Предоставление сканов кадровых документов в бухгалтерю

[Татьяна Антропова]

Коллеги, подскажите, зачем в бухгалтерии нужны сканы всех кадровых документов для расчетов, если все приказы есть в 1С.
Где это нормативно закреплено? И какие последствия мб, если использовать только документы в программе для начислений?

[Lem@n]

Сообщение от Татьяна Антропова

Коллеги, подскажите, зачем в бухгалтерии нужны сканы всех кадровых документов для расчетов, если все приказы есть в 1С.
Где это нормативно закреплено? И какие последствия мб, если использовать только документы в программе для начислений?

Официально, в целях сохранения персональных данных, запрещено хранить сканкопии документов! При приеме нужные данные выписываются из документов либо оформляются в виде анкеты, которую заполняет работник, сам вписывая нужные для кадровика и бухгалтера данные.
На практике, конечно, практически все делают сканы.
Но тогда хранить их лучше в недоступном никому месте!
Либо все же обходиться анкетой, данные которой вы проверите по документам при работнике, после чего сразу отдадите их владельцу!

[Татьяна Антропова]

Я имела в виду сканы приказов на прием, увольнение, отпуска, которые занесены в программу. Бухгалтер все расчеты производит только по сканам этих приказов.

[Lem@n]

Сообщение от Татьяна Антропова

Я имела в виду сканы приказов на прием, увольнение, отпуска, которые занесены в программу. Бухгалтер все расчеты производит только по сканам этих приказов.

Для любых начислений бухгалтер должен быть уверен в правильности внесения в программу данных из кадровых документов!
Любой проверяющий так же запросит документы, а не то, что внесено в программу!
Поэтому сканы нужны обязательно! Либо предварительно сверять с табелями.
Работала в предприятии, где большой объем кадровых документов!
Руководители различных подразделений сдавали в бухгалтерию табеля, бухгалтер брал из отдела кадров кадровые документы за соответствующий период и сверял с табелем. Не сканируя документы. Своей подписью на табеле подтверждал его правильность и тогда только делал начисления.
Добавлю. Табеля приносили за каждую половину месяца.

[Татьяна Антропова]

Это понятно. Я говорю, что при приеме нового сотрудника, при оформлении отпуска, переводе запрашиваются сканы документов. Насколько необходима эта процедура. В предыдущих организациях где я работала, у меня не запрашивали сканы всех приказов по личному составу для расчетов. Здесь даже не про начисление з/пл, а про весь документооборот. Выходит, что кадровые документы ведутся 2 раза: оригинал в ОК и копия в бухгалтерии.
Насколько это оправдано и необходимо с точки зрения ведения бухучета.

[Lem@n]

Сообщение от Татьяна Антропова

Это понятно. Я говорю, что при приеме нового сотрудника, при оформлении отпуска, переводе запрашиваются сканы документов. Насколько необходима эта процедура. В предыдущих организациях где я работала, у меня не запрашивали сканы всех приказов по личному составу для расчетов. Здесь даже не про начисление з/пл, а про весь документооборот. Выходит, что кадровые документы ведутся 2 раза: оригинал в ОК и копия в бухгалтерии.
Насколько это оправдано и необходимо с точки зрения ведения бухучета.

Я вроде ответила про все документы!

[Зануда отмороженный]

Сообщение от Татьяна Антропова

Это понятно. Я говорю, что при приеме нового сотрудника, при оформлении отпуска, переводе запрашиваются сканы документов. Насколько необходима эта процедура. В предыдущих организациях где я работала, у меня не запрашивали сканы всех приказов по личному составу для расчетов. Здесь даже не про начисление з/пл, а про весь документооборот. Выходит, что кадровые документы ведутся 2 раза: оригинал в ОК и копия в бухгалтерии.
Насколько это оправдано и необходимо с точки зрения ведения бухучета.

придет проверка. заколебетесь за кадрой бегать... а так все под руками...
я и бух, и кадр... и то все приказы в 2 экземплярах печатаю. одну бумажку в кадры (с заявлениями), вторую в бухию (с расчетами) ...

сроки хранения разные. можно по ошибке доки в ЗП подшить и выкинуть... а так в кадрах всё хранится...

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

бухгалтер брал из отдела кадров кадровые документы за соответствующий период и сверял с табелем.

обычно - из того что встречал я - все приказы, которые имеют отношение к работе бухгалтерии (а это практически все, легче назвать какие НЕ будут применяться в бухгалтерии) сразу же печатались в ДВУХ экземплярах.
что бы не копировать их, и не сканировать.
Один - понятное дело , в книгу приказов
А второй - в папочку в бухгалтерии, для работы.

[Arhimed.]

Сообщение от Татьяна Антропова

Я говорю, что при приеме нового сотрудника, при оформлении отпуска, переводе запрашиваются сканы документов. Насколько необходима эта процедура.

так УДОБНЕЕ

Сообщение от Татьяна Антропова

Выходит, что кадровые документы ведутся 2 раза: оригинал в ОК и копия в бухгалтерии.

ну , да

Сообщение от Татьяна Антропова

Насколько это оправдано и необходимо с точки зрения ведения бухучета.

потому что на один и тот же приказ бывает нужно поглядеть и несколько раз. Что бы не бегать, не суетиться.
с тем же отпуском , премиями и прочими отдельными начислениями, я так и кладу расчёт этого отпуска и рядышком основание - Приказ

Заодно и проверяется что там в программу вбилось.

Сообщение от Татьяна Антропова

которые занесены в программу. Бухгалтер все расчеты производит только по сканам этих приказов.

проверяет и перепроверяет: верно ли!
тут сам и кадр, и бух, и на дуде ля-ля.... и то забиваешь, а потом ещё раз перепроверишь.

Потому что от ошибок никто не застрахован. А тем более когда что-то , что касаемо твоей работы, было сделано другим человеком!....

[Зануда отмороженный]

Сообщение от Татьяна Антропова

Коллеги, подскажите, зачем в бухгалтерии нужны сканы всех кадровых документов для расчетов, если все приказы есть в 1С.
Где это нормативно закреплено? И какие последствия мб, если использовать только документы в программе для начислений?

ни когда не слыхали рассказы про "пропала база"... ааа, что делать?

[Lem@n]

Сообщение от Зануда отмороженный

ни когда не слыхали рассказы про "пропала база"... ааа, что делать?

[Lem@n]

Сообщение от Arhimed.

Один - понятное дело , в книгу приказов
А второй - в папочку в бухгалтерии, для работы.

Правильней всего именно так!

[Rovena]

Сообщение от Lem@n

"Ничего не нажимала, само". мое любимое)))

[Татьяна Антропова]

Спасибо всем за сообщения.