Оформляем командировку...

[Log_in]

Отправной точкой для оформления командировочных расходов является

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 октября 2008 г. N 749

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ
В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.
2. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим Постановлением.

Утверждено
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 13 октября 2008 г. N 749

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ
В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании (Унифицированная форма N Т-10а), которое утверждается работодателем.
7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
8. Порядок и формы учета работников (Прим.:привел ниже), выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.
12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
15. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.
17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.
23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Приложение N 1
к Приказу
Минздравсоцразвития России
от 11 сентября 2009 г. N 739н

ПОРЯДОК
УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРИБЫВШИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ,
В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

1. Учет работников, выбывающих в служебные командировки (далее -командировки) из командирующей организации (далее - командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением N 2.
2. В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.
3. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.
4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.
5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
6. Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.
(Прим.: приложения можно взять здесь)

Оформляем документы

Многие знают, что отправить в командировку можно только работника (ст. 166 ТК РФ). При этом оформляются следующие документы:

– Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, (Т-9а));

– Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а[1]);

– Авансовый отчет (форма № АО-1[2]).

Однако не надо одновременно оформлять документы по формам № Т-9, (Т-9а) и Т-10, поскольку параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности необязательно (Письмо Минфина РФ от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226). В то же время, если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение может не выписываться, но, как отмечено в Письме Минфина РФ от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89, в остальных случаях оно необходимо.

Также не нужно оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в зарубежную командировку, даты пересечения Государственной границы РФ в таком случае определяются по отметкам в паспорте работника (Письмо Минфина РФ от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469). В случае направления работника в зарубежную командировку возникает вопрос о том, можно ли выдать валюту из кассы организации. По этому поводу ЦБР выпустил Письмо от 30.07.2007 № 36-3/1381, в котором разъяснено, что такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

По возвращении из командировки работник в течение трех дней (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ[3]) обязан составить авансовый отчет о произведенных расходах, которые могут признаваться расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99[4]) или включаться в стоимость приобретаемого актива (п. 1 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете[5]). К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы, например проездные билеты, счета гостиниц и т. д. Если при этом проездной документ существует только в электронном виде, то документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут-квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (письма Минфина РФ от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596).

Если согласно отчету работник потратил денег меньше, чем получил, при этом остаток неиспользованных средств не вернул в кассу, то работодатель, на основании ст. 137 ТК РФ, вправе взыскать образовавшуюся разницу. Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующий документ. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Суточные

За время нахождения работника в командировке ему положены суточные, размер которых определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли в расходы принимаются суточные в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 93[6].

Здесь необходимо сделать уточнение. Согласно п. 15 Инструкции № 62[7] при однодневной поездке суточные не выплачиваются. В Письме УФНС по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312 содержится следующий вывод: учитывая, что при однодневной командировке (длится не более 24 часов) работники не только могут, но и должны вернуться из командировки в тот же день, суточные при таких командировках не выплачивают.

С тем, что суточные в этом случае выплачиваться не должны, мы согласны (см. Решение ВС РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147), и если работодатель все же их выплатил, они подлежат обложению НДФЛ (Постановление ФАС ВВО от 16.08.2007 № А28-1084/2007-3/29).

Не спорим мы и с утверждением, что командировка сроком менее 24 часов является однодневной (Постановление ФАС СЗО от 01.03.2006 № А05-5899/2005-12). Однако налоговики пытаются возложить на командированных сотрудников обязанность возвращения из командировки. Но в том же пункте Инструкции № 62 указано: если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения данные расходы ему возмещаются. Таким образом, возвращаться или нет, решает работник. А вот может ли он ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом случае решает руководитель организации, в которой работает командированный сотрудник, с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Обратите внимание: суточные не выплачиваются, если командировка осуществляется в России. Однако работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от установленных Постановлением Правительства РФ № 812[8].

Интересная ситуация сложилась с обложением ЕСН и НДФЛ суточных, превышающих установленные нормы. В Письме от 21.03.2007 № 03-04-06-02/43 Минфин указал: сумма суточных, превышающая установленные нормы, является объектом обложения НДФЛ и ЕСН в общеустановленном порядке. Аналогичная точка зрения высказана в Письме Минфина РФ от 16.02.2007 № 03-04-06-02/28, в котором отмечено, что сумма суточных, превышающая установленные нормы, будет являться объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное страхование. И это несмотря на то, что финансисты признают: нормы суточных для целей исчисления НДФЛ и ЕСН не установлены.

Считаем позицию Минфина ошибочной. С обложением ЕСН все просто. Если суточные выплачены в пределах норм, закрепленных Постановлением Правительства РФ № 93, то они не подлежат налогообложению в силу абз. 9 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. И даже если они превышают их, то все равно не облагаются налогами на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

ВАС РФ в отношении НДФЛ не раз высказывал противоположную представленной чиновниками точку зрения. Например, в Решении от 26.01.2005 № 16141/04 суд пришел к выводу, что экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено предприятием в коллективном договоре или локальном нормативном акте (см. также Постановление Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04).

К сведению: в июле 2007 года принят Федеральный закон № 216-ФЗ[9], внесший изменения с 01.01.2008 в п. 3 ст. 217 НК РФ. Данный пункт в новой редакции выглядит так: не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) суточные в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Таким образом, законодатель решил поставить точку в затянувшемся конфликте по поводу обложения НДФЛ суточных, выплачиваемых сверх норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 93.

Проезд

Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно. Чиновники говорят, что существенным является факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

На основании приведенных рассуждений в Письме от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114 финансисты пришли к выводу, что при необходимом документальном оформлении можно учесть расходы на проезд работников бизнес-классом. Правда, по их мнению, для этого необходимо размер возмещаемых сотруднику расходов установить в коллективном договоре или приказе руководителя.

Место командировки изменено

Бывает, что после проезда части пути организация меняет место командировки работника, при этом купленные билеты не используются. Такая ситуация рассмотрена в Письме Минфина РФ от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252. Финансисты посчитали возможным отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета.

Используем такси

До недавнего времени Минфин считал, что расходы по найму такси не учитываются при налогообложении прибыли (письма от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15, от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138). При этом чиновники ссылались на п. 12 Инструкции № 62, согласно которому расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси)… Командированному работнику также оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В Письме Минфина РФ от 05.06.2006 № 03-05-01-04/148 чиновники заявили, что суммы оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, поэтому не подлежат налогообложению. Позиция финансистов представляется противоречивой: если работодатель должен компенсировать работнику произведенные расходы, то непонятно, почему их нельзя признать при налогообложении прибыли.

Однако в более поздних разъяснениях финансисты пришли к выводу, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (письма от 13.04.2007 № 03-03-06/4/48, от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82). Видимо, чиновники приняли во внимание позицию арбитражных судов (см., например, Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 № А05-11584/2006-31). Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.

