Расчеты с подотчетными лицами

[Biankka]

Здравствуйте всем!
Я совсем новичок в бухглатерии, поэтому ни разу не сталкивалась с подотчетными лицами.
Наша фирма - плательщик ЕНВД, зарегистирована в июле 2008 г.
При поступлении денег с расчетного счета в кассу оформляю приходник, затем расходник - как выданная сумма подотчет.
Генеральный хочет, чтобы эти суммы были отражены как:
- расходы водителю транспортной фирмы (она наш партнер);
- представительские расходы.
1) Какие нужны подтверждающие документы на подобные расходы? (информацию нашла, но не всю и требуется подтверждение знающих и опытных людей).
2) Как мне правильно оформить это в 1с 7.7?
Заранее благодарю за ответы.

[Biankka]

Неужели никто не может мне помочь? Пожалуйста, очень нужно, не знаю к кому обратиться...

[Innoch]

Сообщение от Biankka

Генеральный хочет, чтобы эти суммы были отражены как: - расходы водителю транспортной фирмы (она наш партнер); - представительские расходы.

Понятно, что он хочет, но...
любые расходы должны подтверждаться товарными чеками с чеками ККМ, либо просто чеками ККМ.
Без документов сделать авансовый отчет не получится. У вас будут такие документы?

[Innoch]

Сообщение от Biankka

2) Как мне правильно оформить это в 1с 7.7?

В начале составляем Авансовый отчет:
Журналы - авансовые отчеты.
Заполняем там все сведения (что не понятно, спрашивайте!!)


Потом делаем поступление материалов (если материалы были приобретены).
Журналы - Учет материалов - поступление материалов.

[Biankka]

Спасибо за ответ!!!
Чеков нет в том то и дело...
На транспортные услуги можно получить Бланк строгой отчетности, накладную.
На представительские - сложнее, здесь я затрудняюсь с документами...
Может есть какие-нибудь еще варианты куда можно потратить сумму выданную подотчет?

Теперь в 1С мы делаем 2 документа: авансовый и поустпление материалов? А если деньги на услуги плотрачены тогда как мне это оформить?

[Innoch]

Сообщение от Biankka

На транспортные услуги можно получить Бланк строгой отчетности, накладную.

Скажите, что за услуги у вас будут?
Если вам будут предоставлять транспорт и вы за него будете платить наличными - то вам дадут счет-фактуру, акт выполненных работ.

Если вы будете на собственный транспорт покупать бензин или дизельное топливо, или масло, вам дадут чек ККМ.

Сообщение от Biankka

Может есть какие-нибудь еще варианты куда можно потратить сумму выданную подотчет?

Потратить ее можно как угодно, но в любом случае должны быть подтверждающие документы.

Сообщение от Biankka

Теперь в 1С мы делаем 2 документа: авансовый и поустпление материалов?

Да, все так.

Сообщение от Biankka

А если деньги на услуги плотрачены тогда как мне это оформить?

Делаете также авансовый отчет, но в нем уже вместо счета 60.1 будет 26 или 20 счет.

[Biankka]

Если вам будут предоставлять транспорт и вы за него будете платить наличными - то вам дадут счет-фактуру, акт выполненных работ.

Вот именно такой вариант для нас приемлем больше всего.
Т.е. нам дали сч\ф и акт выполн.работ., как я это оформляю в 1С?
Ограничиваюсь только авансовым с указанием выданных документов, так?
Какой в таком случае счет указываю в авансовом?

Простите за мою дотошность, но хочетя сделать все правильно:-)

[Innoch]

Сообщение от Biankka

Вот именно такой вариант для нас приемлем больше всего. Т.е. нам дали сч\ф и акт выполн.работ., как я это оформляю в 1С?

Поскольку оплачивать эти услуги вы будете наличными, вам еще и дадут квитанцию к ПКО, которая подтвердит, что от вашего подотчетника Иванова получена сумма такая-то. И еще, если у организации будет кассовый аппарат - они вам и чек ККМ дадут.

Тогда вот этот чек ККМ и квитанцию к ПКО вы приложите к вашему авансовому отчету.
В 1-С 7.7 Журналы - Авансовые отчеты - создаете новый.
Там выбираете ФИО сотрудника - подотчетника, пишите "Общехозяйственные расходы", на оборотной стороне заполняете данные.
Либо пишите "Квитанция к ПКО", ставите дату квитанции, номер квитанции и счет учета будет 26 либо 20.
Далее указываете контрагента, в графе договор у вас будет внесена счет-фактура, которую вы получите, и указываете сумму.
Все, нажимаете записать, идете снова на лицевую сторону отчета, нажимаете на кнопочку "показать". Программа автоматически посчитает вам, сколько изначально было у подотчетника, сколько он потратил по этой полученной квитанции и сколько у него на остатке еще подотчетных денег.
Печатаем авансовый отчет, после нажимаем на ОК - проводим документ.

А потом идем в Журналы - Общий журнал - Услуги сторонних организаций.
И там заносите все данные по той счет-фактуре, которую вам выдадут на транспортные услуги.

Потом зайдите в 62 счет и посмотрите что у вас получится по контрагенту в ОСВ, закроется ли эта сумма. Должно все получиться!

