Принципы организации эффективного аутсорсинга

[Irrch]

Сообщение от dim3740

Хуже горькой редьки только неизвестность.
Если все понятно, все «под контролем», то можно не бояться и переработать, т.е. сделать что-то достаточно трудоемкое. Ибо - «так спокойнее». Видел, как, работая с программой 1С, зачастую не понимая ее алгоритмов, бухгалтера часто боятся «перепроводить документы» групповой операцией. «Как бы чего не вылезло». На самом деле, именно перепроведение «все расставляет на свои места» и чем чаще мы будем его делать, тем «лучше сядут документы». Конечно, это неактуально, если нет операций «задним числом». А у кого их нет, покажите мне пальцем?
Аналогичный подход «опасения» может существовать и к внешним отчетам, обработкам… Вообще ко всему тому, чего нет в типовой конфигурации, ибо, «если этого там нет, то и не должно быть. Программисты не дураки же, раз не включили это?». Конечно, можно делать анализ показателей учета и по ОСВ, и иным типовым формам отчетов. Но, не докатимся ли мы до того, что будем и ОСВ проверять на калькуляторе? Думаю, подход должен быть такой: один (или семь?) раз проверяем то, на чем/с чем будем работать, и затем, слепо и безоговорочно верим ему.

Именно проверяю именно на калькуляторе а слепо и безоговорочно доверять меня отучили. Ибо и на старуху бывает проруха. Очередное обновление - и перестает работать то, чему доверяли. И отмазка "у меня так программа считает" - это верх наивности.

[Entry]

Все стандартными инструментами 1С пользуемся конечно, когда они к месту.
И обработками в т.ч внешними, но только из проверенных источников и от грамотных специалистов. Иначе можно получить недостоверные данные и принять на их основании ошибочные решения, обрушить свою рабочую базу и еще и вирус занести на ПК.
Если есть свой программист или внешнее сопровождение 1С и учет того требует, то и доработать программу можно под свою специфику.
Поэтому, конечно все так, но с осторожностью и пониманием того, что делаешь, для каких целей и с какими последствиями.

[dim3740]

Сообщение от Irrch

Именно проверяю именно на калькуляторе а слепо и безоговорочно доверять меня отучили.

Кто же этот человек??

У нас у каждого свой выбор, своя судьба, свой опыт… Я первый десяток лет работы бухом все перепроверял, составляя огромные таблицы в Экселе, формулы….. Уйма времени, труда, и нервов…. Это все равно что несколько раз делать одно и тоже, только по-разному и потом сопоставлять результаты. И не дай Бог, чтоб в саму методику одной из этих «разностей» закралась ошибка! Страшно, коллеги! У нас одна жизнь, семьи, дети))))) Когда мы работали вручную, мы полагались только на себя. Но время меняется, и сейчас век компьютеров, и программ… Мы не можем «заглянуть внутрь» сложных систем и поэтому идет недоверие и отторжение…. Недоверие кредитным организациям, потому что сложны их договора….. Недоверие телефонным операторам по тарифам…. «Там куча накруток» и т.п. Как быть? Да, согласен, надо только верить всему качественному, проверенному временем, опытом, рекомендациями…. А … это как? А где взять «время»? А что такое «качество» сегодня и какое оно должно быть завтра? А «рекомендации» от кого, кто тут судья?

Большинство тут женщин, и, вы же, наверное, готовите еду дома? Доверяете? Конечно, потому что, знаете, из каких инградиентов, и какого они качества… Но тоже ведь до определенного границы, когда покупаете консервы или полуфабрикаты. Читаете этикетку, срок изготовления, производителя. А потом быстренько готовите вечерний ужин любимому человеку… Потому что, чувствуете себя причастным к процессу, а не внешним потребителем. Один раз научились готовить и счастливы всю жизнь! Освоили автомашину, и не боитесь поломок! Так надо и с 1С…… А иначе – придется быть фермерами, печь хлеб из своей пшеницы и считать зернышки на счетах с костяшками, как считали кроты в мультике про дюймовочку

[dim3740]

Уроки языкознания

От редакции журнала "Налоговый вестник": Этой статьей мы продолжаем разговор о тандеме «Руководитель-бухгалтер»


Ну вот, наконец, «ветер задул в одну сторону», задачи руководителя и бухгалтера подчинены единой цели, вектора их усилий коллинеарны и приложены в одну точку. И вот тут-то наших героев подстерегает еще одна задача – научиться «говорить на одном языке».

