55)=25 тысяч рублей. То есть в следующем авансовом отчете уже будет фигурировать сумма 25 тысяч как выданная.

Вот... если что-то не понятно все равно, спрашивайте!

Сообщение от Азиза

Вот он принес чек прошлой недели. Мне надо его провести и вернуть ему деньги. Это будет один авансовый отчет или два?

Ну, если чек один - то авансовый по любому только один может быть, его никак не разделишь на два отчета.
Дату отчета ты можешь выбрать сама. Хочешь - сегодняшним числом, хочешь - задним числом - тем числом, когда непосредственно покупался тот или иной материал.
Но если товар брали 15 числа, поставить на приход числом ранее ты, естественно, чек не можешь.

[Азиза]

Innoch, спасибо. Если не сложно, подскажи еще по порядку. Вот например, 1 октября принесли чек за 28 августа. 3 сентября беру деньги из банка, делаю ПКО на эту сумму, еще 3 сентября делаю авансовый отчет на перерасход по чеку (Предыдущий аванс остаток 0, перерасход 0, получен аванс из кассы 0, итого получено 0, израсходовано - сумма чека, остаток 0, перерасход - сумма чека) и РКО на сумму чека (основание: авансовый отчет). Правильно?
Innoch, спасибо огромное за разъяснения

[Innoch]

Азиза, начну с того, что выдавать подотчет разрешено не строго столько, сколько составляет сумма по чеку.
Получать деньги для выдачи их подотчетному лицу можно также не в день формирования авансового отчета. Грубо говоря, авансовый может быть от 10 числа, а деньги ему вернуть ты можешь 15 числа, или наоборот выдать аванс.
Ну, это вступление. Теперь конкретно по твоему примеру:

Сообщение от Азиза

1 октября принесли чек за 28 августа. 3 сентября беру деньги из банка, делаю ПКО на эту сумму, еще 3 сентября делаю авансовый отчет на перерасход по чеку (Предыдущий аванс остаток 0, перерасход 0, получен аванс из кассы 0, итого получено 0, израсходовано - сумма чека, остаток 0, перерасход - сумма чека)

Исходя из того, что у тебя чек за 28 августа, авансовый отчет ты можешь сделать либо 28 августа, либо днями позже. Это может быть и на месяц позже, тут ты сама смотришь как тебе удобней. При этом, получить деньги ты можешь также в любой удобный день, не подстраиваясь под авансовый отчет.

Ну, допустим, чек принесли за 28 августа - допустим, сумма 1000 рублей.
3 сентября - ПКО - получение наличных из банка - допустим, 5000 рублей.
3 сентября - РКО - Выдача под отчет на общехозяйственные расходы - 5000 рублей.

Сообщение от Азиза

3 сентября делаю авансовый отчет на перерасход по чеку (Предыдущий аванс остаток 0, перерасход 0, получен аванс из кассы 0, итого получено 0, израсходовано - сумма чека, остаток 0, перерасход - сумма чека)

Авансовый отчет делается не на перерасход по чеку!
Он делается на сумму по факту, на ту сумму, которая у тебя по чекам.

Если у тебя по предыдущему авансовому был остаток 0, тогда у тебя в этом авансовом будет остаток 4000 рублей (5000 выданных - 1000 сумма по чеку)

Если ты работаешь в программе 1-С 7.7, никогда не заполняй графы "получено из кассы", а то у тебя может два раза одна и та же сумма посчитаться. Там автоматически после "записать" если нажмешь на "показать" сформируется сумма на остатке или на перерасходе. Там уже учтена вся выдача из кассы.

По поводу порядка оформления: что за чем. Вначале ты делаешь расходник, потом ты делаешь авансовый отчет. Тогда у тебя в авансовый отчет попадет сумма, которую ты получила в банке.

Вот... не знаю, понятно или нет если что, попробую объяснить еще раз.

[Азиза]

Innoch, как я поняла, 3 числа выдаю деньги, делаю РКО, авансовый, прикладываю чеки за 28 августа? Теперь понятно, спасибо. Извини, что столько времени у тебя отняла (Я-то сначала решила, что надо делать авансовые отчеты за 28 августа, а потом РКО за 3 сентября)

[Innoch]

Азиза, да, все правильно теперь!
Про время - ничего! Главное, чтобы все получилось!

[ФеникСа]

Сообщение от Innoch

disappointed, да, можно так делать, мы так часто делаем.
Я имею ввиду, что сначала за свой счет покупаем, потом получаем деньги и возвращаем их.

А что думают налоговики про такие действия? По мнению налоговых органов - если сотрудник организации купил за свои деньги материалы (или еще что- либо), затем передал организации, а организация возместила ему расходы, то это является доходом сотрудника. А значит - НДФЛ.. и проч.... Вот и получается, что при использовании цепочки Купил = АО = РКО - лишние проблемы при проверке.

[ФеникСа]

Сообщение от Innoch

Так кучу авансовых вас никто и не заставляет делать. Вы делаете выбор сами: либо каждый день штамповать их, либо один раз в месяц делать авансовый, или так, как вам удобно. Можете просто копить чеки, и после одним авансовым их провести.

Подотчетник обязан отчитаться в теч. 3 рабочих дней (см. Порядок ведения кассовых операций). Можно установить и другой срок - авансовые отчеты "либо каждый день штамповать их, либо один раз в месяц делать". В любом случае выбранный (и соответственно используемый ) вариант должен быть прописан в УП организации.

[Азиза]

Сообщение от ФеникСа

Подотчетник обязан отчитаться в теч. 3 рабочих дней

Отчитаться о выданных ему подотчет средствах. Но он их не получал. Он купил товар. Принес. Составили АО. А только потом ему выдали деньги, по которым он уже отчитался.

[ФеникСа]

Сообщение от Азиза

У меня таже ситуация - вышла из отпуска, а мне кучу чеков на стол. Все разными датами. Половина прошлым кварталом, часть этим.
Innoch, я так понимаю, их можно все этим кварталом одним авансовым провести, как ты и говорила выше

Цитата:
Сообщение от Innoch
Можете просто копить чеки, и после одним авансовым их провести.

Тогда покупки прошлого квартала будут расходом этого кваратала? Верно?

А вот тут "грызут" сомнения.... Если кассовый чек от 28.08, то я спокойно могу его "прицепить" к АО в октябре? А где прописано "такое разрешение"? Расходы, фактически понесенные в августе, можно отнести в расходы октября?

[ФеникСа]

Сообщение от ФеникСа

А вот тут "грызут" сомнения.... Если кассовый чек от 28.08, то я спокойно могу его "прицепить" к АО в октябре? А где прописано "такое разрешение"? Расходы, фактически понесенные в августе, можно отнести в расходы октября?

Хотелось бы знать - чеки какой давности (где-то это прописано?)я могу спокойно заносить в АО? Как я могу обосновать свои действия "август в расходы октября", если при проверке "тетя-налоговик" будет тыкать пальчиком? На что ссылаться?