Используем свой автомобиль

Иногда работнику удобнее отправиться в командировку на своем автомобиле, и, что самое главное, затраты на переезд таким образом нередко оказываются меньше, чем если бы он осуществлялся иначе. Однако такой способ предполагает ряд сложностей. Для того чтобы их рассмотреть, обратимся к закону.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92[10]. Данные нормы невелики и в месяц не могут превышать: 1 200 руб. для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно; 1 500 руб. – свыше 2 000 куб. см. При этом чиновники полагают, что в приведенных размерах компенсации уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина РФ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63). Понятно, что обозначенные выше суммы могут не покрыть расходы работника. К тому же финансисты в Письме № 03-03-04/2/63 утверждают, что если автомобиль эксплуатировался не весь месяц, то и компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением Правительства РФ № 92.

К сожалению, нам не удалось найти арбитражной практики по данной проблеме, поэтому советуем поступить так. В описанной ситуации наиболее простым выходом является заключение договора аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 – 646 ГК РФ). В этом случае расходы на содержание и эксплуатацию арендованного имущества несет арендатор, и эти затраты без ограничений учитываются при налогообложении прибыли на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463). Если следовать нашей рекомендации, то ЕСН начислять не нужно, об этом говорится в Письме Минфина РФ от 13.07.2007 № 03-04-06-02/138. Если договор аренды не будет заключен, то на основании п. 3 ст. 236, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ ЕСН также начислять не нужно (Письмо Минфина РФ от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192).

В отношении НДФЛ финансисты дают противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 26.03.2007 № 03-04-06-01/84 чиновники подчеркивают: на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 92. Размер компенсации за использование личного транспорта, превышающий установленные нормы, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

Незадолго до выхода указанного разъяснения финансовое ведомство выпустило Письмо от 16.11.2006 № 03-03-02/275, в котором говорится, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ № 92, применяются организациями только при исчислении налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику. Кстати, к аналогичному выводу приходят и суды, считая, что выплаты компенсации по нормам, установленным в локальных нормативных актах, не облагаются НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06, ФАС ПО от 10.04.2007 № А72-7503/06-7/283, ФАС СЗО от 18.04.2006 № А26-8363/2005-28).

Отметим, если оформлены арендные отношения, то у организации возникает обязанность налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ).

источник

Затраты на проживание

Обычно во время командировки сотрудники живут в гостиницах. Документом, подтверждающим расходы, в этом случае, как правило, является счет. Учет расходов на проживание зависит от того, на каком бланке оформлен этот документ.

Так, если счет является бланком строгой отчетности (то есть составлен по форме № 3-Г или 3-Гм, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г.), гостиница может не применять ККТ.

Однако гостиницы могут выставлять счета и в произвольной форме. В таком случае сотрудник должен приложить к отчету еще и кассовый чек.

Что касается НДФЛ и ЕСН, то при наличии оправдательных документов с суммы возмещения налог удерживать вообще не нужно. В ситуации, когда компания компенсирует сотруднику неподтвержденные затраты по найму жилья, выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей– за каждый день российской командировки и 2500рублей в случае поездки за границу (п. 3 ст.217НК РФ). А вот соцналог не нужно платить со всей суммы недокументированных затрат на проживание, поскольку фирма не может учесть их при расчете налога наприбыль (п.3ст. 236 НК РФ).

Иногда в счете фигурируют дополнительные услуги гостиниц – их также можно включать в налоговую себестоимость. Если, конечно, речь не идет, скажем, об обслуживании в баре, ресторане, номере или посещении бассейна и тренажерного зала (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные

Единственная выплата командированному, которая не требует документального подтверждения, – это суточные. Их выдают за каждый день нахождения в командировке. При этом первым днем служебной поездки считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а день прибытия туда транспорта будет окончанием служебной поездки. Если аэропорт, например, находится за пределами города, нужно учитывать еще и время на дорогу туда (или оттуда). Допустим, самолет прилетает 14-го числа в 23 часа 20 минут. Но чтобы добраться от аэродрома до города, сотруднику требуется еще час. В такой ситуации фирма должна будет выплатить суточные и за 15-е число, ведь именно этот день будет считаться датой окончания командировки.

Особняком стоят однодневные поездки. Если сотрудник может каждый день возвращаться домой из местности, в которую командирован, суточные ему не положены (п.15 Инструкции).

Особенности есть и у загранкомандировок. Здесь действует такое правило: суточные за день пересечения границы нужно выдавать по нормам, установленным для той страны, в которую направляется сотрудник (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

источник

28.08.2009

Об учете командировочных расходов при УСН

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов Российской Федерации о порядке применения положений гл. 26.2 "Упрощенная система налогообложения" Налогового кодекса Российской Федерации письмом от 17 августа 2009 г. N 03-11-09/283 разъясняет следующее.
Вопрос: В каком порядке учитываются командировочные расходы (наем жилого помещения, суточные) налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы"?...
Ответ: В соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Кодекса налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, вправе при определении налоговой базы по налогу учитывать командировочные расходы, в частности на наем жилого помещения и суточные. Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 Кодекса.
Обращаем внимание, что пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса нормирование суточных и расходов на наем жилого помещения не предусмотрено.

источник

Отзыв на статью «Командировочные расходы. Часть вторая: выплата суточных» // Упрощенна, 2008, № 7
Прошу вас ответить на мои вопросы. Не поняла, как считать дни командировки для начисления суточных. Включать ли, например, праздничный день? Сколько всего суточных можно отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу? Какую сумму затрат на проживание разрешается учесть, если нет подтверждающих документов? В организации применяется УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.
А.С. Леснова, бухгалтер

Согласно пункту 4 Положения об особенностях направления в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, срок командировки определяет работодатель. Причем день выезда — это дата отправления поезда (самолета и т. д.), на котором командированный покидает пункт, где находится его постоянная работа, а день приезда — дата возвращения. Если отъезд происходит до 24 часов, днем отправления считаются текущие сутки, если после 0 часов — следующие. Таким образом, в командировку входят все календарные дни, в том числе отъезда туда и обратно. В соответствии с пунктом 11 указанного положения работодатель должен компенсировать расходы сотрудника за все время пребывания в служебной командировке. Таким образом, суточные выплачиваются за все дни, включая выходные и нерабочие праздничные.
Теперь об учете. При упрощенной системе суточные и полевое довольствие отражаются согласно подпункту 13 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. До 2009 года они нормировались, то есть можно было учесть только суммы, приведенные в правительственном постановлении. С 1 января текущего года данный подпункт действует в новой редакции, внесенной Федеральным законом от 22.07.2008 № 155-ФЗ, и об ограничениях уже не говорится. Значит, налогоплательщики вправе списать суточные, выплаченные в любом размере. Напомним, что в соответствии со статьей 168 ТК РФ размер суточных устанавливает сама организация и утверждает внутренними актами.
Что же касается стоимости проживания работника во время командировки, то при упрощенной системе можно отразить только документально подтвержденные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А расходы без документов налоговую базу при УСН не уменьшат.

