Договор возмещения расходов

[Кобрик]

Ситуация такая: нас два арендатора (учредители и у одно и у другого одни, тобишь мы почти одно целое, но формально две фирмы!!!!), у одного арендодателя.Аренду платим арендодателю, а вот коммунальные расходы нам перевыставляет второй арендатор, т.к. все договора на электричество, отопление, телефон, инет и т.д. как раз у него и на всю площадь. Чтобы обосновать такое перевыставление коммуналки, нам предложили заключить договор возмещения расходов как раз между двумя арендаторами. Возможно ли это? И что это вообще за договор такой, и как в нашем случае он выглядить?

[Molodoj Buhgalter]

У нас та же ситуация, мы так и сделали заключили договор на возмещение затрат за пользование электроэнергией.
Вот что у меня есть по поводу этого:
"Главная книга", 2006, N 10

РАСХОДЫ ДЕЛИМ "ПО-БРАТСКИ"

(Учет эксплуатационных услуг при аренде имущества)

Расчеты между сторонами по договору аренды, связанные с оплатой коммунальных услуг, всегда относились к разряду спорных. Проблемы возникают как с НДС, так и с налогом на прибыль. Причем у обеих сторон.
Даже простейший, казалось бы, способ - включение стоимости "коммуналки" в состав арендной платы - тоже способен довести налогоплательщиков до тяжбы с налоговой инспекцией. Если же стороны договорятся о компенсации арендодателю коммунальных расходов отдельно от арендной платы, то у арендатора - плательщика НДС немедленно появятся проблемы с суммами налога на добавленную стоимость, уплаченными в составе возмещения. Да и у арендодателя в этой ситуации также возникали споры с проверяющими: сумма компенсации - это доход или все же нет? После последних разъяснений Минфина России ситуация изменилась, но в лучшую ли сторону?

Варианты оплаты коммунальных расходов арендатора

Для учета в целях налогообложения коммунальных услуг сторонам по договору аренды проще всего, чтобы арендатор заключал отдельные договоры с соответствующими организациями энерго-, водо-, газоснабжения, "мусоровозчиками". Однако в этом случае обе стороны договора могут столкнуться со значительными трудностями, связанными с техническим выполнением такого коммунального обслуживания. Арендатору нужно будет установить свои счетчики на электро-, теплоэнергию, воду, свои контейнеры для складирования мусора и т.д. Однако такая возможность есть далеко не у каждого арендатора. Кроме того, ему необходимо будет перезаключить договоры со снабжающими организациями, что опять же связано со сложностями улаживания отношений с коммунальными службами.
Поэтому арендатор помещения или его части не работает с коммунальщиками напрямую. В этом случае существует два варианта возмещения расходов арендодателя по этим договорам в части услуг, потребленных арендатором.
Первый вариант - включить стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг в арендную плату.
Второй вариант - возмещать арендодателю коммунальные расходы отдельно от арендной платы.

О включении коммунальных расходов в состав арендной платы

Арендная плата, указанная в договоре, может как включать, так и не включать суммы коммунальных платежей. Если непосредственно в договоре указано, что размер арендной платы определен с учетом коммунальных платежей, отдельно сумма последних может не указываться.

Выдержка из договора аренды

Платежи и расчеты по договору

Стоимость аренды помещений составляет _________ руб. за один квадратный метр в месяц. Общая сумма арендной платы составляет _______ руб. в месяц. В сумму арендной платы включается плата за электроэнергию, водоснабжение и вывоз мусора.

Эта фиксированная сумма арендной платы пересматривается, как правило, ежегодно при перезаключении или пролонгации предыдущего договора.
Однако энергопотребление, как правило, не бывает константой, поэтому зафиксировать арендную плату с учетом "коммуналки" в абсолютной сумме можно, но сложно.
Арендная плата может определяться в виде суммы, состоящей из двух слагаемых - постоянной стоимости арендуемой площади и переменной стоимости коммунальных услуг. Налоговые органы часто не принимают такие расходы, аргументируя это тем, что согласно гражданскому законодательству пересмотр размера арендной платы допускается не чаще одного раза в год <1>.
Но Высший Арбитражный Суд РФ еще в 2002 г. разъяснил, что понятие "неизменность арендной платы" включает в себя неизменность установленного договором аренды порядка (механизма) исчисления размера арендной платы <2>. Если не меняется порядок (например, расчетная формула) определения суммы арендной платы, пусть даже с использованием переменных параметров, то условия договора аренды тоже не меняются. В качестве примеров ВАС РФ приводит исчисление арендной платы с учетом коэффициента инфляции, определение цены договора аренды в сумме в рублях, эквивалентной сумме в иностранной валюте.

