Советы по "созданию" бухгалтерии от главных бухгалтеров

[OLGA GB]

Организация,в которой я являюсь главным бухгалтером (а долгое время и бухгалтером в единственном числе), начала стремительно развиваться, а,значит возникла необходимость в бухгалтерии как подразделении.
Уважаемые коллеги, поделитесь практическим опытом: как Вы делите участки работы между подчиненными и что выполняете лично, доверяете ли сотрудникам или тотально контролируете. В общем, интересует вопрос делегирования обязанностей. Если затронете психологические аспекты-будет нелишним (очень волнуюсь за свою новую роль и боюсь оказаться в чем-то некомпетентна).
Кстати, профиль деятельности организации - строительство и архитерно-строительное проектирование, присутствуют и ОСНО, и ЕНВД, и УСНО (два ЮЛ). Таким образом, нужно разделить: материалы, заработную плату (в т.ч.по договорам подряда) с налогами,командировки, авансовые отчеты, кадровые документы,субподрядчиков,реализацию ,кассовые операции (есть ККТ),банк,путевые листы и т.д.
Скиньте,пожалуйста,побольше полезной информации из собственного опыта.
Если поделитесь графиком документооборота, который реально работает, буду благодарна.

[Innoch]

OLGA GB, мне кажется важно - сколько человек у вас будет в подчинении. Если два - то пропорционально, а если 10 - то там уже совсем другое дело...
Плюс вы пишете про кадровые документы - а кадровика у вас нет?

[OLGA GB]

Innoch, часто встречаю Ваши ответы в форуме, как правило соглашаюсь с ними. Рассчитывала и сама с Вами пообщаться:smile:
Кадровик есть, но не отличающийся ответственностью и это может сказаться на правильности расчета з/п, а, соответственно, и налогов. Не доверяю.
В подчинении пока два человека: один занимается материалами и всем что с этим связано, другой-заработной платой. Пока так. Остальное тяну сама.
Подозреваю сложность своего вопроса, но из-за горячки,в которой протекает работа последнее время образовался хаос в голове и ощущение, что велосипед изобретаю. Вот и решила обратиться к "бывалым" руководителям. Может, я беру на себя слишком много и подчиненным нужно больше доверять (конечно, учитывая их неопытность)?

[AlexVX]

Если не доверяете кадровику, формализуйте свои отношения с ним. Пусть все сведения о кадрах, влияющие на расчет налогов, поступают к вам от него официально.
Тогда вы перестанете волноваться за достоверность кадровых данных.
Кстати, это один из методов руководителя - распределение ответственности.

[OLGA GB]

AlexVX, согласна с Вами. Именно формализацией всего и вся сейчас и озадачилась.

[Кирилл]

Сообщение от OLGA GB

Если затронете психологические аспекты-будет нелишним (очень волнуюсь за свою новую роль и боюсь оказаться в чем-то некомпетентна).

В первую очередь это профессиональная этика - во-первых, ваши подчиненные вам должны доверять как маме, папе и дядюшке с тетушкой.
Для этого в первую очерять надо научится доверять им.

Я помню, на одном из первых мест моей рабоы была главбух - они не верила никому, все время что-то проверяла по 20 раз, причем у всех, а потом жаловалась директору, что она, бедняжка, одна за всех отдувается. Каждый человек должен выполнять свои функции, а не бегать или переделывать. Если вы видите, что человек не справляется, дайте ему какое-то время (допустим, 2 месяца), а потом без зазрения совести увольняйте его и ищите другого. Причем если вы уже приняли решение для себя, ни в коем случае поддавайтесь эмоциям и не меняйте решения в последний момент - руководитель может быть мягким, но не в коем случае тряпкой.

Одновременно с этим никогда не нужно выпячивать собственное эго типа разговорами "Потому что я так сказал/сказала", "Разговор окончен" и.т.п.
Это - признак бессилия; подчиненные это хорошо чувствуют.

Лично набирайте сотрудников для своей бухгалтерии. Беря человека на работу, не просто тупо тестируйте его, постарайтесь ему уделить хотя бы 20 минут времени. Попробуйте в дружелюбной форме "развязать" ему язык - его хобби, его увлечения, параллельно немножко ему поддакивая, разговаривая с ним, как будто давно знакомы. Быть может, его/ее хобби/увлечения ставятся превыше работы. Человек может назубок выучить все стандартные типовые вопросы для приема на работу, а ему окажатся все это неинтересно.

