Представительские расходы

[Альгунчик]

Поделитесь пожалуйста примерами по составлению документов для оформления представительских расходов.

[Lala]

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 6

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".
Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.
Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.
Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).
Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.
С одной стороны, это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:
1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.
Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:
- название документа;
- дата составления;
- наименование организации, которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:
- дату деловой встречи или приема;
- место проведения этого мероприятия;
- программу мероприятий;
- состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
- цель проведения мероприятия;
- сумму предполагаемых расходов.
По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией - партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:
1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).
Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.
Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.
Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:
- заключенными договорами;
- подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
- деловой перепиской.
Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.
Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?
Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.
На наш взгляд, такая позиция не является верной.
В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.
Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник - организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.
1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).
Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.
Эти продукты списываются на основании:
- товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.
Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.
2. Транспортное обеспечение участников приема.
Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:
- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
- счет на оплату транспортных услуг;
- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.
Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:
- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
3. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.
В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.
Расходы на буфетное обслуживание оформляются:
- счетами;
- договорами на оказание услуг;
- заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.
4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.
5. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.
Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример 1.

Утверждаю
Генеральный директор
ООО "Оранта-М"
Петров
--------- П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
------------------
(дата утверждения)

Акт
о списании представительских расходов на официальный прием
представителей ЗАО "Фаст Винд" 05.01.2007

-------------T-------------T---------T---------------------------¬
¦Вид расходов¦ Дата ¦ Сумма, ¦ Основание ¦
¦ ¦возникновения¦ включая ¦ ¦
¦ ¦ ¦НДС, руб.¦ ¦
+------------+-------------+---------+---------------------------+
¦Стоимость ¦ 05.01.2005 ¦ 23 600 ¦Заказ-счет N 28 ¦
¦официального¦ ¦ ¦от 05.01.2007 от ООО ¦
¦ужина в ¦ ¦ ¦"Японская Липа" ¦
¦ресторане ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+---------+---------------------------+
¦Буфетное ¦ 05.01.2005 ¦ 1 180 ¦Чек ККМ ООО "Ашан" N 2146 ¦
¦обслуживание¦ ¦ ¦от 05.01.2007 ¦
+------------+-------------+---------+---------------------------+
¦Транспортные¦ 05.01.2005 ¦ 590 ¦Договор на оказание ¦
¦расходы ¦ ¦ ¦транспортных услуг N 894 ¦
¦ ¦ ¦ ¦от 30.12.2004, счет N 12 ¦
¦ ¦ ¦ ¦от 05.01.2005 от ООО ¦
¦ ¦ ¦ ¦"Извозчик" с приложением ¦
¦ ¦ ¦ ¦путевых листов ¦
+------------+-------------+---------+---------------------------+
¦Итого: ¦ - ¦ 25 370 ¦- ¦
L------------+-------------+---------+----------------------------

Ответственный Федосов
за проведение мероприятия ------------- Ф.Ф. Федосов
(подпись)
Иванов
Директор кадровой службы ------------- И.И. Иванов
(подпись)
Козырев
Главный бухгалтер ------------- К.К. Козырев
(подпись)

Можно ли учесть чаевые

Возникает еще одна интересная проблема при проведении мероприятия вне стен организации - учет чаевых. Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.
Если речь идет о работнике, который представляет интересы компании во время деловой встречи, то организация может компенсировать его расходы на чаевые официанту на основании его заявления и распоряжения руководителя организации.
Возникает вопрос, как учитывать подобные расходы? Так как сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход сотрудника, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.
Если же речь идет об уплате чаевых из корпоративного кармана, то, поскольку их сумма не подтверждается документально, учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя.

Пример 2. Сотрудник ЗАО "Роза" проводит встречу с деловыми партнерами. Официальный прием был организован в ресторане. После делового ужина сотрудник дал официанту чаевые в размере 500 руб.
На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя ЗАО "Роза" организация компенсировала ему расходы на чаевые с учетом НДФЛ в размере:
500 руб. : 87% = 500 : 0,87 = 574,71 руб.
Компания относит эти расходы на прочие расходы.

* * *

Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании - устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше "закрепить" на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.

К.А.Либерман
Юрист,
HR-консультант
Подписано в печать
30.05.2007

[Lala]

"Российский налоговый курьер", 2006, N 22

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Для развития бизнеса, заключения выгодных контрактов и решения иных аналогичных задач организация осуществляет затраты, связанные с приемом и обслуживанием представителей других компаний. Это так называемые представительские расходы. В гл. 25 Налогового кодекса для них предусмотрены особые правила налогового учета. Об этом и пойдет речь в статье.