Примечание
Окружные суды также не признают изменение суммы арендной платы в связи с применением согласованного сторонами механизма ее определения, то есть изменением условий договора. Следовательно, такое изменение арендной платы в случае долгосрочного (сроком более 1 года) договора аренды не требует дополнительной государственной регистрации <3>.
Соглашение сторон об изменении размера арендной платы в ранее зарегистрированном договоре подлежит обязательной государственной регистрации <4>.

Формирование арендной платы с учетом стоимости коммунальных услуг является наиболее приемлемым для обеих сторон, так как не возникает проблем ни в бухгалтерском и налоговом учете (в том числе и у арендатора-"упрощенца" <5>), ни при исчислении либо принятии к вычету НДС у арендодателя и арендатора соответственно.
--------------------------------
<1> Пункт 3 ст. 614 ГК РФ.
<2> Пункт 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66 "Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой".
<3> Постановление ФАС Московского округа от 15.10.2004 N КГ-А40/9172-04.
<4> Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 N 59.
<5> Письмо Минфина России от 12.05.2005 N 03-03-02-04/1/116.

У арендодателя

В налоговом учете полученные доходы (без НДС) признаются либо внереализационными доходами, либо доходами от реализации, если предоставление имущества в аренду осуществляется на систематической основе <6>. В соответствии с порядком признания доходов от сдачи имущества в аренду классифицируются и расходы по арендным операциям, включая коммунальные платежи. В налоговом учете возникают либо внереализационные расходы, либо расходы на производство и реализацию <7>. Аналогично и в бухгалтерском учете доходы (расходы) по сданному в аренду имуществу отражаются либо как доходы (расходы) от обычных видов деятельности <8>, либо как операционные доходы (расходы) <9>.

Внимание! При включении эксплуатационных расходов в сумму арендной платы стоимость "коммуналки" лучше не выделять отдельной строкой в счетах и счетах-фактурах.

Вся сумма арендной платы облагается НДС <10>. Если арендодатель является плательщиком НДС, то он должен выставить арендатору счет-фактуру на всю сумму арендной платы <11>. Отметим, что в данном случае не надо выделять отдельной строкой суммы коммунальных платежей как в счете на оплату, так и в счете-фактуре (пусть даже это закреплено в договоре аренды).
НДС, выставленный коммунальщиками, принимается к вычету с регистрацией "коммунальных" счетов-фактур в книге покупок на полную сумму <12>.
--------------------------------
<6> Статья 249, п. 4 ст. 250 НК РФ.
<7> Подпункт 5 п. 1 ст. 254, пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ.
<8> Пункт 5 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н; п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<9> Пункт 7 ПБУ 9/99; п. 11 ПБУ 10/99.
<10> Пункт 1 ст. 154 НК РФ.
<11> Пункт 3 ст. 168 НК РФ.
<12> Подпункт 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

У арендатора

В налоговом учете сумма арендной платы (за вычетом НДС) включается в состав прочих расходов <13>. Вся уплаченная сумма НДС, относящаяся к арендной плате, принимается к вычету на основании счета-фактуры арендодателя <14>.
В бухгалтерском учете расходы по арендной плате являются прочими расходами по обычным видам деятельности <15>.
--------------------------------
<13> Подпункт 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<14> Подпункт 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.
<15> Пункт 8 ПБУ 10/99.

Компенсация - это значит нет ни доходов, ни расходов?

Широко распространен и второй вариант расчетов по договору аренды: арендатор компенсирует арендодателю стоимость потребленных коммунальных услуг отдельно от арендной платы. То есть указанные платежи производятся независимо друг от друга. Несмотря на то что договоры с коммунальными службами заключены арендодателем, потребителями эксплуатационных услуг могут являться как сам арендодатель (если сдается часть площади), так и арендатор.
Напомним, что возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг на основании выставленного счета нельзя рассматривать как арендную плату <16>. Возмещение стоимости эксплуатационных услуг сверх арендной платы не может быть квалифицировано и как договор оказания коммунальных услуг <17>.

