Закупка и учет электронных учебников

[Гэндальф]

Современные образовательные учреждения начинают использовать электронные учебники (ЭУ) наравне с традиционными бумажными. Разбираемся, по какому закону образовательные учреждения могут закупать ЭУ и как следует их учитывать.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, март 2017
Константин Плескач, менеджер по работе с образовательным сектором ГК «ГЭНДАЛЬФ»
Наталия Субботина, методист отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Краткое содержание статьи:
1. По каким правилам можно закупить электронные учебники
2. Учет электронных учебников и оплата расходов на их приобретение
3. Учет ЭУ в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
4. Распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами при учете учебников
5. Полезная программа: «1С:Школьная библиотека»

Закупка ЭУ

Есть два варианта приобретения электронных учебников:
• прямая закупка (закупка у единого поставщика);
• аукцион.
Существуют два основных типа образовательных учреждений, в зависимости от которого учреждение будет работать по одному из Федеральных законов о закупках. Так, муниципальное бюджетное учреждение осуществляет закупки по Закону № 44-ФЗ, а муниципальное автономное учреждение – по Закону № 223-ФЗ.

Образовательные учреждения, которые работают по Закону № 44-ФЗ, имеют право на приобретение программного обеспечения (в категорию которого входят и электронные учебники) на сумму до 400 000 руб. по прямому контракту, но они обязаны предоставить три коммерческих предложения от разных поставщиков для обоснования наименьшей цены закупки.

Госзакупка учебников у единственного поставщика в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ возможна при соблюдении следующих условий:
• объем одной закупки составляет не более 400 000 руб.;
• годовой объем таких закупок не превышает 50% совокупного годового объема всех закупок заказчика и составляет не более 20 млн руб.

Или в соответствии с п. 4 ч.1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ:
• каждая госзакупка учебников в отдельности не должна превышать 100 000 руб., а годовой объем этих закупок – 2 млн руб.
• в ином случае годовой объем мелких закупок не может превышать 5% от совокупного годового объема всех закупок и не должен составлять более 50 млн руб.

Информация о ходе таких закупок не размещается в ЕИС.

Для закупки на сумму свыше 400 000 руб. необходимо проводить аукцион. При проведении аукциона также запрашивается не менее трех коммерческих предложений от участников аукциона для формирования средней цены контракта. Для этого вычисляется средняя стоимость из указанных в коммерческих предложениях.

Электронные учебники в процессе закупок могут быть приобретены как:
• оказание услуг по приобретению неисключительных прав на программное обеспечение для организации учебного процесса;
• поставка комплекта электронных учебников;
• закупка учебников.

Обязательное требование – в стоимость закупки должна быть включена доставка, таможенные пошлины и налоги. Следует понимать, что в одной закупке нельзя совмещать продукцию разных издательств-правообладателей.

Обратите внимание, что, согласно части 4 ст. 18 Закона № 273-ФЗ, при реализации образовательных программ начального, основного, среднего общего образования при закупке могут использоваться только учебники из числа входящих в федеральный перечень, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 31.03.2014 № 253.

После приобретения учебников образовательное учреждение получает право на доступ в личный кабинет, где можно назначать лицензии для использования ученикам и учителям. В любой момент можно переназначить лицензию на другого ученика. Каждому ученику будет выдано имя пользователя и пароль. В этом учет электронных учебников напоминает учет обычных учебников в библиотеке.

Учет ЭУ и оплата расходов на их приобретение

Электронные продукты, согласно положениям Инструкции об учете библиотечного фонда (утверждена Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 № 590) являются единицами учета библиотечного фонда. В целях бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией №157н ЭУ и другие электронные документы (лекции, инструкции и т.д.) признаются объектами основных средств и подлежат отражению на счете 101 07 «Библиотечный фонд» в разрезе аналитических групп:
• 20 «Особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 30 «Иное движимое имущество учреждения».

Фонды электронной библиотеки образовательное учреждение может сформировать так:
• приобрести электронные учебники. Могут приобретаться аппаратные средства – (книги и приборы для чтения) с предустановленным на них программным обеспечением;
• заказать работы по изготовлению электронных версий учебно-методических комплексов, существующих на бумажных носителях (в форме электронных документов), в форме, доступной для формирования фонда электронной библиотеки, а также работы по размещению их в соответствующих модулях электронной библиотеки.

При составлении планов финансово-хозяйственной деятельности и отражении операций в бухгалтерском учете вышеуказанные расходы в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утверждены приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н) необходимо относить следующим статьям (подстатьям) классификации операций сектора государственного управления:
• 310 «Увеличение стоимости основных средств» – приобретение;
• 226 «Прочие работы, услуги» – оплата услуг.