[Biankka]

Спасибо Вам огромное, очень Вы меня выручаете!
Еще вот вопросы появились:
1) Эта организация нам дала сч/ф накладную и БО (т.к. они работают без кассового аппарата по бланкам строгой отчетности). Достаточно ли этих документов для авансового отчета?
2) Если подотчет выдавалась сумма 3-4 раза за месяц, можно сделать один авансовывй отчет в конце месяца прописав это в Приказе о расчетах с подотчетными лицами? Ведь подотчетное лицо должно отчитываться через 3 дня?

[Innoch]

Сообщение от Biankka

1) Эта организация нам дала сч/ф накладную и БО (т.к. они работают без кассового аппарата по бланкам строгой отчетности). Достаточно ли этих документов для авансового отчета?

Я думаю, да.
Единственное, что отражено в бланке строгой отчетности?
Может вам к этому бланку еще взять акт выполненных работ, а также квитанцию к ПКО? Или бланк строгой отчетности заменяет эти документы в вашем случае?

Сообщение от Biankka

2) Если подотчет выдавалась сумма 3-4 раза за месяц, можно сделать один авансовывй отчет в конце месяца прописав это в Приказе о расчетах с подотчетными лицами? Ведь подотчетное лицо должно отчитываться через 3 дня?

Нет, не через 3 дня.
Вы можете сделать приказ, что подотчетному лицу могут выдаваться средства на общехозяйственные расходы, скажем, на 3 месяца. Поэтому выдавая сумму вы можете спокойно сделать вообще один авансовый в квартал. Если вам это удобно.
Имейте ввиду, что человеку подотчет можно выдавать деньги снова только когда предыдущая сумма на хоз.нужды уже израсходована.
То есть, если вы человеку выдали 100 рублей сегодня, он их не потратил, а завтра вы хотите выдать ему еще 100 рублей - то так делать нельзя. Ну или... можно, но лучше этим не злоупотреблять.
В таком случае, когда вы хотите добавить средства подотчетнику - делайте возврат неиспользованной подотчетной суммы, а после снова выдавайте, но уже 200 рублей.
Не знаю, понятно ли объяснила

[Biankka]

1) Они работают по БСО, я спроошу про ПКО и акт, не знаю дадут ли. Если дадут то мне лучше если нет, то я ничего сделать не смогу.
2) Даже раз в квартал можно? Все же лучше наверное раз в месяц делать, чтобы вопросов потом не возникло. Хотя суммы небольшие - 3, 5,10 тыс.руб. в месяц. Самая большая - 27 тыс. получилась за месяц.
Вы все понятно объясняете спсаибо Вам за это и з Ваше терпение в частности:-)

[Biankka]

Мне генеральник сейчас вопрос задал - а можно ли на снятую с р\сч сумму оформленную приходником, оформить расходник как оплату услуг частному лицу, т.е. вообще без выдачи подотчет. Иными словами мы платим частному лицу наличкой за оказанные нам услуги? Не является ли это проавнонарушнем? Какие документы понадобятся помимо подписанного расходника этим частным лицом?

[ГЛБ]

Biankka, А когда деньги с р/счета снимали, что указывали в чеке, на какие расходы снимаете? Если на эти же, о которых говорите, то договор с этим физиком на услуги, акт об оказанных услугах.

[Biankka]

В чеке указывали: на другие цели (т.е. именно на эти расходы, которые в нашем случае транспортные).
Я новый бухгалтер неопытный, того бухгалтера до меня уволили, вот я боюсь ошибиться. Поэтому извините за мою вот дотошность. И спасибо!

[Biankka]

Договор понятно, а акт какой?

[ГЛБ]

Biankka,

Сообщение от Biankka

а акт какой?

Что услуги оказаны.

[Biankka]

Так ведь это же физ лицо нам услуги оказывает, какой в данном случае акт?
Договор и расходник или нет????

[Biankka]

У меня еще есть вопросы по другой теме правда.
1) Как в 1с 7.7 начислить ЕНВД? У всех разные мнения - то просто начисление налогов, то операции в ручную, то бухгалтерская справка... а как верно?
Проводку я знаю - 99 - 68 (енвд), а вот какой операцией?
2) Когда закрываю месяц 31 декабря, какие еще должна сделать операции? мне ф1 и ф2 сдавать.

Спасибо заранее!

[ГЛБ]

Biankka,

Сообщение от Biankka

а акт какой?

Что то про акт я засомневалась, ведь действительно он физик.

Сообщение от Biankka

1) Как в 1с 7.7 начислить ЕНВД? У всех разные мнения - то просто начисление налогов, то операции в ручную, то бухгалтерская справка... а как верно?

Я начисляю операцией вручную и ошибки не будет если вы и бухсправкой его начислите. Главное чтоб был начислен, каждый выбирает способ сам.

Сообщение от Biankka

мне ф1 и ф2 сдавать.

Если вы на ЕНВД, то сдавать надо.

Сообщение от Biankka

Когда закрываю месяц 31 декабря, какие еще должна сделать операции?

Не забудьте сделать самую последнюю операцию от 31.12. - это реформацию баланса.

[Biankka]

Спасибо!:-) Вы развеяли мои сомнения теперь полностью.
Теперь еще вопрос: если мы решим оплачивать услуги физлицу то какие проводки будут? 60 сч. смогу использовать (д60 к50) или другой счет использовать? И какие еще проводки нужны?