Средства в подотчет

[Дашуля]

Как правильно возмещать работник купил за наличный расчет 03.03.08, но не сказал об этом как сейчас делать что составить и можно ли возместить. А вообще необходимо наперед выдавать ??? Спасибо

[Nasty-K]

Сделайте авансовый отчет сегодняшним днем и РКО тоже сегоня. Можно вперед деньги П/О выдавать, а можно в день сдачи Авансового.

[Lada08]

Вы можете рассчитаться с работником вообще в конце года или когда угодно, а до тех пор он просто будет вашим кредитором и будет висеть задолженность перед подотчетным лицом. Я считаю, это лучше, чем выдать деньги заранее, т.к. в этом случае работник должен отчитаться перед вами в трехдневный срок, иначе нарушение. А так никто ничего не нарушает. когда надумаете погасить свой долг перед подотчетником, просто выдадите ему из кассы деньги, и все.

[Екате_рина]

помогите, проверка! банк запросил на проверку касс. книгу, авансовые отчеты. но такое дело. фирма - магазин детской одежды, покупала товар несколько раз за наличные, что и отразилось в авансовых отчетах, а вот теперь думаю - стоит ли их предоставлять в банк, ведь законодательство вроде как разрешает выплаты наличных на соц. нужды, зп, закупку хоз. товара, а вот на закупку товара, которым торгуем - имеем ли мы права оплачивать налом?.....пожалуйста, кто знает!

[Lada08]

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 1

НАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ ЧЕРЕЗ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

Расчеты между юридическими лицами, а также с участием индивидуальных предпринимателей производятся в безналичной форме. В то же время расчеты между данными лицами могут осуществляться и наличными деньгами. В этом случае для проведения расчетов могут быть привлечены подотчетные лица. Какие требования Центробанка необходимо соблюдать при осуществлении расчетов через подотчетных лиц? Чем грозит их нарушение? Какие проводки следует отразить в бухгалтерском учете при расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет? Ответы на эти и другие вопросы представлены в настоящей статье.

Позаботимся о порядке выдачи и возврата подотчетных сумм

Выдача и возврат подотчетных сумм являются кассовыми операциями. Особенности их совершения предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ <1> (далее - Порядок). Как известно, торговые организации, как и остальные юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны соблюдать требования Порядка. Причем ЦБ РФ пытался настоять на том, что действие Порядка распространяется и на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций (см. Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540, доведенное до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/869@). Последние этот момент не пропустили, о чем свидетельствуют, в частности, Письма УФНС по г. Москве от 26.12.2006 N 22-12/115732, от 12.10.2006 N 18-12/3/89564@, от 10.10.2006 N 22-12/89802. Однако согласно ст. 7 Закона о ЦБ РФ <2> письма не относятся к числу нормативных актов, издаваемых Банком России и обязательных для руководства федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления, всеми юридическими и физическими лицами. Таковыми являются указания, положения и инструкции. Поэтому индивидуальные предприниматели вправе не следовать требованиям Порядка. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (см., например, Постановления ФАС СЗО от 15.03.2007 N А56-45561/2006, ФАС УО от 16.10.2007 N Ф09-8499/07-С1). Более того, сам Центробанк формально согласен с этим: в Письме от 17.10.2006 N 36-3/1993 он пояснил, что Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540 не является нормативным актом Банка России и не может применяться в качестве такового.
--------------------------------
<1> Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
<2> Федеральный закон от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".

Итак, мы выяснили, что торговые организации при проведении расчетов через подотчетных лиц обязаны учитывать требования Порядка. Остановимся на тех из них, которые актуальны в отношении подотчетных сумм.

