Электронные трудовые книжки: начало

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2019.
Ольга Умарова, руководитель Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Вслед за электронными больничными листами Правительство утвердило законопроект о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 г. Теперь у организаций и ИП появятся новые обязанности и новые отчеты.

Переход на новый формат

В июле этого года правительство утвердило законопроект об электронных трудовых книжках (Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде). Переход на них планируется с 2020 г. С проектом можно ознакомиться на regulation.gov.ru (№ 85344).
Этот момент перехода на электронные трудовые книжки является одним из этапов осуществления стратегии развития Цифровой экономики и будущего цифрового общества. По мнению законодателя, переход на электронные трудовые книжки позволит работникам в будущем оформлять пенсию без личного участия.

По задумке Минтруда ведение кадровых документов, к которым относятся трудовые книжки, в электронном виде будет происходить в качестве эксперимента. Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2022 г. – то есть на 3 года. Теперь работникам, желающим продолжить ведение трудовых книжек в бумажном варианте, необходимо подать заявление работодателю до конца 2020 г. Тем работникам, которые не подадут заявление, уже в 2021 г. работодатель выдаст на руки бумажные варианты трудовых книжек (работодатель освобождается от ответственности за их хранение). С этого времени сведения о трудовой деятельности таких работников будут вестись в электронном виде.

Для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут вестись в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им вообще оформляться не будет. Вся информация будет передаваться и храниться в ПФР.
Работодатели будут обязаны хранить электронные сведения о трудовой деятельности каждого работника не только в период их работы в организации, но в течение трех лет после увольнения.

При увольнении работодатель будет выдавать работнику распечатанные и заверенные сведения о его трудовой деятельности в организации. Соответственно, работник сможет предъявить эти сведения другому работодателю при заключении трудового договора. Также сведения о своей трудовой деятельности работники смогут при желании получить в многофункциональных центрах и на Едином портале госуслуг.

Плюсы и минусы

Из преимуществ отметим, что вся нужная информация будет храниться централизованно в одном месте в ПФР. В свою очередь, для работников это не самый приятный момент: ведь ранее, если в трудовой книге была неприятная запись, можно было сообщить об утере книжки, и новый работодатель должен был завести новую. Теперь у работодателя будет больше информации о реальном трудовом стаже работника. Для бизнеса дополнительный плюс в том, что это снижает затраты на ведение кадрового учета.

Одновременно с разработкой концепции перехода на электронные трудовые книжки Правительство РФ утвердило и план мероприятий, которые обязаны будут провести все работодатели без исключения.

Таким образом, в 2020 г. организациям и ИП необходимо:
• подготовить и принять внутрифирменные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме;
• внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете;
• внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;
• обеспечить техническую готовность к передаче электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
• письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки;
• уведомить каждого работника о возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки.

Изменения в отчетности

Законопроект с поправками в ТК РФ устанавливает, что сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора) формируются работодателем и передаются в ПФР только в электронной форме. В нее будут включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).

Предполагается, что нагрузка на кадровиков снизится, однако при этом нагрузка на бухгалтеров вырастет. Теперь, начиная с 1 января 2020 г., работодатели будут ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника, для этого разработана новая форма отчетности по форме СЗВ-ТД. В первый раз по форме СЗВ-ТД надо отчитаться за январь 2020 г. в срок не позднее 17 февраля (перенос с 15 числа из-за выходных). Сдача этого отчета будет электронной, если в организации работает 25 и более сотрудников.

А уже с 1 января 2021 г. такая форма отчетности в ПФР будет передаваться при наступлении каждого кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). За непредставление сведений, просрочку их подачи, а также за недостоверную информацию будет введена административная ответственность.
Поскольку форма официально не утверждена, в «1С» это изменение пока не реализовано.