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации. Причем место проведения таких мероприятий значения не имеет. В указанном пункте ст. 264 Кодекса содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским. Это расходы:
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.
Напомним, что перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.
Как мы уже отметили, произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой организации, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторане, кафе, баре и т.п.).
В организацию для решения различных производственных вопросов могут приходить представители других компаний. За счет принимающей стороны их угощают чаем, кондитерскими изделиями. Как правило, такие посещения происходят вне рамок организованного официального приема. Поэтому затраты на приобретение чая, кофе, кондитерских изделий, а также других продуктов питания и товаров для указанных лиц не могут быть включены в состав представительских расходов.
В случае проведения длительных переговоров с делегацией партнера организация обычно помимо официальных приемов обеспечивает участников завтраками, обедами и ужинами. Учитывать подобные расходы как представительские в целях налогового учета нельзя, поскольку питание в таких случаях предоставляется не в рамках официальных встреч. Данная ситуация рассматривалась в Письме Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157. Затраты на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывшими на переговоры, за счет суточных либо за счет собственных средств.
Если представительские расходы осуществлены некоммерческой организацией за счет средств целевого финансирования, то такие затраты не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Аналогичная точка зрения по данному вопросу изложена в Письме Минфина России от 31.10.2005 N 03-03-04/4/73.
Обычно крупные организации покупают кухонную посуду и электроприборы (кофеварку, чайник, холодильник и др.), которые используются исключительно для проведения официальных приемов. По мнению автора, подобные затраты можно признать в налоговом учете в качестве представительских расходов. В зависимости от стоимости таких товаров затраты списываются (включаются в состав расходов) или через механизм начисления амортизации, или единовременно. Однако в любом случае такие расходы не должны превышать предельного уровня, установленного в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но об этом чуть позже.
Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции и табачных изделий для проведения официального приема делегации. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.
Сразу отметим, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Дело в том, что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Данная позиция приведена в Письме Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136.
Обратите внимание: в вопросах списания стоимости алкогольной продукции на представительские цели рекомендуется учитывать обычаи делового оборота. Речь идет о количестве использованных при проведении официальных приемов спиртных напитков. На это указал Минфин России в Письме от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49.

Документальное оформление представительских расходов

По общим правилам расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые организация осуществляет для деятельности, направленной на получение дохода. Об этом говорится в п. 1 ст. 252 НК РФ. Речь идет о затратах, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Соответствующие требования к оправдательным документам предусмотрены в п. 2 ст. 9 Закона РФ от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Напомним, что документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если какой-либо формы в них нет, то организация имеет право разработать ее самостоятельно. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи этих лиц.
Если документ, составленный в произвольной форме, не содержит обязательных реквизитов, то его нельзя считать оправдательным документом, подтверждающим представительские расходы.
Помимо перечисленных обязательных реквизитов в первичных документах, которыми оформляются представительские расходы, указываются:
- дата и место проведения официального приема;
- программа официального приема;
- состав приглашенной делегации;
- список участников принимающей организации;
- сумма произведенных расходов.
Рассмотрим, как выполнить эти требования в конкретных ситуациях. Предположим, для проведения официального приема ответственному сотруднику были выданы денежные средства на представительские расходы для приобретения продуктов питания и товаров. Эти средства передаются лицу на основании приказа руководителя организации о выдаче подотчетных средств на представительские расходы.
Если услугу по организации представительских мероприятий оказывает сторонняя фирма, например предприятие общественного питания, то документальным подтверждением осуществленных представительских расходов будет являться договор с этой фирмой, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).
В обязательном порядке оформляется приказ о направлении приглашения на официальный прием представителей других организаций, подписываемый руководителем фирмы. В приказе указывается цель их прибытия. Кроме того, фирма готовит программу официального приема с указанием места и сроков проведения, количества приглашенных лиц и лиц принимающей стороны, темы переговоров. Одновременно с программой должна быть рассчитана и утверждена смета представительских расходов.
После проведения официального приема в бухгалтерию сдается авансовый отчет об использовании подотчетных сумм (в случае их выдачи сотруднику) или акт на списание представительских расходов, подписанный руководителем фирмы, с указанием сумм (с расшифровкой) фактически произведенных представительских расходов.
К акту прилагается отчет о переговорах, в котором содержится описание результатов, достигнутых в ходе этих встреч (заключены договоры, контракты, подписаны предварительные соглашения или иные документы).
Если в составе представительских расходов учитываются затраты на транспортное обслуживание, оплату услуг переводчика или сторонних организаций, то в качестве подтверждающих документов можно предъявить счета предприятий общественного питания, кассовые и товарные чеки, накладные, торгово-закупочные акты, акты выполненных работ и др.