Пример.
Образовательное учреждение за счет средств субсидии, выделенной на обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания, по договору, заключенному с единственным поставщиком, приобрело энциклопедии на сумму 78 000 руб. в количестве 120 единиц. Энциклопедии (дополнительная образовательная литература) не включены учредителем в Перечень особо ценного имущества.

В бухгалтерском учете необходимо отразить следующие корреспонденции: смотреть таблицу во вложении.

Учет ЭУ в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Для оформления поступления электронных учебников в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.2.0, используется документ «Поступление ОС, НМА, НПА» (раздел «Основные средства, НМА, НПА»).
Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов рекомендуем заполнять реквизиты документа по следующим правилам:
• Дата документа должна соответствовать дате получения электронных учебников, указанной в накладной, полученной от контрагента.
• Внеоборотный актив – название соответствующего объекта капитальных вложений (элемент справочника «Основные средства, НМА, НПА»).
• Счет учета –106 31 «Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения» (либо 106 21 «Вложения в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»).
• «Количество» и «Сумма» – общие количество и сумма объектов по документам поступления.
• Закладка «Зачет аванса» не заполняется.
• В разделе «Бухгалтерская операция» в строчке «Типовая операция» выбираем «Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам».
• В строке «Дебет» указываем вид затрат «Увеличение стоимости основных средств».

Далее оформляем принятие к учету объектов основных средств и начисление амортизации.

Документ «Принятие к учету ОС, НМА» формируется на основании документа «Поступление ОС, НМА, НПА» в случае, если одновременно нужно принять к учету объекты с различными инвентарными номерами. Без указания инвентарных номеров объекты можно принять к учету в разделе «Основные средства, НМА, НПА».

Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов в документе «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» указывается:
• В строке «Вид поступления» – «Принятие к учету со счета 106 (приобретение)».
• На закладке «Общие сведения: МОЛ/Место хранения» – материально ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ОС.
• На закладке «Стоимость вложений» в строке «Объект вложений» – принимаемый к учету объект.
• На закладке «Основные средства, НМА, НПА» указываем счет учета 101.37 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». «Срок полезного использования» при этом рассчитывается автоматически, но при необходимости можно изменить вручную. По гиперссылке «Отражение в учете» открывается форма «Настройка отражения в учете», где необходимо указать необходимые параметры для корректного начисления амортизации.

Распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами

1. Присвоение инвентарных номеров объектам библиотечного фонда.
Согласно п. 46 Инструкции №157н объектам библиотечного фонда (независимо от их стоимости) уникальный инвентарный порядковый номер присваивать не нужно.
2. Ведение аналитического учета в разрезе каждого объекта
В соответствии с п. 54 Инструкции №157н в отношении объектов библиотечных фондов аналитический учет не ведется. Учитываются такие объекты в регистре «Инвентарная карточка группового учета основных средств» (ф. 0504032).

Обратите внимание: для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Основание – приложение 5 к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Таким образом, бухгалтерский учет не может являться источником аналитических данных о библиотечном фонде и служить инструментом по обеспечению сохранности объектов.
Образовательному учреждению следует побеспокоиться о наличии специализированного ПО в библиотеке для обеспечения учетных функций.

«1С:Школьная библиотека»

Для хранения, учета и использования новых электронных ресурсов необходима современная автоматизированная информационная библиотечная система (АИБС).
Так, АИБС «1С:Школьная библиотека» не только решает задачу автоматизации рабочих процессов библиотеки, но и обеспечивает хранение всех информационных ресурсов школы, быстрый доступ к ним и эффективный обмен между разными информационными системами.
«1С:Школьная библиотека» вошла в состав программного комплекса «1С:Управление школой», поставленного в российские школы в составе стандартного (базового) пакета лицензионного программного обеспечения «Первая ПОмощь 1.0» в рамках приоритетного национального проекта «Образование».

В пакете реализованы четыре группы пользователей. В зависимости от типа пользователя различаются и доступные ему функциональные возможности.

Библиотекарь отвечает за обработку изданий, обладает полным перечнем функций работы с читателями и располагает инструментами для работы с книгообеспеченностью образовательного учреждения.
Преподаватель получает доступ к необходимым именно в его деятельности отчетам (например, список книг по предметам, по тематическим урокам с возможностью настройки этих отчетов).
Читатели смогут находить книги по разным параметрам поиска, результаты которого используются для формирования электронной заявки на выдачу книг, а также могут просмотреть свой формуляр.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, март 2017
Константин Плескач, менеджер по работе с образовательным сектором ГК «ГЭНДАЛЬФ»
Наталия Субботина, методист отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»