источник

кроме того мне не удалось получить доступ к самим статьям, может у кого есть такая возможность и возможно будет прочесть их, вот данные о статьях
М.А. Пархачева
Командировочные расходы. Часть первая
Сотрудники большинства организаций, даже небольших, выезжают по служебным делам, в том числе за рубеж. Посмотрим, какие виды расходов можно включить в налоговую базу при упрощенной системе
[ "Упрощенка" №6 за 2008 год ]
и
М.А. Пархачева
Командировочные расходы. Часть вторая: выплата суточных
Напомним, что в прошлом номере мы рассмотрели учет оплаты проезда и проживания во время командировок. Перейдем к следующему виду командировочных расходов
[ "Упрощенка" №7 за 2008 год ]

[Log_in]

Выражаю благодарность ali, за помощь в поиске вышеобозначенных статей, ниже их содержание.

Расходы на служебную командировку: компенсация проезда

Часть первая.

Пархачева М.А.,
член Научно-экспертного совета при Палате налоговых консультантов России,
руководитель КГ "Экон-Профи"

Что такое командировка?

Расходы на проезд в командировку

Компенсация расходов работников, отправляемых в служебную командировку, издавна и постоянно вызывает массу вопросов: как правильно оформить командировку, выплатить компенсацию и т.п. В сегодняшней публикации мы разберемся, пожалуй, с самыми сложными вопросами: компенсациями на проезд в командировку, проживание и выплатой суточных, а также затронем вопросы выплаты иных компенсаций. Но прежде разберемся, что же такое командировка?

Что такое командировка?

Понятие «командировка» содержится в ст. 166 ТК РФ, согласно которой служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следует иметь в виду, что существуют также иные служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (водители, курьеры и т.п.). О том, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не являются служебными командировками, сказано, в частности, в Определении СК по гражданским делам Верховного Суда России от 9 ноября 2007 г. № 5-В07-154. В связи с этим расходы на поездки таких сотрудников служебными командировками не признаются.

Командировку следует также отличать от перевода на работу в другую местность. Как следует из определения командировки, ею признается поездка работника по распоряжению работодателя. А это означает, что командировка возможна только при наличии трудовых отношений. Согласно ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, а работодатель - физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. Таким образом, в командировку можно отправить только работника организации. Причем за время нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок.

Исходя из сказанного, физическое лицо, которое выполняет работы по гражданско-правовому договору (например, по договорам возмездного оказания услуг, подряда, комиссии, поручения и т.п.), не признается работником организации, и правила ТК РФ на него не распространяются. Именно поэтому понятие «командировка» в контексте налогового законодательства не применяется в отношении лиц, работающих в организации по гражданско-правовым договорам, и их поездку в другой город для выполнения работ нельзя признать командировкой.

В то же время, если стороны договора подряда укажут в нем, что затраты на проезд и проживание, связанные с исполнением договора, дополнительно возмещаются подрядчиком, то такие суммы следует включить в налогооблагаемый доход физического лица, а возмещаемые суммы – в состав расходов. Аналогичная ситуация складывается, если в цену договора сразу заложить необходимую сумму командировочных расходов. Это связано с тем, что согласно ст. 709 ГК РФ цена договора подряда помимо причитающегося подрядчику вознаграждения должна включать компенсацию его издержек .

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ): расходы на проезд; расходы на проживание (наем жилого помещения); суточные; иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Рассмотрим вначале, как компенсировать работнику расходы по проезду.

Расходы на проезд в командировку

Командированному работнику возмещаются, в первую очередь, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, а также - расходы по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Рассмотрим подробнее, какие расходы можно учесть, основываясь на приведенной норме закона.

• Стоимость проезда по билетам
• Оплата проезда в такси
• Оплата аренды автомобиля
• Оплата чартерных рейсов
• Повышенная комфортность
• Сервисные сборы
• Билеты в электронном виде
• Утрата билетов
• Неиспользованные билеты

Стоимость проезда по билетам

Понятно, в состав расходов по командировке включается прежде всего стоимость билетов на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы любым видом транспорта.

Одновременно могут возникать и другие подобные расходы. Например, в поезде следует оплатить использование постельных принадлежностей. Возможно ли возместить эти расходы командированному работнику и отнести их в состав расходов на командировку?

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику, если они подтверждены соответствующими документами (см. письмо Минфина от 12 мая 1992 г. № 30). Причем такие расходы могут быть учтены при налогообложении. В частности, это следует из письма Управления ФНС России по г. Москве от 31 декабря 2004 г. № 21-14/85240, где говорится, что «упрощенцы» могут относить в состав расходов траты за пользование постельными принадлежностями в поездах. Тот же вывод можно сделать и из письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/823.

Судебная практика согласуется с данной позицией: например, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 31 мая 2007 г. № Ф04-3473/2007(34765-А81-29) разъяснил, что оплата постельного белья неразрывно связана с оплатой самого проезда, поэтому она должна включаться в размер выплачиваемой работнику компенсации и, соответственно, учитываться при налогообложении.

Оплата проезда в такси

Долгое время шли споры о том, можно ли считать командировочными расходами оплату услуг такси во время командировки (до аэропорта или вокзала, до гостиницы и обратно). Финансовое ведомство традиционно придерживались такой точки зрения: расходы по найму на такси для проезда командированного сотрудника до аэропорта (железнодорожного вокзала) к месту командировки (к месту работы), а также из аэропорта (железнодорожного вокзала) до гостиницы в месте назначения как на территории Российской Федерации, так и за рубежом, не учитываются при налогообложении (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138, от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15).

Но суды по данному вопросу высказывались не так категорично.

Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007 отказался признать необоснованными расходы на такси по проезду командированных сотрудников авиакомпании от аэропорта до гостиницы и обратно. Причем суд сослался на то, что НК РФ не конкретизирует каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно, в связи с чем расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределами могут быть учтены в составе расходов. Главное, чтобы расходы были экономически обоснованы.

В другом деле (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31) налоговому органу также не удалось доказать, что НК РФ не предусматривает отнесение расходов по доставке на такси из аэропорта в город либо в гостиницу к расходам по командировке в целях налогообложения.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04 изложена ситуация, когда налоговые органы посчитали, что налогоплательщик необоснованно включил в расходы на командировки оплату услуг такси, поскольку в представленных налогоплательщиком квитанциях нет указания на пункты отправления и назначения и не подтверждена обоснованность данных расходов. Но суд решил, что представленных налогоплательщиком счетов с указанием в них уплаченных за проезд сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг такси, достаточно, чтобы отнести такие расходы к командировочным расходам.

Примечательно постановление ФАС Поволжского округа от 5 июля 2007 г. № А72-4858/06. Суд, признавая, что затраты работников на оплату услуг такси правомерно отнесены к расходам организации, указал, что в данном случае эти услуги предоставлялись в рамках проживания в гостиницах и оплачивались по гостиничным счетам, поэтому претензии налоговиков необоснованны.

Может быть, поэтому финансовое ведомство изменило свою позицию и все же признало, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт, из аэропорта в город или гостиницу при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы, могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии подтверждения их экономической целесообразности (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 19 декабря 2007 г. № 03-03-06/4/880, от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/2/82, от 13 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/48).