Порядок признания расходов в налоговом учете

При исчислении налога на прибыль представительские расходы необходимо учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено ограничение по сумме признаваемых расходов.
Так, ни в каком отчетном (налоговом) периоде величина признаваемых представительских расходов не должна превышать 4% от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за указанный период. Затраты, превышающие установленный лимит, не учитываются для целей налогообложения прибыли. Соответствующая норма содержится в п. 42 ст. 270 Кодекса.
Обратите внимание: увеличение норматива для представительских расходов находится в прямой зависимости от роста суммы расходов на оплату труда по отчетным периодам. Нарастающий в течение налогового периода показатель суммы расходов на оплату труда, соответственно, изменяет величину признаваемых представительских расходов.
Если организация применяет метод начисления, представительские расходы являются косвенными. На основании п. 2 ст. 318 НК РФ сумма косвенных расходов, произведенных в отчетном периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода. Датой осуществления затрат является дата утверждения авансового отчета на представительские расходы.
При использовании кассового метода представительские расходы учитываются только после их оплаты.

Пример 1. ООО "Лотос" в октябре 2006 г. при проведении переговоров для установления сотрудничества с ОАО "Сигма" осуществило расходы:
- по организации буфетного обслуживания участников переговоров (услуги предприятия общественного питания по организации обслуживания) - 11 500 руб. (в том числе НДС - 2070 руб.);
- транспортному обеспечению мероприятия (оплата услуг по доставке участников к месту проведения переговоров) - 1750 руб. (включая НДС - 315 руб.);
- оплате услуг переводчиков - 3540 руб. (в том числе НДС - 637 руб.);
- приобретению алкогольной продукции и табачных изделий ответственным сотрудником принимающей стороны - 2000 руб.
В ходе переговоров было достигнуто соглашение и заключен контракт на поставку за рубеж продукции, производимой ООО "Лотос".
Таким образом, к представительским расходам ООО "Лотос" следует отнести затраты на буфетное обслуживание, обеспечение транспортом, стоимость услуг переводчиков и приобретенной алкогольной продукции - всего на общую сумму 15 768 руб. [(11 500 руб. - 2070 руб.) + (1750 руб. - 315 руб.) + (3540 руб. - 637 руб.) + 2000 руб.].
Предположим, расходы на оплату труда за отчетный период составили 250 000 руб. Тогда норматив представительских расходов за отчетный период составит 10 000 руб. (250 000 руб. x 4%).
В пределах норматива в целях налогообложения будет зачтено 10 000 руб., оставшаяся сумма в размере 5768 руб. не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
Если в следующем отчетном периоде затраты на оплату труда нарастающим итогом составят 500 000 руб., то представительские расходы в полном объеме будут учтены при налогообложении прибыли.

Порядок отражения расходов в бухгалтерском учете

Учет представительских расходов осуществляется в соответствии с общими правилами учета затрат, изложенными в ПБУ 10/99. В бухгалтерском учете представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в учете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (п. 6 ПБУ 10/99). При этом, поскольку нормативными актами по бухгалтерскому учету состав представительских расходов не определен, каждая организация самостоятельно решает, какие затраты ей признавать в учете в качестве представительских.
У коммерческих организаций представительские расходы должны отражаться на счете 26 "Общехозяйственные расходы". У организаций торговли и общественного питания - на счете 44 "Расходы на продажу".
У некоммерческих организаций представительские расходы списываются за счет средств целевого финансирования (счет 86).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 и рассмотрим, как ООО "Лотос" отразит в бухгалтерском учете представительские расходы.
Бухгалтер ООО "Лотос" сделал следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50
- 2000 руб. - выдано подотчетному лицу из кассы по авансовому отчету за приобретение товаров для проведения официального приема делегации партнера;
Дебет 26 Кредит 60
- 13 768 руб. (9430 руб. + 1435 руб. + 2903 руб.) - учтены расходы по организации буфетного обслуживания, за транспортное обеспечение мероприятия, а также стоимость услуг переводчиков (без НДС);
Дебет 26 Кредит 71
- 2000 руб. - учтены затраты на приобретение алкогольной продукции и табачных изделий;
Дебет 19 Кредит 60
- 3022 руб. (2070 руб. + 315 руб. + 637 руб.) - отражена сумма НДС по расходам, связанным с проведением переговоров;
Дебет 60 Кредит 51
- 16 790 руб. (11 500 руб. + 1750 руб. + 3540 руб.) - отражена оплата услуг сторонних организаций по обслуживанию делегации.

