депонирование заработной платы

[Оля Долгова]

Доброе утро! Возник такой вопрос. Я отправила людей в отпуск. Пока они были в отпуску выплачивала заработную плату за предыдущий месяц. Следовательно они ее не получили. Но з/пл надо выдать в течении 3 дней. Получается деньги нудно депонировать в кассу. Как это все сделать?

[Nadia]

Депонирование заработной платы

19.12.2006
К.А. Либерман
Эксперт журнала «Российский бухгалтер»

Нередко случаются ситуации, когда работник по тем или иным причинам не может забрать свою зарплату во время. Согласно законодательству, такие «забытые» деньги нужно депонировать. Обо всех нюансах этой процедуры мы расскажем в нашей статье.


В соответствии с пунктом 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 г. № 40, российские компании имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по государственному социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения наличных денег в банке.
По истечении указанных сроков кассир обязан:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию или стипендий, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью (если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»);

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ___».

Депонированные суммы заработной платы на следующий день после истечения сроков их хранения должны быть сданы на расчетный счет предприятия, открытый в учреждении банка. На сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Таким образом, депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства, предназначенные для выдачи работникам, были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе либо в случае, когда работник отказался получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Исходя из этого, при закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочной таблице) или в книге учета депонированной заработной платы.

Книга учета депонированной заработной платы открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую на следующий год.

Реестр (разработочная таблица) является первичным документом и одновременно учетным регистром. Он ведется порядком, схожим с книгой учета депонированной заработной платы, с той лишь разницей, что он, во-первых, составляется кассиром, а во-вторых, заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты.

При его первом заполнении записываются табельный номер, фамилия, имя и отчество и депонированная сумма. Для отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа.
В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

С отраженных в установленном порядке сумм депонированной заработной платы фирмы должны произвести уплату по принадлежности сумм ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, а также страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом исполнение указанных обязанностей не зависит от того, будут ли до установленного срока уплаты обязательных платежей выплачены суммы заработной платы или нет.

Уплата сумм ЕСН должна быть произведена не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 243 Налогового кодекса РФ), страховых взносов на обязательное пенсионное страхование – ежемесячно в срок, установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов организации на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который производится уплата платежей (п. 2 ст. 24 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Начисленные на суммы заработной платы (в том числе депонированные) страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний должны перечисляться ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках (иных кредитных организациях) средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Суммы исчисленного налога на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ предприятия обязаны перечислять не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления доходов со счетов в банке на счета работников либо по их поручениям на счета третьих лиц в банках.

Учитывая изложенные положения Налогового кодекса РФ, суммы налога, приходящиеся на депонированные суммы заработной платы, должны быть перечислены в бюджет одновременно со всеми другими суммами налога.

Пример

1 февраля 2006 года организация получила в банке наличные денежные средства в сумме 100 000 руб. на выдачу заработной платы работникам за январь 2006 года. В связи с тем, что работник предприятия Петров И.А. находился в командировке, причитающаяся ему заработная плата в сумме 4000 руб. была депонирована. 3 февраля 2006 года остаток невыплаченных денежных средств внесен на расчетный счет организации в банке.

Депонированная зарплата выдана 6 февраля 2006 года.

Учет расчетов по депонированной зарплате ведется в книге учета депонированной заработной платы, которая заполняется по данным реестра депонированной заработной платы.

Форма реестра Госкомстатом России не установлена.

Затем депонированная сумма переносится в книгу учета депонированной заработной платы. Фрагмент такой книги может выглядеть следующим образом.

В бухгалтерском учете организации делаются проводки:

Дебет 50 Кредит 51

– 100 000 руб. – отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств и поступление их в кассу организации;

Дебет 70 Кредит 50

– 96 000 руб. – выдана заработная плата работникам организации;

Дебет 70 Кредит 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»

– 4000 руб. – отражено депонирование суммы невыплаченной заработной платы;

Дебет 51 Кредит 50

– 4000 руб. – внесена на расчетный счет в банк депонированная сумма денежной наличности.

После того как Петров И.А. обратился за депонированной зарплатой, бухгалтер организации делает следующие записи:

Дебет 50 Кредит 51

– 4000 руб. – отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств и поступление их в кассу организации;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 50

– 96 000 руб. – выдана депонированная заработная плата Петрову И.А.

[Оля Долгова]

Благодарю за ответ. Теперь я поняла всю картину. Депонировать мне не надо, т.к. я деньги на зарплату не с р/с снимаю, а из кассы))

[Без Б.]

Можно и не депонировать, если эти деньги выдать под отчет Иван Иванычу...

[Мария_85]

Если реестр (разработочная таблица) должен составлять кассир, кто тогда должен составлять книгу учета депонированных сумм?