ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) Переход на 3 редакцию «1С:ЗУП 8»: как избежать ошибок

[Гэндальф]

На смену «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, пришла «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, и кто-то уже успел перейти на новую редакцию, не избежав при этом затруднений. Если вы тоже планируете переход, то эта статья для вас: расскажем о чужих ошибках, чтобы вы могли пользоваться новой редакцией максимально комфортно.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2017
Елена Глушенко, системный инженер отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Этапы перехода на новую редакцию

Самая распространенная и самая главная ошибка, которую допускают пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, решившиеся на переход на редакцию 3.1, – легкомысленное отношение к самой процедуре перехода.

Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:
1) подготовка к переходу;
2) перенос данных и настройка новой программы;
3) проверка перенесенных данных.
Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На сайте 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» 16 февраля 2016 г. опубликована статья под названием «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3.0». В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую:
«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ».

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:
1) справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
2) начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
3) список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
4) штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
5) кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
6) данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
7) данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
8) остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:
1) информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
2) начисления и удержания с произвольными формулами;
3) кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
4) фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
5) сведения о займах сотрудников;
6) действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и «полного» переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
• методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
• переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных».

Как показала практика, предприятия, пожелавшие перенести «все нажитое непосильным трудом» в новую программу, в придачу к огромному объему перенесенной информации (и утяжелению базы данных) получили и непрекращающуюся головную боль из-за того, что зачастую данные переносятся некорректно, а проявляется это в самый неподходящий момент непредсказуемым образом.

Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».
У вас в базе данных не будет документов приема на работу и кадровых переводов для сотрудников, работающих на дату переноса. Это не страшно: кадровая история таких сотрудников записывается в специальный регистр сведений, откуда благополучно попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить время на поиски документа, ответственного за неправильное начисление или непонятно откуда возникший перерасчет.

Когда лучше переходить

К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.

Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.

Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Подготовка к переходу

Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.

Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ. Лучше подготовиться заранее.

Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!

Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.

В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.

Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:
• проходим обучение;
• в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
• переходим в январе, максимум в феврале;
• выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.

Перенос данных и настройки программы

Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.

И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:
1) обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
2) устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
3) запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
4) выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
5) запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).

Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета» («Настройка» – «Отчет по настройкам») и проверить себя.
Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

Проверки

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры» – «Сервис» – «Объединение личных карточек»).

Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:
1) «Администрирование» – «См. также» – «Переносы данных»;
2) «Главное» – «См. также» – «Данные на начало эксплуатации».

Документами «Переносы данных» переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):
1) «ЗП_СЗО», «ЗП_СЗФСС» – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
2) «ИЛ» – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
3) «НДФЛ» – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты»;
4) «ПСС» – пособия по социальному страхованию с начала года;
5) «СВ» – страховые взносы с начала года;
6) «РКД» – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
7) «РОтп» – реестр отпусков для работающих сотрудников;
8) «ТДК» – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации» записываются документы:
• «Начальная штатная расстановка» – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка», «Штатные сотрудники») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда» поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
• «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
• «Начальная задолженность по зарплате» – один документ на всю организацию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.
Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.
Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.

После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2017
Елена Глушенко, системный инженер отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»