Приведем в очередной раз несколько типичных ситуаций.

Руководитель: «Я прошу нормальный отчет о движении средств в банке, а вы мне даете какие-то дебеты и кредиты. Идите и напечатайте его в понятном мне виде».

Или вот еще диалог.

Руководитель: «Сколько мы заплатили налогов за истекший месяц?»

Бухгалтер: «Вы имеете в виду только налоги, или еще и взносы в бюджет?»

Руководитель: «Я имею ввиду все деньги, отправленные в бюджет».

Бухгалтер: «А можно уточнить – вас интересует фактически уплаченные или те, которые мы должны уплатить?»

Руководитель: «Меня интересует, сколько я отдам в бюджет из своих средств».

Бухгалтер: «А можно еще уточнить – уплата налогов с авансов, которые возвратятся нам в следующем месяце считается деньгами, которые вы «отдали»?

И д.т. и т.п.

Бывает и обратная ситуация.

Руководитель: «Я хочу приобрести телевизор и поставить его приемной. Можно его купить за счет средств предприятия?».

Бухгалтер: «Что вы! Этого никак нельзя делать! Налоговая оштрафует!».

Во всех случаях, вы видите, что партнеры говорят об одних и те же понятиях, но вкладывают в них разный смысл.

Что можно посоветовать с таких случаях?

Прежде всего, бухгалтеру надо выходить за рамки стереотипного мышления – что запрещено налоговым кодексом или ПБУ, того делать нельзя. Есть хорошая философское утверждение: «Делать можно все что угодно. Но надо помнить об последствиях, которые могут повлечь ваши деяния и винить в них только себя». Применительно к профессиональной деятельности бухгалтера, во- первых, почаще анализируете ваши действия, с точки зрения ответственности за них, и сравнивайте ту конечную пользу, которую достигнет ваше предприятие в случае совершения той или иной операции с той ответственностью, которую оно понесет. Зачастую «игра стоит свеч». Во- вторых, почаще «садитесь в шкурку руководителя» и смотрите на вопросы с его точки зрения. И на вопрос об приобретении телевизора ответьте, что приобрести можно все что угодно, за исключением, разве что, атомной бомбы, но на себестоимость вы телевизор не отнесете.

На вполне очевидный и закономерный вопрос руководителя – «И что же? Значит, мы заплатим за покупку телевизора налоги?», - ответьте, что налогов мы не заплатим, а просто потеряем возможность заплатить их меньше. А это не совсем одно и тоже… И терпеливо разъясните разницу.

Помните, что только в отраслевых организациях экономики, таких как банки, финансовые фонды, биржи, руководители чувствуют себя прежде всего экономистами. Во всех остальных отраслях – руководитель прежде всего- хозяйственник. Ему ближе будут вопросы технологии, качества товара, инженерии, производства, конъюнктуры рынка. Учет и бухгалтерия для него вторичны и это нормально. И лишь тот бухгалтер будет его «второй рукой», который будет мыслить в масштабах предприятия в целом.


Опубликовано в "Налоговом вестнике" №10 от 10 марта 2007 г.