Источник подотчетных сумм

Согласно п. 10 Порядка выдача наличных денег в подотчет производится из кассы торговой организации. Однако, если у фирмы касса временно отсутствует (организация не успела оборудовать кассу), разрешено выдавать чеки на получение денег непосредственно из кассы банка. Деньги в этом случае могут получить кассиры либо лица, их заменяющие. Главное - согласовать данные действия с банком. Другие способы получения денежных средств в подотчет Порядком не установлены. Так, Центробанк в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 подчеркнул, что выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации, нормативными актами Банка России не предусмотрена.
Теперь разберемся, какие денежные средства можно выдавать из кассы в подотчет. Во-первых, это денежные средства, полученные в банках. При этом в чеке должна быть указана соответствующая цель осуществления расхода. Во-вторых, источником подотчетных сумм могут выступать денежные средства, поступающие в кассу торговой организации от покупателей, но только при наличии разрешения обслуживающего банка. Согласно п. 7 Порядка это разрешение могут получить предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, то есть, как разъяснил ЦБ РФ в Письме от 17.02.1994 N 14-4/35, фирмы, которые реализуют товары (услуги) за наличные деньги и имеют систематические их поступления. Таковыми могут быть предприятия, занимающиеся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которых ежемесячно поступают значительные суммы наличных денег, а также предприятия, имеющие на своем балансе магазины, ларьки, палатки с постоянной (ежедневной) выручкой и сдающие ее в кассу предприятий.
Пунктом 7 Порядка предусмотрено, что выручка может расходоваться на оплату труда, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения. До недавнего времени на этом данный список и заканчивался (Письма Московского ГТУ ЦБ РФ от 19.06.2006 N 26-13-4-16/40598, ГУ ЦБ РФ по Санкт-Петербургу от 18.08.2006 N 27-1-1 4/7399). Однако с 22.07.2007 вступило в силу Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, согласно которому поступившие в кассу организации, а также индивидуального предпринимателя наличные деньги за проданные товары (работы, услуги) и страховые премии стало можно расходовать на:
- заработную плату и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
- стипендии;
- командировочные расходы;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Данный список является закрытым, поэтому расходовать денежные средства, поступившие в кассу, на другие цели, например на предоставление займов <3>, нельзя.
--------------------------------
<3> Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т.

К сведению: действующим законодательством не предусмотрена ответственность за использование денежных средств не по целевому назначению и расходование средств из выручки без согласования с банком. Однако банки проверяют выполнение организациями требований о целевом использовании полученных в банках денежных средств и расходовании средств из выручки и при необходимости предъявляют к ним соответствующие требования (п. 13 Письма ЦБ РФ от 16.03.1995 N 14-4/95).

Приказ о подотчетных суммах

Руководитель торговой организации должен издать приказ, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам (п. 11 Порядка). Кроме того, по мнению налоговиков, этим приказом также должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет, и порядок представления авансовых отчетов (Письмо от 24.01.2005 N 04-1-02/704). В случае отсутствия приказа, устанавливающего сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, расчеты по выданным в подотчет суммам необходимо осуществить в пределах одного рабочего дня. Изложенное не распространяется на подотчетные суммы, выданные на командировочные расходы, поскольку в отношении их работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Если приказом руководителя срок отчета все-таки установлен, то три рабочих дня предоставляются и тем сотрудникам, которые получили денежные средства в подотчет на другие цели, единственное - отсчет начинается с момента истечения срока, на который в соответствии с приказом были выданы денежные средства.