Таким образом, чиновники Минфина России сменили-таки «гнев на милость». Возможно, такая перемена во взглядах была обусловлена устойчивой судебной практикой по спорному вопросу.

Заметим: московская налоговая служба выдвинула свое условие для возмещения командированному работнику проезда на такси: порядок и размеры возмещения расходов организации на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации (письмо Управления ФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388). Иными словами, налоговый орган хочет, чтобы организация установила максимальный размер расходов на проезд в такси, превышение которого будет трактоваться как сверхлимитный и не учитываться при налогообложении.

В данном случае «упрощенец» сам может решить, будет ли он учитывать расходы на такси в качестве командировочных расходов. Но необходимо помнить: в любой ситуации оказание услуги необходимо подтвердить документами перевозчика (в том числе и документом об оплате услуг по перевозке), что не всегда возможно сделать. Ведь до сих пор идут споры о том, надо ли таксистам применять контрольно-кассовую технику. Например, ФАС Западно-Сибирского округа (постановление от 18 декабря 2007 г. № Ф04-144/2007) решил, что в настоящее время нет установленной модели контрольно-кассовой техники для применения ее при оказании транспортных услуг такси. Поэтому чек от таксиста получить достаточно сложно. Единственным безболезненным выходом является заключение договора перевозки с безналичной формой оплаты и составлением акта выполненных работ.

Оплата аренды автомобиля

К сожалению, Минфин России пока не изменил своего мнения по другому «запрещенному» расходу - оплате аренды автомобиля работником, находящимся в командировке. Запрет на признание таких расходов при налогообложении высказан, в частности, в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 8 августа 2005 г. № 03-03-04/2/42. Сославшись на положения п. 12 Инструкции о служебных командировках, в котором предусмотрен закрытый перечень расходов на оплату проезда в рамках служебных командировок, финансовый орган вынес следующее решение: компенсация затрат работника на выплату арендной платы за арендованный им автомобиль не относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль работодателя (и соответственно единый налог «упрощенцев»).

Однако данная позиция Минфина представляется необоснованной, и вот почему. Дело в том, что ст. 168 ТК РФ не конкретизирует список расходов по оплате проезда в рамках командировки. То есть данной нормой охватываются любые затраты, связанные с проездом работника в командировке, а значит, в данном случае следует руководствоваться именно положениями ст. 168 ТК РФ, а не устаревшей инструкцией.

Впрочем, как водится, такую позицию придется отстаивать в суде.

Нельзя не упомянуть еще об одном спорном расходе: затратах на перевозку работников в месте командировки. В данном случае «упрощенцам» надо быть осторожнее.

Это связано с тем, что некоторые суды трактуют подобные расходы не как командировочные, а как прочие расходы, которые налогоплательщики, применяющие общий режим налогообложения могут учесть по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, который не применяется организациями, использующими упрощенную систему налогообложения.

Такой вывод, в частности сделал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31, согласившийся с налоговым органом, что не включены в перечень услуг, связанных с командировками, автотранспортные услуги по перевозке работников транспортно-экспедиционной компанией в месте командировки. И разрешил учесть их плательщику налога на прибыль в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. «Упрощенцу» в аналогичной ситуации учесть расходы не удалось бы, поскольку список «разрешенных» расходов для них ограничен.

Аналогичный вывод сделан и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2008 г. № А05-5668/2007, разрешивший учесть плательщику налога на прибыль документально подтвержденные расходы в виде автотранспортных услуг, оказанных командированным работникам (по их доставке в различные организации для ведения переговоров, заключения договоров и участия в совещаниях) в качестве прочих расходов по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (а не как командировочные). Следующая проблема связана с расходам на чартерные рейсы.

Оплата чартерных рейсов

Минфин России в письме от 12 февраля 2004 г. № 04-02-05/1/13 сообщил, что затраты организации на фрахт воздушного судна, используемого для проезда работников к месту командировки и обратно, могут учитываться для целей налогообложения при условии, что организация может их документально подтвердить и обосновать их экономическую целесообразность (см. также письмо Управления МНС России по г. Москве от 14 марта 2003 г. № 26-12/14591).

Обратите внимание: отсутствие документов может привести к невозможности включить расходы на чартерные рейсы в состав расходов, учитываемых при налогообложении.

Если у организации не будет документов, подтверждающих понесенные расходы, она не сможет учесть их при исчислении налога на прибыль. Например, ФАС Московского округа (постановление от 4 ноября 2004 г. № КА-А40/10066-04) посчитал неправомерным включение в состав расходов затрат на фрахтование самолетов для командировки, в том числе и потому, что организация не представила документы, подтверждающие произведенные расходы (договор фрахтования самолетов, документы, подтверждающие выполнение рейсов, полетные задания с указанием выполненных рейсов, билеты, багажные квитанции и грузовые накладные).

Повышенная комфортность

Долгое время конфликты между налогоплательщиками и налоговыми органами вызывал вопрос о необходимости и достаточности произведенных расходов на командировку. Контролирующие органы считали, что затраты на командировку должны быть минимальными, а налогоплательщики не понимали, почему работник должен ехать в командировку в плацкартном вагоне, а не в купейном, или лететь не бизнес-классом, а эконом-классом. В конце-концов вопрос разрешился (см. письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114). Налогоплательщик сумел пояснить целесообразность учета в целях налогообложения стоимости авиабилетов по тарифу бизнес-класса, доказав, что это дает работникам, направляемым в командировки, следующие преимущества:
- отсутствуют многочасовые очереди на регистрацию рейса;
- как до полета, так и во время полета время можно использовать для работы;
- повышенный комфорт позволяет работникам сохранить физические силы, что немаловажно при перелетах в разные часовые пояса, так как организация экономит на оплате работникам дополнительных дней пребывания на территории иностранных государств для восстановления после полетов;
- часть полетов совершается совместно с клиентами, корпоративные стандарты которых также предполагают перелеты бизнес-классом.

Также организация указала, что само понятие тарифа «бизнес-класс» предполагает его использование именно для деловых поездок и, несмотря на большую стоимость билетов по сравнению с экономическим (туристическим) классом, расходы на данный тариф являются экономически оправданными.

Минфин России не устоял перед такими доводами и ответил налогоплательщику, что НК РФ не ограничивает размер возмещения стоимости проезда работника организации к месту командировки и обратно, а значит, указанные расходы можно учесть как командировочные. При этом отмечено, что существенным является факт наличия оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов на служебные командировки (в частности, проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации.

Сервисные сборы

Оправляя работника в командировку, организация может потратиться на сервисный сбор при заказе и возврате билетов. Можно ли такие расходы учесть при исчислении единого налога?

Позиция главного финансового ведомства по этому вопросу такова: поскольку стоимость сервисных сборов формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге, для целей налогообложения стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью (включая дополнительные услуги). Такой вывод следует из письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/823, доведенного до сведения ФНС России.

