Компенсация за использование личного автомобиля

[Марусько]

Всем добрый день!

У нас всех водителей раньше оформляли как менеджеров по продаже, зарплата частично черная, в эту черную часть входит компенсация на ГСМ, которая раньше нигде никак не проводилась официально. Приняли на работу курьера, и вот тут я узнала, что нужно ему компенсацию каждый месяц обязательно выплачивать. А также, дабы не облагать налогами, нужно еще доказать, что это компенсация! Нарыла в интернете, какие нужны для этого доки, вот тут и возникли вопросы...
- соглашение между работодателем и работником (нашла в главбухе, что можно приказом ограничиться);
- копия свидетельства о регистрации ТС (тут понятно);
- документы служебных поездок (я решила завести журнал служебных поездок);
- чеки, квитанции на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием личного а/м. ГСМ можно возмещать, исходя:
(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км "служебного " пробега (нам не подходит, чеки не может предоставить);
(или) норм расхода ГСМ, указанной в тех.документации;
(или) норм Минтранса (п.7.1, 7.2 "Методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте".
- расчет компенсации. Порядок расчета в соглашении об использовании автомобиля, конкретный размер - в приказе, расчетном листке или в соглашении (если в фиксированной сумме).

И вот я добралась до, собственно, вопроса. Если мы решили платить ему каждый месяц фиксированную сумму, то зачем (но это ладно) и как, и что писать в расчете? Мне ведь, по сути, не важно, что он там накатал, раз мы уже с ним подписали соглашение и договорились, например, о пяти тысячах. Короче приподзапуталась, помогите, пожалуйста, разобраться!


P.S. Очень извиняюсь, если сумбурно и коряво)