Неархаичный архив: организация документооборота на предприятии

[Гэндальф]

Удивительно, почему ведение бухучетов с помощью программ, а не старинных гроссбухов, сейчас кажется естественным, а организация документооборота в том же бухгалтерском учете все еще стоит у самых истоков. Автоматизация документооборота – логичный и естественный шаг в эволюции бизнеса.

Итак, каковы же основные принципы организации документооборота?

1. Учитываем требования времени:

• Информацию нужно обрабатывать и перемещать быстро и еще быстрее. Зачастую это становится основным конкурентным преимуществом компании, как и быстрое перемещение товаров.
  
• Документы не должны пропадать, искажаться и попадать в чужие руки. Это может слишком дорого обойтись, чтобы доверять важные финансовые документы устаревшим методам документооборота на предприятии.

2. Основные правила организации современного документооборота:

• документы не должны теряться;
• назначение и источник документов должны быть четко определены, чтобы они не захламляли рабочее пространство;
• информация должна быть защищена от чужих глаз;
• поиск и подбор документов должен быть максимально быстрым;
• средства при размножении одного документа должны расходоваться экономно (сравните электронный документ, который занимает мизерную долю памяти компьютера, с распечатанной стопкой бумаг, на которую ушла бумага и краска);
• согласование документов должно происходить максимально быстро.

Все эти правила позволит соблюдать электронный, а не бумажный формат документооборота. Логичные выводы: современная организация, отказавшаяся от ведения бухучета «в тетрадке», следующим шагом должна перейти на электронные способы хранения и поисков документов.

Для этого используют СЭД – системы электронного документооборота. Помимо названных выше проблем подобный принцип организации обмена документами посредством электронных систем решает следующее:

• простой обмен документами между разными подразделениями – даже когда их разделяют километры.
• рост производительности труда сотрудников – они не тратят время на бумажную волокиту. Отличный повод напомнить им о старых задачах, забытых из-за нехватки времени.

Учтите, что системы электронного документооборота интегрируются с программами для бухучета (в том числе с «1С»), что значительно упрощает работу.

Материалы сайта «Скан-Архив».