Заметим, что ранее налоговые инспекции думали по иному и считали такие расходы не поименованными в НК РФ в качестве командировочных расходов, а значит, не подлежащими учету в целях налогообложения. Но не смогли отстоять это мнение в судах. Например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15 указал, что затраты на заказ и возврат билетов и взимаемый при покупке билетов сервисный сбор относятся к оплате проезда работника. Следовательно, в данном случае речь идет о возмещении расходов на проезд работников к месту командировки и обратно, в связи с чем данные расходы могут быть учтены при налогообложении.

Последнее, о чем хотелось бы упомянуть в отношении возмещения расходов на проезд в командировку и обратно – документальное их подтверждение.

Билеты в электронном виде

Понятно, что основным документом, подтверждающим стоимость проезда к месту командировки и обратно, является билет (авиационный, железнодорожный или иной).

Возникает вопрос: а как подтвердить проезд, если билет оформлен в электронном виде, т.е. в бездокументарной форме?

Финансовое ведомство высказало лояльную позицию по этому вопросу: работник, который приобрел авиабилет через Интернет у иностранной компании в бездокументарном виде для командировки за рубеж, имеет право на его возмещение его стоимости, а организация может признать стоимость проезда в качестве «командировочного» расхода. Оправдательными документами будут распечатка электронного документа на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660).

Еще одно подтверждение того, что авиабилеты, оформляемые в электронном виде подтверждают расходы на проезд в командировку - письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/1/596. В нем финансовое ведомство указало, что при приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы могут являться маршрут/квитанция и багажная квитанции, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек, или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Заодно было разрешено учесть в целях налогообложения провоз багажа по тем же документам.

После утверждения формы электронного железнодорожного билета и в отношении его высказывалась аналогичная позиция. Так, в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649 было позволено учесть в расходах распечатку электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Но это возможно только при наличии других документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке.

Утрата билетов

Может случиться, что командированный работник утратил проездные документы (потерял, были украдены), подтверждающие его проезд к месту командировки и обратно. Можно ли в этом случае как-то компенсировать его расходы и учесть их при исчислении единого налога?

Налоговые органы, естественно, такие расходы не будут считать подтвержденными документально. Но если в организации есть дубликат или копия потерянного билета, то у нее есть шанс отсудить возможность отнесения в состав командировочных расходов затраты на проезд работника.

Это, в частности, удалось сделать налогоплательщику, у которого сохранились ксерокопии билетов, на основании которых возмещались командировочные расходы. ФАС Поволжского округа в постановлении от 19 января 2006 г. № А65-16313/2005-СА2-8 отметил, что законодательство не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение командировочных расходов. И посчитал, что ксерокопии билетов вместе с другими документами (командировочными удостоверениями) подтверждают факт нахождения работников в командировке и правомерность произведенных командировочных расходов.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 8 июня 2006 г. № А65-35811/2005-СА2-41) также приняты в качестве доказательства, подтверждающего расходы командированного сотрудника, копии проездных документов (при наличии приказа на командировку и записки-отчета о командировке).

Неиспользованные билеты

Иногда (в критических ситуациях) Минфин России позволяет учесть в качестве расходов неиспользованные билеты. Например, руководитель организации находился в загранкомандировке, проезд до места командировки и обратно был оплачен единовременно, но в связи со смертью его отца обратный вылет был перенесен на более ранние сроки. Сдать уже имеющийся авиабилет не было возможности, так как он был оплачен в обе стороны без права возврата. Минфин России посчитал, что в данном случае организация вправе учесть при налогообложении расходы на неиспользованный авиабилет (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338).

Возможна и другая ситуация: в силу производственной необходимости работнику, проехавшему часть пути, меняется место командировки (город, куда он командирован). Тогда он вынужден вернуть прежний билет и приобрести новый. Как следует из письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 2 мая 2007 г. № 03-03-06/1/252 и стоимость старого, и стоимость нового билета (за минусом сумм, возвращенных транспортной компанией) можно включить в состав расходов на командировку (при условии, что смена места командировки обусловлена производственной необходимостью).


См. также часть вторую «Расходы на служебную командировку: компенсация проживания»
См. также часть третью «Расходы на служебную командировку: выплата суточных»


Источник: журнал "Упрощенка", № 6, июнь 2008 г.

[Log_in]

продолжение...

Расходы на служебную командировку: компенсация проживания

Часть вторая.

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть третью «Расходы на служебную командировку: выплата суточных»

Пархачева М.А.,
член Научно-экспертного совета при Палате налоговых консультантов России,
руководитель КГ "Экон-Профи"

Расходы «упрощенца» на наем жилого помещения во время командировки учитываются при исчислении единого налога в полном размере, т.е. в размере фактических расходов, подтвержденных документами.

Заметим: если командированный сотрудник не представит документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Учесть эти суммы при исчислении единого налога не удастся, поскольку их нельзя признать документально подтвержденными, а нормирование касается только доходов физических лиц.

Какие же расходы можно учесть по этой статье.

• Проживание во время командировки в гостинице
• Дополнительные услуги гостиниц
• Проживание во время командировки в квартире

Проживание во время командировки в гостинице

Понятно, что проживание сотрудника в гостинице во время командировки можно учесть при налогообложении. Подтверждаются такие расходы документами, выдаваемыми гостиницей. По мнению Минфина России такими документами являются квитанции или счета за проживание в гостинице (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/1/279). В любом случае в таких документах должны быть указаны следующие необходимые данные: фамилия проживающего лица, стоимость снимаемого им номера и срок пребывания. Обычно командированным выдается бланк строгой отчетности - счет по форме № 3-Г или 3-ГМ, которая заполняется при оформлении оплаты брони, проживания, а также дополнительных платных услуг, при отсутствии специальных талонов.

Указанные формы, используемые в сфере гостиничного хозяйства, утверждены приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 и продолжают применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности, но не позднее 1 июня 2008 г. (постановление Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171).

В письме Минфина России от 25 марта 2004 г. № 16-00-24/9 отмечено, что эти бланки продолжают действовать, являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занимающиеся гостиничными услугами на территории Российской Федерации. Поэтому они являются документами, подтверждающими проживание командированного работника в гостинице.

Часто с такими документами возникают проблемы.

Так, согласно постановлению ФАС Поволжского округа от 19 июня 2007 г. № А65-19391/06-СА1-7 налоговым органам не понравились оплаченные счета за проживание в гостиницах, в которых указаны ИНН с нарушенной структурой, вследствие чего они потребовали признать расходы не подтвержденными документально. Но суд, рассмотрев все необходимые документы, подтверждающие направление работника в командировку, а также проанализировав остальные реквизиты счетов, нашел, что документы, имеющие подписи работников гостиницы, оформлены верно. Суд посчитал, что организация и ее работники фактически не могут проверить достоверность указанных в счетах ИНН, и законодательство на них такой обязанности не возлагает. Налоговый орган, в свою очередь, имея все необходимые сведения, не провел встречные проверки гостиниц в местах их расположения. Поэтому был сделан следующий вывод: налогоплательщиком доказан факт несения расходов на оплату найма жилых помещений командированными работниками, и эти расходы обоснованно учтены при налогообложении.