Выдержка из договора аренды

Платежи и расчеты по договору

Арендная плата составляет _________ руб. за один квадратный метр в месяц. Общая сумма арендной платы составляет _______ руб. в месяц. Эксплуатационные расходы (плата за пользование водой, электроэнергией, за отопление и вывоз мусора) оплачиваются Арендатором по отдельным счетам и соответствующим счетам организаций, предоставляющих указанные услуги, пропорционально занимаемой площади.

Таким образом, для арендодателя компенсация расходов арендатором - это не арендная плата и не перепродажа услуг. К тому же, как неоднократно указывали суды, компенсация не является доходом <18>.
При налогообложении прибыли (при расчете налога при УСНО) у арендатора сумма такого возмещения является расходом <19>.
Казалось бы, все хорошо: у арендодателя - не доход, у арендатора - расход. Но не тут-то было.
Коммунальные услуги облагаются НДС, соответственно, эксплуатационные организации выставляют потребителям (в нашем случае - арендодателю, поскольку именно с ним заключен договор) счета-фактуры на стоимость потребленных услуг. До недавнего времени арендодатель перевыставлял от своего имени счет-фактуру арендатору в части потребленных последним услуг. Этот счет-фактура вместе с платежными документами, копиями счета-фактуры, выставленного коммунальщиками на имя арендодателя, и расчетом доли этих услуг, потребленных арендатором, являлся основанием для принятия арендатором НДС по коммунальным услугам к вычету <20>.

Примечание
Раньше проблема с перевыставлением счетов-фактур по возмещаемым расходам казалась не столь неразрешимой. Однако с 02.03.2004 из Правил оформления счетов-фактур <21> были исключены положения, определяющие порядок выставления счетов-фактур, в которых указывались работы или услуги других продавцов, оплачиваемые сверх стоимости реализуемых услуг <22>.

Недавние Письма Минфина России <23> свели эту практику на нет.
Так, вначале финансисты, ссылаясь на положения Налогового кодекса, в которых говорится об обязанности налогоплательщика выставлять счета-фактуры при реализации товаров (работ, услуг) <24>, указывали, что в случае компенсации коммунальных расходов отдельно от арендной платы арендодатель не выставляет арендатору счет-фактуру на сумму данной компенсации, поскольку у арендодателя эти операции не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость. А последним мартовским Письмом <25а> закончили указанную мысль - ни арендодатель, ни арендатор не вправе принять к вычету НДС в части коммунальных услуг, потребленных арендатором.
При этом Минфин потребовал от арендодателя вычленить из счета-фактуры энергетиков собственные "электрические" расходы <25>. Арендодатель вправе принять к вычету не весь НДС, выставленный энергетиками, а только ту его часть, которая соответствует энергоресурсам, потребленным самим арендодателем. Для признания вычета собственного "электрического" НДС арендодатель может зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру от энергетиков частично, то есть без учета сумм оплаты за электроэнергию, потребленную арендатором.
Возникает вопрос: как арендодателю определять долю собственных расходов на электроэнергию? Стороны по договору аренды должны это установить самостоятельно. Представляется, что сложно оспорить экономическую обоснованность методики, согласно которой доля потребленной электроэнергии определяется исходя, например, из мощности электрооборудования партнеров и времени его работы. Первичными документами для определения доли коммунальных расходов будут являться специальные ведомости, журналы и т.п. Можно, например, делить доли любых "коммунальных" расходов исходя из соотношения занимаемых партнерами площадей или привязать этот расчет к другому параметру.
Определенная таким образом собственная часть коммунальных расходов арендодателя отражается у него в налоговом учете, а также подлежит вычленению из счета-фактуры энергетиков с последующей регистрацией ее и соответствующей части "коммунального" НДС в книге покупок.
--------------------------------
<16> Пункт 12 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66.
<17> Пункт 22 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66.
<18> Постановление ФАС ВСО от 14.07.2005 N А33-23362/04-С3-Ф02-3274/05-С1.
<19> Подпункт 5 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина России от 12.05.2005 N 03-03-02-04/1/116, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/361, от 07.12.2005 N 03-03-04/1/416.
<20> Письмо УМНС России по г. Москве от 27.02.2003 N 24-11/11556; Постановления ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, от 16.06.2003 N КА-А40/3633-03.
<21> Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.
<22> Пункт 11 Постановления Правительства РФ от 16.02.2004 N 84.
<23> Письма Минфина России от 06.09.2005 N 07-05-06/234, от 03.03.2006 N 03-04-15/52.
<24> Пункт 3 ст. 168 НК РФ.
<25а> Письмо Минфина России от 03.03.2006 N 03-04-15/52.
<25> Письмо Минфина России от 06.09.2005 N 07-05-06/234.

