Оформляем командировку...

[ГЛБ]

Alyonushka,

Сообщение от Alyonushka

обязательно ли наличие договора с поставщиком для того, чтобы расходы на эту командировку отнести на затраты??

нет не обязательно, ведь переговоры не всегда заканчиваются заключением договора. Главное чтоб другие доки были, приказ о направлении в командировку, служебное задание и прочие обосновывающие командировку доки.

[MarinaAnna]

Сообщение от Alyonushka

У меня по командировкам такой вопрос: Каким образом определять обоснованность или экономическую оправданность той или иной командировки? Допустим наши сотрудники очень часто ездят за рубеж на переговоры с иностранными поставщиками для возможной продажи их товара, но договора с некоторыми не заключаются... Т.е. обязательно ли наличие договора с поставщиком для того, чтобы расходы на эту командировку отнести на затраты??

Я думаю, что нужно хоть какими-то документами подтвердить, что они там были в командировке кроме билетов, командировочное удостоверение с печатью той фирмы в которой они были, и отчет по командировке, в котором расписать: зачем они ездили (для заключения договора , какого договора и причину отказа от договора той или иной стороны). Может быть у кого-то другое мнение или есть по этому вопросу другая информация - надо еще, чтобы кто-нибудь ответил, потому что я в командировки за границу отправляла сотрудника только один раз и то на перенятие производственного опыта, т.е. на обучение.

[Julia*****]

Подскажите молодому бухгатеру плз, Нужно ли требовать от Гостиницы договор, если командированный сотрудник прибегал к ее услугам один раз?

[ГЛБ]

Julia*****, нет, не следует.

[Инна-кнопочка]

Подскажите!!!! Уже битый час ищу информацию и не могу найти ответ. В 2010 г. какая сумма командировочных (за найм жилого помещения) и всё имеется (чек+ счёт на проживание в гостинице) не облагается НДФЛ ???? и какую сумму я могу учесть максимальную в зачёт уменьшения налога на прибыль????

[ГЛБ]

Инна-кнопочка,

Сообщение от Инна-кнопочка

В 2010 г. какая сумма командировочных (за найм жилого помещения) и всё имеется (чек+ счёт на проживание в гостинице) не облагается НДФЛ ????

суточные не более 700руб. за каждый день командировки, пример:

Например, в положении о командировках, действующем в организации "Альфа", закреплено, что при утере документов расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки (расчетные) проживания в следующих размерах:
- при командировках на территории РФ руководящему составу организации "Альфа" - в размере 1000 руб., остальным работникам - в размере 700 руб.;
- при командировках за рубеж руководящему составу организации "Альфа" - в размере 3500 руб., остальным работникам - в размере 2500 руб.
Предположим, заместитель директора организации "Альфа" М.И. Трегубов был направлен в командировку на территории РФ с 1 по 15 апреля 2009 г., по возвращении из которой не смог подтвердить свои расходы по проживанию. Бухгалтер возместила ему затраты по найму жилого помещения исходя из 1000 руб. за каждые сутки проживания.
Таким образом, в облагаемый НДФЛ доход М.И. Трегубова следовало бы включить 300 руб. за каждые сутки проживания, т.е. разницу между фактически выплаченными организацией суммами и установленным ограничением (1000 руб. - 700 руб.).

[ГЛБ]

Инна-кнопочка, Вот еще:
РАСХОДЫ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ

Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?
Организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) за наличный расчет и (или) в случае расчета с использованием банковских карт (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Однако те организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению, вместо кассовых чеков вправе выдавать бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Порядок применения БСО урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение).
Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или БСО. Это подтверждают и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).
Как разъясняет Минфин России, форму БСО по общему правилу организация устанавливает самостоятельно (Информационное письмо от 22.08.2008, Письмо от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). При этом нужно соблюдать требования Положения. Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены п. п. 3, 4, 11 Положения (наименование документа, номер и серия, название организации и т.д.). Поэтому представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует требованиям Положения, не подтверждает понесенные расходы (Письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).
Отметим, что до вступления в силу Положения формы БСО утверждались Минфином России, большая их часть не применяется с 1 декабря 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).
В частности, до указанной выше даты гостиницы выдавали в подтверждение расходов "Счет", который заполнялся с применением форм N 3-Г или N 3-Гм, утвержденных Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Иметь чек ККТ при наличии "Счета" было не обязательно (Письмо МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29, Постановление ФАС Московского округа от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08).
В то же время в качестве оправдательного документа, подтверждающего затраты на проживание в гостинице, мог быть принят не только упомянутый выше "Счет", но и квитанция произвольной формы, имеющая все предусмотренные формами N 3-Г и N 3-Гм реквизиты и содержащая штамп "Оплачено" (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.02.2005 N А57-1202/04-22).
Нередко в счете гостиницы, помимо собственно расходов на проживание, отдельными строками выделяется стоимость дополнительных услуг (например, оплата за пользование телевизором, холодильником, утюгом). Как мы уже отмечали, затраты на оплату подобного рода дополнительных услуг формируют статью расходов по найму жилого помещения. Исключение составляют расходы на обслуживание в барах, в ресторанах и в номере, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, сауной, фитнес-клубом). Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделена также стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. При этом суточные выплачиваются работнику обязательно и включаются в расходы.
Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка "оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки..." с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.
Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.
Не забудьте при этом, что такой счет, как и любой другой первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письма Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Иначе при проверках возможны претензии со стороны налоговой инспекции (по данному вопросу см. Письмо Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148).
Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).
Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.
В такой ситуации доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются: командировочное удостоверение и (или) приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.
Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).
Отметим, что до 2006 г. Минфин России вообще ставил под сомнение саму возможность учесть в составе командировочных расходов сумму арендной платы за жилье, арендованное для командированных работников (см., в частности, Письмо от 02.06.2005 N 03-03-01-04/1/306). Однако арбитражные суды принимали решения в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.04.2005 N А29-1590/2004а).
Свою позицию ведомство изменило после того, как в ст. 252 НК РФ были внесены поправки, согласно которым расходы можно подтверждать и косвенными документами. Поэтому организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период фактического проживания (Письма Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58).

[1982Татьяна]

ГЛБ, не подскажите как правильно оформить проезд на служ. авто в командировку..

Сообщение от osovch

До начала командировки:
1. Служебное задание
2. Приказ о направлении в командировку
3. Заявление на подотчет (приобретение билетов и оплата проживания)
4. Выплата подотчетных сумм (на приобретение билетов и оплату проживания)
5. Путевой лист
***********************
После окончания командировки
1. Возврат командировочного удостоверения, путевого листа и служебного задания
2. Авансовый отчет
3. Возврат остатка или выдача перерасхода

какие доки еще нужны...??

[ГЛБ]

1982Татьяна,

Сообщение от 1982Татьяна

как правильно оформить проезд на служ. авто в командировку..

чеки на приобретение ГСМ...

[Светлана Дм]

1982Татьяна, В курилке Катюхе скидывала инфу по командировкам. там еще можно почитать

[1982Татьяна]

ГЛБ, Светлана Дм, спасибо..

[Среда]

Сообщение от Log_in

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

А я тут собираюсь сотрам изменения к трудовому договору писать, о разъезддном характере работы, для того чтобы при командировках не высчитывать средний заработок, а платить з\п как обычно.
Так как же правильно?

[Julikosha]

1.Директор едет в командировку, хочет брать авто впрокат, потому что много разьездов в область. Каким образом можно это учеть в расходы, достаточно ли будет договора аренды и чека на ГСМ?
2.Жить он будет у родни. Я так понимаю, что нет документ. подтверждения-нет и денег?)
3. Сотрудникам иногда для экономии раб. времени позволяется в местах командировки брать такси с документальным подтверждением. Можно ли это учесть в расходы?
4. Как учесть в расходы тел. переговоры по мобильнику в командировке??Или карту мобильного, которую он приобрел на месте?

Планирую составлять акт о командировках. Могу я там указать что по соглашению с работодателем сотр. может брать такси? Про аренду могу указать? А по тел. переговоры? И каким образом. И чтобы они шли в себестоимость.
И еще хочу указать, что при расчете з\п он будет получать столько , как будто не ездил (а то невыгодно по деньгам), как это указать?

[MarinaAnna]

Julikosha,
1. Составляется не акт, а отчет о командировке, командировочного лица, то есть лицо, которое было в командировке, по приезду должен составить отчет, куда ездил, зачем ездил и результат поездки, чем больше напишет, тем лучше.
2. Согласно Трудовому Кодексу зарплата начисляется средняя, исходя из расчета среднего заработка за 12 м-цев.
Почитайте вот здесь, может быть еще что-то полезное для вас выясните:
http://www.buhonline.ru/pub/comments/2011/1/4227

[MarinaT]

MarinaAnna, но если из средн. заработка получается к выплате меньше чем из оклада, то выплачивать то надо из оклада, а то сотрудника получается обижаем, а по закону вроде так нельзя. Ну и наверное надо эту ситуацию описать в Учетн. политике.

