Случилась неприятность. Нужна помощь знающих людей.

[Климент]

Здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, разобраться.
Покупатель берет у завода большой объем железобетонных изделий и начинает вывозить в течении нескольких недель. Как правильно оформить дакументы на эту сделку?
Сейчас порядок такой на предприятии: клиенту выписывается ТОРГ-12, он идет с ней в кассу, оплачивает, касса ставить отметку "оплачено", потом клиент идет на склад, оставляет там экземпляр накладной, выписывает пропуск, в котором отмечается кол-во продукции вывозимое в данные момент, в накладной отмечается (рукой на обратной стороне) сколько он уже вывез продукции, едет на проходную, там оставляет корешок пропуска, и ... уезжает.
Потом приезжает этот клиент через неделю... идет на склад, кладовщик поднимат накладную, выпысывает следующий пропуск, ставит на накладной еще одну отметку и т.д.
Еще скажу что реч идет о физ лицах, наличные платежи
На мой взгяд система кривая. Как я понимаю Накладная не может быть основанием для оплаты, для этого клиенту надо выписать счет или бланк заказа. И накладная должна выписываться на каждую машину. И пропуска нужны не для для учета движения продукции внутри одной накладной, а для учета движения транспорта на территории завода.
Я распорядился выписывать каждому клиенту счет на оплату, а накладные каждый раз новые на одну машину. Тут запротестовала Бухгалтерия: Как мы, типа, будем учет оплаты вести!? Непонятно правда как они сейчас ведут...
Короче, подскажите, пожалуйста, как правильно оформляются такие операции, когда клиент оплачивает сразу и много, а вывозит долго и по чуть-чуть???