Порядок подтверждения ставки НДС 0% по экспорту

[Бух на всю голову]

Всем добрый день! Помогите мне, пожалуйста! Никогда с экспортом не работала и не собиралась работать, но сложилась такая ситуация, что сейчас хоть волком вой! Не знаю сейчас даже с какой стороны подступиться. Взяла клиента в 4 квартале 2011 года (торговля импортным товаром с заверениями, что экспортом они не занимаются) после другого бухгалтера. Мало того, что приходится разгребать весь год и приводить в соответствие базу, так еще и БОЛЬШОЙ сюрприз в виде отказа в применении ставки 0% за 1 квартал 2011 года о котором даже не упоминалось ни разу!
Сейчас надо выправлять ситуацию и не знаю, с какой стороны подступиться.

Попробую описать ситуацию:
в 3 квартале 2010 года произведена реализация в Казахстан 347 651,51
в 1 кватрале 2011 года собрали все документы и показали в 4 разделе НДС 0%
в 3 квартале 2011 года подали уточненную деклараци за 1 квартал 2011 года
в 4 квартале 2011 года получили отказ в применении НДС по ставке 0% и доначисление в сумме 33 047, т.к не был представлен пакет документов (копия контракта, выписки банка и т.п.)

Какие мои действия? Распоряжение директора - сдать уточненку за 1 квартал 2011 года и подать документы на проверку. Должна ли я в какой-то декларации (например за 4 квартал, в котором отказали) ставить НДС к начилению?

И еще, в своем Решении на отказ налоговая прописала, что согласно учетной политике за 2010 год (которую я в галаза не видела и бухглатер утверждает, что ее нет) представленной(!) в ИФНС, не закреплено осущесвтление операций по реализации товаров в режиме "Экспорт" и порядок ведения раздельного учета. Очень прошу - у кого есть ввыдержка из учетной политике, где отражена данная норма - хотя-бы в двух словах, напишите, что там должно содержаться.

Плохо, когда не знал, еще хуже, когда еще и забыл. Вот чувствую себя примерно так.

Заранее благодарю за ответ!