Возмещение перерасхода за бензин сотруднику.

[Дороти]

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить возмещение сотруднику затрат на бензин. У нас транспортная компания, машина в лизинге, водитель в штате, установлен лимит, пришлось совершить дополнительную перевозку, водитель из-за этого превысил лимит и оплатил своей банковской картой, принес квитанцию, я сделала приказ и оплатила ему на карту 1500 рублей. Правильно ли это, и какими проводками все оформить? Спасибо!

[Александр Кох]

Сделать а/о Дт 50 - Кт 57 - получил на карту (без комиссии)
Дт 91 - Кт 57 - комиссия банка

[Дороти]

Сообщение от Александр Кох

Сделать а/о Дт 50 - Кт 57 - получил на карту (без комиссии)
Дт 91 - Кт 57 - комиссия банка

при чет тут касса (он с карты оплатил, мы на нее вернули) и комиссия банка? откуда она вообще взялась?

[Среда]

Сотрудник съездил на своём авто за товаром для фирмы.
Договора о компенсации ему за использование личного имущества нет, т.к. случай единичный (ну или просто редкий)
Принёс чек на бензин.
Можно ли как-то возместить/учесть расходы?

И аналогично, сотрудник поехал на своём авто в командировку. Можно ли будет просто по чеку и путевому листу принять и списать ГСМ? Без договора аренды авто.

[Вес`на]

Сообщение от Среда

сотрудник поехал на своём авто в командировк

..................................

КАК ОФОРМИТЬ И ОПЛАТИТЬ КОМАНДИРОВКУ
НА СЛУЖЕБНОМ ИЛИ ЛИЧНОМ АВТОМОБИЛЕ?

Если работник едет в командировку на автомобиле (неважно, служебном или личном), то необходимо (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368):
- в приказе о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а) указать, что работник едет туда на автомобиле;
- оформить путевой лист на автомобиль (например, по форме N 3).
Если работник едет в командировку на личном транспорте, также заключите с ним соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях (если такого соглашения не было раньше) и получите копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль (Письмо Минфина от 11.04.2013 N 03-04-06/11996). За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. О том, как ее рассчитать и учесть, читайте здесь.
К авансовому отчету по командировке на автомобиле работник должен дополнительно приложить путевой лист, квитанции или чеки на покупку ГСМ, а также служебную записку с указанием даты выезда в командировку и возвращения из нее (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
В остальном командировка работника на автомобиле оформляется и оплачивается, как обычно.

[КЕЕ]

Сообщение от Среда

Сотрудник съездил на своём авто за товаром для фирмы.
Договора о компенсации ему за использование личного имущества нет, т.к. случай единичный (ну или просто редкий)
Принёс чек на бензин.
Можно ли как-то возместить/учесть расходы?

И аналогично, сотрудник поехал на своём авто в командировку. Можно ли будет просто по чеку и путевому листу принять и списать ГСМ? Без договора аренды авто.

Посмотрите,может,поможет чем)

Развернуть для просмотра

При выплате компенсации за использование личного автомобиля размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. ст. 188 ТК РФ
Таким образом, необходимо внести изменения в трудовой и коллективный договор. Изменения вносятся в той же форме, что и заключение данных договоров.
Кроме этого, следует издать Приказ о выплате компенсации за использование личного транспорта работника.
В случае если организация будет выплачивать арендную плату, то следует заключить договоры аренды.
При этом и в том и другом случае у работника необходимо запросить копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Образец формулировки
"При использовании в работе личного транспорта, работник имеет право на получение ежемесячно компенсации за его использование (включая расходы на использование: ________________________ (моющие средства, ремонт и т.п.) в размере ______________.
или
"При использовании в работе личного транспорта, работник имеет право на получение ежемесячно компенсации за его использование (включая расходы на использование: ________________________ (моющие средства, ремонт и т.п.) рассчитываемую на основании дополнительного соглашения.

Налогообложение НДФЛ компенсации работнику за использование личного автотранспорта в служебных целях

Ограниченный размер компенсаций устанавливается в случае, если организация занимает позицию налоговых органов о налогообложении выплат НДФЛ сверх норм, предусмотренных для исчисления Налога на прибыль, и отсутствием возможностей выплачивать нормы компенсаций за счет прибыли, т.к. выплаты сверх норм не учитываются при исчисления ННП.
Нормы компенсаций установлены следующими актами.
Постановлением Правительства РФ от 8.02.2002 № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";
Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 "О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием";
Помимо размеров компенсации, сотруднику возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества. ст. 188 ТК РФ.