[dim3740]

Тандем «Руководитель – бухгалтер» (ч.1)

Велика Россия, да каждый второй в ней…. бухгалтер. Впрочем, эта поговорка, применима и к руководителям. Развитие малого бизнеса породило огромное количество предприятий, необходимость ведения бухгалтерского учета, и регулирование отношений директоров с бухгалтерами.
Так какие же задачи должен решать бухгалтер?
Приведем пару мнений руководителей по данному вопросу.
«В принципе, бухгалтер мне и не нужен. Бизнес поставлен, менеджеры отслеживают расчеты, движение товара, зарплату плачу – не жмусь, от налогов не скрываюсь – могу и переплатить авансы даже, деньги всегда есть… Но… вот заставляют меня сдавать какие-то там сложные отчеты в налоговую, а я в них ничего не смыслю. Да грозят проверками. Вот и держу бухгалтера решать все вопросы с налоговой».
«Мое дело – «висеть на телефоне», встречаться с клиентами и зарабатывать деньги для фирмы. Дело моего бухгалтера – все что касается бумажек и расчетов. Он несет ответственность за все документы, будь то письмо, или декларация. Он дает мне все цифры, визирует все документы. Бухгалтер нужен мне для оформления бумажек».
Конечно, здесь приведены, скажем так, «полярные», редко встречающиеся позиции руководителей в отношении роли своих «бухов». Но тенденция к крайностям из состояния некой «срединной точки» может пагубно сказаться на эффективности тандема директор - бухгалтер.
В первом случае, бухгалтер практически отстранен от деятельности фирмы, оставаясь при этом должностным лицом, подписываемым отчетность. Он лишен возможности обеспечивать контроль за материальными ценностями, влиять на учетную политику, организацию документооборота. Как следствие – оплошности в первичных документах, появление пересортицы, сложности в выделении прямых расходов, неправильное исчисление налоговых баз. Бухгалтер сводится до позиции счетовода, или регистратора первичной документации.
Во втором случае, бухгалтер отождествляется и с секретарем, и с юристом, и с менеджером. Ему приходится заниматься многими вопросами не входящими в его компетенцию. И все от того, что руководитель не представляет себе (или не хочет представлять) как определить грани функциональных обязанностей различных служб и установить их взаимосвязи. Хрестоматийным случаем является пресловутая обязанность бухгалтера хранить учредительные документы фирмы, всевозможные лицензии, сертификаты качества на товар, гарантийные талоны на приобретенную оргтехнику. Хотя эти документы нужны ему для учета, как говорится - «собаке пятая нога». Мы уж не говорим про регистрацию исходящей корреспонденции.
(продолжение следует...)

[dim3740]

..... продолжение (ч.2)

Развернуть для просмотра

Перефразируя бородатый анекдот про то, как «в Москве замолкает все вокруг, как только передают сводку погоды», можно утверждать, что имеются предприятия, на которых работа бухгалтерской службы приостанавливается, когда возникает потребность присвоения очередного номера исходящего письма, отпечатанного менеджером.
А вот еще одна функция, возводимая некоторыми руководителями в ранг главных качеств бухгалтера – «умение» заплатить поменьше налогов. Дескать, почему мои менеджеры «сидят на процентах», а ты…. дармоед, «сидишь на моих харчах» и все такое прочее. И тут у бедного бухгалтера начинается «хождение по лезвию бритвы…».С одной стороны – дополнительное вознаграждение, с другой – статья, и порой не Налогового Кодекса.
А сколько нелицеприятных слов слышат наши бухгалтера, когда налоговые присылают требования на уплату недоимок! «Как мог мой бухгалтер допустить такое – не заплатить налоги?!. А чем он тогда вообще занимается?!». И как то, невдомек, руководителю, что сумма требования зачастую несколько рублей, и набежала как пеня, или, вообще на округлении расчетов. Важен факт, дающий повод «спустить стружку». Так и хочется спросить - каков предел существенности в ваших сделках, мой руководитель?
Представляется правильным, если при оформлении на работу в новую компания, кандидат на должность бухгалтера выяснит у будущего руководителя те аспекты работы, которые мы привели выше.
Так как же охарактеризовать ту самую срединную точку, занимать которую должен бухгалтер в понимании руководителя?
Бухгалтер должен обладать авторитетом и властными полномочиями. Его указания в части оформления первичной документации должны выполняться беспрекословно. Значимость бухгалтера не может быть сведена до «второстепенного» работника, особенно в лице подчиненных.
(продолжение следует....)

