как правильно оформить сотрудника на работу и ведение кадрового учета?

[Ева Полищук]

вообще обязательность или необязательность многих документов спорна. сколько кадровиков - столько мнений.
собственно к строгой отчетности относятся только трудовые книжки и журналы связанные с ними. так что они строго обязательны.

а теперь по порядку. по тому списку, который давали выше.

1. Штатное расписание

обязательно. есть утвержденная форма. изменяется по мере необходимости. т.е. делаем один раз. утверждаем отдельным приказом. если нет необходимости - можно не переделывать.

2. Трудовой договор

обязателен. делаем два экземпляра. один себе - один работнику. на нашем обязательно должна быть отметка о вручении. т.е. тупо надпись "экземпляр получил" роспись работника, расшифрока, дата.

лучше иметь журнал регистрации. он не строго обязателен, но его просто удобно иметь. форма относительно свободная. делаем графы так, чтобы было удобно пользоваться. я обычно делаю следующие:

номер трудового договора, дата тд, фамилия работника, должность на которую принимается работник, основной или совместительство, срочный или постоянный, с какого числа приступает к работе.

можно еще добавить например размер оклада, надбавки, или просто сделать графу примечания и там по необходимости делать дополнительные записи.

+ здесь можно сделать графу "экземпляр получил" от работника.


3. Правила трудового распорядка
обязательно. но есть типовые. + можно сделать их только один раз и не менять.

также нужен журнал с росписями об ознакомлении. или можно строчку эту добавить внизу ТД, после основной росписи, или можно сделать отдельные бланки, которые подшиваются в личное дело.

4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу

и вообще другие приказы: увольнение, перевод, отпуск обязательны.
почти для всех есть бланки.

по поводу экземпляров - лучше несколько. один в личное дело, один в общую папку, можно еще один для бухгалтера если нужно. имеют равную силу если на всех есть подписи и печати.

также нужен журнал.

обратите внимание, что прием, перевод, увольнение и дисциплинарные взыскания хранятся 75 лет, а значит подлежат архивации.

отпуска, премии, мат помощь хранятся 5 лет - значит не сдаются в архив.

отсюда делаем два журнала регистрации. соответственно два регистра номеров. я делаю регистр 1-к и регистр 1-о. первые соответственно постоянного хранения, вторые временного.

разная нумерация нужна потому, что когда вы будете подшивать постоянного хранения приказы, не должно быть дыр в нумерации.

кстати заявления о приеме на работу не обязательны, в отличие от заявлений об увольнении


5. Трудовая книжка
обязательна. строго.
журнал учета. обязателен. строго.
+если вы покупаете и выдаете бланки обязателен журнал учета бланков.


6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
см. выше.

7. Договор о полной материальной ответственности
если есть такая необходимость.
соответственно если есть - журнал учета

8. График отпусков
обязателен.
+ заявления об отпусках или их переносах, служебные о вызове из отпуска.

9. Положение об оплате труда
не обязательно.
можно все прописать в ТД

10. Положение о премировании
также не обязательно. можно все прописать в ТД

11. Табели учета рабочего времени
строго не обязательны. но лучше вести. иначе непонятно как зп платить.


12. Положение о защите персональных данных работников
вот с этим пока не очень понятно. раньше было не обязательно. сейчас не берусь утверждать.

1. Должностные инструкции
не обязательны. можно все функции прописать в ТД.
но если есть - нужно журнал ознакомления.

2. Личное дело
не обязательно. но удобнее вести.

3. Журнал учета личных дел
не обязательно. но если есть личные дела лучше его иметь. хотя если их штук 20 - помоему не стоит заморачиваться.

4. Личная карточка работника
по идее не обязательна. но удобнее иметь, да и заполняется пару минут, зато вся информации которая нужна по работнику собирается в одном месте.

5. Положение о структурном подразделении
не обязательно. нет подразделений - нет положения.