Подотчетник - не сотрудник организации?

[tanec]

Так много уже сказано о подотчете, решила создать новую ветку, чтобы вопрос был замечен...

Может ли быть подотчетником - не сотрудник организации, или нет ( в нашем случае - это жена директора)?

Я несколько раз уже прочитала Порядок ведения кассовых операций и Инет облазила, но не смогла найти ответа. Кажется, подотчетником может быть кто угодно - лишь бы в приказе присутствовал?

Подскажите, может я чего нибудь не нашла?

[Innoch]

tanec, я считаю, что не может быть подотчетным лицом человек, который не работает в организации.

И если уж так случилось, что в Вашем случае, например, купила какие-либо средства жена директора, то я бы сделала с этой женой договор купли-продажи как с физическим лицом.

Она купила товар, по договору купли-продажи вам его продала, вы ей по кассе выдали деньги и оприходовали этот товар у себя.

Вот и все.

Но это только в том случае, если фамилия и имя жены директора стоят в документах на тот товар, что она приобрела.

А если нет, если у вас на руках просто чеки, не морочьте голову, просто проведите их по подотчетному лицу, которое официально числится в вашей организации, деньги тете отдадите и все.

[tanec]

У нас ситуация такая, что у всех возможных подотчетников в подотчете наличные деньги на командировку, и в это время мы снимаем деньги на хоз.нужды. Выдать подотчетникам не могу, пока не рассчетались по предыдущим авансам, вот и хотела провести жену директора по подотчету. А ведь правда можно, не нашла я ничего запрещающего это пока.


Innoch, а если по договору провести, ведь появится еще проблема - НДФЛ, платить обязана будет жена директора или организация?

[Innoch]

Сообщение от tanec

Выдать подотчетникам не могу, пока не рассчетались по предыдущим авансам,

Ну а почему вы не делаете возврат неиспользованной подотчетной суммы и не выдаете подотчетникам снова?

Сообщение от tanec

Innoch, а если по договору провести, ведь появится еще проблема - НДФЛ, платить обязана будет жена директора или организация?

Да, действительно, такая проблема появляется.
Но она и не проблема вовсе, так как жена директора если и купила за, допустим, 100 рублей, товар, продать его по договору купли-продажи она может дороже. Вы просто прибавьте к сумме, на которую она купила, ту сумму, которая составит НДФЛ. Грубо говоря, 100 рублей (купленный ею товар) + 50 рублей (НДФЛ) = 150 рублей.

150 рублей - это будет сумма по договору купли-продажи.
В акте, который будет идти к договору, вы напишете, что с суммы по договору удержан НДФЛ. Сумма выданная составила столько-то.


Что касается НДФЛ в принципе. Оплатить его может как жена директора, так и организация за жену директора. Все зависит от того, как вам удобнее.

[tanec]

Сообщение от Innoch

Что касается НДФЛ в принципе. Оплатить его может как жена директора, так и организация за жену директора. Все зависит от того, как вам удобнее.

Мне-то конечно удобнее, чтобы она сама платила НДФЛ, а если она не заплатит, то нас потом могут как либо проверить?

Сообщение от Innoch

Ну а почему вы не делаете возврат неиспользованной подотчетной суммы и не выдаете подотчетникам снова?

Дело в том, что деньги на командировку снимались по чеку, в котором указано - на командировочные расходы, не хочу выдавать их на хоз нужды.

[Innoch]

Сообщение от tanec

Мне-то конечно удобнее, чтобы она сама платила НДФЛ, а если она не заплатит, то нас потом могут как либо проверить?

дело в том, что вы как организация не обязаны платить за нее НДФЛ, но можете это сделать. То есть, это просто желание организации. Вы можете ей по договору купли-продажи заплатить сумму и не удерживать НДФЛ, она сама потом его оплатит.

Сообщение от tanec

Дело в том, что деньги на командировку снимались по чеку, в котором указано - на командировочные расходы, не хочу выдавать их на хоз нужды.

А, ну тогда не знаю, в любом случае мне кажется проще сделать договор купли-продажи...

[angel_]

Можно составить договор займа на определенное количество товара. Тогда автоматически решается проблема с НДФЛ

[tanec]

Все равно не понимаю, по какой причине подоотчетником не может быть стороннее лицо? Ведь это самый простой способ!
Про командировки написано в их определении - поездка сотрудника , но про хоз. расходы на товары, подтвержденные чеками, нигде не сказано, что они обязательно должны производиться сотрудниками.

Может у кого-нибудь была аналогичная практика?

[Аланда]

tanec, наверно потому,что стороннее лицо не находится ни в каких правовых взимоотношениях с вашей организацией,не является материально-ответственным перед организацией лицом, и ,соответственно, не может быть Подотчетным вам .Вы не доверяли(уполномочивали) ему совершать покупки.Хотя даже выдача доверенностей на "не сотрудников" организации для совершения каких-либо хозяйственных операций запрещена(во всяком случае так было,не знаю,может быть что-то уже изменилось).Тем более выдача денежных сумм на покупки для организации сторонним человеком ничем не обоснована.Отсюда следует,что вы фактически Покупаете у физлица то,что вам нужно для работы.Далее см.пост №2.
ИМХО.