[свернуть]

[MarinaAnna]

Сообщение от Irrch

а слепо и безоговорочно доверять меня отучили.

Меня никто не отучал, я сама проверяю, конечно, не все подряд, но проверяю, особенно при составлении деклараций, отчетов. Программе доверяю автоматически заполнить декларации и отчеты, но мне не трудно взять калькулятор и быстренько проверить на калькуляторе, так как косяки бывают, например у меня РСВ-1, у меня и ОСНО и ЕНВД было, соответственно программа распределяет взносы работников в соответствии с выручкой в процентном отношении, в ОСВ все суммы распределялись правильно, а вот в отчете, почему-то глючила прога, на несколько копеек, могла неверно разнести суммы, при этом сумма зарплаты верная на ОСНО и верная на ЕНВД, а вот взносы неверные, приходилось править руками, а уж если в 1 квартале такая ерунда образовалась, то и в дальнейшем уже доверия нет.

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Я первый десяток лет работы бухом все перепроверял, составляя огромные таблицы в Экселе, формулы…..

Это потому что вы изначально видимо начали работать бухом сразу в программе, а лично я, видимо уже древняя, я начинала работать бухом, когда у меня компа не было и программы тоже (на компе то умела работать, но не было возможности купить комп домой) поэтому все на листах-"портянках", не помню уже как они назывались, каждый счет бухгалтерский на такой огромной бумажке, что-то печатала на печатной машинке, потом уже и комп дома появился и программа 1С. Бухом работать начала сразу удаленно, т.е. тогда уже настали времена, когда можно было работать удаленно, и это был 2000 год.

[dim3740]

Прошу админов форума перенести следующий текст в шапку этого топика:

Приведенные материалы носят дискуссионный характер. Топикстартер нисколько не навязывает их применение в деятельности бухгалтера или руководителя, или утверждает, что именно так и надо работать. Многие мысли облечены в литературную форму, изобилуют примерами, даже с элементами юмора… Пусть каждый найдет в них то, то им востребовано на его этапе профессиональной деятельности, или просто прочтет их для «разрядки»))))
Некоторые материалы были опубликованы ранее в газетах и журналах, и, даже, если автор изменил свое отношение к некоторым суждениям, приводятся здесь в «первозданном виде».
Для тех же, кто всерьез интересуется содержанием материала, отмечу, что это попытка взглянуть на деятельность бухгалтера (а также дать советы руководителям), с позиций системного анализа процесса учета, как бизнес-процесса. Т.е. набора взаимосвязанных операций, с конечным продуктом – бухгалтерская, налоговая и управленческая отчетность.
Искреннее желаю всем удачи!

[dim3740]

....окончание статьи "Тандем "Руководитель - бухгалтер" .

Развернуть для просмотра

Не нужно и даже вредно требовать от бухгалтера текущую управленческую и оперативную информацию, которую должны давать менеджеры. Данные, получаемые руководителем от бухгалтера должны быть некого рода итогами, обобщением накопленной информации об совершенных операциях в том или ином разрезе, причем за определенный прошедший период, к примеру, месяц. Разработайте формы отчетов, в которых вы хотели бы видеть нужную вам информацию (рентабельность сделок, распределение затрат, рост прибыли и т.п.) и установить сроки предоставления их вам бухгалтером.
Выделите для себя «множество» учетных работников на своем предприятии. Помните, что бухгалтерия – это лишь их подмножество. Контроль за списанием сырья поручите технологу, унификацию номенклатуры товаров – товароведу или отделу закупа, составление актов сверки – менеджеру. Согласуйте все с бухгалтером, но на уровне принципа, системы учета, а не конкретных обстоятельств сделки.
Не ругайте бухгалтера, если по результатам проверки будут доначислены незначительные суммы. Учет в условиях настоящего законодательства не может быть безошибочным, и редко, когда инспектора «уходят ни с чем». Анализируйте только суммы штрафов, а не пеней и доначисленных налогов. Выведите для себя предел существенности бухгалтерских нарушений.
Конечно, наши немногочисленные рекомендации, в рамках этой небольшой статьи, приемлемы далеко не на всех предприятиях. Скажем, в совсем малых организациях, где трудится 2-3 человека, на бухгалтера лягут большинство задач, затронутых в статье.
И все же… Если у вас почему-то не задерживаются ваши «бухи», имеется текучка учетных кадров, не стоит ли взглянуть на проблему как-то иначе?
Опубликовано в журнале «Респект-обозрение».

