Авансовый отчет 1

[Антоний]

Подскажите по расчетам с подотчетными лицами. Как лучше оформлять выдачу денег лицу до или после покупки? Например я выдал на покупку ровную сумму подотчетному лицу на все расходы. Так можно? Он мне приносит чек и в нем есть сдача, т.е сумма уже не ровная. Не прикопаются ли органы контроля из-за сдачи ведь я выдал точную сумму? Человек же мог дать более крупную купюру из своих денег и потому сдача? Извините за глупые вопросы, но прошу ответить.

[наида]

При выдаче в подотчет денежных средств необходимо иметь в виду следующее:
1. Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка).
2. Сотрудник не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).
3. Подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.
4. Не разрешается выдавать наличные денежные средства из кассы учреждения лицу, которое не поименовано в приказе руководителя на получение денежных средств в подотчет.
Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).
Вас должна в чеке, интересовать только сумма, уплаченная за приобретенные тмц)

[Innoch]

Антоний, ничего страшного в этом нет. Более того, бывает такое, что работник покупает что-то за свои деньги и уже потом приносит чеки, так тоже можно делать.

Вы можете выдавать сумму не ровно ту, которую нужно для покупки чего-либо. Например, вы выдали ему 5000 рублей, а он купил только на 700 рублей что-нибудь, в этом нет ничего страшного.

Главное - чтобы у вас на предприятии был приказ на подотчетных лиц (кому можно выдавать деньги подотчет) и приказ, в котором будет написано сколько дней работник может держать у себя подотчетные деньги. Мы, например, установили такой срок - 3 месяца. То есть, в течение трех месяцев работник должен либо вернуть остаток неиспользованной подотчетной суммы, либо предъявить в бухгалтерию чеки, которые и будут показателем того, на что подотчетные деньги потрачены.

Еще один важный момент: если человеку выдали, к примеру, 3000 рублей, и спустя, например, неделю, ему хотят выдать еще деньги под отчет, он вначале должен вернуть остаток от первой выданной суммы (с 3000 рублей), а потом уже ему можно будет выдавать деньги в подотчет снова.