Если при заграничной командировке организация воспользуется услугами туристической фирмы для оплата гостиницы и не будет иметь на руках счета (ваучер) на проживание, она все же сможет учесть эти расходы на основании счета турфирмы и подписанного с ней акта выполненных работ (письмо Управления ФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@).

Дополнительные услуги гостиниц

Кроме непосредственной оплаты проживания командированного сотрудника в гостинице в состав командировочных расходов могут быть отнесены расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Интересный нюанс: многие гостиницы предоставляют номера вместе с дополнительной услугой - завтраком, причем взять номер без завтрака не представляется возможным. Что делать с таким расходом? Конечно налоговые органы возражают против учета в целях налогообложения подобных расходов.

В частности, это видно из постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 марта 2008 г. № А56-17471/2007. Командированный работник представил в комплекте отчета по командировке оплаченный счет из гостиницы, причем в услугу за проживание вошла дополнительная услуга на предоставление клиенту гостиницы завтрака, не выделенная в счете отдельной суммой. Организация учла все расходы полностью, но налоговая инспекция посчитала, что расходы завышены за счет завтрака, рассчитала его стоимость исходя из нормативов и исключила из состава расходов. Суд посчитал расходы обоснованными, а также указал на то, что сумма завтрака не доказана по размеру.

Минфин России долгое время указывал, что нельзя учесть в качестве расходов дополнительные расходы на оплату услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170).

Однако согласно письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 налогоплательщикам все-таки сделаны некоторые уступки: им разрешено учесть расходы на приобретение телефонных и интернет-карт, необходимых в командировке для осуществления связи, в составе расходов в пределах лимита, установленного в организации (при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ). Правда, к сожалению, в письме не указано, какую именно документацию надо предоставить для того, чтобы подтвердить понесенные расходы, и достаточно ли для этого одной лишь телефонной или интернет-карты.

Список «запрещенных» дополнительных расходов настолько велик, что у налогоплательщиков возникает вопрос: какие услуги гостиниц можно учесть при налогообложении?

В качестве дополнительных услуг можно признать, например, бронирование номера в гостинице (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).

Однако командированный работник может проживать не в гостинице, а в другом месте. Как тогда обстоят дела?

Проживание во время командировки в квартире

Так, организация может приобрести в другом городе квартиру и использовать ее как гостиницу во время командировок ее работников в этот город. Можно ли считать расходы на содержание этой квартиры командировочными расходами?

По мнению Минфина России, расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки, пр.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. Однако такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы на содержание квартиры за то время, что она пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533).

Исходя из сказанного, расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания командированных работников, можно учесть только в части, когда она фактически использовалась для проживания.

Приведенная позиция финансового ведомства распространяется и на случай проживания командированного работника в арендованной квартире. Согласно письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58 плата за аренду используемой для проживания работников во время командировок квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения.

Хотя ранее Минфин России давал иные разъяснения. Например, в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 2 июня 2005 г. № 03-03-01-04/1/306 говорилось: если организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы на аренду квартиры не являются документально подтвержденными, а значит, они не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций (для упрощенцев» - по единому налогу).

Кроме того, правомерность учета командировочных расходов в счет арендной платы в связи с проживанием работников в арендованных квартирах подтвердил и ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 4 апреля 2005 г. № А29-1590/2004а.

В постановлении от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007 ФАС Северо-Западного округа подробно разъяснил: командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме, поскольку НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения.

Таким образом, документ подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме. В частности, такими документами могут быть квитанции к приходному кассовому ордеру, оформленные государственными образовательными учреждениями, расположенными в регионах командирования работников, если в них указана стоимость проживания за весь период, имеются подписи уполномоченных лиц и печать.

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть третью «Расходы на служебную командировку: выплата суточных»

Источник: журнал "Упрощенка", № 6, июнь 2008 г.

[Log_in]

окончание...

Расходы на служебную командировку: выплата суточных

Часть третья.

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть вторую «Расходы на служебную командировку: компенсация проживания»

Пархачева М.А.,
член Научно-экспертного совета при Палате налоговых консультантов России,
руководитель КГ "Экон-Профи"

Расходы на выплату суточных

• Лимитирование выплаты суточных
• Однодневные командировки
• Срок нахождения в командировке

Суточные - это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Такие расходы лимитируются в целях налогообложения.

Лимитирование выплаты суточных

Как следует из подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ такие расходы лимитируются, т.е. могут быть отнесены в состав расходов в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Данные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 93), где прямо указано: эти нормы используются и организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения.

Постановлением № 93 утверждены следующие предельные нормы выплаты суточных (полевого довольствия), которые могут быть учтены при налогообложении:
а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 руб.;
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке – суточные, приведенные в приложении к Постановлению № 93;
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.

Расходы работника на поездки за границу также учитываются по лимитам, установленным для каждой страны и зависящим от продолжительности поездки (до 60 дней и более 60 дней). При этом, как пояснил Минфин России, с 61 дня сумма суточных понижается (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 2 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/764).

Минфин России также считает обоснованным в целях исчисления единого налога налогоплательщикам, применяющим упрощенную систему налогообложения, использовать нормы суточных, утвержденные Постановлением № 93 (письмо Минфина России от 22 июля 2005 г. № 03-05-02-03/33, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 марта 2005 г. № 03-05-01-04/62).

В этих же письмах говорится о том, что ТК РФ предоставляет работодателям право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных). Правда учесть сверхлимитные расходы в целях налогообложения не удастся.

Пример. Работнику, находившемуся в командировке пять дней, выплачены суточные в размере 750 руб.
Порядок определения величины расходов, подлежащих учету в целях исчисления единого налога:
предельный размер суточных, которые могут быть признаны расходами в целях налогообложения, составляет 500 руб. (5 дней х 100 руб.). Затраты в размере 250 руб. (750 руб. – 500 руб.) не могут быть учтены при налогообложении.

Следует отметить: по мнению Минфина России, сверхнормативные суточные в силу п. 3 ст. 236 НК РФ облагаются ЕСН для налогоплательщиков, применяющих общий режим налогообложения, соответственно - страховыми взносами на пенсионное страхование для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247, от 22 мая 2007 г. N 03-04-06-01/154, от 16 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/28).

Противоположное мнение по данному вопросу высказано в постановлении Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2005 г. № 14324/04. Правда, ВАС РФ принял решение не облагать ЕСН суточные сверх установленных норм не на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, а в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, согласно которому при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Суд отметил, что законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к ЕСН (а также к страховым взносам на обязательное пенсионное страхование) не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрен только трудовым законодательством. Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Хотя нормы суточных для целей налогообложения установлены Постановлением № 93, однако в целях исчисления ЕСН это постановление не применяется, поскольку оно принято в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и предусматривает нормы суточных, используемыми исключительно при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. В то же время в силу подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Когда законодатель устанавливает применение нормативов, предусмотренных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, он использует такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, относящимся к соответствующему налогу. В ст. 238 НК РФ такая отсылка к нормам главы 25 НК РФ отсутствует. В данной ситуации также невозможно применить налоговое законодательство, поскольку это противоречило бы ст. 3 НК РФ, согласно которой акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить.