[свернуть]

[Irrch]

Сообщение от dim3740

Кто же этот человек??

У нас у каждого свой выбор, своя судьба, свой опыт… Я первый десяток лет работы бухом все перепроверял, составляя огромные таблицы в Экселе, формулы….. Уйма времени, труда, и нервов…. Это все равно что несколько раз делать одно и тоже, только по-разному и потом сопоставлять результаты. И не дай Бог, чтоб в саму методику одной из этих «разностей» закралась ошибка! Страшно, коллеги! У нас одна жизнь, семьи, дети))))) Когда мы работали вручную, мы полагались только на себя. Но время меняется, и сейчас век компьютеров, и программ… Мы не можем «заглянуть внутрь» сложных систем и поэтому идет недоверие и отторжение…. Недоверие кредитным организациям, потому что сложны их договора….. Недоверие телефонным операторам по тарифам…. «Там куча накруток» и т.п. Как быть? Да, согласен, надо только верить всему качественному, проверенному временем, опытом, рекомендациями…. А … это как? А где взять «время»? А что такое «качество» сегодня и какое оно должно быть завтра? А «рекомендации» от кого, кто тут судья?

Большинство тут женщин, и, вы же, наверное, готовите еду дома? Доверяете? Конечно, потому что, знаете, из каких инградиентов, и какого они качества… Но тоже ведь до определенного границы, когда покупаете консервы или полуфабрикаты. Читаете этикетку, срок изготовления, производителя. А потом быстренько готовите вечерний ужин любимому человеку… Потому что, чувствуете себя причастным к процессу, а не внешним потребителем. Один раз научились готовить и счастливы всю жизнь! Освоили автомашину, и не боитесь поломок! Так надо и с 1С…… А иначе – придется быть фермерами, печь хлеб из своей пшеницы и считать зернышки на счетах с костяшками, как считали кроты в мультике про дюймовочку

Я так отвечу. Чтобы доверять программе, надо знать, КАК она работает. Не как считается налог, а именно алгоритмы 1С, откуда она что берет, в какой регистр кладет и что будет, если нажать не ту кнопку (условно). Для этого надо быть не просто бухгалтером, а бизнес-аналитиком или методологом 1С. Конечно, я согласна, что проверять надо только важное/существенное, а не каждый чих. Однако, часто бухгалтеры, желая скрыть свою ошибку, говорят "у меня программа так посчитала". И это замаскированное признание в том, что сам не проверил. Поэтому мой девиз - всегда проверяй. У программы тупой железный мозг, это пока еще не искуственный разум, который умеет делать выводы из своих ошибок. Поэтому продолжаем проверять.