Что же делать?

Следуя последним указаниям финансового ведомства, арендодатель "коммунальный" счет-фактуру арендатору не перевыставляет. Он выписывает только счет на сумму доли "энергетических" расходов арендатора, подлежащую возмещению, без выделения в счете суммы НДС. Счет-фактуру выставлять не надо. Эта сумма у арендодателя не подлежит отражению ни в налоговом учете, ни в книгах продаж и покупок.
Арендатор, получив счет к оплате, всю сумму по счету учитывает в составе расходов в целях налогообложения прибыли <26>. Налоговики ничего не говорят про обязанность выделять в счете НДС, утверждая следующее: "...если ...налогоплательщик несет расходы по оплате арендодателю коммунальных услуг, то указанные расходы организации-арендатора могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии обоснованности и документального подтверждения указанных расходов соответствующими первичными документами - счетами арендодателя, составленными на основании аналогичных документов, выставленных арендодателю соответствующими организациями, в отношении фактически используемых арендатором коммунальных услуг".

Внимание! Счет на оплату арендатором коммунальных услуг выставляется без НДС.

Пример. Учет коммунальных расходов при аренде
По договору аренды арендатор компенсирует арендодателю 20% расходов по оплате электроэнергии, потребленной в соответствии с показаниями счетчика арендодателя. Доли платежей определяются исходя из соотношения площадей, занимаемых партнерами. Арендодатель получил от энергетиков счет и счет-фактуру за текущий месяц на сумму 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.).

В бухучете арендодателя

Содержание операции Дт Кт Сумма Первичный
документ
Отражены расходы в сумме
стоимости потребленной
электроэнергии
(10 000 руб. x 80%) 26
(25) 60 8 000 Счет
за потребленную
электроэнергию
Отражена часть НДС,
предъявленного
энергетиками, которая
соответствует
"собственным" расходам
арендодателя на
электроэнергию
(1800 руб. x 80%) 19 60 1 440 Счет-фактура,
бухгалтерская
справка-расчет
Арендатору предъявлена
сумма расходов по
электроэнергии,
подлежащая возмещению
(11 800 руб. x 20%) 76 60 2 360 Счет арендатору
на компенсацию
расходов
Принята к вычету сумма
НДС, соответствующая
"собственным" расходам
арендодателя на
электроэнергию 68 19 1 440 Счет-фактура
Оплачен счет за
электроэнергию 60 51 11 800 Выписка банка по
расчетному счету
Получена компенсация
расходов на
электроэнергию от
арендатора 51 76 2 360 Выписка банка по
расчетному счету

В бухучете арендатора

Арендатор на всю сумму счета (без самостоятельного выделения НДС), выставленного ему арендодателем, отражает расходы в налоговом учете.

Содержание операции Дт Кт Сумма Первичный
документ
Отражены расходы на
электроэнергию в полной
сумме, компенсируемой
арендодателю 26
(25) 76 2360 Счет
за потребленную
электроэнергию
Оплачен счет арендодателя 76 51 2360 Выписка банка по
расчетному счету

-------------------------------
<26> Письмо УМНС России по г. Москве от 22.07.2003 N 26-12/40946.