Иными словами, суд пришел к мнению, что организация вправе самостоятельно устанавливать размер суточных, закрепляя это в коллективном договоре или локальном нормативном акте, а начисление ЕСН на указанные суммы (для «упрощенцев» - страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) неправомерно.

То же самое подтверждено и в Информационном письме Президиума ВАС Суда РФ от 14 марта 2006 г. № 106, в п. 6 которого прямо сказано, что не подлежат обложению единым социальным налогом суточные, выплачиваемые работодателем работнику в случае направления в служебную командировку, в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. На это письмо ориентируются и суды, отказывая налоговым органам в попытках обложить ЕСН сверхнормативные суточные (постановление ФАС Московского округа от 18 декабря 2007 г. № КА-А40/13151-07, от 23 августа 2007 г. № КА-А40/7304-07 и др.).

Что касается НДФЛ, то в целях исчисления этого налога с 1 января 2008 г. норматив суточных определяется не Постановлению № 92, а на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, согласно которому при оплате работодателем расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Пример. Работнику, находившемуся в командировке три дня, выплачены суточные в размере 2500 руб.
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб.
Порядок определения доходов, облагаемых НДФЛ:
предельный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ составляет 2100 руб. (3 дня х 700 руб.). Выплату в размере 400 руб. (2500 руб. – 2100 руб.) следует учесть в качестве дохода работника при удержании с него НДФЛ.

Также не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, уплату сборов за услуги аэропортов и комиссионных сборов, проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, провоз багажа, наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, суммы оплаты жилья освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Сказанное подтверждается и письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 24 августа 2007 г. № 03-04-06-02/164.

Затронем еще один нюанс, касающийся выплаты суточных, - однодневные командировки.

Однодневные командировки

Некоторые «упрощенцы» выдают суточные на однодневные командировки (когда сотрудник возвращается из командировки в тот же день), не зная, что к ним могут быть предъявлены претензии со стороны налоговых органов.

Хотя ТК РФ не содержит ограничений по сроку командировки, в настоящее время действует Инструкция о служебных командировках (в части, не противоречащей ТК РФ). В п. 15 указанной инструкции сказано, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются . А вопрос ежедневного возврата работника из места командировки к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом расстояния, транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Действие этого пункта Инструкции о служебных командировках фактически признал Верховный Суд Российской Федерации в своем решении от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147 , указав, что суточные должны покрывать личные расходы работника на срок командировки. Поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, ему оплачивается проезд к месту командировки и обратно, а также возмещаются расходы на наем жилого помещения. Выплата же суточных, по мнению суда, обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Поэтому, если командированный работник в течение дня возвращается к месту своего постоянного жительства, выплата ему суточных ТК РФ не предусмотрена.

Данное решение Верховного Суда Российской Федерации взято на вооружение федеральными арбитражными судами.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. № А05-5899/2005-12 рассмотрена ситуация, когда организация выплачивала суточные командированным работникам, у которых согласно представленным документам (путевым листам и командировочным удостоверениям), между временем отъезда в командировку и временем прибытия из нее проходило менее 24 часов (т.е. командированные лица ежедневно возвращались из командировки). При этом вся сумма суточных была учтена при налогообложении.

Решая вопрос в пользу налогового органа, суд сделал следующий вывод: такие суммы нельзя включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении. При этом он сослался на правовую позицию Верховного Суда Российской Федерации и п. 15 Инструкции о служебных командировках.

ФАС Поволжского округа в постановлении от 27 июня 2006 г. № А12-1880/06-с60 тоже посчитал необоснованной выплату суточных работникам, направляемым в командировки в места, откуда они в тот же день возвращались к месту своего постоянного жительства.

При решении вопроса о выплате суточных за время однодневных командировок некоторые налоговые инспекции обращают внимание не только на истечение необходимых 24 часов, но и на то, имел ли возможность работник вернуться на работу в течение этого срока. Так, налоговая инспекция г. Нижнекамска предъявила налогоплательщику необоснованные претензии, считая, что нельзя признать командировкой поездку сотрудника, если он мог вернуться из командировки в тот же день (неважно, возвращался ли он действительно)! Данные притязания не поддержал ФАС Поволжского округа (постановление от 6 февраля 2007 г. № А65-10356/2006-СА2-11), указав: все документы свидетельствуют о том, что командированные сотрудники возвращались из поездки на следующий день после отъезда, и отметив: утверждения инспекторов голословны, т.е. нет никаких доказательств того, что лица, направленные в командировку, возвращались ежедневно из места командировки к месту своего постоянного жительства и имели возможность такого возвращения.

Еще одна проблема касается срока нахождения сотрудника в командировке.

Срок нахождения в командировке

Согласно п. 14 Инструкции о служебных командировках суточные выплачиваются ему за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Часто у налогоплательщиков вызывает трудности определение продолжительности командировки, если время передвижения командированного на транспортном средстве находится за пределами рабочего дня. Для того, чтобы их ликвидировать, следует обратиться к п. 7 Инструкции о служебных командировках, согласно которому: - днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного;
- днем приезда из командировки считается день прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы;
- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки;
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как видим, для выплаты суточных неважно, в какое именно время работник отбыл в командировку или прибыл из нее (с утра или около полуночи), главное – дата на проездном билете.

Пример. Работнику отправился в командировку 4 июня поездом, отбывающим в 23.40 час., а прибыл из нее поездом в 3 часа ночи 8 июня.
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб.
Порядок определения размера суточных, подлежащих выплате работнику:
Количество дней пребывания в командировке (по датам на билетах): 5 дней (4, 5, 6, 7, 8 июня);
Размер суточных, выплачиваемых за день командировки: 700 руб.;
Суточные, подлежащие выплате за период командировки: 700 руб. х 5 дней = 3500 руб.

Обратите внимание: если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Пример. Работнику отправился в командировку самолетом, отбывающим из аэропорта, расположенного за чертой города 4 июня в 0.40 час., а прибыл из нее в тот же аэропорт 6 июня в 23 часа.
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб. Предположим, что работник добирался до аэропорта электричкой в течение 2 часов.
Порядок определения размера суточных, подлежащих выплате работнику:
Дата отправления в командировку с учетом проезда до аэропорта: 3 июня (в 22.40 час.);
Дата прибытия из командировки с учетом проезда от аэропорта: 7 июня (в 1 час. ночи);
Количество дней пребывания в командировке: 4 дней (3, 4, 5, 6 июня);
Размер суточных, выплачиваемых за день командировки: 700 руб.;
Суточные, подлежащие выплате за период командировки: 700 руб. х 4 дней = 2800 руб.

Кроме того, при авиа перелетах представляется возможным учесть и то, что в билете указывается время, когда заканчивается регистрация пассажиров на рейс (обычно за 40 мин. до взлета). Поскольку к этому времени пассажир обязан прибыть в аэропорт, 40 минут также можно учесть в качестве времени, необходимого для проезда.