[dim3740]

Незнание не освобождает от ответственности и….. от чрезмерных расходов на бухучет
Существует мнение, что бухучет очень сложен, что в нашей стране законодательство по нему все время меняется. Соответственно, труд бухгалтера должен высоко оплачиваться. И «новоиспеченные» директора клюют на эту удочку. Просто по незнанию. Точно также, как не знают наши наши бабушки, сколько стоит тариф на смартфоне, или сколько нужно отдать за ремонт квартиры, автомашины и т.п. «Разводы» и «лохи» есть и будут, к сожалению… На самом деле, вести учет в 21 веке гораздо проще, чем, скажем, в начале 90-х. Число налогов существенно уменьшилось, все операции компьютеризированы. Программа 1С сама многое считает, и даже подсказывает, что сделано неправильно. И самое главное – многие операции, которые предписываются к исполнению налоговым кодексом и правилами ведения бухгалтерского учета можно, вообще, не исполнять! Есть четких 2 критерия: делать надо только то, что: а) это кому-нибудь нужно реально б) за невыполнение установлена ответственность. А в последнем случае, еще надо смотреть и степень этой ответственности, т.е. какой размер штрафов вы заплатите. Иногда эта сумма незначительна по сравнению с затратами на соблюдение той или иной нормы бухучета. На практике, правильно предлагать директорам 2 стоимости бухучета (зарплаты бухгалтера) : дорогую и бюджетную. В первой, учет будет вестись по всем правилам, в полном объеме. Риски получить штрафов незначительны. Ну, пусть такой труд будут оценен, скажем в 30 тыс. руб. в месяц, или 360 тыс в год. Во втором случае, стороны сразу обговаривают, что некоторые участки учета или не будут вестись вообще, или учет на них будет упрощенный. (Есть мысль, составить на досуге список таких участков)). Это может быть, к примеру, такие участки, как авансовые отчеты по хозрасходам, или больничные листы. Это трудоемкие участки, хотя на первый взгляд директора, может показаться обратное. «Подумаешь, несколько чеков обработать! Ну, сходили мы в магазин, купили бумажки, и карандашей….чего там сложного?». Или «Больничный же не часто бывает. И надо же деньги из соцстраха выбить, чего им там в бюджете пропадать!». На самом деле, это не так. И зачастую, проще обработать сотню отгрузок товаров, чем один чек на канцелярию, в котором также сотня мелких позиций, да еще мелким шрифтом в товарном чеке. А про «многочасовые походы» в фонд социального страхования с огромным пакетом документов уже и нечего говорить! Конечно, списание канцелярии приведет к экономии налога на прибыль. Но, велика ли эта экономия? Скажем, купили вы в год канцелярии на 20 тыс. руб. Итого, сэкономили налога 20% = 4 тыс. руб. А бухгалтер соглашался по «бюджетному» варианту работать не за 30 тыс. руб., а за 20 тыс. Итого в год 240 тыс. руб. Разница 360-240 =120 тыс. руб. Плюс страховые взносы. Сравните эту сумму с мнимой экономией в 4 тыс.руб. Впечатляет? Но, к сожалению, все еще остается след бездумного следования пресловутым нормам и требования, неким порядкам…. А вдруг накажут? Как бы чего не случилось! Бухгалтер России с студенческих времен «зажат в узком коридоре» нормативных актов, и слепо идет по нему, не открывая дверей, которые могли бы распахнуться по обеим его сторонам. И, ведет за собой всю команду своей организации. Вперед! К победе! Только «победе» чего?

[Среда]

Сообщение от dim3740

Есть мысль, составить на досуге список таких участков

Вот да, хотелось бы конкретики.
Например: в РСВ необходимо указывать командировочные расходы. Взносами они не облагаются. Ни на что не влияют. А трудоёмкость их учёта в ЗУП и 1С - вручную всё, муторно. Вопрос: какое там наказание за типа недостоверные сведения в отчёте?

[dim3740]

Сообщение от Среда

Вот да, хотелось бы конкретики.
...... какое там наказание за типа недостоверные сведения в отчёте?

Лично я, тут Вам не советчик... Извините, просто не знаю. И стараюсь поменьше думать про конкретику, насколько это возможно, и больше обобщать....доводить до принципа

Ну, и писать "литературные статейки"

[dim3740]

Статья "Восстановление учета" (ч.1)
Перенесена в отдельный топик....

