Что делать и как оформить неполные поставки товара на склад от поставщика?

[slv26]

Доброго времени суток! Работаю в банке стршим бухгалтером, осуществляю приход ТМЦ и ОС на склад. Часто встречаются случаи неполной поставки товара на склад, нарпимер:
В товарной накладной торг-12 указано:
стол 5 шт
тумба 3 шт
шкаф 3 шт
По факту получается, что отгрузили:
стол 3 шт
тумба 1 шт
шкаф 3 шт
Часто получаю после подобной ситуации накладные с подписями и печатями сторон, но тогда уже , получается, покупатель не может предъявить претензии поставщику о неполной поставке.
Вопрос в том, как правильно оформить эти расхождения? подписывать накладную или нет? делать какие-нибудь отметки в накладной о неполной поставке?

[ML2209]

1.сделать приказ на ответственного за прием тмц
2.сверять пломбу (если есть)
3.при обнаружении недостачи поставить в известность поставщика, запросить у них их бланки документов для претензии (если у них нет разработанных под их организацию, то взять из консультанта)
4.составить пакет документов для претензии, в этих документах расписывается водитель, который доставить тмц, один экз-оставлете себе, второй-поставщику, третий-транспортной компании(если есть).
5.дополнительно в Тн можно написать, что составлена претензия №, дата,недостающие тмц.

[Светлана Владимировна 9]

Сообщение от slv26

Работаю в банке стршим бухгалтером

Главного бухгалтера не пробовали в известность поставить ??

[slv26]

Главбух в курсе, начальник отдела тоже. Начальник говорит: "Раз подписали товарные накладные, значит согласны с поставкой, а то, что они потом на накладной пишут что не хватает 2 шкафа и 3 стула, это их проблемы, надо было не подписывать накладную". И толком не может объяснить что должен делать ответственный за получение товара на склад, что и как оформлять при подобных ситуациях.

[MarinaAnna]

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, - зафиксировать это документально. Для этого есть унифицированные формы:
- акт по форме N ТОРГ-2 - оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт по форме N ТОРГ-3 - оформляется при приемке импортных товаров;
- акт по форме N М-7 - оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: "Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара".
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

В накладной в обоих экз сделать такую приписку и печать на эту приписку, а также к накладной приложить акт, второй экз накладной и акта отдать лицу, которое привезло товар, водитель или экспедитор, если это стороннее лицо грузоперевозчик, то они наверное ведь когда принимают товар, должны сверять с накладной, все ли соответствует накладной, поэтому скорей всего поставщик своими силами без найма грузоперевозчика доставляет товар. В любом случае в акте должен расписаться тот в чьем присутствии разгружали и кто доставлял.