Электронные трудовые книжки: начало

[Среда]

Опубликована форма СЗВ-ТД.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п

Комментарий
Новая форма отчетности для работодателей – СЗВ-ТД – официально опубликована 24 января 2020 года. Обязанность сдавать эту форму установлена п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).

Форма нужна для передачи данных о трудовой деятельности работников в информационные ресурсы ПФР. Данные будут храниться на индивидуальном лицевом счете (п. 2.1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ). Это:

данные о работодателе,
сведения о выполняемой работе и периодах работы,
информация о подаче работником заявления о способе ведения трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде).
Отчитываться по форме СЗВ-ТД необходимо за всех работников (то есть за тех, с кем заключены трудовые договоры), включая совместителей и тех, кто трудится дистанционно (п. 1.4 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, далее – Порядок). В Порядке не упомянуты работники, которые трудятся на дому. Однако, по нашему мнению, их в целях подачи СЗВ-ТД необходимо относить к категории дистанционных сотрудников. При этом важно, что даже если сотрудник выбрал бумажную форму трудовой книжки, работодатель все равно должен сдавать на него форму СЗВ-ТД (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-ТД заполняется отдельно на каждого работника. Если численность занятых по трудовым договорам составляет 25 человек и более за месяц, предшествующий месяцу подачи, то отчетность необходимо сдавать в электронном виде.

Периодичность и случаи представления СЗВ-ТД закреплены в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Она подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором работник:

принят на работу;
уволен с работы;
переведен на другую постоянную работу;
подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Отметим, что Порядком предусмотрено еще несколько случаев, которые требуют сдавать форму СЗВ-ТД, это (п. 2.5.3 Порядка):

изменение наименования работодателя;
установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности.
Что касается сроков, пунктом 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ они установлены следующим образом.

В 2020 году данные обо всех случаях, указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, представляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они имели место.

Например, если в январе 2020 года будут уволены или приняты сотрудники, данные об этом необходимо представить не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля – суббота). Или если сотрудники подадут заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (не имеет значения, на бумаге или в электронном виде) в каком-то месяце, то до 15-го числа следующего месяца на этих работников необходимо представить СЗВ-ТД.

Важное дополнение. При подаче СЗВ-ТД впервые на работника необходимо представить по нему данные по состоянию на 1 января 2020 года у этого страхователя (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). При этом заполняются все графы СЗВ-ТД в соответствии с пунктами 2.5.1-2.5.8 Порядка. Так, указывается номер записи, дата записи (то есть реальная дата приема или перевода), должность сотрудника, выходные данные о приказе, на основании которого произошло это кадровое мероприятие (п. 2.9 Порядка). Другими словами, в эту форму переносится последняя запись из трудовой книжки работника.

Если в 2020 году на работу будет принят сотрудник, который был уволен в 2020 году, то в СЗВ-ТД на него включать данные по состоянию на 1 января 2020 года не нужно, поскольку эти данные должен был включить предыдущий работодатель.

Если в 2020 году принимается работник, который нигде не работал или с последнего места был уволен до 2020 года, то есть некая неопределенность, какие данные о нем подавать. С одной стороны, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ говорит именно о представлении информации у данного страхователя, а если сотрудник принимается после 1 января, то информации такой нет. В то же время можно расценить эту формулировку так, что необходимо представить информацию об отсутствии данных, то есть фактически указать дату увольнения у последнего работодателя. Поскольку неясность в нормативном регулировании есть, рекомендуем при возникновении вопросов обратиться за разъяснением в территориальный орган ПФР.

Если за 2020 год никаких кадровых движений по сотруднику не произойдет, то впервые СЗВ-ТД на него следует подать не позднее 15 февраля 2021 года (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если он к этому времени не подаст ни одного из заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, то в СЗВ-ТД необходимо включить данные о нем по состоянию на 1 января 2020 года.

В 2021 году изменятся и сроки представления СЗВ-ТД (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Подавать СЗВ-ТД придется:

при приеме или увольнении – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа;
при переводе или подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки – не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором это произошло.
Отметим, что ни в Законе 27-ФЗ, ни в Порядке не установлены сроки подачи СЗВ-ТД для переименования работодателя, установления дополнительной специальности (профессии, квалификации) и запрета занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью).

Возможно, в скором времени по данному вопросу будут даны рекомендации ПФР или внесены изменения в соответствующие нормативные правовые акты.

Напомним, что за неподачу или несвоевременную подачу СЗВ-ТД, а также представление неполных или недостоверных сведений работодателя привлекут к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Штрафы составят:

для должностных лиц и ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
Поскольку органы ПФР по данной норме привлечь к ответственности не могут, они будут передавать данные в трудовые инспекции, а последние будут выносить постановления о привлечении к ответственности.

Обратите внимание, что на портале нормативных правовых актов опубликован проект СЗВ-ТД, который не соответствует утвержденной форме.

При изучении и заполнении СЗВ-ТД ориентироваться следует на форму, которая реализована в учетных решениях 1С. Она полностью соответствует утвержденному варианту.