[OLGA GB]

Кирилл, а сколько людей у Вас в подчинении?

[Кирилл]

Сообщение от OLGA GB

Кирилл, а сколько людей у Вас в подчинении?

Cейчас, на данный момент - никого:smile: Устал, решил передохнуть от работы, и сейчас занимаюсь пока деятельностью, с бух. учетом не связанной. Но в форме себя держу - дома ежемесячно обновляю "Консультант", и.т.д.:smile:

А раньше было 18 человек.
Такую лямку тянул почти 4 года.

[OLGA GB]

T.е. по сути выполняли только административную работу?

[Кирилл]

Сообщение от OLGA GB

T.е. по сути выполняли только административную работу?

Задача любого руководителя – это быть и хорошим админом.
Я разбил коллектив на 4 группы, назначил 4 старших бухгалтеров – и они отчитывались передо мной. Если я видел косяки, я спрашивал с них, а не остальных подчиненных.
А с подчиненными они уже разбирались сами.

[OLGA GB]

Кирилл, можно именно с Вами развить тему? 18 человек. Все разного уровня подготовлненности (наверняка есть и "нулевые"). Как решали проблему обучения? Какая именно работа была лично Ваша? Налоговая/бухгалтерская отчетность, налоговое планирование? Что-то еще? Каким образом осуществляли контроль? Часто ли случались серьезные проколы в работе бухгалтерии? Если не затруднит, опишите.

[Кирилл]

Сообщение от OLGA GB

Кирилл, можно именно с Вами развить тему? 18 человек. Все разного уровня подготовлненности (наверняка есть и "нулевые").

Первое, что я сделал – выбрал 4 человек на должность старших.
Распределял по группам остальных людей лично я, лично побеседовав с каждым, как я описывал выше. Проколов не было – я брал людей, очень заинтересованных в самой профессии. Старался брать из студентов, только окончивших вуз и пошедших в бухгалтерию из добровольных побуждений. На такую работу у меня ушел почти 1 год.
То, что у меня в течение года происходил приток/отток, меня мало интересовало.
Цель №1 была – сколотить команду.
Но итогом такой работы стало то, что у меня работали 16 девушек и 2 парней, 11 из которых закончили вуз с красным дипломом и реально любящими свою работу.

Сообщение от OLGA GB

Какая именно работа была лично Ваша? Налоговая/бухгалтерская отчетность, налоговое планирование?

Да. Плюс изучение законодательства, постоянный тренинг со старшими бухгалтерами.

Сообщение от OLGA GB

Каким образом осуществляли контроль? Часто ли случались серьезные проколы в работе бухгалтерии? Если не затруднит, опишите.

Контроль осуществлял через старших бухгалтеров. Я смотрел оборотку и смотрел, какая группа ответственная. Если чего-то было не так – вызывал старшего бухгалтера, ставил ему задачу, и он решал вопрос.

Серьезных проколов не было, не припоминаю такого.

[Innoch]

OLGA GB, на счет доверять подчиненным - на мой взгляд, да, нужно, но и проверять их работу просто необходимо. А порой получается - проверить равносильно тому, чтобы сделать работу заново. Вот и получается, что человек у вас в подчинении может делать, скажем, материалы, а вы ведь все равно за ним, перепроверяя каждое его действие, потратите на это кучу времени и будете сами не рады такому помощнику, потому что это вроде как и не помощь, а дополнительная нагрузка вам.

Вообщем, я думаю, вам в начале придется проверять всю работу подчиненных, и уже потом, когда вы поймете, могут они самостоятельно справляться с теми или иными задачами, можно будет пустить их в свободное плавание, когда вы от них будете получать готовые результаты, не боясь, что они поставлены "от фонаря". Ведь бывают всякие бухгалтеры, кто-то работает на совесть, а кто-то - лишь бы просидеть на работе до вечера.