И.Н.Сбитнева
Референт государственной
гражданской службы РФ 2-го класса
Управление администрирования
налога на прибыль
ФНС России
Подписано в печать
19.10.2006

[Кавай]

31.08.17 куплен в розничном магазине алкоголь 15шт на 30 тыс руб. В сентябре было 5 официальных встреч с крупными контрагентами. Как правильно составить документацию и отразить в 1с? Приказ о проведении, смета и отчет о произошедшем мероприятии сделаю, но ведь один чек на 5 мероприятий не прикрепишь. Как быть? Принимать на 10 счет, а потом списывать постепенно на 44 счет? Если ограничения или какие-то нюансы при покупке и отражении алкоголя? И ещё вопрос: ген директор проводит встречи на свои деньги (безнал), а потом предъявляет чеки, на их основании ему перечисляют деньги. Правомерно ли это? Ген директор у нас и главбух в одном лице (все документы сам на себя проводит-подписывает).

[SenioritaBonita]

Т.к. мероприятия проводились в сентябре, то и списать представительские на 44 можно в конце сентября - все ж в рамках одного периода, значит и расходы будут приняты в рамках одного периода.
Чеки директора можно принимать в расходы. Главное наличие правильно оформленных чеков и все это нужно оформлять через авансовый отчет.

[Кавай]

Спасибо за ответ. Что-то теперь я совсем запуталась, разве авансовые отчеты не после каждой встречи надо делать? Или можно в конце месяца за все встречи? В приказе на мероприятие указываю: "предоставить отчет о мероприятие в течении 5 дней после завершения"...

[SenioritaBonita]

т.к. чек был один, то авансовый отчет составить можно, когда он принесет этот чек, в т.ч. и в начале месяца. По авансовому отчету возмещаются ему деньги/либо он отчитывается за аванс который ему дали. Будет проводка Д 60 К 71, Д 10 К 60 (приход датой чека). А расходы списать можно общей суммой в конце сентября, либо по мере осуществления деловых встреч. Тут будет уже другая проводка Д 44 к 10 + прикладываются соответствующие доки, подтверждающие что встреча ДЕЛОВАЯ.
А отчет о мероприятии, это не авансовый. Это про то, чем на мероприятии занимались))

[Кавай]

Спасибо большое за ответы. Про отчет я понимаю разницу неверно выразилась. Ещё вопросик: смету составляем перед конкретным мероприятием, то есть в буфетном обслуживании указываю точную сумму алкоголя, которая будет использована на данное мероприятие? А как быть если встреча в ресторане? Составляю смету на официальный ужин/обед в размере 2000 тыс , а чек потом приносят на 1890 руб. И на основании чека перечисляем на карту 1890. Нет здесь ошибки в смете? Есть какие-то нюансы в проводках в данном случае?

[SenioritaBonita]

Ну смета предварительная - она всегда будет примерной, человек же точно не может предсказать сколько выпьют. Примерная сумма, которая рассчитана, к примеру по количеству человек, может быть выдана под отчет сотруднику на основании заявления сотрудника. Он пойдет купит спирт или за деловой ужин заплатит, отчитается по чеку, оставшиеся деньги вернет, либо ему перерасход нужно будет возместить. То, что прописано в предварительной смете никак не влияет на бухучет. На проводки влияет только фактическая выдача подотчетных денег и суммы чеков.

[Кавай]

Хорошо, немного запуталась в авансовом отчете. По правилам за выданные деньги подотчетное лицо должно отчитаться по истечении трех дней после срока на который выдали. Вот прошла встреча, в течении 5 дней(или сколько можно тянуть с отчетом?) ген директор предоставил отчет о мероприятии, предоставил чеки. когда нужно сделать авансовый? Тогда когда перечислили ему деньги или в конце месяца за все встречи? Или на каждую встречу вместе с отчетом о мероприятии? (вопрос не про чек из магазина, а про официальный ужин в ресторане)

[Кавай]

Это вопрос не про чек в магазине, а вот официальный ужин в ресторане.