[Среда]

Сообщение от dim3740

поменьше думать про конкретику, насколько это возможно, и больше обобщать....доводить до принципа

тю, тогда грош цена вашим статейкам...если их на практике нельзя применить.

[dim3740]

Правильно организуй учетный бизнес-процесс своего клиента
Каждая компания рано или поздно вынуждена перестраивать свой бизнес. Современные условия приводят к тому, что это уже не чрезвычайный, а планомерный процесс. При перестройке бизнеса, его новой организации, стоит задача поддержания большого количества документов в актуальном состоянии. Ведь вновь создаваемые документы должны отражать новую реальность. И так при каждой перестройке. Это не просто, тем более, что документам свойственна взаимосвязанность. К примеру, введение новой должности не только меняет штатное расписание, но и приводит к изменению оргструктуры подразделения, подчиненности, формирования новой должностной инструкции, изменения бюджета фонда оплаты труда и т.п. Как упростить этот процесс? Решение состоит в том, что надо создавать не кипу связанных документов, а бизнес-модель в форме электронных описаний и регламентов, которые уже порождают документы. И в настоящее время имеется целый ряд программ, которые как раз и способны описать бизнес в удобной для восприятия форме – в виде графиков, диаграмм, таблиц. Более того, для этого разработана и существует, так называемая, нотация – блоки, стрелки, метки и т.п. И задача сводится к тому, чтобы последовательно «описать» иерархическую модель организации бизнеса – от самого общего, детализируя, до низших ее звеньев. Эта работа непроста, но, во-первых, не следует забывать, что бизнес-модель предприятия – это его корпоративная память, самый ценный нематериальный актив. А во-вторых, на «выходе» вы получите автоматически сформированые и должностные инструкции, и графики документооборота, и центры ответственности, и Положения о подразделениях! И многое чего еще…. Изменился бизнес? Руководитель среднего звена исправил ошибку по излишнему наделелению правами своего подчиненного? Не беда!. Программа «пересчитает» все сама, выполняя предназначенную ей функцию «постоянных улучшений», учтет взаимосвязи и выдаст новые регламентные документы.

Иерархию организации бизнеса можно и нужно строить в нескольких точек зрения. Прежде всего, это может быть весьма распространенная «организационная структура». Наверху – руководство высшего уровня (топ- менеджеры), затем руководители отделов (линейные менеджеры), затем исполнители, специалисты…. Проблема в том, что данная диаграмма ни в коей мере не отражает самого процесса производства продукции или оказания услуг. Она как бы отражает субъектов бизнеса – людей можно потрогать, осязать, в отношении подразделений определить комнаты, пространственное расположение и т.п. А производство – это действие, процесс во времени. Поэтому, создают еще одну диаграмму – диаграмму бизнес-процессов. Наверху – самый главный процесс – удовлетворение запросов потребителей, затем этот процесс детализируется через подпроцессы - закуп материалов, основное производство, сбыт, управление кадрами, бухучет, инвестирование и т.п. Затем, детализация доходит до процедур – т.е. мельчайших работ, выполняемых исполнителями. Но программы обладают еще и таким ценным качеством, что позволяют, как бы, «накладывать» первую диаграмму на вторую, т.е. привязывают конкретные работы, функции к исполнителям, содержащимся в оргдиаграмме. В результате из программы в форме отчетов руководители (как директора, так и начальники подразделений) могут получить ответы на вопросы типа «Кто, что должен делать и как он взаимодействует с другими?».