[angel_]

tanec, вы подотчетную сумму на какой счет собираетесь списывать? Предпологаю, на сч. 71. А что говорится в Плане счетов
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:
Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 50 "Касса"
- на суммы, возвращенные в кассу;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
- на суммы, удержанные из зарплаты;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 91.2 "Прочие расходы"
- если недостачу нельзя возместить.

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.

Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:
Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.
Надеюсь, это вам поможет разобраться

[Аланда]

angel_, мне показалось ,что у автора темы проблема именно в том,что есть желание сделать подотчетным лицом НЕ сотрудника организации.

[angel_]

Аланда, я поняла. tanec будет проводить подотченика через же сч. 71?, а кто у нас может быть подотчетником......только сотрудники предприятия

[Innoch]

Сообщение от tanec

по какой причине подоотчетником не может быть стороннее лицо? Ведь это самый простой способ!

а по какой причине тетя с улице будет вам что-то покупать? Должно же быть какое-то основание ее поступку

[kalina]

Сообщение от tanec

Я несколько раз уже прочитала Порядок ведения кассовых операций и Инет облазила, но не смогла найти ответа. Кажется, подотчетником может быть кто угодно - лишь бы в приказе присутствовал?

Существует Письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. N СШ-6-08/529@
А к нему приложение:
Методические рекомендации
по порядку проведения документальных проверок организаций за соблюдением законодательства по налогообложению доходов физических лиц

Это все действующее. Именно там очень хорошо сказано о том, кому можно выдавать денежные средства под отчет. Этот абзац я выделила. Но не лишне почитать рекомендации полностью:

[kalina]

Вот еще комментарии по этому вопросу, лигично подводящие законодательную базу

Имеет ли право бухгалтер организации получить под отчет денежную сумму в кассе дочернего предприятия, а затем отчитаться о произведенных расходах, заполнив авансовый отчет?

Обобщение информации о суммах, выдаваемых под отчет, ведется предприятиями на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцию по его применению, утвержденные Приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56). В комментарии к счету 71 указано, что этот счет предназначен для отражения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки.
В письме Госналогслужбы РФ от 20.10.95 N ПВ-4-17/69н "О методических рекомендациях по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях" также говорится о том, что подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.
Следует также отметить, что получение денег под отчет автоматически налагает на подотчетное лицо определенные обязанности (см. п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением ЦБ РФ от 22.09.93 N 40), такие, как:
- расходовать полученные денежные средства строго по назначению;
- отчитаться о произведенных расходах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который денежные средства были выданы;
- не передавать полученные денежные средства другому лицу.
При этом администрация предприятия имеет возможность требовать от физического лица, получившего деньги под отчет, строгого выполнения упомянутых выше обязанностей только в том случае, если это физическое лицо состоит с данной организацией в трудовых правоотношениях на основании трудового договора (контракта). Такая возможность обусловлена тем, что, согласно ст. 121 КЗоТ РФ, работники предприятия, получившие имущество и другие ценности под отчет по разовому документу (в данном случае по расходному кассовому ордеру), несут материальную ответственность в полном размере за ущерб, причиненный по их вине предприятию. В соответствии со ст. 124 КЗоТ РФ сумма неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или на хозяйственные нужды, может быть удержана по распоряжению администрации из заработной платы работника.
Таким образом, учитывая изложенное, можно сделать вывод, что понятие "выдача денег под отчет" применимо только к работникам данного предприятия, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях на основании трудового договора (контракта) и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка (статьи 15, 130 КЗоТ РФ).
Из вопроса можно предположить, что бухгалтер организации не состоит в трудовых отношениях с дочерним предприятием (не является его работником). Бухгалтер может получить наличные денежные средства в кассе дочернего предприятия, но эта операция должна оформляться не как выдача под отчет, а как выдача денег для исполнения обязательств сторон:
- по гражданско-правовому договору, заключенному между бухгалтером и дочерним предприятием (если выдача денег производится бухгалтеру как физическому лицу),
или
- по договору, заключенному между организацией и дочерним предприятием (если выдача денег производится бухгалтеру как представителю организации, имеющему соответствующую доверенность).
При этом суммы, выданные бухгалтеру Вашего предприятия, в бухгалтерском учете у дочернего предприятия будут отражаться не на счете 71, а на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Т. Крутякова
(Выпуск 8, апрель 1998 г.)


В этих комментариях упоминаются, естесственно статьи старого КЗОТ, но и в новом ТК существуют подобные статьи.

[tanec]

Спасибо Огромное всем откликнувшимся - поняла, что так делать нельзя!
Проверила предыдущие периоды - эта тетя раньше несколько раз деньги в банк отвозила по доверенности и ложила на счет по объявлению. Причем в ордере и квитанции указаны ее ФИО. Что нам теперь за это будет в случае поверки банка ?

[Innoch]

Мы обычно в доверенности пишем и должность человека, на которого оформлена доверенность. А у вас что написано было?

[tanec]

А у нас написано организация влице директора доверяет ФИО, паспорт такой-то делать ...
Т.е. без должности,но все как обычно.

[kalina]

Сообщение от tanec

Что нам теперь за это будет в случае поверки банка ?

Да ничего вам не будет. При любом раскладе их не интересует в каких отношениях организация состоит с этой "тетей".

[tanec]

Спасибо, за поддержку, kalina!
Камень с души!