Организация Б/У ООО на УСН "Доходы"

[Екатерина Царицына]

Здравствуйте!
Я начинающий бухгалтер, поэтому очень нуждаюсь в совете.
Есть ООО с видом деятельности "оказание консультационных услуг", у него скопилось много неразобранных документов (счета, акты, договора, приказы по кадрам и пр.). Так вот сейчас мне нужно структурировать все документы, завести папочки для всего, а я что-то растерялась.
Думаю для документооборота достаточно: журнал входящей/исходящей документации.
Для бухгалтерии непосредственно:
- Контрагенты (по разделам сделать Договора, Акты об оказании услуг, Счета (куда подшивать оригиналы и нужны ли они вообще?)
- Акты сверок (по периодам)
- Кадры (численность небольшая) - тут тоже по разделам "Приказы на прием" + заявление сотрудника + пасп.данные + согласие на обработку перс.данных; "Приказы на увольнение"; "Табель учета раб.вр"; что-то еще наверное забыла..?
- думаю еще по банку и платежкам нужно

Подскажите, как у вас сама структура выстроена

[MarinaAnna]

Сообщение от Екатерина Царицына

завести папочки для всего

У меня папки :
- Договоры с поставщиками
- Договоры с покупателями
- Приходные документы от поставщиков (акты, накладные, с/счета фактуры) (я с/фактуры отдельно не храню, подшиваю к документу с/ф+накладная или с/ф + акт вып услуг, работ), тем более, если на УСН. Все подшито по датам поступления.
- Реализация (накладные на отгрузку покупателям, акты вып услуг заказчикам) все подшито по датам реализации и по порядковым номерам.

Сообщение от Екатерина Царицына

Счета (куда подшивать оригиналы и нужны ли они вообще?)

Конечно нужно. При проверке налоговой, вы что им будете показывать, если вы не будете хранить документы ? Счета вообще подшиваются к платежкам в папку банк. В которой хранятся все платежки и выписки за каждый операционный день.

Сообщение от Екатерина Царицына

- Акты сверок (по периодам)

Ну можно отдельную папку сделать.

Сообщение от Екатерина Царицына

думаю еще по банку и платежкам нужно

Папка "Банк", в ней хранятся платежки все, выписки банка, к платежкам исходящим подкалываю счета, на основании чего произведен платеж.

Сообщение от Екатерина Царицына

- Кадры (численность небольшая) - тут тоже по разделам "Приказы на прием" + заявление сотрудника + пасп.данные + согласие на обработку перс.данных; "Приказы на увольнение"; "Табель учета раб.вр"; что-то еще наверное забыла..?

Ну здесь можно по разделам, как вы и написали. Еще папка начисление зарплаты.
- Кассовая книга, если есть движение наличных денег.

Сообщение от Екатерина Царицына

Подскажите, как у вас сама структура выстроена

Ваша структура должна быть выстроена так, чтобы вы могли быстро найти нужный документ, соответственно создать папки так, чтобы было удобно искать конкретный документ и эта структура должна быть понятна для вас.

[Fox120]

Полностью поддерживаю Марину, у меня все так же, кроме папки БАНК, я туда счета не подшиваю. Они у меня лежат в с актам, накладными и с/фактурами. Мне так удобно.
У меня тоже не огромная численность поэтому по кадрам у меня две папки. Одна просто кадры, вторая кадры уволенные. В папках файлы - личные дела. Там у меня все собрано по каждому человеку: от копий документов до приказов.
По з/п у меня отдельная папка. В ней помесячно: табель + ведомость начисления.

[Екатерина Царицына]

Сообщение от MarinaAnna

Счета вообще подшиваются к платежкам в папку банк. В которой хранятся все платежки и выписки за каждый операционный день.

Т.е. нужно каждый день делать выписку из Банк-клиента и распечатывать ее?...просто у меня на прошлом месте работы глав.бух такого не делала. По идее ведь если у налоговой или еще каких органов возникнут вопросы просто сделать это онлайн за нужную дату...или нет?

[MarinaAnna]

Сообщение от Екатерина Царицына

Т.е. нужно каждый день делать выписку из Банк-клиента и распечатывать ее?

По правилам, да, нужно, не только выписку, но и все прилагающие к ней документы, т.е. платежки и входящие и исходящие. Так как это считается первичные документы.

Сообщение от Екатерина Царицына

просто у меня на прошлом месте работы глав.бух такого не делала.

Сейчас многие не делают, так как клиент-банк всегда под рукой и всегда можно распечатать, если н-р какой-то проверяющий орган запросит за период. Раньше когда платежки возили в банк и забирали там выписки вместе с платежками проведенными, то хранили их в папке, а сейчас, я н-р не у всех это делаю, чтобы макулатуру не хранить.

[Entry]

MarinaAnna, надо хотя бы пп по налогам печатать или в эл виде хранить.
У клиента недавно у Банка отозвали лицензию, а выписки не были распечатаны за текущий месяц. Получить мы их не смогли. Хорошо, что вели внутренние регистры, где все платежи отражали, ими и воспользовались. Но, копии пп мы уже не сможем предоставить, если кто-то нас попросит (контрагенты/ИФНС/Фонды..) или они понадобятся для разрешения какого-то спора. Поэтому тут надо экономить, но аккуратно.

[MarinaAnna]

Entry, Спасибо. Я что-то не подумала об этом, что банк может "накрыться" или что-нибудь еще произойти, особенно если подключены к интернет-банку. У меня есть и интернет-банки и есть и программа на компе со Сбером, там все данные у меня сохранены начиная с момента когда поставила эту программу. А вот, в интернет-банках, пожалуй распечатаю.

Сообщение от Entry

Поэтому тут надо экономить, но аккуратно.

Согласна. Можно еще просто у себя на компе сохранять.

[Entry]

MarinaAnna, да, это понимаешь, когда именно накрылось что-то и надо 10 лет восстановить за одну ночь. Тогда и копии и сканы сразу начинают делать и резервные копии баз создают. Лучше до такого не доводить .

[MarinaAnna]

Сообщение от Entry и надо 10 лет восстановить за одну ночь Ну за 10 лет то наверное вряд ли нужно А вот за три года точно нужно.

[Екатерина Царицына]

MarinaAnna,
Entry,
Спасибо большущее за подсказки!!! Теперь есть от чего оттолкнуться