В отношении сроков пребывания за границей отметим следующее. Срок пребывания в заграничной командировке определяется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» как дата пересечения государственной границы Российской Федерации, отмеченная в паспорте работника. Этот порядок относится к сотрудникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Но в настоящее время порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств федерального бюджета, нормативными актами не закреплен. Поэтому Минфин России считает, что время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке может определяться в аналогичном порядке (по отметкам в заграничном паспорте, свидетельствующим о пересечении государственной границы Российской Федерации) (см. письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469).

В том случае, когда командированный работник посещал страны с безвизовым режимом пересечения границы, дата выезда с территории России определяется на основании проездных документов. В этом случае днем пересечения границы считается день отъезда сотрудника из пункта отправления, а днем выезда - день отъезда из пункта командировки (письмо Минфина России от 14 декабря 2004 г. № 03-05-01-04/105).

См. также часть первую «Расходы на служебную командировку: компенсация проезда»
См. также часть вторую «Расходы на служебную командировку: компенсация проживания»

Источник: журнал "Упрощенка", № 7, июль 2008 г.

[osovch]

Log_in, спасибо большое за такую статью, очень подробно и очень вовремя. (единственное что сейчас норма для НДФЛ 700р.)

Кто имеет опыт проверьте порядок оформления документов.
До начала командировки:
1. Служебное задание
2. Приказ о направлении в командировку
3. Заявление на подотчет (приобретение билетов и оплата проживания)
4. Выплата подотчетных сумм (на приобретение билетов и оплату проживания)
***********************
После окончания командировки
1. Возврат командировочного удостоверения и служебного задания
2. Авансовый отчет
3. Возврат остатка или выдача перерасхода

И второй вопрос - на основании чего оплачиваются суточные? Вот у меня есть приказ о направлении работника в командировку. Директор должен издать еще один приказ о выплате суточных? Или как? И что в самом деле по ним отчитываться совсем не нужно? Т.е. выдали и все? Забыли про них? И какие проводки сделать?

[MarinaAnna]

Log in

Очень полезная информация, спасибо!!!!

[Log_in]

Сообщение от osovch

Log_in, спасибо большое за такую статью, очень подробно и очень вовремя. (единственное что сейчас норма для НДФЛ 700р.)

да, в положении (1 пост) именно эта норма сейчас и закреплена.

Сообщение от osovch

Кто имеет опыт проверьте порядок оформления документов.
До начала командировки:
1. Служебное задание
2. Приказ о направлении в командировку
3. Заявление на подотчет (приобретение билетов и оплата проживания)
4. Выплата подотчетных сумм (на приобретение билетов и оплату проживания)

п.3 нужен (только если предусмотрено внутренним регламентом документооборота, законодательством он не требуется)

Сообщение от osovch

***********************
После окончания командировки
1. Возврат командировочного удостоверения и служебного задания
2. Авансовый отчет
3. Возврат остатка или выдача перерасхода

к п.2 подтверждающие расход первичные документы

Сообщение от osovch

И второй вопрос - на основании чего оплачиваются суточные? Вот у меня есть приказ о направлении работника в командировку. Директор должен издать еще один приказ о выплате суточных? Или как? И что в самом деле по ним отчитываться совсем не нужно? Т.е. выдали и все? Забыли про них? И какие проводки сделать?

отчитываться по суточным нужно, выплачиваются на основании коллективного договора, либо договора с работником (это в случае превышения лимита в 700 рублей) иначе выплачивается в соответствии с положением.

[Log_in]

Сообщение от MarinaAnna

...спасибо!!!!

нас было трое, angel_ и ali

[osovch]

Сообщение от Log_in

отчитываться по суточным нужно,

А как по ним (по суточным) отчитываться? Документы прилагать? или как? вообще не понимаю

[ГЛБ]

osovch, я делала так: писала приказ о направлении в командировку, например Иванова, в г.Москва на вставку на приод с ..... по...... 1.Возместить командировочные расходы, установлен.168 ТК РФ, а именно: Расходы по проезду к месту команд-ки и обратно в размере фактических расходов, подтвержд.проезд.доками.2. Расходы по найму жил.помещ.в размере фактич.расходов, подтвержд.доками. 3. Суточные в размере 700 руб. в день. Основание: служеб. задание. Потом при составлении аван.отчета начислила эти суточные маленькой бух.справкой, что столько дней команд. х на 700руб. и сделала проводку Д 44 (26,20) К 71. Ну конечно приложила все доки, подтвержд. к аванс.отчету.

[osovch]

ГЛБ, спасибо.

Сообщение от ГЛБ

Ну конечно приложила все доки, подтвержд. к аванс.отчету.

Получается в авансовом отчете будут строки (примерно)
1. Проездной документ - 200р. (проезд туда)
2. Проездной документ 250р. (проезд обратно)
3. Квитанция к ПКО на проживание (или БСО например) - 1000р.
4. Бухгалтерская справка (4дня*300р. - по нашему нормативу) - 1200р.
Всего по авансовому отчету - 2650р.

или бух.справку вообще отдельной операцией делать?

[ГЛБ]

osovch, или бух.справку вообще отдельной операцией делать?

Нет не надо, вы ее к авансовому отчету и подошьете. А все остальное вы правильно указали.

[osovch]

ГЛБ, получается вот так: командированный написал письмо на подотчет - 5000р. это на проезд и на проживание. Руководитель визу ставит - что 5000р. выдать на эти цели. Суточные выдаю на основании служебного задания, приказа - 300*7дней =2100р. (это с учетом дороги).
А как в авансовый эти суммы встанут? Получается что выдано 5000р., а потрачено 7100р.? Или я что-то не так поняла?

[ГЛБ]

osovch, А сразу на 7100 нельзя написать заявление?

[ГЛБ]

osovch, Вы тогда так и укажите в авансовом отчете, что выдано 5000, а потрачено 7100, и выдайте по расх.ордеру перерасход 2100, в основании РКО напишите, что выдано в перерасход по авансовому отчету №..... от...... и у вас 71сч. закроется.

[osovch]

Сообщение от ГЛБ

А сразу на 7100 нельзя написать заявление?

Вот я и не знаю как правильно суточные оформить. Перечислила то я 7100р. Получается, что суточные это те же самые подотчетные деньги? Просто подтверждаются они датами, а не конкретными доками (на питание например). Да?

[ГЛБ]

osovch, Ну конечно.

[osovch]

ГЛБ, спасибо Завтра заставлю командированного заявление на подотчет перерисовать.

[ГЛБ]

osovch, всегда пожалста

[Alyonushka]

У меня по командировкам такой вопрос: Каким образом определять обоснованность или экономическую оправданность той или иной командировки? Допустим наши сотрудники очень часто ездят за рубеж на переговоры с иностранными поставщиками для возможной продажи их товара, но договора с некоторыми не заключаются... Т.е. обязательно ли наличие договора с поставщиком для того, чтобы расходы на эту командировку отнести на затраты??