Работодатель может не облагать НДФЛ компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в размере, который определен соглашением между ними. При этом можно не учитывать нормативы, определенные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
Объясняется это следующим.
Нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 предназначены для целей налогообложения прибыли. Однако они не применяются к другим налогам, например, к НДФЛ.
Что касается необлагаемого НДФЛ размера компенсации за использование автомобиля сотрудника, то глава 23 НК РФ его не ограничивает. Для этих целей следует руководствоваться положениями ТК РФ. Согласно ст. 188 ТК РФ размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
(См. письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 27.03.2012 № 03-04-06/3-78, постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06, Северо-Западного округа от 02.11.2010 № Ф07-9576/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.05.2009 № Ф04-2760/2009(6013-А75-46)(7319-А75-46))
Отметим, ранее Минфин России придерживался иного мнения: поскольку размер компенсации не установлен положениями трудового законодательства, следует применять нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 для налога на прибыль.
(См. письма Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87, от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, от 26.03.2007 № 03-04-06-01/84).

из ИТС.
Статья,правда,2015 года

[свернуть]

[Среда]

Сообщение от Вес`на

За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. О том, как ее рассчитать и учесть, читайте здесь.

???
Это те самые 1200 в месяц по норме?

[Среда]

Сообщение от КЕЕ

"При использовании в работе личного транспорта, работник имеет право на получение ежемесячно компенсации за его использование

с ежемесячной то понятно...
Но ничего никому компенсировать ежемесячно не надо. Случай разовый.
Ну вот уехал он на ней и вернётся. Может в месте командировки ещё ездить будет.
Может как-то исходя из ежемесячной рассчитать на количество дней командировки?

Вообще хотелось бы не компенсацию, а просто бензин списать...

[Вес`на]

Сообщение от Среда

Сотрудник съездил на своём авто за товаром для фирмы.
Договора о компенсации ему за использование личного имущества нет, т.к. случай единичный (ну или просто редкий)
Принёс чек на бензин.
Можно ли как-то возместить/учесть расходы?

аналогично - использование личного авто в служебных целях

[Вес`на]

Сообщение от Среда

Это те самые 1200 в месяц по норме?

они самые

[Вес`на]

Сообщение от Вес`на

За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. О том, как ее рассчитать и учесть, читайте здесь.

.........................

КАК ВЫПЛАТИТЬ И УЧЕСТЬ КОМПЕНСАЦИЮ
ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ РАБОТНИКА
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ?

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).
И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минтруда от 27.07.2016 N 17-3/В-291, от 13.11.2015 N 17-3/В-542, Информация ФСС, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ):
- не облагаются НДФЛ и страховыми взносами;
- не отражаются в справке 2-НДФЛ.
Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно - при использовании легкового автомобиля работника расходы на ГСМ можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789):

Объем двигателя легкового автомобиля
Норматив (руб/мес.)
до 2 000 куб. см включительно
1 200
свыше 2 000 куб. см
1 500

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.
Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
В бухгалтерском учете выплата компенсации и возмещение расходов отражаются так:

Проводка
Операция
Д 26 (20, 44) - К 73
Начислена компенсация за использование личного автомобиля
Д 73 - К 51 (50)
Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

[Среда]

т.е. не смотря например, что была разовая поездка, можно выплатить 1200 за месяц?

[Среда]

А можно возместить только бензин по чеку и путевому? Без компенсации. Чтобы не париться с договорами и приказами...

[КЕЕ]

Можно,наверное,за счет чистой прибыли.
Но приказ (а точнее-письменное соглашение) все равно должны быть.
Деньги-то,в любом случае, казенные.
А если суммы в расходы брать-нужно все бумажки делать.

[Вес`на]

Сообщение от Среда

т.е. не смотря например, что была разовая поездка, можно выплатить 1200 за месяц?

1200= это норма которая не облагается НДФЛ и взносами. А в допсоглашении к ТД вы зафиксируете размер компенсации за использование личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, связанных с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ).

[Вес`на]

Сообщение от КЕЕ

Можно,наверное,за счет чистой прибыли.

прибыль-прибылью, а СтрВз и НДФЛ куда привязать?

[Среда]

Сообщение от Вес`на

а СтрВз и НДФЛ куда привязать?

это откуда возьмётся если возмещу ГСМ по чеку и путевому через АО?

[КЕЕ]

Сообщение от Вес`на

прибыль-прибылью, а СтрВз и НДФЛ куда привязать?

Согласна.Придерутся без бумажек.

[Вес`на]

Среда, я КЕЕ отвечала, про возместить за счет прибыли))

[Среда]

Сообщение от Вес`на

А в допсоглашении к ТД вы зафиксируете размер компенсации за использование личного транспорта, условия ее выплаты,

нормально будет выглядеть .если условие будет, что компенсация выплачивается при наличии хотя бы одной поездки в месяц? И соответственно не выплачивается при отсутствии оных.