Обзор изменений в «первичке» и регистрах бухгалтерского учета

[Гэндальф]

Евгения Красноченко,
старший методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»

Одним из заметных изменений лета 2020 г. стало введение нового порядка применения первичных документов и учетных регистров, закрепленного обновленной редакцией приказа №52н (Приказ МФ РФ №103 от 15.062020) и поправками СГС «Концептуальные основы» (Приказ МФ РФ от 30.06.2020 №130н). Внедряемые законодателем новшества приняты в целях поддержки постепенной централизации учета на всех уровнях бюджетной системы и переходу к электронному документообороту.


Новые формы электронной «первички»
Разработано 7 новых форм электронной «первички»:

Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512).
Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513).
Решение о командировании не территорию иностранного государства (ф. 0504515).
Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, и членов их семей (ф. 0504517).
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518).
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Поскольку в том или ином виде вопросы обоснований закупок малого объема, решений о командировках и компенсациях в учреждениях, как правило, формализовано на уровне Учетной политики, кадрового и бухгалтерского документооборота, введенные поправки в части электронного документооборота потребует изменений в Учетной политике.

Отдельного внимания требует «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520), так как фактически остаётся действующей ранее утвержденная форма «Авансовый отчет» (ф. 0504505). В вопросе применения той или иной формы можно руководствоваться правилом: форма 0504520 применяется, если учреждение перешло на электронный документооборот, в противном случае применяется форма 0504505.

В список электронных регистров включены две новые формы:

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093).
Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

Переход на применение электронного документооборота
Рассмотрим три главных вопроса о порядке перехода на применение электронного документооборота:

Для кого и когда применение обязательно?
Как и когда на электронные документы должны перейти другие учреждения?
Можно ли использовать унифицированные электронные формы для оформления бумажных документов?
Применение электронного документооборота обязательно с 01.01.2021 (или ранее, по мере технической готовности) для тех учреждений, которые передали полномочия по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета согласно Решению правительства, регионального или муниципального уровня.

Что касается других учреждений (под «другими» понимаются учреждения, которые имеют свою бухгалтерию или же передали полномочия по ведению бухгалтерского учета добровольно), то жесткие сроки не установлены, у учреждений есть право самостоятельно определить период перехода на применение электронной «первички».

Применение унифицированных форм электронных документов в рамках «бумажного» документооборота допустимо, в таком случае следует закрепить порядок оформления и дату начала применения новых форм в Учетной политике.

Порядок подписания электронной «первички» остается неизменным – с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП), однако в обновленном Приказе №52н есть поправки, позволяющие подписывать некоторые электронные документы простой ЭП (подписью исполнителя документа).

Как правило, ЭЦП требуется для документов, составляемых для внешних контрагентов (в рамках электронного документооборота), а также для документов, где предусмотрено несколько подписей (в том числе подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Использование скан-копий документов
Еще одним новшеством является возможность принятия к учету скан-копий документов, что существенно облегчит работу централизованных бухгалтерий и учреждений с сетью филиалов. К учету можно принимать даже скан-копии приходных и расходных кассовых ордеров. По сути, применение скан-копий может применятся учреждениями в рамках полного или частичного электронного документооборота.

Ответственность за соответствие скан-копии оригиналу документа может быть возложена на лицо, ответственного за оформление операции и составления документа, либо на лицо, ответственного за создание и передачу скан-копии. Порядок необходимо закрепить в Учетной политике и графике электронного документооборота.

Заверение скан-копий возможно только квалифицированной ЭП.

Порядок заверения «бумажных» копий снятых с электронных документов необходимо закрепить в Учетной политике (например: копии электронных документов формируются на бумажном носителе и заверяются надписью «Копия электронного документа верна» с указанием должности, ФИО ответственного лица и даты заверения).

Изменения в учетных регистрах и первичных документах
Новая редакция Приказа №52н пополнила список журналов операций двумя новыми регистрами – «Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет» и «Журнал операций межотчетного периода». Ранее необходимость обособлять операции по исправлению ошибок прошлых лет была указана в пункте 18 Инструкции 157н, теперь советующая норма напрямую закреплена в Приказе №52н.

Есть уточнение по порядку формирования «Главной книги», а именно формирование должно проводиться в разрезе каждой обслуживаемой ЦБ, для каждого бюджета, доходы которого администрируются. Формирование «Главной книги» по-прежнему проводится ежемесячно, но для централизованных бухгалтерий есть уточнение – при получении полномочий на основании решения НЕ РЕЖЕ 1 раз в месяц (конкретная периодичность устанавливается в Учетной политике). Ранее известное требование - развернутые показатели представляются в положительном значении, развертыванию подлежат счета 205,208,209,210 10,303, 304 04,304 06 – теперь напрямую определено в Приказе №52н.

Еще одно новшество, которое ранее применялось на практике, но теперь становится прописным, это применение унифицированных печатных форм извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). «Извещение» как бухгалтерский документ может применяться в целях дополнительного подтверждениям сторонами взаимосвязанных операций, по которым оформлены первичные документы, «Бухгалтерская справка» может применяться для отражения проводок на основании первичного документа.

В некоторой степени изменился порядок применения «Расчетной ведомости» (ф. 0504402) и «Платежной ведомости» (ф. 0504403). Теперь «Расчетная ведомость» может применяться для отражения начислений в течение месяца, а также сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, по наличным и безналичным расчетам. «Платежная ведомость» применяется в случаях начисления с оформлением «Расчетной ведомости» (ф. 0504402). Таким образом, учреждению необходимо установить в Учетной политике один из допустимых вариантов оформления выплаты заработной платы, стипендий, пособий и выплат по договорам, а именно: применение только «Расчетно-платежной ведомости» (ф. 0504401) или же применение «Расчетной ведомости» и «Платежной ведомости».

Следует обратить внимание на изменение порядка применения форм «Требование – накладная» (ф.0504204) и «Приходного ордера» (ф. 0504207). Теперь отражение операции сдачи на склад остатков материальных запасов, образовавшихся в результате разборки, выбытия ОС необходимо оформлять «Приходным ордером» (возможность применения требования-накладной в такой ситуации упразднена).