Что касается распределения обязанностей.
У нас раньше работала главбух, у которой в подчинении было 1,5 человека. Почему говорю полтора, потому что 1 был бухгалтер с большим опытом работы за плечами, 2 - человек с нуля.
И вот тот, что с нуля занимался мелкими делами, такими как авансовые отчеты, материалы, касса.
Другой занимался первичными учетными документами, в основном. Счета, счета-фактуры, доверенности, банк. По-моему у нее еще НДС был отчет ежемесячный, соцстрах и ПФР.
Все остальное делал главбух. Но что - все остальное? Как правило, это баланс, какие-то отчеты в виде земельного налога, налога на имущество, транспортного налога и т.п. Ну и на плечи главбуха ложилась ответственность за то, что делают ее работники в подчинении. Она проверяла их работу и вечно говорила, что одна за всех пашет
Но у нас также был кадровик. И уже кадровик занимался всеми своими обязанности, плюс он же был экономистом, и наверное даже юристом. Вообщем, на бухгалтерию все эти дела не ложились.

[Кирилл]

Здесь категорически не согласен с каждым словом.

Сообщение от Innoch

OLGA GB, на счет доверять подчиненным - на мой взгляд, да, нужно, но и проверять их работу просто необходимо. А порой получается - проверить равносильно тому, чтобы сделать работу заново. Вот и получается, что человек у вас в подчинении может делать, скажем, материалы, а вы ведь все равно за ним, перепроверяя каждое его действие, потратите на это кучу времени и будете сами не рады такому помощнику, потому что это вроде как и не помощь, а дополнительная нагрузка вам. .

Не надо доводить до того, что проверить работу заново. Увидели косяк в оборотке – говоришь подчиненному – исправляй. За ним ничего переделывать и проверять, особо мороча голову и копаясь в каждой цифре, не надо.
Пусть у него даже на это уйдет 500 раз, прежде чем исправить

Сообщение от Innoch

Вообщем, я думаю, вам в начале придется проверять всю работу подчиненных, и уже потом, когда вы поймете, могут они самостоятельно справляться с теми или иными задачами, можно будет пустить их в свободное плавание, когда вы от них будете получать готовые результаты, не боясь, что они поставлены "от фонаря". Ведь бывают всякие бухгалтеры, кто-то работает на совесть, а кто-то - лишь бы просидеть на работе до вечера.

Вот именно для этого на собеседовании нужно разговаривать лично с каждым. Кадровики обычно на собеседованиях просто тупо дадут тест, скачанный где-нибудь в интернете (или какой-то шаблон) и человек с более-менее подвешенным языком просто задурит ему голову. Кадровики должны вести учет кадров, но как показывает практика, при наборе кадров они показывают высокую некомпетентность.

Сообщение от Innoch

Что касается распределения обязанностей.
У нас раньше работала главбух, у которой в подчинении было 1,5 человека. Почему говорю полтора, потому что 1 был бухгалтер с большим опытом работы за плечами, 2 - человек с нуля.
И вот тот, что с нуля занимался мелкими делами, такими как авансовые отчеты, материалы, касса.
Другой занимался первичными учетными документами, в основном. Счета, счета-фактуры, доверенности, банк. По-моему у нее еще НДС был отчет ежемесячный, соцстрах и ПФР.
Все остальное делал главбух. Но что - все остальное? Как правило, это баланс, какие-то отчеты в виде земельного налога, налога на имущество, транспортного налога и т.п. Ну и на плечи главбуха ложилась ответственность за то, что делают ее работники в подчинении. Она проверяла их работу и вечно говорила, что одна за всех пашет
Но у нас также был кадровик. И уже кадровик занимался всеми своими обязанности, плюс он же был экономистом, и наверное даже юристом. Вообщем, на бухгалтерию все эти дела не ложились.

У Olga GB ситуация другая; я так понял, что у нее фирма стремительно пошла в гору, и там будет серьезный штат. А при серьезном штате нужно совершенно другой подход. За каждым бегать – не имеет смысла.
А кадровик и бухгалтер – это действительно 2 разных профессии.
Бухгалтер должен вести учет цифр, кадровик – учет кадров.
Но набирать на работу в любой отдел – это не дело кадровика. Дело кадровика в данном конкретном случае– это уметь организовать встречу работодателя и претендента.

[Innoch]

Кирилл, я всего лишь описала как велся бухучет. То что вы с этим не согласны - ничего не меняет, так было... И я не утверждаю, что это правильно или нет, если бы решала я - я бы так не "создавала" бухгалтерию, как сама описала.