[Среда]

Сообщение от Кавай

По правилам за выданные деньги подотчетное лицо должно отчитаться по истечении трех дней после срока на который выдали.

установите себе иные правила ))

[Кавай]

Сообщение от Среда

установите себе иные правила ))

А если серьёзно?
И ещё вопросик: можно ли отнести к представительским встречу ген директора в кафе с внештатным юристом (заключен договор с ООО "..юрист") по вопросу решения невыполнения заказчиками обязанностей по оплате услуг, ну и других насущных проблем? К примеру: "В целях обсуждения стратегического развития, проведения предварительных переговоров и юридических консультаций по вопросу несоблюдения условий договора ООО "...", в части оплаты заказчиком услуг, и дальнейшего сотрудничества."

[Среда]

Сообщение от Кавай

А если серьёзно?

Это было серьёзно.
Где Вы про правило в три дня прочитали?

[Кавай]

Сообщение от Среда

Это было серьёзно.
Где Вы про правило в три дня прочитали?

"За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:"

[Среда]

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Специально на не достаточный срок выдаёте?
Перечисляйте подотчётные на карточку - и тогда на них не будет распространяться порядок ведения кассовых операций
Установите в УП или положении об авансовых все нужные и удобные Вам сроки.

[Кавай]

И ещё вопросик: можно ли отнести к представительским встречу ген директора в кафе с внештатным юристом (заключен договор с ООО "..юрист") по вопросу решения невыполнения заказчиками обязанностей по оплате услуг, ну и других насущных проблем? К примеру: "В целях обсуждения стратегического развития, проведения предварительных переговоров и юридических консультаций по вопросу несоблюдения условий договора ООО "...", в части оплаты заказчиком услуг, и дальнейшего сотрудничества."

[Кавай]

Здравствуйте. Ответьте пожалуйста. В течении месяца прошло 5 официальных мероприятий. На каждое ген директор составляет приказ, смету и отчет о мероприятии. И один авансовый отчет за все мероприятия предоставил последним числом месяца. Вопрос: правильно ли это? нужен ли на каждое мероприятие авансовый отчет или можно в конце месяца на все мероприятия единый авансовый отчет, с указанием чеков ресторанов, магазинов. Мероприятия ген директор проводит на свои деньги, потом предоставляет авансовый отчет и на основании его, ему возмещаются потраченные деньги, все операции безналичные. Если так можно, то тогда и отчет о мероприятии предоставлять к концу месяца? (об этом надо указать в учетной политике?)

[Среда]

Кажется Вам уже отвечали, что смета и отчёт о мероприятии с авансовым не связаны.
Авансовый может быть раз в месяц. Расходы должны быть обоснованы. Сметой и прочими параметрами Вы их обосновываете и к вычету по НУ принимаете не больше положенного.

[Кавай]

Сообщение от SenioritaBonita

т.к. чек был один, то авансовый отчет составить можно, когда он принесет этот чек, в т.ч. и в начале месяца. По авансовому отчету возмещаются ему деньги/либо он отчитывается за аванс который ему дали. Будет проводка Д 60 К 71, Д 10 К 60 (приход датой чека). А расходы списать можно общей суммой в конце сентября, либо по мере осуществления деловых встреч. Тут будет уже другая проводка Д 44 к 10 + прикладываются соответствующие доки, подтверждающие что встреча ДЕЛОВАЯ.

Простите, мою безграмотность Никак не разберусь. 31 августа предоставлен чек из магазина. В авансовом от 31 августа чек этот отражен. На основании авансового отчета расходы на покупку возмещены. Продукты посадили на 10 счет. 12 сентября прошла встреча. В отчете от 17 числа указываем, что потрачено на буфетное обслуживание 4560 (стоимость 3х бутылок алкоголя). Подтверждающим документом, что в этом случае будет? меню с указанием наименования и цены?(а списание продуктов сделать в конце месяца) или сразу списывать без меню и предоставить расходную накладную Д44к10? И сразу вопрос: если была закупка 31 августа на несколько встреч в сентябре, то и приказы и сметы на проведения встреч должны быть сделаны до закупки алкоголя?