Выводы

Как видно из примера, такой вариант учета коммунальных расходов невыгоден арендатору - плательщику НДС, так как НДС, уплаченный арендодателю в составе возмещения коммунальных платежей, не принимается к вычету, а учитывается при налогообложении прибыли. К "возмещению" "входного" НДС можно приравнять уменьшение налога на прибыль на сумму, равную 24% от суммы налога.
Таким образом, максимально удобным для обеих сторон является договор аренды, устанавливающий арендную плату в виде расчетной цены, состоящей из двух частей: фиксированной, представляющей собой непосредственно плату за пользование помещением, и "плавающей" - в виде платы за коммунальные услуги. Арендатор получит один счет-фактуру, НДС по которому и примет к вычету.
Поэтому на настоящий момент при наличии возможности следует перезаключить договор (либо составить дополнительное соглашение к нему), исключив из него положение об обязанности арендатора оплачивать арендодателю эксплуатационные услуги по отдельным счетам.

Е.Л.Веденина
Эксперт по налогообложению
и бухгалтерскому учету

Л.В.Гужелева
Аудитор
Подписано в печать
12.05.2006

[Кобрик]

Molodoj Buhgalter Спасибо ограмное за статью!!!!!!!!! А еще просьбочка, не могли бы скинуть ваш договор на возмещение?Я просто даже примерный вариант этого договора нигде не могу найти

[Molodoj Buhgalter]

Давайте адрес, куда отправлять.

[Кобрик]

vladservise@mail.ru

[АЭСка]

Molodoj Buhgalter, а в договоре аренды наверное можно прописать про возмещение, зачем отдельный договор ? Можно и мне тоже скинуть ?

[Molodoj Buhgalter]

АЭСка,можно, пишите адрес.

[Molodoj Buhgalter]

Кобрик, отправила получайте.

[АЭСка]

ella28097777@mail.ru

[Molodoj Buhgalter]

АЭСка, отправила.

[АЭСка]

Спасибо, Molodoj Buhgalter !

[Кобрик]

Molodoj Buhgalter, ОГРОМНЕЙШЕЕ СПАСИБО!!!!!! . Вы меня очень очень выручили.
АЭСка, у нас загвоздка в том, что организации у кого мы арендуем площадь и кто нам выставляет доп. расходы по коммуналке разные. По-этому в договор аренды мы эти расходы прописать не можем

[novikovec]

Уважаемый Molodoj Buhgalter! Не откажите в любезности скинуть и мне договор возмещения затрат на nap-novik@yandex.ru . Буду премного благодарен.

[optimis7]

Ситуация очень похожа. У нас гос. структура, в одном из помещений сидит НИИ (по суду, у них безвозмездка), договоров на коммуналку у них нет, платим мы. Можно ли заключить договор на возмещение и если да то пришлите пожалуйста форму( очень выручите). optimis7@yandex.ru

[Chernetsov]

Molodoj Buhgalter, будте добры киньте и мне форму договора. заранее спасибо. Chernecov_A_G@mail.ru

[lyohin]

Как муниципальное учреждение - арендодатель столкнулся так же с проблемой возмещения. Возможно ли и мне кинуть форму договора? dolgov@ds-oka.ru

Заранее большое спасибо!

[Лосяш]

Molodoj Buhgalter, можно мне тоже договор, сижу голову ломаю, olesmis@mail.ru

[Rovnova]

Molodoj Buhgalter, можно мне тоже договор, пожалуйста? adm_bol_klych@mail.ru

[Юристка]

Molodoj Buhgalter, Наткнулась на то, что у вас есть договор о возмещении коммунальных расходов. Есть ли такая возможность скинуть его и мне? Пожалуйста! Вот адрес: elena_lobova@mail.ru

[НатаЮ]

Добрый вечер!
Если возможно, дайте ссылочку или скиньте,если есть что-то похожее:
УК приняли дом,заключили договор с Водоканалом. Рядом строится еще одна позиция. Обнаружилось, что строительная организация не заключила с водоканалом договор и не зарегистрировала один из счетчиков, через который потребляла воду,Водоканал выставил полностью счет УК. Необходимо заключить Договор на возмещение расходов строительной компании УК.
Все что поподалось все не то, надо самый простой договор, на пару месяцев, а там строительная компания заключит сама договор с Водоканалом.
Хотели агентский договор, до момента заключения строительной компанией договора с водоканалом, УК как бы осущесвляет услуги по водоснабжению, но это же подрузумевает вознагрождение, чего УК не надо, вот сижу и думаю(( Подскажите, пожалуйста.