[MarinaT]

А вот Служебное задание к Авансовому отчету прикрепляется или это как отдельный документ? а к АО отчет от руки написанный или как?
Чего столько столько бумажек повторяющихся нужно заполнять, пипец

[MarinaAnna]

Сообщение от MarinaT

из средн. заработка получается к выплате меньше чем из оклада

Не могу подсказать, но ведь и по больничному и отпускные бывает, что меньше оклада, но ведь выплачиваем меньше......., несмотря, что сотрудника обижаем.....

Сообщение от MarinaT

Служебное задание

Служебное задание можно к приказу подколоть, приказ должен быть, что сотрудника отправляют в командировку.
А отчет о командировке к АО, можно написать от руки, но можно и на компе напечатать, сотрудник-то ведь не в командировке его составляет, а по приезду и в течение 3 дней (если мне не изменяет память) должен этот отчет написать и с другими документами сдать.

[MarinaT]

Ну я пару раз сотруднику выплатила из оклада, потомуто из ср.зар. как меньше получалось, причем о такой возможности даже где то в законе говориться,(если я правильно все поняла) да и здесь на форуме вроде выяснили что так можно, только в локальном акте прописать нужно.
А с бамажками по командировке - это конечно бред конкретный. Эт ж надо столько бумаги пачкаем, ведь приказ и служеб зад-е практически одинаковые, да еще ко всему прочему и отчет сотрудник должен писать!

[MarinaAnna]

Сообщение от MarinaT

отчет сотрудник должен писать!

Конечно должен, а может быть он там отдыхал ........ Я честно сказать, только один раз отправляла работника в командировку на повышение квалификации в Германию, я составляла только приказ коротенький, что: Направить Иванова И.И. в служебную командировку туда-то, затем-то, на основании того-то, на срок такой-то, служебного задания не писала.

[MarinaAnna]

Командировочное задание. Приказ о командировке, как правило, дополняет командировочное задание (форма N Т-10а). Этот документ содержит краткое описание поручения, которое предстоит выполнить командированному работнику. Кроме того, в нем предусмотрен раздел для отчета работника о выполнении поручения. Бланк приведен в Постановлении N 1.

Отчет о выполнении командировочного задания. По возвращении из командировки работник в первую очередь обязан доложить своему непосредственному руководителю о выполнении или невыполнении производственного задания (с указанием причин). Форма отчета не регламентируется нормативными документами по бухгалтерскому учету (за исключением краткой записи в специальном поле командировочного задания). Его содержание определяется исключительно технологическими особенностями производственного процесса и должностными обязанностями работника. При небольшой номенклатуре должностей имеет смысл в положении привести образец такого отчета для сотрудников смежных профессий, в противном случае - записать, что отчет составляется в произвольной форме.
________________________
Трудовое законодательство обязывает работодателя оплатить время работы в командировке в размере среднего заработка, рассчитанного в соответствии с правилами ст. 139 Трудового кодекса и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Именно эта сумма может быть признана в составе расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, на основании п. 6 ст. 255 Налогового кодекса (Письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/1/335).

Однако нередко бывает так, что сумма среднего заработка оказывается меньше, чем та сумма, которую работник мог бы получить, не уезжая в командировку. То есть он теряет в оплате, не имея права отказаться от служебной поездки (за исключением тех категорий работников, которые перечислены выше).

При наличии финансовых возможностей в положении может быть определен особый порядок оплаты труда командированных работников:

- установлена доплата разницы между суммой оклада и суммой среднего заработка;

- введен отличающийся от определенного трудовым законодательством порядок расчета среднего заработка (например, с более широким перечнем учитываемых выплат);

- сохранена оплата труда по окладу и др.

Сумма превышения оплаты труда командированного работника над суммой гарантированного трудовым законодательством среднего заработка не уменьшает налог на прибыль.
Заработную плату командированному работнику выплачивает его работодатель. При этом он должен соблюдать требования ст. 136 Трудового кодекса, в том числе о выплате заработной платы не реже чем один раз в полмесяца. Пункт 9 Инструкции обязывает работодателя за свой счет организовать ее выдачу командированному работнику, например почтовым переводом, на банковскую карточку или иным способом. Порядок следует зафиксировать в положении.
____________________
К учетной политике должно прилагаться Положение о командировках, в этом положении нужно все и прописать.