[OLGA GB]

Судя по количеству просмотров, тема интересна многим. Почему же так мало ответов?

[ElenaMGN]

Тоже столкнулась с аналогичной ситуацией. Компания растет и развивается, а я "тону" в работе. Очень долгое время вела одна все предприятия "холдинга", все на общем режиме, в основном оптовая торговля, проектирование + строительство и еще контролировала учет некоторых наших "компаний-партнеров". Кадровика не было (а штат почти 80 человек), юрист грамотная барышня, но очень не внимательная, приходится все перепроверять, финансист и экономист тоже я. Руководитель был против расширения бухгалтерии, так как считает что бухгалтерию и финансы могут вести только "свои" люди. Вот и взяли мне первую помощницу из "своих". Когда захочет уедет, когда захочет приедет... После долгих разговоров с начальством взяли еще 2-х человек в штат.
Долго думала как разделить обязанности между сотрудниками. Изначально нужно СВОЙ учет разделить на участки (кадры (з-пл, все документы по сотрудникам, налоги, отчеты,..), материалы, продукция, банк, подотчетные лица, и пр.), затем данные участки поделить между сотрудниками (по степени ответственности, трудоемкости, проф. знаний и умений). Каждый сотрудник должен нести ответственность за тот или иной участок работы, отвечать за входящие и исходящие документы (за правильность оформления, отнесения на нужный счет, достоверность отражения в программе), ну а главный бухгалтер естественно все должен контролировать (но желательно только не "сидеть над душой") и при обнаружении ошибок сотрудники должны САМИ их исправлять.
Кстати желательно, чтобы была взаимозаменяемость некоторых сотрудников (отпуск, больничный,..).

[ledi_V]

Сообщение от ElenaMGN

Кстати желательно, чтобы была взаимозаменяемость некоторых сотрудников

По этому поводу могу посоветовать сделать так как делала одна моя знакомая гл.бух. При штате подчиненных бухов в 20 чел, где каждый сидел на конкретной операции, она - дабы была взаимозаменяемость в коллективе в случае отсутствия того или иного сотрудника - периодически меняла бухов местами (функциями). Так постепенно все осваивали все участки бух.учета. Да и люди не тупели, т.к.из года в год делать одно и то же не есть хорошо.

[Batanik]

А еще есть такой документ как "Должностная инструкция" в котором также можно оговрить и при желании подробно описать функции человека-конкретной должности. У нас их четыре, напрмер было.У меня в отделе учета и отчетности, численностью в 9 человек было два бюро (материальное и производственное), начальник материального бюро-отвечал за все дела материального бюро и ОС. Производственное бюро, сост. из двух человек подчинялось зам.гл.буха непосредственно. Таким образом контроль над рядовыми бухгалтерами уже осуществляли они и все проблемы решали сами. А уже если возникали спорные моменты, то приходили ко мне гл.буху и решали вопросы сообща. Такой метод распределения ответственности, кот. описал Кирилл, я считаю наиболее эффективным. Т.к. невозможно, да и незачем все тянуть самому, не хватит сил моральных и физических! Ведь один из важных моментов руководителя-это правильно и эффективно организовать работу, я так считаю. Насчет взаимозаменяемости-полностью согласна!У меня в отделе специалисты материального бюро знали работу производственников, когда зам отсутсвовал, и.о. возлагалось на начальника мат.бюро, а когда не было гл.буха-и.о. был зам. Но были моменты когда кто-то из работников начинал выступать, типа я тут больше всех делаю (особенно в женском коллективе это распространено), вот тогда и открывали мы должностную инструкцию и читали по пунктам, какие обязанности и какие документы и т.д. вменены тому или иному бухгалтеру. Всегда срабатывало в принципе))).

[Наташа)]

Сообщение от ElenaMGN

Кстати желательно, чтобы была взаимозаменяемость некоторых сотрудников (отпуск, больничный,..).

Сообщение от ledi_V

в коллективе в случае отсутствия того или иного сотрудника - периодически меняла бухов местами (функциями)

для работы в нормальной компании бухгалтеры не желательно, а просто обязательно должны быть взаимозаменяемы, иначе работа просто остановится.