Представительские расходы

[Мария Ростов]

Подтверждение и документальное оформление представительских расходов

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции юридического лица должны оформляться документами, подтверждающими правомерность и оправданность осуществленных расходов. А осуществление затрат на представительские цели является именно хозяйственной операцией. Документы, подтверждающие и обосновывающие представительские расходы, можно разделить на внутренние и внешние документы.

К сожалению, законодательство не содержит типовых форм по оформлению представительских расходов у организаций. Поэтому предприятиям необходимо самостоятельно подготовить и утвердить внутренний порядок осуществления представительских расходов и формы необходимых документов.

Внутренними документами, подтверждающими осуществление *представительских расходов, являются:

приказ об осуществлении расходов на представительские цели/*приказ на проведение представительского мероприятия;
программа представительского мероприятия;
смета представительских расходов;
отчет о проведении представительского мероприятия;
акт о списании представительских расходов;
первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
договоры со сторонними организациями на оказание услуг.
Данный перечень соответствует требованиям Минфина, изложенным в письме от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/807.

В приказе на проведение представительского мероприятия (на осуществление расходов на представительские цели) должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр*агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль. К приказу прилагается программа представительского мероприятия, в которой отражаются основные этапы и даты проведения официального мероприятия. Программа утверждается руководителем организации.

Очень часто организации составляют сметы представительских расходов не в разрезе каждого мероприятия, а ограничиваются сметой на период (квартал, год). Чтобы обосновать правомерность отнесения затрат на представительское мероприятие к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль, сметы должны быть утверждены руководителем организации. В сметах представительских расходов в разрезе мероприятий затраты подробно расписываются, но не делятся на те, которые уменьшают или нет базу по налогу на прибыль.

Пример 2

Примерная смета расходов на представительские расходы выглядит следующим образом.

В заголовке документа указывается полное наименование организации-контрагента и название представительского мероприятия («Проведение переговоров о сотрудничестве с ОАО… о создании нового двигателя» или «Проведение переговоров с Банком… с целью выработки соглашения по вопросам совместного финансирования проекта» и т.п.).
Каждая из статей расходов указывается в рублях. В состав сметы могут быть включены следующие виды затрат:
транспортное обслуживание партнеров;
буфетное обслуживание;
организация официального мероприятия (указывается, какого *именно –официального завтрака, обеда, приема и пр.);
организация досуга (указывается наименование культурно-массового мероприятия – посещение театра, памятного места и т.п.);
расходы на приобретение букетов (указывается количество);
затраты на сувенирную продукцию (подробно расписывается *наименование и количество приобретаемой сувенирной продукции);
иные статьи издержек в случае необходимости.
Смету представительских расходов подписывает главный бухгалтер или его заместитель, а утверждает руководитель организации.

В отчете о проведении представительского мероприятия обязательно должна отражаться следующая информация:

дата и место проведения мероприятия;
цель мероприятия;
наименование организации-контрагента;
участники мероприятия (все присутствующие, с указанием Ф.И.О. и занимаемой должности);
результат проведения мероприятия;
сумма и направления затрат.
Необходимо, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью *организации. Отчет о мероприятии утверждается руководителем компании.

В акте на включение представительских расходов в состав затрат, *уменьшающих базу по налогу на прибыль, указываются следующие данные:

наименование статьи затрат;
дата и наименование мероприятия;
фактическая и предельно установленная сумма расходов по смете;
Ф.И.О. и должность лица, осуществившего расходы;
отметка о том, уменьшают такие расходы базу по налогу на прибыль или нет.
Этот акт должен содержать точную информацию о суммах произведенных расходов, округления и приблизительные сведения не допускаются. Данные акта должны соответствовать суммам в платежных документах. Акт утверждается руководителем организации и визируется главным бухгалтером. Утверждение акта руководителем организации является необходимым требованием налоговых органов (письмо УФНС по г. Москве от 22.12.2006 г. № 21-11/113019@).

В случае выдачи наличных средств должностному лицу под отчет после завершения представительского мероприятия составляется авансовый отчет, к которому прилагаются кассовые и товарные документы. При этом на оборотной стороне авансового отчета в обязательном порядке необходимо перечислить все кассовые чеки. Кроме того, кассовые и товарно-сопроводительные документы должны совпадать по суммам, по датам и названиям, а также по количеству лиц, участвующих в мероприятии. День утверждения руководителем организации авансового отчета является датой признания осуществленных *представительских расходов в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Еще одной ошибкой является приложение к авансовому отчету чеков, совпадающих только по суммам, без сверки их содержания с товарно-*сопроводительными документами.