Допустим, вы имеете потребность в решении вышеперечисленных задач. У Вас есть два пути – приобрести такую программу-«монстра» или воспользоваться услугами сторонних IT- специалистов, которые будут поддерживать вашу документацию и саму бизнес-модель в актуальном состоянии, т.е. воспользоваться аутсорсингом. Что лучше? Рассмотрим первый вариант. Прежде всего, осознаем, что класс этой программы – СППР «Системы поддержки принятия решений», и пользоваться ею будут в той или иной мере руководители всех уровней. Т.е. это не складская программа, не бухгалтерская, не кадровая, не для делопроизводства и т.п. Соответственно, Вам необходимо или создавать штатную единицу специалиста – айпишника, знакомить его со всем бизнес-процессом, или проводить обучение по работе с программой всех руководителей, чтобы они корректировали в программе подпроцесс своего подразделения. Если вы не готовы пройти через человеческую инертность по сопротивлению возложения дополнительной работы – то второй вариант, на мой взгляд, лучше. Да и программу Вам придется покупать самим, стоимость ее не один десяток тысяч рублей. Не забывайте про обновления.

Второй вариант связан с ИТ-аутсорсингом. Да, с мыслью о сохранении коммерческой тайной по организации бизнес-процессов Вам придется расстаться, но, общеизвестно, что сейчас важнее не умение хранить секреты, а умение быстрее приспосабливаться к рынку и использовать новые технологии. Второй фактор связан с тем, что процесс реинжиниринга (т.е. как раз, формализация бизнес-процессов из состояния «как есть» в состояние «как должно быть») достаточно длительный процесс, и вы оказываетесь в долгосрочных партнерских отношениях с аутсорсером. Ему нужно вникнуть во все мелочи Вашего бизнеса, «перевести» информацию со слов всех руководителей на язык программы и адаптировать формы ее отчетности под нужды и требования заказчика. На мой взгляд, важным качеством аутсорсера, делающим выбор в пользу именно такого варианта разработки бизнес-процессов и бизнес-модели, является его практический опыт организационной работы. Иными словами, решение должно строиться не только «сверху», но и «снизу». От знаний составления простейших штатных расписаний, контроля работы секретаря, до понимания бухгалтерского документооборота, как одного из наиглавнейших информационных потоков…..

[dim3740]

О бухгалтерской радости….
Сегодня поймал себя на мысли, что каждое 1 число месяца – маленький праздник! Уже в 8 утра начинаю грузить в 1С все выписки из «клиент-банков» за истекший месяц. А это по нескольким фирмам, и у каждого еще не один банковский счет. (Поясню: в течение месяца мне не нужно это делать – оперативный учет ведут сами клиенты). Но: 1) эта работа проделана настолько много раз ( десятки лет х на кол-во фирм х число банков), что она делается почти «на подсознательном уровне», своего рода медитация Т.е. это праздник для ума, когда не нужно особенно думать, а эффекта от работы очень много! Вы же понимаете меня? Наконец-то вижу (ура-а-а!!) что делалось за месяц. И это - сразу! И - много! Как будто много – много подарков, и все в один день! Днюха! 12 Днюх в году! 2) Когда выписки «садятся» корректно наслаждаешься тем, что как некогда отладил обмен, как хорошо работает программа. А если, что «не село» - еще больший кайф! - можно что-то подотладить, еще стать опытнее и чему-то научиться… Дело не ведь не том, «что программа стала считать правильно», как иногда пишут тут, а в том, что именно человек заставил ее так делать. Инфа: все месячные выписки, с подчисткой\анализом\новыми контрагентами по 6 фирмам (свое ИП не считаю) сажу в 1С за час, полтора максимум…. И это - один раз в месяц. N % «баланса» сведено
ПС: а скоро еще один праздник: начисление зарплаты (почти то же самое)

[Вес`на]

Сообщение от dim3740

Наконец-то вижу (ура-а-а!!) что делалось за месяц.

у меня несколько другие ощущения, когда гружу выписки за месяц - ну-ну, посмотрю какие сюрпризы меня ждут. И радуюсь, если ничего кардинально нового в деятельности не вижу

[MarinaAnna]

А я тоже радуюсь, когда делаю выгрузку банка. Особенно там, где у меня платежек оплаты поставщикам у одного контрагента по 20 штук в день, и программа настроена, чтобы проводила сразу и не надо открывать каждую платежку, это для меня действительно радость.