Три запрета

Два из них установлены Порядком, один - специальным Указанием ЦБ РФ. Пунктом 11 Порядка запрещено выдавать наличные деньги под отчет, пока конкретный работник не отчитается по ранее полученному авансу. Кроме того, сотрудник не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику. Специальное указание (раньше их было два) - Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, п. 1 которого установлено, что расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. Отметим, до 22.07.2007 этот лимит составлял 60 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У, Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540). Расчеты в рамках одного договора по суммам, превышающим установленный размер, необходимо производить в безналичной форме (Письмо УФНС по г. Москве от 21.11.2005 N 09-24/85819).
Добавим, что ограничения распространяются только на сумму (100 000 руб.), каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов по нему значения не имеют. Кроме того, положения п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У не действуют в том случае, если сотрудник, находясь в служебной командировке, расходует полученные в подотчет денежные средства на оплату от своего имени оказанных ему услуг (Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).
Обратите внимание: за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (для должностных лиц) и от 40 000 до 50 000 руб. (для юридических лиц). Уточним, кто должен беспокоиться о том, что его могут привлечь к административной ответственности. Фраза "с другими организациями" наводит на мысль, что пострадать могут только юридические лица. Подтверждение можно найти и в Постановлении ФАС СЗО от 08.05.2007 N А05-12170/2006: диспозиция ст. 15.1 КоАП РФ не предусматривает ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций при расчетах между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. В расчетах участвуют две стороны: лицо, производящее платеж в адрес другого лица, и лицо, получающее платеж. Кто из них рискует? Ранее, пока действовал Указ Президента РФ от 23.05.1994 N 1006, данная мера финансовой ответственности распространялась на того, кто платил, а в отношении получателя не применялась (Письмо ЦБ РФ от 24.11.1994 N 14-4/308). О том, что сейчас действует такой же порядок, свидетельствует арбитражная практика. Так, судьи ФАС СЗО посчитали неправомерным привлечение организации к административной ответственности, поскольку она не производила платежей в адрес другого юридического лица (Постановление от 08.05.2007 N А05-12170/2006). Добавим, что нарушение по ст. 15.1 КоАП РФ относится к правонарушениям в области финансов, административное взыскание по которым в соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ может быть наложено не позднее двух месяцев со дня их совершения, а при длящемся правонарушении - двух месяцев со дня обнаружения (Письмо ФНС России от 26.01.2005 N 22-3-11/073@). Поскольку превышение предельного размера сумм расчетов наличными средствами не относится к длящимся правонарушениям, так как считается оконченным в момент его совершения <4>, привлечение к ответственности по истечении двух месяцев со дня обнаружения нарушения невозможно.
--------------------------------
<4> Постановление ФАС ЗСО от 19.03.2003 N Ф04/1223-160/А75-2003.

[Lada08]

А почему нет? Как видим, ответственность за нецелевое использование не предусмотрена. К тому же установлен лимит расчетов наличными между ЮЛ, ЮЛ и ИП в 100000 руб. Если лимит установлен, значит это кому-нибудь нужно?! Иначе просто был бы запрет!

[Екате_рина]

спасибо огромное!.. поняла, что можно расходовать наличные на оплату товара, были сомнения,т.к. в лимите кассы, выданной банком, это не оговорено.

[kasholga]

а у меня вот такой вопрос. существует приказ в котором указано круг лиц т.е. кто в организации может брать в подотчет суумы, но меня интересует токай момент, вот у нас есть человек который не в штате и мы ему выдаем деньги, а вот мы можем включить этого человека в этот приказ, чтобы он тоже соблюдал сроки сдачи авансового отчета и т.п..


заранее спасибо!

[aleh]

Сообщение от kasholga

человек который не в штате

Если он не в штате, то хотя бы должно быть труд.соглашение или временный договор.

[dtfkvf]

Сообщение от Lada08

Вы можете рассчитаться с работником вообще в конце года или когда угодно, а до тех пор он просто будет вашим кредитором и будет висеть задолженность перед подотчетным лицом. Я считаю, это лучше, чем выдать

А не получится так что вы покупаете у своего работника товары? как вы думаете?

Наверно в этом случае нужно написать приказ что работнику разрешается делать покупки за свой счет для организации. Авансовый отчет в течении трех дней это после командировке строга, а в остальных случаях можно издать приказ и там оговорить сроки отчеты хоть три месяца. Я так думаю или я не права?

[Gray]

Сообщение от dtfkvf

А не получится так что вы покупаете у своего работника товары? как вы думаете?

Кроме того у меня есть еще одно мнение и я его уже когдато изъявлял
Этот вопрос до сих пор беспокоит меня и мою маразматическую логику
- Предприятие некоторое время до погашения задолженности перед сотрудником пользуется финансами ввиде ТМЦ переданных сотрудником.
- Получается, что сотрудник инвестирует деятельность фирмы предоставляя бесрочный/беспроцентный займ.
- Как известно, приобретение фирмой беспроцентного займа классифицируется как доход в отношении экономии на процентах в пределах ставки рефинансирования ЦБ.
- А если есть доход, то нужно его расичтать и заплатить налог на прибыль

[dtfkvf]

[quote=Gray;101914]налог на прибыль [/q

Согласна